Oracle财务系统应付账款模块操作手册.doc
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Oracle财务系统应付账款模块操作手册.doc
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核心财务和商品管理系统实施项目–第一阶段
GML财务系统用户操作手册
应付账款模块(AP)
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2008-04-01
JoyceZhang
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2008-05-06
JoyceZhang
2.0
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目录
文档控制 ii
概述 5
文档说明 5
文档内容 5
相关文档 5
发票业务处理 6
标准发票 6
借项通知单 15
贷项通知单 17
预付款发票 19
费用报表 27
退回借支款业务 29
付款业务处理 30
单一付款 30
付款批 36
发票和付款的调整 44
取消发票 44
冲销分配 47
取消付款 50
应付账款查询 53
界面查询 53
报表查询 60
月末结账 65
月末关账检查 65
应付款导入总账 66
关闭/打开会计期 67
应付模块信息维护操作 73
供应商维护 73
银行账户维护 76
分配集维护 79
Page4of80Printed:
4/30/20236:
36下午
©2008Accenture.Allrightsreserved.ConfidentialtoGlobalMartandAccenture.
概述
文档说明
本操作手册用于指导Oracle系统应付账款用户的日常业务和维护操作。
文档内容
最终用户操作手册的每一章节将按应付账款模块涉及的基本业务类型结合系统的标准功能来展开,主要包括以下两个方面:
业务描述:
简要描述操作的背景、用途等。
操作过程:
简要描述的步骤。
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GMLAccountingPayablesSolution(CN)24Mar.08.doc
GML_应付关键用户培训材料(CN)24Mar08.ppt
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发票业务处理
Oracle应付账款模块中常用的发票类型主要为标准、预付款、借项通知单、贷项通知单和费用报表等。
标准发票
业务描述
标准发票适用于如下业务:
商品采购发票、非商品采购发票、商品类供应商押金、促销员押金、代收业务和摇摇车业务。
本节为Oracle应付模块应付发票的基本操作,是后续章节的基础,请相关人员熟练掌握本节的操作。
操作过程
发票录入
职责:
应付会计
路径:
>发票批
1.在发票批上点击鼠标左键两次,“发票批”界面打开。
双击进入,输入发票批名
录入发票批名,建议批名命名规则为“录入人姓名拼音缩写-年月日”,如王静2008年4月1日录入的发票批,批名为:
WJ-080401。
点击发票按钮,进入发票录入界面
2.在“发票”窗口中选择“标准”发票类型。
点击确定
3.在“供应商”下拉列表中选择供应商名称,供应商编号系统会自动默认出来。
注释:
选择供应商时可在查找栏输入供应商名称的关键字,前后再加上通配符“%”,如,要查找供应商:
湖南中粮可口可乐饮料有限公司,可输入查找条件:
%可口%,点击查找,在弹出的供应商名称列表中用光标指定符合条件的供应商,然后点击“确定”按钮。
点击确定
4.在“地点”下拉列表中选择供应商地点。
点击确定
5.输入“发票日期”,或通过选择[TAB]键接受应付款管理系统的默认值:
当日。
6.输入“发票编号”:
注释:
应付款管理系统不允许为同一供应商输入重复的发票编号。
