行政部管理制度.docx
- 文档编号:12397978
- 上传时间:2023-06-05
- 格式:DOCX
- 页数:19
- 大小:28.67KB
行政部管理制度.docx
《行政部管理制度.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《行政部管理制度.docx(19页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
行政部管理制度
行政部管理制度
行政部主任
一、工作概要
处理公司的行政事务和对外联络事务,充分发挥行政部的协调、服务和管理功能。
协调公司内部各部门、办公室各职能主管之间以及公司与外界之间的关系;负责公司行政部的日常工作;贯彻执行上级的指示决议,检查督促各部门的工作落实情况;做好后勤服务工作。
二、岗位职责
1.全面领导行政部工作并具体主持行政事务工作,制定本部门每年、每月和每周工作计划。
2.负责前台接待、登记、引见、接送来访宾客。
3.负责接转电话,做好电话记录。
4.负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作。
要求收集齐全,装订规范、存放有序。
负责书籍、刊物资料借阅登记,及时督催促归还。
5.负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订,做到规范、准确、及时。
6.负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表。
7.保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材。
8.管理饮水,登记、发放水票。
9.负责维护电脑、打印机、复印机、传真机等文印设备,保管保修卡、驱动程序等资料,发现故障,及时通知维修人员或供货商修复,确保设备正常使用。
10.负责监督打卡和汇总考勤。
11.每月对公司物品、书籍刊盘进行一次盘点,将盘存情况以书面形式
12.负责制订公司的行政规章,经总经理签发后督促各部门贯彻执行,并注意收集执行情况,从公司的实际出发,不断完善公司的规章制度。
13.负责联络公司各部门的工作进展情况,注意收集各方面的意见、建议、先进事例和存在问题,并向总经理报告。
14.负责协调公司各部门之间的关系,努力发挥公司的整体组织优势。
15.负责安排、督导办公室各职能主管的工作,确保办公室各项功能的有效发挥。
16.负责审批各部门采购计划,组织安排人中同按计划实施物资采购。
17.根据总经理指示,负责安排公司的各类会议,做好会议记录,安排并做好会务工作,组织编写会议纪要或有关的决议,检查会议精神的贯彻落实情况,并及时编写公司的大事记。
18.负责起草、修改以公司名义送发的各类公文函件、请示、报告等。
19.指导和督导办公室有关人员做好公司文件及重要档案资料的编号、打印、收发、整理、登记、归档和保管工作。
20.负责拟写公司的阶段性工作总结和工作规划,编制行政开支预算。
21.严格管理和使用印章、介绍信,需经签字批准并进行登记后方可用印。
22.组织做好函电收发、书籍报刊征订与保管工作。
23.负责对外合同的审核盖章及对外事务协调,审查公司内部文件、记录及内刊。
24.管理公司车辆,合理调度使用,安排人员进行年审,办理车辆保险事务。
25.组织与安排公司活动。
办理经批准的公司员工的暂住证、保险福利。
26.管理环境卫生,负责公司防火、防盗及交通等安全管理工作。
