KIS产品操作手册业务篇.docx
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KIS产品操作手册业务篇.docx
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KIS产品操作手册业务篇
金蝶国际软件集团
XXXX科技有限公司
KIS14.1专业版操作手册
深圳市优服信息科技有限公司
KIS实施部
2016年8月
采购业务流程操作
(采购管理)
目?
标
完成采购的全部业务过程
适用范围
适用于面向工业企业的采购业务
重要操作
处理说明
责任部门
责任人
根据客户的订单采购员查看即时库存后根据总经理审批通过与供应商的价格审批,在KIS专业版采购管理中录入采购订单并打印作为供应商的采购合同(图1)
采购部
采购员
仓库人员收到外购的原材料时,根据材料的数量进行收货。
收货检验完毕之后,仓管人员根据实际收料情况如实录入并生成外购入库单。
并打印,外购入库单还可以依据采购订单、采购发票、生成或手工新增。
(图2)
仓库
仓管
本月采购部收到供应商已经确认开据的采购发票,交财务后会计按照发票进行发票录入和付款,并与外购入库单进行钩稽。
采购发票可以通过外购入库单或采购订单下推生成采购发票,也可手工录入采购发票。
(图3)
财务部
会计
外购入库单和采购发票必须进行钩稽。
钩稽一方面用于核对入库和开票一致,即保证开了票的已经入库;另一方面能将入库和对应的发票(采购发票)进行匹配,通过匹配从而在入库单和发票之间建立一种关联,然后依据这种关联进行入库核算。
若发票与入库单不一致,则将入库单拆单后钩稽。
赊销的采购发票审核钩稽后直接传递到应收应付管理模块中。
(图4)
财务部
会计
图1
通过主界面→采购管理→采购订单,打开采购订单编辑界面,在这里主要用于制作新的采购订单,如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过订单序时簿进行操作,采购订单上包含的业务和管理信息非常多,单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息,如单据编码、单据日期等;单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息,如每条物料数量、每条物料价格等等。
(带*的部分为必须录入的项目)
图2
通过主界面→采购管理→采购入库单,打开采购入库单编辑界面,在这里主要用于制作新的采购入库单,包括供应商、日期、物料代码、入库数量等信息。
如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过采购入库单序时簿进行操作。
此外购入库单可以根据采购订单下推关联生成:
源单类型选择:
采购订单,选单号F7选择需要生成入库单的分录—返回(带*的部分为必须录入的项目)
图3
通过主界面→采购管理→采购发票,打开采购发票编辑界面,在这里主要用于制作新的采购发票,如果采购发票的数量与前期采购入库的数量不符,需在采购入库单序时簿中找到前期录入入库单进行拆分单据后根据子单生成采购发票并审核勾稽。
如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过采购发票序时簿进行操作。
采购发票也可根据采购入库单下推关联生成。
图4
对生成的采购发票和入库单进行审核勾稽,以便发票和入库单进行关联核算入库成本。
销售业务流程操作
(销售管理)
目?
