信息部IT管理制度.docx

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信息部IT管理制度

网络信息部采购管理制度

文件编号：

生效日期：

2016-08-05

受控编号：

密级：

秘密

版次：

修改状态：

C/0

总页数

9

正文

4

附录

3

编制：

审核：

批准：

XX集团有限公司

（内部资料,注意保密）

401

文件修改控制

修改记录编号

修改

状态

修改页码及条款

修改人

审核人

批准人

修改日期

402

一、目的

为规范IT产品采购行为，加强对IT产品采购业务的管理，降低费用并规避采购风险，提高采购的竞争优势，特制定本管理制度。

二、适用范围

适用于集团各职能部门、各产业集团及下属分公司的IT产品采购。

三、术语解释

四、职责

（一）网络信息部：

1.日常IT采购管理。

2.维护IT采购平台，依据市场变化情况随时调整价格信息。

3.对申购单位提出的申购流程进行审批、询价、确定价格并通知供应商送货。

4.对供应商提供商品质量、价格及服务能力进行监督。

5.负责长期合作协议签订。

6.负责大型项目IT类设备采购招标工作。

7.负责采购管理制度、操作流程制定。

（二）申购单位：

1.计划内申购，经办人根据需求在ERP采购平台中发起申购流程。

在流程中详细标明商品数量及其它要求。

2.申购商品按照《IT设备配置制度》申购，不得超标申购。

3.对供应商提供商品数量、质量进行验收，并监督及售后服务，并汇总问题，及时提交到采购部门。

（三）申购部门财务：

1.负责对申购计划审核。

2.负责采购流程、报销流程审批。

3.负责发票验收。

4.负责月未与采购部门确认挂帐明细及未取得发票明细。

5.负责供应商付款。

五、制度主体

（一）申购时间

1.日常一般性采购，采购人员接收到采购流程后，一个工作日内完成商品采购。

2.特殊产品（如：

特殊配置的计算机等），需求部门需提前三天向网络部提交《IT产

403

品申购单（网络部）》，以便网络部根据需求进行调研，制定合理的配置方案后再执行采购。

新型、大型项目采购或大型设备采购，需求部门需提前一个月向网络部提交《IT产品申购单（网络部）》，网络部进行市场询价，以确定以直接采购或招标的形式执行采购。

（二）基本原则

1.合同签订原则：

网络信息部选择供应商必须与集团签订长期合作协议。

2.报价原则：

（1）每次采购必须两家以上供应商提供报价，采购人员根据产品质量、价格、供货时间、售后服务等因素进行综合评定，确定最终采购价格及供应商。

（2）所有合作供应商在每月月初及月中要向采购人员传递盖有该单位公章的商品即时报价。

（三）询价原则：

1.网络信息部每月月初及月中指派专业工程师（采购人员除外），对市场价格进行抽样调研，每季度进行一次全部采购商品价格调研，每次调研结果要进行详细记录并备案。

采购人员根据调研回来的价格变更采购平台商品价格。

2.调研价格如果低于所有合作供应商报价，采购人员负责与合作商沟通协调价格，如合作商价格无法降低，采购人员需要提交《价格偏离审批表》，经网络信息总监及网络部长审批后，确定按合作商提供价格采购或取消供应商合作资格，并重新选定供应商。

（四）资金计划汇总审核原则：

1.集团职能部门及产业集团每月20日下班前上报本部门或集团下一个月的IT费用计划。

2.网络部IT资产管理员每月21～24日负责汇总集团各职能部门、产业集团的下一个月的IT费用计划，审核后上报网络信息部长，网络信息部长签批后，资产管理员以纸价及电子文件两种方式传给计划财务部资金主管；