27.对于管理上急需的物品,即需即购,确保供应,但采购手续要完备。
出解决的办法
认真做好采购记录,对计划表上采购不到的物资要及时向需用部门、说明情况,提
28.严格执行财务报销制度。
采购后及时办理结帐手续,做到单据清、帐款清、手续清。
29.认真完成总经理交办的其它工作。
三、职权规定
1.有权向公司各部门索取必要的资料和询问各部门工作情况。
2.有权检查督促对总经理指示的贯彻执行情况。
3.有权催促各部门按要求完成公司下达的工作任务。
4.有权催促各部门及时做好文件与资料的立卷、归档工作。
5.有权按总经理的指示,协调各部门之间的工作关系。
6.有权安排、调度公车的使用。
7.对要求各部门主管参加的会议,有综合平衡或精简压缩的权力。
8.有权根据总经理的指示,对办公用品、用具标准化进行检查、督促。
四、职责规定
1.对得知公司出现重大异常情况后未及时向总经理反映,以致造成重大损失负责。
2.对总经理办公室行文的差错,收集与整理资料失实而造成的后果负责。
3.对机密文件和文书档案管理不严,发生失密、泄密或丢失、损失负责。
4.对公文、函件、报刊传递不及时,或发生误传现象,影响工作负责。
5.对印章、介绍信管理不严或使用不当而造成的不良后果负责。
6.对下属工作质量造成的不良影响负责。
7.对未及时根据公司方针目标的有关要求,编制好本室方针目标或未及时检查和落实负责。
考勤管理制度
第一条本公司除各分部、各小区项目组外,其余部门均实行每天7小时、每周42小时,周一休息工作制。
作息时间:
夏季:
星期二至星期天8:
30——18:
00,午休12:
00—13:
30
冬季:
星期二至星期天9:
00——18:
00,午休12:
00—14:
00
小区项目组:
由分部经理安排休息时间,行政部定地抽查某个分部员工的在岗情况
第二条员工上下班时必须签到、签退。
统一在行政部签,遇公事外出迟到公司,提前向行政部经理或直属分部经理说明。
第三条员工考勤包括迟到、早退、事假、病假、旷工。
迟到:
上班时间开始后1小时以内未到岗者。
如电话请假经分部经理批准后补办手续的,计半天事假;未请假者计旷工半天。
早退:
下班时间结束前1小时内提前离开公司者。
下班提前1小时以上离开、经分部经理批准的,按事假计;未请假者计旷工。
旷工:
上班时间开始后1小时以上未到公司者,下班时间结束提前1小时以上离开公司者;超过迟到、早退时限到岗或离岗,且未提前请假的,记半天至一天旷工;以去工地、处理客户事宜等为由未到公司上班,经查不实的,假期届满未续假不到岗者;代人签到、签退或伪造出勤记录者,经查明双方均按旷工论处。
病假:
提前以口头或书面形式通知行政部(视病情严重程度决定请假形式),设计师病假在两天以内由分部经理批准,登记考勤表,两天以上报总经理批准。
病假结束后需到行政部进行销假,销假时必须出具有关证明、否则按事假处理。
事假:
两天以内需提前请假,填写请假单,经部门经理批准后方可休假,报行政部备案;特殊情况不能提前请假的,需在上班后半小时内向分部经理请假,并在上班后补办请假单;事假两天以上者,需提前由本人填写请假单,分部经理签字报总经理批准后方可按事假处理;未按上规定办理的,均按旷工处理;年度内累积事假超过15天的,本年度若再休事假按双倍扣发工资;年度内累积休假超过30天的,予以辞退。
第四条违反纪律规定:
1.迟到、早退:
次数
第一次
第二次
第三次
第四次
第五次
罚款
10元
20元
30元
按旷工一天计
辞退
旷工:
1旷工一天以内的,扣除当天工资。
2旷工两天或以上的扣除当天工资并口头警告(情节严重者另行处理)
2.事假:
1当月事假累计不超过三天:
扣除假期工资。
2当月事假累计为四天或以上:
扣除假期工资。
本月不在允许任何假期。
3.病假:
1当月病假累计不超过三天:
扣除假期工资。
2当月病假累计为四天或以上:
扣除假期工资。
本月不在允许任何假期。
(具情况而定)
4.自动离职:
自动离职的,视同放弃所有未结款项。
会议管理制度
会议是公司议事、决策的主要方式,是保证企业正常运行的必要手段。
会议的目的在于集思广益,促进沟通,统一思想,提高行动能力,进而解决问题。
过多的会议必然导致形式主义、官僚主义,既耽误工作时间,影响工作效率,又增加行政管理费用。
因此,必须加强对公司会议的管理,精简数量,讲求质量,提高会议效率,为此,特制定本制度。
第一条会议构成
公司会议由总经理会、各部门主管构成。
第二条会议内容
1、总经理会议:
每月至少召开一次。
会议内容:
1讨论、制定公司一定时期经营策略。
并就一定时期工作事项做出研究、决策、部署和安排。
2研究、分析公司在近期在经营发展中出现的重大情况和重要问题,并制定解决措施与方案。
3研究制定总业务目标、长期、近期规划及执行计划。
4评估各部门的工作表现,检查及修正各经理及其所属人员的委任。
5部署各部门工作,并予以支持引导。
2.公司例会:
每周召开一次,每周二下午5点举行,由总经理主持,参加人员为公司各部门经理。
会议内容:
①总经理传达任务,落实做出的决议、安排。
②部门经理汇总本周的工作情况,汇报成绩,指出错误,并提出改进措施,以及需请总经理或其他部门协调解决的问题。
③各部门经理概述下周工作计划,具体实施步骤与完成日期。
④由总经理对本周各部门的工作进行讲评,提出下周工作的要点,进行布置和安排。
3.会议:
每周至少举行两次。
由部门负责人主持。
市场部会议:
每周五下午5点行,
会议内容:
参会人员为市场部主管(设计部、工程部、市场部联合会议根据需要另行确定)
①汇报本周工作进展情况,分析、解决本周工作中出现的问题。
②提出下周工作计划以及需请其它部门协调解决的问题。
由部门经理对本周各部门工作进行讲评,提出下周工作要点,进行布置和安排。
4、设计师工作会议
主旨:
设计师与各部门的沟通了解,提高设计师的签单力度。
时间:
每周五上午9:
30举行,主持人为分部经理。
1与会人员:
设计总监、设计师。
会议内容:
2总结近期设计的工作情况,针对设计师出现的问题,提出公司的处理意见。
3听取设计师对公司工作的意见和建议,并给予相应答复。
办公室规范管理制度
为使公司办公管理及文化建设提升一个新层次,特制定如下管理制度。
第一条仪表规范
1、总体要求:
得体、协调、整洁、大方。
2、员工上班必须穿公司定制的工服,佩戴公司胸牌,胸牌应佩戴在左胸前适当位置处。
3、头发干净,梳理整齐,男员工头发不过耳;女员工头发整洁,整披肩或捆扎起,不得做奇异发型。
4、服饰熨烫平整、挺括、干净整洁,领带正挺。
5、皮鞋亮净。
6、女员工上班提倡化妆,饰物佩戴得当。
第二条办公室规范
1、办公桌:
桌面除电脑、打印机、鼠标、口杯、电话、文具、必备资料纸张外,不允许放其他物品。
2、辅桌:
放文件夹、少量工具书、工作记录本。
3、坐椅:
靠背、坐椅一律不能放任何物品,人离开时椅子调正;
4、垃圾篓:
罩塑料袋,置于办公桌下右前角。
5、报刊:
必须放上报架,或阅毕后放入办公桌内;
6、饮水机:
放指定地点,不得随意移动。
第三条语言规范
1、交往语言:
您好,早上好,再见,请问,请您,劳驾您,麻烦您,关照,谢谢,周末愉快,拜拜;
2、电话语言:
电话铃响三声内接起,先报“您好!