标
完成销售的全部业务过程
适用范围
工商业企业都最常用的销售业务
重要操作
处理说明
责任部门
责任人
销售部销售部门根据企业销售政策、产品成本、目标利润率、以往价格资料等,向客户提出的产品报价。
一般情况下,销售部门根据具体的产品价格产生报价,经上级业务审核后提供给客户。
(图5)
销售部
业务员
业务人员根据客户的要求查询即时库存后,与客户进行价格质量要求的确认后在系统中录入销售订单,注意币别的选择区分(图6)
销售部
业务员
仓管人员根据生产完毕的产品备货。
备货完毕发货之后,仓库人员在系统中录入销售出库单。
并打印,销售出库单还可以依据销售订单、销售发票下推生成。
仓库人员审核销售出库单(图7)
仓库
仓管
会计收到已经确认的销售出库单,按照企业的财务制度和同客户的约定依据销售出库单进行开票。
开票时既可以依据多个出库单开一张票,也可以一张出库单开多张票。
销售发票也可以根据入库单、销售订单下推生成。
(图8)
财务部
会计
赊销中的销售出库单和销售发票的钩稽主要是可以核对销售出库单和销售发票,保证出库和开票信息的一致,另外在会计核算的角度上来讲可以保证成本和收入的匹配。
(图9)
财务部
会计
图5
通过主界面→销售管理→销售报价单,打开销售报价单编辑界面,在这里主要用于制作新的销售报价单,如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过报价单序时簿进行操作,下一节会做具体讲解,销售报价单上包含的业务和管理信息非常多,单据头部分用来描述针对该业务处理过程共性的业务信息,如单据编码、单据日期等;单据体部分用来描述不同物料的基本信息和单据信息,如每条物料数量、每条物料价格等等。
图6
通过主界面→销售管理→销售订单,打开销售订单编辑界面,在这里主要用于制作新的销售订单,包括客户名称,日期,合同单号;表体中的物料代码、名称、规格、实发数量、销售单价等信息。
如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过订单序时簿进行操作
图7
通过主界面→销售管理→销售出库单。
销售出库单是确认货物出库的书面证明。
销售出库单是体现库存业务的重要单据,它不仅表现了货物转移、同时也是所有权实际转移的重要标志。
财务人员根据销售出库单进行记账、核算成本;在KIS专业版中,销售出库单可以可以根据销售订单关联生成:
源单类型选择:
销售订单选单号F7选择需要生成出库单分录---返回(或是回车键)
图8
通过主界面→销售管理→销售发票,打开销售发票编辑界面,在这里主要用于制作新的销售发票,包括销售发票的单价金额等财务数据,如果销售出库单和销售发票数量不一致可以在销售出库单序时薄中队出库单进行拆分单据后根据子单生成销售发票。
也可以根据一个客户的多个出库单合并生成一张销售发票。
如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过销售发票序时簿进行操作。
销售发票可以根据销售订单或是出库单关联生成。
图9
销售出库单确认后,需要继续处理销售发票与销售出库单的勾稽、自动生成记账凭证、成本的核算,从而为正确进行成本核算收入确认和结账打下基础。
仓存生产业务流程操作
(仓存管理)
目?
标
完成生产领料产品入库的全部业务过程
适用范围
工商业企业都最常用的仓库管理业务
重要操作
处理说明
责任部门
责任人
若仓库人员日常工作中发现有原材料和产成品的存放仓库不一致,则需要在仓存管理中做调拨单,如一种材料本来误入库为成品库中(图10)
仓库
仓管人员
车间需要生产领料时,仓库人员根据车间需求计划录入领料单,根据实际领料数量审核后发货给生产车间并录入系统(图11)
仓库
仓管人员
生产完工的产品生产检验合格后入库时,仓管人员根据实际数量录入产品入库单,并审核。
(图12)
仓库
仓管人员
组装件是由多个物料组成,不在生产环节进行组合,而在仓库进行组装,组装后在仓库又可以拆开用于其他组装件、或生产领用出库用于其他产品或单独销售。
组装件和组装子件之间是一对多的关系。
而组装作业则指在仓库把多个库存组装子件组装成一个组装件的过程,拆卸指将组装件一个拆卸成多个组装子件的过程,是组装业务的相反业务。
(图13)
仓库
仓管人员
其他入库单是处理其他非采购类型的入库单据。
其他入库确认后,需要手工填入成本。