（五）采购原则：

1.IT资产管理员每月初将审批完成的本月资金计划传送给采购人员，采购人员根据本月资金计划，进行日常采购工作。

2.职能部门、产业集团及下属公司相关人员每月20号前在采购平台中完成IT商品申购流程填写及审批，采购人员接收到该流程后执行采购工作。

每月20号后提交或者20号以后到达的IT商品申购流程，采购人员将不予办理。

3.网络部采购人员负责《费用报销单》、《IT固定资产增加单》、《IT低值易耗品增

加单》的填写和提交审批。

404

4.如有计划外采购，需求部门自行提交《请示报告》流程，由集团总裁、财务部门审批

后，网络信息部采购人员收到《请示报告》及《IT产品申购单（网络部）》流程后，执行采购。

（六）入库原则：

1.网络部对采购回来的产品进行验收，验收合格后交由需求部门使用，需求部门收到采购商品后，提交《验收入库单（网络部）》流程

2.IT资产管理员负责《IT固定资产增加单》、《IT低值易耗品增加单》的归档。

（七）报销原则：

1.采购人员每月20-23号完成与供应商对帐，每月24-30号完成本月费用报销填写及审批。

2.如遇特殊情况，本月无法报销，采购人员应及时与申购单位财务及供应商沟通，协商解决办法或者将该费用报到下一个月计划中。

职责分离原则：

原则上采购人员不得参与市场调研、商品验收。

商品质量、数量、有无损坏等由网络信息部相关人员会同申购人员及供应商共同完成。

六、监督与检查无七、奖励与惩罚

申购人员及采购人员有下列情形之一，给公司造成经济或名誉损失的。

根据情节轻重，公司将给予相关责任人公告、记过、记大过、免职、辞退等行政处罚及相对应的经济处罚并挂网公示；给公司造成重大损失的，公司将依法追究法律责任：

（一）需求部门未按申购时间提交《IT产品申购单（网络部）》流程的，延误相关部门日常工作的。

给予以公告批评并处以对应罚款；

处罚标准：

类别

高层、中

高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

公告批评

1000

500

200

100

50

须挂网公示

405

（二）网络部采购人员未按《IT产品申购单（网络部）》流程采购，并且没有及时与

申购人员沟通的。

予以公告批评并处以对应罚款；处罚标准：

类别

高层、中

高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

公告批评

1000

500

200

100

50

须挂网公示

（三）网络部采购人员未按照第三条基本原则进行采购的。

予以公告批评并处以对应罚款；处罚标准：

类别

高层、中

高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

公告批评

1000

500

200

100

50

须挂网公示

（四）采购人员应严格遵守保密制度，杜绝任何有意或无意的泄密行为。

违反者予以公告批评并处以对应罚款；

处罚标准：

类别

高层、中

高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

公告批评

1000

500

200

100

50

须挂网公示

（五）隐瞒供应商供应物资质量问题，给公司造成经济损失或工程质量问题的。

予以记过处分并处以对应罚款；

处罚标准：

类别

高层、中

高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

记过

3000

1000

500

300

200

须挂网公示

406

（六）因工作疏忽或知情不报甚至与投标人串通在投标过程中作弊的。

予以公记过处分

并处以对应罚款；

处罚标准：

类别

高层、中

高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

记过

3000

1000

500

300

200

须挂网公示

（七）其它违反集团制度并给公司造成严重损失的，予以记大过处分并处以对应罚款；

根据情节严重程度追求其法律责任并辞退。

处罚标准：

类别

高层、中

高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

记大过

5000

2000

1000

800

500

须挂网公示

八、附则

（一）本制度由网络信息部起草并负责解释。

（二）本制度中罚则部分不排除其它制度约束。

（三）本制度自颁布之日起生效。

九、附件

（一）报价单

（二）询价单

（三）价格偏离表

407

9.1报价单

网络信息部报价单

报价日期：

报价单位报价人：

序

号名称品牌规格

