文件控制程序c01 rev23.docx
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文件控制程序c01 rev23.docx
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文件控制程序c01rev23
RevisionHistory
ISSUE
版本
CHANGE
改變
PreparedBY
編寫
DATE
日期
2.1
2.2
2.3
1.封面格式的更改。
2.9.01-02A中的四級文件中增加了Ethics,3C和WEEE&RoHS的相關記錄。
3.對文件控制中心目錄進行了補充。
1.在01-05中增加了”文件发放时,编写文件部门必须同时发出E-MAIL将发放文件的名称,编号,修改内容以及查找文件的路徑通知到所有相关部门人员”。
更新公司标志
Guji’an
Guji’an
Lyn
Sep14,2005
Feb11,2006
Mar10,2008
Approval
Preparedby:
Lyn__________(Sign)___________(Date)
Reviewedby:
DavidWong__________(Sign)___________(Date)
Approvedby:
PayamBagheri___________(Sign)___________(Date)
Distribution()QD()ENG()PMC()PUR()PROD()PMT
(Controlled)
:
()HR()WH()MKT()船務部()水口部()Fin
()安委會()工模部()ME()電腦部()報關部
(1)All
Markthenumberofcopy(copies)tobedistributedinthebracket.在括弧內標明需要分發的文件數量。
ReviewedbyISO:
(Sign)(Date)
EffectiveDate:
1.目的
文件控制程序的目的是確保有效地控制SGW環境,質量,3C,Ethics与WEEE&RoHS體系(以下統稱為綜合管理体系)中正式使用的文件的出版,修改,分發和保管。
以保證文件使用者使用的是最新有效版本。
2.範圍
本操作規程用於綜合管理体系中的全部文件,包括:
2.1綜合管理体系文件:
包括環境/質量手冊,公司操作規程及有關的表格。
2.2合同文件:
包括由客戶規定的所有指標和要求及其修定。
2.3技術參考文件:
包括國際/國家技術標准,法規要求及在實踐和工作中的公共技術要求。
2.4質量計劃文件和資料:
包括產品規格文件,原材料規格及工作指引。
2.5選擇性的行政文件:
包括與SGW綜合管理体系無直接影響的文件,如“以供參考文件”。
3.規程提要
本規程可以概括成以下幾個步驟:
3.1確立文件控制中心。
3.2確定需要受控的文件及文件的控制形式。
3.3使用適當的控制形式分發及審批受控文件。
3.4審批並批准修訂的文件/表格。
3.5處理作廢的文件。
3.6更新文件的受控狀況。
4.輸入
4.1綜合管理体系文件。
4.2合同文件。
4.3技術參考性文件。
4.4質量計劃文件和資料。
4.5行政文件。
5.輸出
5.1發出的文件按適當的方式進行控制。
6.職責
6.1文件控制中心
6.1.1明確文件控制要求及各類文件的控制方法。
6.1.2接收受控制文件,確保:
1.文件內容清晰清楚。
2.任何分發/修訂的文件需要有生效日期。
3.必要時,由原分發/評審部門驗証和審批。
6.1.3依據控制規程分發文件。
6.1.4需要時,對文件進行修訂或重新分發。
6.1.5向文件擁有者提供有關使用新/修訂文件的指引。
6.16向文件擁有者提供有關對作廢文件處理的指引。
7.技能要求
7.1文件控制中心
7.1.1ISO9001:
2000﹐14001:
2004,Ethics,3C和WEEE&RoHS標准對文件控制要求。
7.1.2SGW綜合管理体系文件。
8.流程圖
本規程之操作任務順序及流程由下頁流程圖說明。
有關主程序內的執行要點及指引及補充補充資料詳見第9節工作指引。
工作指引
01-01委任DCCA董事長
董事長審批SGW適當的單位進行分發受控文件,這些單位列於表格SGW/01/F1中,作為文件控制中心名單。
01-02明確受控文件及控制方法文件控制中心
01-02a文件控制總分類目錄
綜合管理体系文件分爲四級文件和外來文件:
1)一級文件:
公司的環境與質量手冊
2)二級文件:
公司的操作規程
3)三級文件
a.相關部門規定的操作或測試方法
b.客戶要求的工藝卡
c.部門的運作流程圖和工作指引
d.特殊過程的工作指引
4)四級文件
規定保存的環境/質量記錄以及Ethics,3C和WEEE&RoHS的相關記錄。
5)外來文件