其他入库单可以通过手工录入关联等途径生成。
(图14)
仓库
仓管人员
库存盘点是处理与库存数据相关的日常操作和信息管理的综合功能模块,主要包括备份盘点数据、打印盘点表、输入盘点数据、编制盘点报告表等处理功能,实现对盘点数据的备份、打印、输出、录入、生成盘盈盘亏单据等,它是对账存数据和实际库存数据进行核对的重要工具,是保证企业账实相符的重要手段。
(图15)
仓库
仓管人员
图10
通过主界面→【仓存管理】→【调拨单】,打开调拨单编辑界面,在这里主要用于制作新的调拨单,如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过调拨单序时簿进行操作,现有系统中存在不同类型的仓库,因此就存在三种不同的仓库间调拨业务:
1、实仓同实仓之间的调拨业务:
这种业务主要处理不同实仓间的货品调拨,由于实仓是需要核算货品成本的,因此不同实仓间的调拨存在两种情况,同价调拨和异价调拨。
2、实仓同虚仓之间的调拨业务:
这种业务处理的是实仓和虚仓的货品调拨,由于虚仓是不需要核算货品成本的,因此不同仓库类型间的调拨只有一种情况,异价调拨,所有从实仓调拨到虚仓的货品成本单价自动为零;所有送虚仓调拨到实仓的货品,用户需要为货品赋予单价,并作为入库成本参与实仓的货品成本核算。
3、虚仓同虚仓之间的调拨业务:
这种业务处理虚仓间的货品调拨,由于虚仓是不需要核算成本的,因此不同虚仓间的调拨只有一种情况,同价调拨,所有虚仓间的货品在调拨前后,单价为零,只对数量进行管理,因此虚仓调拨单不存在成本核算,也不会生成凭证。
说完这三种调拨业务,第一种业务调拨单价相同的用同价调拨,调拨单价不同的用异价调拨,第二种调拨业务只能异价调拨处理,第三种调拨业务必须通过虚仓调拨处理。
图11
通过主界面→【仓存管理】→【生产领料单】,打开生产领料单编辑界面,可以根据生产任务单、其他入库和采购入库生成领料单,在这里主要用于制作新的生产领料单,如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过生产领料单序时簿进行操作。
图12
通过主界面→【仓存管理】→【产品入库单】,可以选中生产任务单下推生产,打开产品入库单编辑界面,主要用于制作新的产品入库,如果要对单据进行修改、审核等操作,可通过产品入库单序时簿进行操作。
图13(1-2)
通过主界面→【仓存管理】→【组装拆卸单】→【组装】,打开组装拆卸单编辑界面,在这里主要用于制作新的组装拆卸单,如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作
图14
过主界面→【仓存管理】→【其他入库单】,打开其他入库单编辑界面,在这里主要用于制作新的其他入库单,如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作
图15(1-3)
通过主界面→【仓存管理】→【盘点】,盘点的业务流程是:
1、首先进入盘点方案界面,新建一个盘点方案(即盘点工作任务),确定盘点范围,进行盘点账存数据备份。
2、打印盘点表,或者引出需盘点数据(引出在录入盘点数据界面),提供仓存人员进行盘点。
3、把盘点结果数据录入,或者把EXCLE格式的盘点结果数据引入。
4、编制盘点报告单:
系统进行账存数据与实存数发据差异比较,再生成盘盈单盘亏单。
生产管理流程操作
(生产管理)
目?
标
完成生产管理的全部业务过程
适用范围
适用于面向工业企业的生产管理
重要操作
处理说明
责任部门
责任人
根据客户的销售订单下推生成的生成任务单,生产部可以根据仓库的实际库存生成采购建议,以保证仓库库存正常运作。
(图16)
销售部
销售员
对于本月已经下达的生产任务单实际数据,减掉还在生产的物料,根据仓库实际的数量,多的进行采购,少了则不需要采购(图17)
销售部
销售员
在产品产量录入中的本期投入产量取自于生产领料单的投入产量。
(图18)
生产部
PMC
对发生一些其他的加工费用,比如,生产工人的工资、辅助材料成本、生产设备折旧费和水电费等直接或间接费用在计算产品的入库成本时可以对这些费用进行相应的分摊(图19)
财务部
会计
生产成本的核算是指单位为生产产品或提供劳务而发生的各项成产费用,包括各项直接支出和制造费用(图20)
财务部
会计
图16