如果有原始发票实际编号的,直接采用原始发票实际编号作为发票编号;如果没有原始发票实际编号的,则建议采用如下规则手工编号:
发票批名-2位流水号,如王静在发票批“WJ-080401”中输入的第一张发票的发票编号为:
WJ-080401-01
7.输入发票的“发票额”和“摘要”。
8.在“分配集”下拉列表中选择发票的分配集(可选操作)。
注释:
选择分配集后,应付款管理系统会自动将分配集上定义的会计科目作为此发票的分配行科目。
点击确定
7&8
9.在描述性弹性域中录入发票头上的现金流量类别。
点击确定
10.其他信息如无需更改,可直接采用系统默认值。
注释:
GL日期决定了该发票入账期间,系统默认的是当前日期。
如果在下月初补录上月的发票,则应将GL日期修改为上月的日期。
例:
4月1日补录3月31日的发票,则应将GL日期改为“31-Mar-2008”
点击“分配”按钮,进入发票分配界面
如无需更改,可直接采用系统默认值
11.点击“分配”按钮,进入发票“分配”界面。
“分配”界面中的“编号”、“类型”、“账户”由系统自动默认,手工输入“金额”和“摘要”。
注释:
由于在发票头上选择了“分配集”,因此分配行的“账户”会由系统自动默认。
如果在发票头上没有选择“分配集”,则需要手工输入分配行的“账户”。
12.如果行项目上的现金流量类别与头上指定的现金流量类别不一致,则需要在行的描述性弹性域中指定行项目的现金流量类别。
录入完毕后保存,然后关闭分配界面,返回到发票界面,再录入下一条应付发票。
关闭分配界面,进入发票界面
点击确定
发票验证
职责:
应付主管
路径:
>发票批>发票
13.验证发票。
用应付主管的职责进入“发票批”,查找到需要验证的发票,点击“活动”按钮,进入“发票活动”窗口,勾选“验证”复选框,点击“确定”按钮。
勾选“验证”复选框
注释:
发票在进行“验证”前,除发票类型信息不能更改以外,其他信息如供应商、日期、发票编号、金额、摘要和账户等信息均可以更改,而一旦验证了发票,则发票的各项信息都不允许修改,如果发现发票有误,只能采取取消发票,再录入一张正确的发票的方法进行更正。
点击确定
创建会计分录
职责:
应付主管
路径:
>发票批>发票
14.为发票创建会计分录。
发票验证后,如需要立即查看发票的会计分录,可再次点击“活动”按钮,进入“发票活动”窗口,勾选“创建会计科目”复选框,点击“确定”按钮。
勾选“创建会计科目”复选框
点击确定
15.查看发票会计分录。
点击菜单栏“工具”项下的“查看会计科目”键,可查询到此发票对应的会计分录。
账户的中文说明
借项通知单
业务描述
借项通知单适用于商品类供应商的扣点业务。
操作过程
职责:
应付会计
路径:
>发票批
1.录入发票头信息。
查找发票批,新增一张发票,发票类型选择“借项通知单”,发票金额必须为负数,其他信息的录入方法同标准发票。
2.录入发票分配行信息。
点击“分配”按钮,进入发票分配界面,输入负数“金额”、“账户”、“摘要”和现金流量类别等信息,保存。
3.验证发票,创建会计科目。
操作过程同标准发票。
4.查看会计分录。
可以看到借/贷项通知单的会计分录,其负数金额是通过转换借贷来实现的,金额是正数,而不是负数。
转换借贷方,金额为正。
贷项通知单
业务描述
贷项通知单适用于GML的代付业务。
操作过程
职责:
应付会计
路径:
>发票批
1.录入发票头信息。
查找发票批,新增一张发票,发票类型选择“贷项通知单”,发票金额必须为负数,其他信息的录入方法同标准发票。
2.录入发票分配行信息。
点击“分配”按钮,进入发票分配界面,输入负数“金额”、“账户”、“摘要”和现金流量类别等信息,保存。
3.验证发票后,创建会计科目。
操作过程同标准发票。
4.查看会计分录。
可以看到借/贷项通知单的会计分录,其负数金额是通过转换借贷来实现的,金额是正数,而不是负数。
转换借贷方,金额为正。
预付款发票
业务描述
预付款发票适用于如下业务:
商品类供应商预付款、非商品类供应商的预付款、现采员的现金支票借支以及员工借支和备用金借支业务。