本月

单价备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

单位盖章：

408

9.2询价单

网络信息部询价单

询价日期：

询价人：

序

号名称品牌规格单价公司

报价人及备注

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

409

9.3价格偏离表

网络信息部价格偏离表

上报日期：

上报人：

合作

合作

合作

调研

调研

调研

名称

品牌

规格

公司

公司

公司

公司

公司

公司

价格

价格

价格

价格

价格

价格

410

QB/Z

XX省XX集团有限公司企业标准

QB/Z-××-2010

IT设备报废制度

文件编号：

ZD/ZD-WL-03

生效日期：

2007-12-01

受控编号：

密级：

秘密

版次：

Ver4.0

修改状态：

C/1

总页数

3

正文

1

附录

0

编制：

审核：

批准：

XX省XX集团有限公司

（内部资料,注意保密）

411

文件修改控制

修改记录编号

修改

状态

修改页码及条款

修改人

审核人

批准人

修改日期

412

一、目的

为规范IT设备的报废行为，加强IT设备的管理，避免可用资源的浪费及流失，特制定本制度。

二、适用范围

适用于集团各职能部门及各经营单位的IT设备的报废及闲置。

三、术语解释

无四、职责

（一）网络部负责对IT设备的故障做鉴定和维修，并出具鉴定报告，对鉴定结果负责；

（二）申请部门负责填写《IT固定资产减损单》和《IT低值易耗品减损单》，并按照流程进行审批；

（三）流程中各节点负责保管单据，定期送交档案室归档，以便日后备查；

（四）网络部根据IT设备的报废情况，对报废设备做不定期处理，处理方案报总裁审批，所得款交财务部入帐。

五、制度主体

（一）基本原则

最大程度上提高IT设备的使用年限，做到零件再利用，避免可用设备流失。

（二）IT设备报废管理

1.IT设备报废流程按《IT设备报废流程》执行；

2.IT设备报废鉴定为人为原因的，按照《IT设备管理处罚规定》对相关责任人进行处罚；

3.报废设备由网络部统一保管；

4.废设备网络部不定期进行出售，由计划财务部、审计部负责监督。

六、奖励与惩罚

对于不按照配置制度申请IT设备或者自行调配IT设备的部门挂网批评，并对直接责任人和其直属上级处以公告批评和对应经济罚款。

处罚结果挂网公示。

处罚标准：

类别

高层、中

高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

公告批评

1000

500

200

100

50

必须在公司或集团

内挂网公示

413

七、附则

（一）本制度由网络信息部起草并负责解释；

（二）本制度自颁布之日起生效。

414

QB/Z

XX省XX集团有限公司企业标准

QB/Z-××-2010

IT设备管理处罚规定

文件编号：

ZD/ZD-WL-04

生效日期：

2015-12-01

受控编号：

密级：

秘密

版次：

Ver4.0

修改状态：

C/0

总页数

3

正文

1

附录

0

编制：

审核：

批准：

XX省XX集团有限公司

（内部资料,注意保密）

415

文件修改控制

修改记录编号

修改

状态

修改页码及条款

修改人

审核人

批准人

修改日期

416

一、目的

为规范IT设备的管理，避免人为破坏使可用资源的浪费及流失，特制定本制度。

二、适用范围

适用于集团各职能部门及各经营单位的IT设备报废流程。

三、术语解释

四、制度主体

（一）基本原则查明为人为原因造成设备损坏的，视情节予以处罚。

五、惩罚

（一）由于操作人员对IT设备误操作导致设备损坏的，视损坏程度，对其资产责任人处以警告处分和相对应经济罚款，对直接责任人处以公告批评和经济罚款并挂网公示，视情节严重程度追究上级领导责任；

处罚标准：

类别

高层、中高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

警告

200

100

50

30

20

口头批评可

不挂网公示

公告批评

1000

500

200

100

50

须挂网公示

（二）由于操作人员故意对IT设备进行破坏的，视损坏程度，对其资产责任人处以公告批评和相对应的经济处罚并挂网公示，对直接责任人处以记大过处分和对应的经济处罚并挂网公示；对直接责任人的直属上级处以公告批评和对应层级的经济处罚；造成重要数据丢失的，直接或间接给公司带来巨大损失的，追究直接责任人的法律责任；