通过主界面→生产管理→生产任务单,生产任务单一般是根据销售订单生成的,在做生产任务单之前要注意,前面做了BOM的产品才能进行生产,打开生产任务单编辑界面,如果要对单据进行修改、审核等操作,可通过生产任务单序时簿进行操作。
图17
过主界面→生产管理→生产采购建议,弹出“采购建议向导”窗口:
图18
在产品产量录入中的【本期投入产量】取自于【生产领料单】的【投入产量】。
如果企业有多次领料,则多张生产领料单的【投入产量】合计数应该与生产任务单上的数量相等,且若生产领料单的投入产量大于计划生产产量,系统在保存生产领料单时也会给予对应提示。
数据项
取值说明
是否可以修改
产成品代码
生产任务单关联生成的本期产品入库单的产品代码。
否
产成品名称
显示对应产品的名称。
否
规格型号
显示对应产品的规格型号。
否
生产批号
显示对应生产任务单上的生产批号。
否
单位
默认显示该产品对应库存计量单位。
否
期初在产品数量
默认取上一期的“期末在产品实际数量”。
否
本期投入产量
默认取本期生产领料单上的投入产量的值,另外对于红字产品入库单如果关联以前期间的蓝字产品入库单生成,其红字单数量的绝对值也作为增项处理。
否
本期完工数量
默认取本期关联生产任务单的产品入库单数量。
否
期末在产品账存数量
=期初在产品数量+本期投入产量-本期完工数量
否
期末在产品实际数量
默认等于“期末在产品账存数量”
是
约当系数
默认为0,控制0<=约当系数<=1。
是
图19
由于生产加工除了发生原材料的消耗外,还会发生一些其他的加工费用,比如,生产工人的工资、辅助材料成本、生产设备折旧费和水电费等直接或间接费用,为了能够准确计算产品的入库成本,需要对这些费用进行相应的分摊。
系统根据用户所选的产品入库单进行分配,可以手工录入每个产品入库单中每个产品的间接费用,也可以按照产品数量、按材料成本和按工时进行自动分配。
通过主界面→【生产管理】→【费用分摊单】,打开费用分摊单编辑界面,如果要对单据进行修改、审核或下查等操作,可通过费用分摊单序时簿进行操作
图20
把一定时期内企业生产经营过程中所发生的费用,按其性质和发生地点,分类归集、汇总、核算,计算出该时期内生产经营费用发生总额和分别计算出每种产品的实际成本和单位成本的管理活动。
委外管理流程操作
(委外管理)
目?
标
完成委外管理的全部业务过程
适用范围
适用于面向工业企业的委外生产业务
重要操作
处理说明
责任部门
责任人
很多时候,根据本公司实际的需要,公司需要将生产过程的一部分委托其他公司(下称协力厂商)代为加工的做法。
这种场景就要用到委外管理(图21)
生产部
PMC
根据本月已经下达的委外加工单,下推生产委外加工单(图22)
生产部
PMC
对于本月已经下达的委外加工单,减掉还在生产的物料,根据仓库实际的数量,多的进行采购,少了则不需要采购(图23)
生产部
PMC
委外加工除了发生原材料的消耗外,还会发生委托加工费用,为了能够准确计算产品的入库成本,需要对这些费用进行归集,这时就要用到委外加工费单据(图24)
财务部
会计
委外成本的核算是指单位为生产产品有关联的费用分摊单,费用也会纳入成本核算中,系统会将费用分摊到产品入库成本中(图25)
财务部
会计
图21
通过主界面→委外管理→委外订单,打开委外订单编辑界面,可对单据进行新增、修改、审核、删除等操作,也可通过委外加工单序时簿进行操作。
图22
通过主界面→委外管理→委外加工单,打开委外加工单编辑界面,在这里主要用于制作新的委外加工单,如果要对单据进行修改、审核等操作,可通过委外加工单序时簿进行操作。
当委外加工单表头“生产进度”>=100%后,委外加工单自动进行关闭,自动关闭的委外加工单不能进行反关闭操作。
图23
过主界面→委外管理→委外采购建议,弹出“采购建议向导”窗口:
图24
由于委外加工除了发生原材料的消耗外,还会发生委托加工费用,为了能够准确计算产品的入库成本,需要对这些费用进行归集。
委外加工费用单除了归集产品的委外加工费用外,还与应收应付模块打通,进行应付账款管理。
在应收应付模块可以通过付款单对委外加工费进行付款处理,并可以在应付账款汇总表和明细表中查到相关的应付已付信息。
图25
首先进行存货出库核算,将委外发料的出库成本计算出来,然后进行委外产品入库成本核算。
入库核算时,如果委外产品入库单有关联的委外加工费用单,费用也会纳入成本核算中,系统会将委外加工费用反写到委外产品入库成本中。
应收应付流程操作
(应收应付)
目?