供应商预付款申请后,应付会计根据已批准的预付款申请单据,在应付模块录入预付款发票。
将来收到供应商发票后,由财务确认是否需要冲销预付款,如需冲销,则在应付模块中录入标准发票核销原预付款发票
员工向公司借支现金时,也应先录入预付款发票,以后再用费用报表发票来核销预付款发票。
如果有余款退回,则应录入一张标准类型的虚拟发票来核销预付发票。
操作过程
预付款录入
职责:
应付会计
路径:
>发票批
1.录入发票头信息。
查找发票批,新增一张发票,发票类型选择“预付款”,其他信息的录入方法同标准发票。
注释:
“预付款类型”默认为“临时”,对于一般预付款/借支发票,取默认值;对于备用金借支发票,需要将其更改为“永久”。
2.录入发票分配行信息。
点击“分配”按钮,进入发票分配界面,输入“金额”、“摘要”和现金流量类别等信息。
注释:
预付款发票的分配行账户由系统根据对应供应商地点下定义的预付款科目自动带出,但可修改。
系统默认的账户,可更改。
手工输入金额
3.验证发票后,创建会计科目
操作过程同标准发票。
4.查看会计分录
5.支付预付款发票。
预付款发票验证通过后,由应付会计在付款工作台进行支付操作。
付款操作步骤参见“付款业务处理”。
注意:
对预付款发票只能进行全额支付。
已支付过的预付款发票的状态变为“可用”,只有此状态的预付款发票才可用来核销发票。
预付款核销
职责:
应付会计
路径:
>发票批
1.查找或录入发票。
注释:
如果有已经录入好的、可以进行付款的发票,则可直接将此发票查找出来进行核销。
如果供应商的发票还没有录入,则需先录入一张标准发票,然后再核销。
在录入供应商的标准发票时,如果该供应商有可用的预付款发票,则系统会自动提示信息“预付款可用于核销供应商的发票”,以提醒操作人员不要忘记核销预付款。
该提示不会影响发票的录入,点击“确定”可继续录入发票信息。
发票录入完毕后,由应付主管进行验证和创建会计科目。
2.核销预付款。
点击“活动”按钮,打开“发票活动”窗口,勾选“核销/撤消核销预付款”复选框,点击“确定”。
勾选“核销/撤销核销预付款”复选框
点击确定
进入核销界面。
界面的上半部分显示的是可用于核销的预付款发票的信息。
将“核销”的勾打上,并输入要核销的金额,该金额不能超过预付款发票可用余额。
输入完毕,点击右下角“核销/撤消核销”按钮,进行核销。
输入核销金额
点击按钮
核销完毕后,已核销的预付款发票的信息将显示在该界面的下半部分。
3.撤消核销。
如果要撤消对预付款发票的核销,可将“撤消核销”的勾打上,再点击“核销/撤消核销”按钮。
点击按钮
4.重新验证发票并创建会计分录。
核销完预付款的发票需要重新验证和创建会计分录。
操作过程同标准发票。
5.查看会计分录。
会计可通过查看生成的会计分录来验证账户的正确性。
事件编号为1的账户行,是标准发票生成会计分录,编号为2的是核销发票生成的会计分录。
将光标点到相应的账户行上,则该账户的性质会反映在右下角的“事件类型”中。
费用报表
业务描述
费用报表发票主要适用于员工的一般费用报销业务,即员工在差旅、办公等过程中发生的费用的报销业务。
操作过程
职责:
应付会计
路径:
>发票批
1.录入发票头信息。
查找发票批,新增一张发票,发票类型选择“费用报表”,其他信息的录入方法同标准发票。
2.录入发票分配行信息。
点击“分配”按钮,进入发票分配界面,输入“金额”、“账户”、“摘要”和现金流量类别等信息,保存。
3.验证发票,创建会计科目。
操作过程同标准发票。
4.查看会计分录。
退回借支款业务
业务描述
适用于员工在进行费用报销时,员工的预借款大于实际的费用支出需要退回余款的业务处理。
操作过程
1.员工借支时,在系统中录入一张预付款发票,操作步骤见“预付款录入”
2.员工发生实际费用支出后,按照一般费用报销流程处理,在系统中录入一张费用报表发票,并核销预付款发票。
操作步骤参见“费用报表”和“预付款核销”。
3.如果有余款需要退回,则需要再录入一张该员工的“标准”类型的虚拟发票,分配借方账户为“备用金/借支-AP/AR中转”,并用该发票核销剩余的可用预付款发票,操作步骤参见“标准发票”和“预付款核销”。