a.各種國際、國家和地區標準和法律法規
b.客戶的各種技術指標和檢驗標準
c.各種國際、國家和地區標準由QD文件中心統一受控。
每個文件控制中心在表格SGW/01/F2文件控制總分類名單中,明確被分發的文件的控制方法及批准的授權人。
文件控制方法包括以下幾類:
L-目錄控制
使用一目錄表格記錄文件的狀態,如分發、修訂號、出版日期等。
S-蓋印控制
由文件控制中心決定採用適當的蓋印內容,如“受控文件”,“僅供參考”,“受控標準”或其他由文控中心決定使用的蓋印內容蓋在分發的文件上。
手簽的字樣亦可同樣作為蓋印控制接受。
D-分發控制
使用一分發目錄,使文件的接收/接受得以追溯;使文件更新時及時通知文件的接收者。
A-行政控制
行政控制用於僅作參考的信息文件控制,這類文件一般以獨立的形式進行分發。
C-計算機控制
授權指定員工使用密碼輸入/更新計算機記錄。
01-03接收並審核受控文件文件控制中心
01-04確定文件的受控方法文件控制中心
01-05發出受控文件文件控制中心
文件控制中心接收所有的文件,依據他們的內容確定控制方法。
對於使用“L”控制的文件,文件控制中心將其列入總目錄中,按目錄要求注明文件的當前狀態,同時檢查這些已審批的文件,複制並蓋印後分發/或歸檔。
對於使用“S”控制的文件,文件控制中心將其蓋上“受控文件”或類似的其他蓋印。
正本文件由部門文件控制中心正確地保存,對於修訂的或作廢的文件,所有的文件持有者在發出單位的指導下將舊文件或取代文件蓋上“僅供參考”印。
對於使用“D”控制的文件,文件控制中心進行分發記錄,登記接受文件的單位。
有些文件的分發目錄包括分發內容;文件发放时,编写文件部门必须同时发出E-MAIL将发放文件的名称,编号,修改内容以及查找文件的路徑通知到所有相关部门人员.。
受控文件可以用E-MAIL的形式發給相關人員及時使用,相關部門必須在這些以E-MAIL發出受控文件上標示紅色“電子媒體受控文件”圖樣。
因此在使用E-MAIL受控文件時,相關人員必須首先進行查證,確定是最新版本後才可使用,以防用錯文件。
對於使用“C”控制的文件,文件控制中心須授權指定員工使用計算機輸入或更新資料。
所有文件則以計算機內檔案保存。
對於僅作參考信息用途的文件,文件控制中心將其歸於“A”控制,僅作歸檔處理。
01-06修訂文件/表格文件控制中心
對於文件的修訂,應按原版文件的審核及批准的規程和職權進行准備、審核和批准。
如果環境與質量手冊或公司操作規程需作改動,則改動的原因需記錄在修訂狀態表中。
作廢文件應即時由持有人移走並銷毀。
任何對正在使用的表格格式進行改動,均需由有關的文件控制中心審批。
同時,文件控制中心應對表格總目錄進行相應的更新。
01-07處理作廢文件文件控制中心
文件的使用者可基於信息保留/參考的目的保留部分作廢文件,但這些文件必須手寫或蓋印“僅供參考”、“作廢文件”和“取代文件”等,用以標識。
文件使用者亦可參照文件目錄表查閱文件的修訂狀況。
01-08更新受控文件狀態文件控制中心
文件控制中心應按有關內容,如文件編號、文件說明及目前的文件修訂狀態等,保留及更新相應的文件總目錄。
10.表格
10.1文件控制中心目錄(SGW/01/F1)。
10.2文件控制總分類目錄(SGW/01/F2)。
11.參考資料
本規程不必索引或參考其它相關的程序文件/工作指引。
部門名稱
主要負責人
副職
QD
經理
文員
工程部
經理
文員
人力資源部
經理
文員
生產部
經理
文員
PMC
經理
文員
貨倉部
經理
文員
市場部
經理
文員
采購部
經理
文員
船務部
經理
文員
報關部
經理
文員
財務部
經理
文員
PMT
經理
文員
工模部
經理
文員
電腦部
經理
文員
GSM
主管
文員
安委會
經理
文員
水口部
主管
主管
編制:
_____________________(QM)日期:
_____________________
審批:
_____________________(董事長)日期:
_____________________
文件摘要
審批人
*控制方法
分發名單
L
S
D
C
A
*控制方法:
L=目錄/名單控制
D=分發名單控制
S=蓋印控制:
所有的版本蓋上彩色印章
A=行政管理控制(供參考文件)
C=電腦控制
編制:
___________________(DCCA)審批:
______________________________
日期:
__________________________日期:
______________________________
- 配套讲稿:
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- 关 键 词:
- 文件控制程序c01 rev23 文件 控制程序 c01