祥和园装饰”。
请问,谢谢,再见。
3、接待语言:
您好,请稍候,我通报一下,请坐,对不起,请登记,打扰您,好的,行。
第四条行为规范
1、坚守工作岗位,不能串岗、脱岗;
2、上班时间不能看报纸、玩游戏、吃零食或做与工作无关的事情;
3、接待来访和业务洽谈,在接待处或会议室进行。
4、不利用公司的电脑上网聊天,打游戏,做与公司无关的事,发现一次,罚款20元。
5、吸烟请在吸烟区,不得在办公区域内吸烟。
发现一次,罚款20元。
6、根据《清洁值日轮流表》,值日人员必须按要求打扫办公室清洁卫生。
7、纸杯是为客户提供的,故公司员工不得使用公司纸杯,饮水者自带水杯。
8、严守考勤制度,不得代人签到、签退。
9、节约用水、用电,最后一个离开公司者检查水、电、气是否彻底关闭。
10、不将公司的烟缸、茶杯等一切公物,带回家私用。
11、爱护公司花草树木,不得人为损坏。
合同管理制度
为规范合同管理工作,避免和减少因合同管理不当造成的损失,根据国家有关法律、法规规定,结合本公司实际情况,制定本制度。
第一条:
公司合同包括
1.公司与客户签订的装饰、施工工程合同。
2.公司与材料供应商、物品供应商、印刷制作商、合伙合同。
第二条:
合同的起草
1.由项目负责人负责起草,凡有国家印制的专业规范合同,应优先采用。
2.语言应严谨、简练、准确,意思表示清楚,不模棱两可,令人产生歧义。
3.合同文本应当正式打印或印刷制成。
合同文字除标准用二号黑体外,其余文字内容统一用小二号宋体。
4.合同中的术语、特有词汇、重要概念应设专款解释。
5.同中涉及数字、日期时须注明是否包含本数。
第三条:
合同签定的形式
1.除即时清结者外,一律采用书面形
2.合同一式两份,公司与另一方各保存一份。
第四条:
合同的保管
1.与客户签定的装饰施工合同,合同当事人签定后,交行政部统一分类登记编号,行政部登记后,交财务部会计统一保管。
2.与合作单位签定的材料采购、合作合同,合同当事人签定后,交行政部统一分类登记编号,行政部登记后,交财务部会计统一保管。
3.公司与员工签定的合同,行政部统一登记编号,并负责保管。
第五条:
合同的借阅
1.合同当事人或与履行合同相关的公司人员,需借阅合同者,在具体保管合同的部门签字登记后方可借阅。
2.凡与合同无关,因工作需要借阅合同者,除在具体保管合同的部门履行签字手续外,还须出具书面借条,写明借阅原因,借阅期限,经部门经理和行政部经理批准后方可借阅。
物品领用管理制度
第一条物品类别
1.办公用品:
包括纸、笔、笔记本、计算器、名片簿、名片夹等公司出资购买的办公用品。
2.公用物品:
包括订书机、胶水、回形针、透明胶、双面胶、尺、美工刀下车等物品。
3.电脑耗材:
包括各类彩墨、碳粉、硒鼓、专用彩喷纸、照片纸、硫酸纸,其它特种纸及各类电脑、打印机耗材。
第二条领用原则
1.办公用品:
1实行个人领取,自行保管,遗失自负,浪费惩罚的原则。
2本人根据工作需要,提出申请,经部门经理同意,到行政部库管处领取。
2.公用物品:
1每个部门(分部)领取一套作为公用。
由部门(分部)经理统一领取,并负责保管。
2部门经理督促本部门员工合理使用,不得浪费,不得带回家或从事私人业务。
行政部不定期进行抽查盘点,违反者将予以重处。
3.电脑耗材:
1实行个人领取,自行保管,遗失自负,浪费重处的原则。
2各分部根据当月情况,预测下月工作量,于每月26日——30日向行政部提交下月采购申请。
3拟出下月采购清单,交行政部经理签字审批。
4行政部经理签字审批后,将进行采购。
5每月初第一周,各部门(主要为设计部)员工到行政部领取当月所需电脑耗材,并按领料程序签字。
6部门经理督促本部门员工合理使用,不得浪费,不得从事私人业务。