标
完成应收应付的全部业务过程
适用范围
适用于面向工业企业的应收应付业务
重要操作
处理说明
责任部门
责任人
通过对购货发票以及盘点单的后续处理,对采购和销售资金流的全过程进行有效的控制和跟踪,实现完善的企业资金信息管理(图26)
财务部
会计
主要针对非主营业务收入的其他收付款业务,主同时通过输入收入类别,系统提供不同收入类别的收款汇总及明细报表。
(图27)
财务部
会计
为企业处理与供应商、客户之间业务交易产生的大量的往来款项而设定的,解决企业往来业务款项转销的。
(图28)
财务部
会计
将应收应付系统各种业务单据按凭证模板生成凭证,实现了单据和凭证之间的联查,物流和资金流在本模块实现同步(图29)
财务部
会计
图26
"收款类型"分为三种:
收款、预收款、收款退款。
收款是赊销发票产生的,选择此类型,则对以前的应收账款进行处理通过主界面→应收应付管理→收款单,打开收款单编辑界面:
结算账户:
用来记录凭证模板中收款金额的科目来源,负责记录收款账户为现金还是银行等。
折后金额(本位币):
为整单表体的折后金额合计(本位币),是参照项,始终灰显。
"付款类型"分为三种:
付款、预付款、付款退款。
付款是赊购发票产生的,选择此类型,则对以前的应付账款进行处理;预付款是在采购业务发生之前先支付对方全部或部分货款,选择此类型时表体不可用;付款退款是对已付款的发票进行退款。
结算号:
结算号用来记录当结算方式为汇票/支票/电汇时的单据号码,用户手工录入。
表头付款金额:
为整单表体的实收金额合计,付款类型选择预付款后,此处即为金额唯一录入地址。
折扣科目:
折扣科目用于放置折扣金额,可直接调用会计科目界面,由操作员指定存放科目。
只有存在折扣的情况下此项才能够录入
图27
处理非主营业务收入的其他收款业务,主要是对收款过程的管理,同时通过输入收入类别,系统提供不同收入类别的收款汇总及明细报表通过主界面→应收应付→其他收款单,打开单据编辑界面。
处理非主营业务支出的其他付款业务,主要是对付款过程的管理,同时通过输入支出类别,系统提供不同支出类别的付款汇总及明细报表。
通过主界面→应收应付→其他付款单,打开单据编辑界面,如果要对单据进行批量操作,可通过其他付款单序时簿进行操作。
图28
核销单据是为企业处理与供应商、客户之间业务交易产生的大量的往来款项而设定的
此单据可处理预收冲应收、预付冲应付、应收冲应付、应付冲应收、应收转应收和应付转应付等业务
通过主界面→应收应付管理→往来核销单,如果要对单据进行修改、审核、关闭或下查等操作,可通过核销单序时簿进行操作。
预收冲应收
在发生销售业务前客户已支付了全部或部分货款,并已记入预收账款,当发生实际销售业务时又生成应收账款,这时可以在往来核销中将收到的预收款直接冲减应收款。
1、?
选择核销类型为预收冲应收,单据采用双层表格式,往来单位选择栏显示“客户”;
2、?
选定客户后,将鼠标落定在"预收款"表体位置,通过“F7”,可调出此客户当前可以核销的预收款单;
3、?
将鼠标落定在“应收款”表体位置,通过“F7”可以调出此客户当前可以核销的应收发票,包括普通发票、增值税发票、期初余额、其他应收单;
4、?
注意,预收冲应收,只能对同一客户进行核销,不能选择不同客户的单据进行核销;
5、?