4.之后,再在应收模块录入杂项收款,借方科目为“银行存款”,贷方科目为“备用金/借支-AP/AR中转”,操作步骤见《GML_应收模块操作手册》
付款业务处理
本章主要介绍如何在应付模块处理付款业务。
应付模块的付款类型有:
人工、快速、和成批付款。
注:
只有通过验证的发票才可进行付款。
单一付款
业务描述
会计利用此功能对验证通过的发票进行逐笔付款/退款的操作。
操作过程
付款录入
职责:
应付会计
路径:
付款录入>付款
1.进入付款操作界面。
在付款上点击鼠标左键两次,“付款”界面打开。
2.录入付款头信息。
选择付款类型,选择银行账户和单据,系统自动产生单据编号,输入付款日期,选择供应商名称和地点。
注释:
“人工”类型的单一付款可以支付一个供应商不同地点的发票;“快速”类型单一付款只能支付同一个供应商地点的发票。
点击按钮
3.选择发票。
点击“输入/调整发票”按钮,进入“选择发票”界面。
选择要付款的发票编号,输入付款金额。
注释:
可通过修改付款金额对一张发票进行全额或部分支付,也可一次支付多张发票。
在选择完一张要付款的发票后,将光标放到下一行,可选择另一张发票进行合并支付。
点击保存按钮,完成付款。
4.创建会计分录。
点击“活动”按钮,进入“付款活动”窗口,勾选“创建会计科目”复选框,点击“确定”按钮。
5.查看付款会计分录。
点击菜单栏“工具”项下的“查看会计科目”键,可查询到此付款对应的会计分录。
退款录入
职责:
应付会计
路径:
付款录入>付款
1.录入付款头信息。
付款类型选择“退款”,输入银行账户和单据编号,其他信息的录入方法同“付款录入”。
2.选择发票。
点击“输入/调整发票”按钮,进入“选择发票”界面,在发票编号栏查找到该供应商的借项通知单发票,可以修改系统自动带出的负数付款金额,点击“保存”,完成退款。
3.创建并查看退款的会计分录。
可以看到退款的会计分录,其负数金额也是通过转换借贷来实现的,金额是正数,而不是负数。
付款批
业务描述
会计利用此功能对验证通过的一批发票进行批付款的操作。
操作过程
职责:
应付会计
路径:
付款录入>付款批
1.进入付款批操作界面。
在付款批上点击鼠标左键两次,“付款批”界面打开。
2.录入付款批头信息。
录入付款批名和付款日期,选择要支付的发票批名、供应商和支付组,选择银行账户和单据,其他信息一般采用系统默认值。
注释:
付款批名的命名规则建议与发票批名的命名规则相同,为“录入人姓名拼音缩写-年月日”,如王静2008年4月2日录入的付款批,批名为:
WJ-080402;
选择发票批后,系统自动将该发票批内的所有未结发票纳入本次支付范围;
选择供应商后,系统自动将该供应商的所有未结发票纳入本次支付范围;
选择支付组后,系统自动将属于该支付组的所有未结发票纳入本次支付范围。
3.选择发票、建立付款。
点击“活动”按钮,进入“付款批活动”界面,勾选“选择发票”和“建立付款”复选框,点击“确定”,系统将自动选择符合条件的发票来建立此付款批。
勾选“选择发票”和“建立付款”复选框
点击确定
点击“重新查询批”按钮,直至付款批状态重新变为“已建立”。
点击按钮
4.调整付款批中的发票和付款金额。
如需对付款批中的发票和付款金额进行调整,则点击“付款”按钮,进入“修改付款批”界面,调整付款批中的发票和付款金额。
注释:
将光标放在“供应商”处,用向下箭头查找要修改的供应商发票,选择该供应商“支付”下拉框中“否”,点击“保存”,则该付款批就不会支付该供应商的发票了。
如果只是不支付该供应商的某张发票,则将光标定位在发票编号上,在该行的支付下拉框中选择“否”,则该张发票将不会在此付款批中支付
点击按钮
选择好以后,点击“建立”按钮,重建付款批。
点击“重新查询批”按钮,直至付款批状态重新变为“已建立”。
5.格式化付款批。
再次点击“活动”按钮,进入“付款批活动”界面,勾选“格式化付款”复选框,点击“确定”。
点击确定
勾选“格式化付款”复选框
点击“重新查询批”按钮,直至付款批状态变为“已格式化”。
6.确认付款批。