行政部不定期进行抽查盘点,违反者将予以重处。
第三条领用程序
1.员工领用物品时,填写《领料单》,经部门经理签字后,向行政部领取。
2.部门经理领用材料时,填写《领料单》,经行政部经理同意后,向行政部领取。
3.行政部接到《领料单》,在《材料领用登记表》填写领料名称、规格型号、数量、项目名称、用途,领料人签字后,方可发放物品。
4.应急需领用物品,其《领料单》由行政部经理或副总经理签字,并用单据注明,方可领用。
5.物品属自然磨损者,则以旧换新;凡属遗失或被盗者,及时报行政部备补,并按原价赔偿。
清洁卫生管理制度
第一条办公区域是公司职员进行日常工作的区域,清洁卫生的好坏,直接影响到公司形象和职员工作情绪,为此,特制定此制度。
第二条本公司清洁范围包括:
设计部、行政部、卫生间及办公区域内所有角落。
清洁内容:
办公桌、椅、沙发、地面、墙面、窗户、阳台、灯具、文件柜、电脑、传真机、打印机等所有置于办公区域内的物件。
第三条本公司清洁卫生由各部门人员分区域轮流值日打扫,每日轮流值日、详见《清洁值日轮流表》,值日人员须按如下标准进行清扫:
地面:
无纸屑碎末,无油渍,无污痕,整洁通透。
桌面:
无明显灰尘,无油渍污痕,桌上物件分类整齐摆放,物见本色。
椅、沙发:
无明显灰尘,无污垢,摆放端正整齐。
玻璃窗:
光洁锃亮,无水渍、无污痕和灰尘,做到窗明几净。
电脑、打印机等固定设备设施:
无灰尘,无污垢,使用专用清洁剂清扫,物见本色。
卫生间:
地面无水渍污痕,无杂物及明显污痕,洗手台整洁干净,台面无污物水渍,物件摆放整齐,通风透气。
第四条公司盆景、花木植物由行政部统一管理,值日人员对其进行垃圾清扫、去杂物处理。
第五条行政部不定期对办公区域的卫生进行检查,并在例会上公布检查结果。
检查结果作为个人绩效考核的依据。
对三次以上检查不合格者,惩以罚款10元。
奖惩制度
一、奖励
奖励分为四种:
嘉奖、记功、记大功、奖金。
1、嘉奖
(1)出色完成公司领导指派的重要任务者;
(2)圆满完成重大项目未出差错者;
(3)对操作技术或管理制度建议改进,经采纳施行,著有成效者。
(4)为公司节约成本,合理利用电脑耗材、办公用品,充分利用废弃品,成绩显著者;
(5)检举违规或损害公司利益者;
(6)全心全意服务,有具体事迹者;
(7)遇有困难,勇于负责,处理得当者。
(8)其它突出事迹应予奖励者。
2、记功
(1)节约物料或对废品利用,著有成效者。
(2)发现职责外问题,予以报告或妥为防止损害足为嘉许者。
3、记大功
(1)遇有意外事件或灾害,奋不顾身、不避危难,因而减少损害者。
(2)维护公司重大利益,避免重大损失者。
(3)有其他重大功绩者。
4、奖金
(1)对公司有特殊贡献,足为全公司同仁表率者,奖现金200元。
(2)一年内记在功二次者,奖现金300元。
(3)服务年满三年,成绩优良未曾旷工或受过记过以上处分者,奖现金500元。
5、职员惩罚分下列五种:
(1)警告:
每次减发奖金二十元,并于年终奖金时一并减发。
(2)记过:
每次减发奖金三十元,并于年终奖金时一并减发。
(3)记大过:
每次减发奖金五十元,并于年终奖金时一并减发。
二、开除、解雇
1、有下列情形之一者,予以警告:
(1)违反公司管理规定,情节轻微者;
(2)着装不整或不佩戴规定标志、员工牌;
(3)不能按时完成工作任务者;
(4)因过失导致工作失误,情节轻微者;
(5)不服从上级合理指示,情节轻微者;
(6)浪费公物,情节轻微者;
(7)上班时间、躺卧休息,擅离职守,怠忽工作者;
(8)破坏环境者;
(9)说长道短,影响团结者。
2、记过
(1)违反公司管理规定,不听劝阻者;
(2)在工作场所喧哗、嘻戏、吵闹、妨碍他人工作而不听劝告者;