预收冲应收,可以实现预收同应收的核销,同时有两种特殊情况在此说明,预收款正负数源单的直接核销,这种情况在第一表体同时存在预收款的正负数源单,没有应收款单,此单可以保存,但不会生成凭证;另一种情况是,同时存在预收款负数源单和应收发票负数源单,此时核销要求必须同时有预收款的正数源单和应收发票正数源单,总金额要求大于零,才能够保存单据;
6、?
当本次核销单据的金额总和小于零或大于应收金额合计时单据不能保存,系统会提示"冲销金额不能小于零或大于余额",单击【确定】返回重新修改单据;
7、?
单据保存后(未审核),销售单据被核销,核销的单据不能再次被引用,这时该客户的应收金额相应减少。
待审核后才可以制作会计凭证,在生成凭证中可以选择此笔核销单据。
预付冲应付
在发生采购业务前已向供应商支付了部分订金,并已记入预付账款,当发生实际采购业务时又生成应付账款,这时可以在往来核销中将已支付的预付款直接冲减应付款。
1、?
选择核销类型为预付冲应付,单据采用双层表格式,往来单位选择栏显示“供应商”;
2、?
选定供应商后,将鼠标落定在"预付款"表体位置,通过“F7”,可调出此供应商当前可以核销的预付款单;
3、?
将鼠标落定在“应付款”表体位置,通过“F7”可以调出此供应商当前可以核销的应付发票,包括普通发票、增值税发票、期初应付、其他应付单;
4、?
注意,预付冲应付,只能对同一供应商进行核销,不能选择不同供应商的单据进行核销;
5、?
预付冲应付,可以实现预付同应付的核销,同时有两种特殊情况在此说明,预付款正负数源单的直接核销,这种情况在第一表体同时存在预付款的正负数源单,没有应付款单,此单可以保存,但不会生成凭证;另一种情况是,同时存在预付款负数源单和应付款负数源单,此时核销要求必须同时有预付款的正数源单和应付款正数源单,总金额要求大于零,才能够保存单据;
6、?
当本次核销单据的金额总和小于零或大于应付金额合计时单据不能保存,系统会提示"冲销金额不能小于零或大于余额",单击【确定】返回重新修改单据;
7、?
单据保存后(未审核),采购单据被核销,核销的单据不能再次被引用,这时该供应商的应付金额相应减少。
待审核后可以制作会计凭证,在生成凭证中可以选择此笔核销单据。
应收冲应付
当某个往来单位与公司的业务关系具有双重身份时,即它既是公司的客户又是供应商,可能会发生以下的业务,企业向该单位采购物资产生应付账款,企业又向该单位销售物资产生应收账款,这时可以通过此模块将应收账款与应付账款进行冲转。
这是其中的一种应用,同样可以处理三角债业务,处理和用户的客户及供应商之间发生业务的情况。
选择该核销类型时,单据采用双层表格式;
选择该核销类型时,往来单位选择栏显示为"客户"、"供应商";
选择单据时,"客户"对应于【应收款】,"供应商"对应于【应付款】,单据明细的上层显示"客户"未核销的盘点单或其他应收单;下层显示"供应商"未核销的采购发票或其他应付单;
客户本次核销单据的金额总和应等于供应商本次核销单据的金额总和,且大于零,否则单据不能保存,系统会提示"应收金额与应付金额不等或不能为零";单击【确定】返回重新修改单据;
单据保存后(未审核),所选单据被核销,核销的单据不能再次被引用。
这时所选供应商的应付金额减少,所选客户的应收金额也相应减少。
待审核后才可以制作会计凭证,在生成凭证中可以选择此笔核销单据。
应付冲应收
当某个往来单位与公司的业务关系具有双重身份时,即它既是公司的客户又是供应商,可能会发生以下的业务,企业向该单位采购物资产生应付账款,企业向该单位销售物资产生应收账款,这时可以通过此模块将应付账款与应收账款进行冲转。
这是其中的一种应用,同样可以处理三角债业务,处理和用户的客户及供应商之间发生业务的情况。
选择该核销类型时,单据采用双层表格式;
选择该核销类型时,往来单位选择栏显示为“供应商”、“客户”;
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