再次点击“活动”按钮,进入“付款批活动”界面,勾选“确认付款批”和“打印最终登记表”复选框,点击“确定”。
点击确定
勾选“确认付款批”和“打印最终登记表”复选框
系统自动弹出“确认付款批”界面。
选择付款单据状态为“已打印”,输入结束的付款单据编号(等于“自”的数量+“议付数量”-1),点击“确认”按钮。
点击确认
点击“重新查询批”按钮,直至付款批状态重新变为“已确认”。
7.为付款批创建会计分录。
再次点击“活动”按钮,进入“付款批活动”界面,勾选“创建会计科目”复选框,点击“确定”。
点击确定
勾选“创建会计科目”复选框
系统会自动提交请求“付款流程管理器”和“应付帐款管理系统会计核算流程”,通过路径:
查看>请求>所有个人请求>查找,来查看请求运行情况,点击“更新数据”按钮,直至这两个请求正常完成。
8.查看付款批会计分录。
回到“付款批”界面,点击“付款”按钮,进入“付款”界面,此界面显示该付款批中实际完成支付的付款。
点击菜单栏“工具”项下的“查看会计科目”键,可查询到每笔付款对应的会计分录。
发票和付款的调整
本章介绍如何调整错误发票和付款的方法。
取消发票
业务描述
适用于发票调整的业务。
如果发票尚未进行验证,除发票类型不能更改以外,其他错误信息可直接在原发票上进行修改。
如果发票已经验证,但尚未支付,则可利用此功能将错误发票取消,再重新录入一张正确的发票。
如果发票已经支付,则需要先取消付款,然后才能再取消发票,之后再重新录入正确的发票并付款。
操作过程
职责:
应付会计
路径:
>发票批
1.查找要取消的发票。
先查找到发票批,再点击“发票”按钮,进入“发票”界面,查找到要取消的发票。
注释:
在Oracle系统中查找数据的方法一般有两种:
1)点击F11键使界面变成蓝色,输入查询条件,如发票批名,再同时点击Ctrl+F11键;2)点击手电筒,系统自动弹出查询界面,输入查询条件,点击“查找”按钮。
发票状态为“已验证”,已付金额为“0”。
2.取消发票。
将光标定位在要取消的发票上,点击“活动”按钮,打开“发票活动”窗口,勾选“取消发票”复选框,点击“确定”,系统会弹出一个注意框,点击“确定”。
勾选“取消发票”复选框
点击确定
3.查看被取消的发票。
取消发票后,发票状态变为“已取消”。
4.查看发票会计分录。
对取消后的发票创建会计分录后,可以看到系统自动生成了借贷互转的冲销分录。
冲销分配
业务描述
如果发票只是分配行有误,即使该发票已经验证且支付了,也可利用此功能将错误的分配行冲销,再重新录入正确的分配行。
操作过程
职责:
应付会计
路径:
>发票批
1.查找要调整的发票。
方法同“取消发票”中的注释。
2.冲销分配。
点击“分配”按钮,进入发票“分配”界面,将光标定位在需要更正的分配行上,点击“冲销”按钮,系统会弹出一个注意框,点击“确定”。
3.冲销后,系统自动生成一行负数的分配行,将错误的分配行抵消,之后再在其下方输入一行新的正确的分配行。
4.重新验证发票并创建会计科目。
冲销分配后的发票状态变为“需要重新验证”,已入账为“部分”。
操作过程同标准发票。
5.查看发票会计分录,可以看到系统自动生成了发票调整的会计分录。
取消付款
业务描述
适用于付款调整的业务。
如果预付款发票已经支付且被核销,则不能直接取消对预付款的付款,必须先撤销对预付款的核销,然后再取消对预付款的付款。
操作过程
职责:
应付会计
路径:
>付款录入>付款
1.查找要取消的付款。
方法同“取消发票”中的注释。
2.取消付款。
将光标定位在要取消的付款上,点击“活动”按钮,打开“付款活动”界面,勾选“撤销”复选框,输入撤消付款的“日期”和“GL日期”,选择“开票活动”后,点击“确定”,系统会弹出一个注意框,再次点击“确定”。
注释:
发票活动选择“无”,则对发票不做任何改动,取消付款后可以对发票再进行付款;选择“暂挂”,则会将发票暂挂起来;选择“取消”,则在取消付款的同时也将发票一并取
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