(3)对同仁恶意攻击或诬害,伪证,制造事端者;
(4)投机取巧,谋取非法利益者;
(5)因疏忽或过失使公司遭受损害或伤及他人者;
(6)未经许可携带外地人入公司闲谈。
3、记大过
(1)擅离职守,致公司蒙受重大损失者;
(2)违反公司管理规定,顶撞、污辱管理人员者;
(3)泄露公司重要机密者;
(4)遗失经营的和重要文件、机件和其它物品;
(5)一个月内旷工达五日者;
(6)电脑等具技术性设备,非经使用人员及主管同意,擅自操作并造成损害者。
(7)拒绝听从主管人员合理指挥监督,经劝告仍不听从者;
(8)其他重大违规行为者。
4、开除(不发资遣费)
(1)对同仁暴力、恐吓,严重妨碍工作者;
(2)在公司内殴打他人或相互殴打者;
(3)故意损坏设备或财物者;
(4)张贴、散发煽动性文字,图画破坏劳资感情者;
(5)偷盗同仁或公司财物者;
(6)侵占、贪污公司财物者;
(7)无故损毁公司财物,损失重大或第二次损毁、涂改重大文件或公物者;
(8)未经许可兼任其他职务或兼营与本公司同类业务者;
(9)在公司服务期间受刑事处分者;
(10)一年内记大过满二次,功过无法平衡抵消者;
(11)无故连续旷工三日或全月累积旷工六日或一年内旷工达十二日者;
(12)伪造、编造或盗用公司印信者;
(13)在工作场所内制作私人业务或唤使他人制作业务者;
(14)故意泄露公司技术,营业上的机密致使公司蒙受重大损失者;
(15)其他违反法令或劳动法或本制度规定情节重大者。
档案保密制度
1、档案按类别、按级别、按时间的先后顺序进行归类管理,所有档案分为三类:
一般档案、保密档案、绝密档案。
一般档案各部门经理均有权查阅;保密档案各部门经理如要查阅的,必须由行政部经理签字才能查阅;绝密档案一般不准任何人查阅(注:
总经理除外),如有特殊情况需要查阅的部门经理,必须要总经理签字同意,且必须在行政部所指定的地点进行查阅,公司档案不准任何人带出公司。
2、除本部门工作人员外,未经许可,任何人不得私自进入其他办公场所,未经许可,不得使用其它部门人员电脑,不得查看U盘、光盘及软盘中的文件资料,更不能翻阅、抄录其他部门资料。
3、在打印、复印文件或资料中,应树立保密意识,不得随意将文件、资料内容泄露给公司外部人员及其他无关人员,打印、复印错误的重要文件应及时销毁,不得乱丢乱放。
4、负责文件及档案的管理人员应具有高度保密意识,不得向任何人有意无意泄露公司的机密。
公司员工应做到“不该说的话不说”,“不该问的事不问”。
废旧文件不得随意丢弃,经公司认定作废的文件应定期销毁。
5、公司员工不得擅自更改公司各种文件或资料。
6、财务人员应妥善保管好帐务、报表、资料,不得将公司机密泄露给予任何人。
7、合同文件、财务状况及其它重要的公司内部文件应特别注意保密原则,各种资料应妥善保存,更不能泄露给其他人。
8、凡重要文件,未经上级允许,不得复制、抄录。
9、员工的薪金、奖金公司予以保密,严禁任何人互相打听、攀比。
10、不得向无关人员泄露商品进价和公司的重要数据资料,做好保密工作。
11、员工应尽忠尽职、努力工作,珍惜公司信誉,工作中不得泄露公司商业秘密或资料。
以上各条,公司员工应倍加注意,若有违犯,视情节给予警告、扣分、记过、记大过,或处以50元以上的罚款。
情节严重者给予辞退或开除处理,如给公司造成直接经济损失,公司保留依法追究刑事责任之权力。
盛世装饰行政部
2011年12月18日
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 行政 管理制度
![提示](https://static.bingdoc.com/images/bang_tan.gif)