处罚标准：

417

类别

高层、中高层

中层

基层

主管

一般员工

备注

公告批评

1000

500

200

100

50

须挂网公示

记大过

5000

2000

1000

800

500

（三）对于资产责任人和直接责任人为同一人时，执行直接责任人处罚标准。

（四）由于操作人员人为因素造成计算机、计算机外设、网络设备造成损坏的，对直接责任者除执行以上罚则外，并按原值或折旧价值进行赔偿。

六、附则

（一）本规定由网络信息部起草并负责解释；

（二）本规定自颁布之日起生效。

418

QB/Z

XX省XX集团有限公司企业标准

QB/Z-××-2010

IT项目立项管理制度

文件编号：

ZD/ZD-WL-05

生效日期：

2015-12-01

受控编号：

密级：

秘密

版次：

Ver4.0

修改状态：

C/0

总页数

4

正文

2

附录

0

编制：

审核：

批准：

XX省XX集团有限公司

（内部资料,注意保密）

419

文件修改控制

修改记录编号

修改

状态

修改页码及条款

修改人

审核人

批准人

修改日期

420

一、目的

为规范IT系统建设，使系统建设正规化、科学化、合理化，特制定本制度。

二、适用范围

适用于XX集团内的IT系统招标、采购、实施。

三、术语解释

无四、职责

（一）IT系统的建立由网络部负责组织招标会、签订合同、项目实施；

（二）建设部门提出立项报告申请，由网络信息部提供技术方案及投资方案；

（三）IT系统立项必须报总裁办公会审定；

（四）申请部门必须积极主动地参与、配合网络部组织的各项有关系统建立的会议、工作等。

五、制度主体

（一）基本原则

IT系统的建立要根据必要性、合理性、经济性，保证投资收益。

（二）IT系统建设管理

1.IT系统建设流程按照《IT系统建设管理流程》执行。

2.申请部门必须认真填写《IT项目立项审批单》。

3.申请部门必须首先确定经营管理的总体目标，以便于网络部组织招标等工作。

4.申请部门必须以书面形式将需求清晰、明确的告知网络部，不得含糊说明。

5.签订合同后，系统项目实施要严格按照项目管理办法来实施，成立项目小组，确定组长及成员。

6.项目组组长要对项目进度及质量负全责，成员必须严格按照项目要求积极主动完成每一项工作，不得蓄意拖延或转交他人。

7.项目实施过程中项目组要做好组织工作，主动与申请部门协调沟通，及时解决出现的问题。

8.项目实施完毕后，由网络部负责后期系统维护工作。

9.由于经营管理发展的需要，系统需要升级的，需求部门必须提出书面申请，网络提供解决方案，报总裁办公会审定，由网络部与软件供应商联系升级事宜，不得私自与软件供应商沟通。

六、奖励与惩罚

421

（一）网络信息部未按照申请部门的需求组织招标、采购的，致使采购的软件完全不符

合申请单位需求的，对网络部提出挂网批评，并对网络部部长参照《干部管理制度》进行处罚，对直接参与人给予记过处分并处以500元罚款；

（二）需求部门未按照《IT项目立项管理制度》提出立项申请而自行安排IT项目招标、采购、实施的，对需求单位提出挂网批评，并对其单位总经理参照《干部管理制度》进行处罚，对直接参与人给予记过处分并处以500元罚款；

（三）需求部门对系统有升级的需求时未向网络部提出书面申请而私自与软件供应商联系的，对其单位总经理参照《干部管理制度》进行处罚，对直接参与人给予记过处分并处以

500元罚款。

七、附则

（一）本制度由网络信息部起草并负责解释；

（二）本制度中罚则部分不排除其它制度约束；

（三）本制度自颁布之日起生效。

422

QB/Z

XX省XX集团有限公司企业标准

QB/Z-××-2010

ERP系统运行管理制度规定

文件编号：

ZD/ZD-WL-08

生效日期：

2015-07-01

受控编号：

密级：

秘密

版次：

Ver4.0

修改状态：

C/0

总页数

6

正文

4

附录

0

编制：

审核：

批准：

XX省XX集团有限公司

（内部资料,注意保密）

423

文件修改控制

修改记录编号

修改

状态

修改页码及条款

修改人

审核人

批准人

修改日期

424

一、目的

（一）为提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷畅通，根据公司的实际，制定本制度。

（二）为规范业务流程、明确管理职责、保证集团办公自动化系统的安全、稳定、高效运行，特制定以下系统运行管理制度。

二、适用范围

（一）本制度适用于集团各职能部门、各经营单位办公自动化的管理。

（二）ERP系统用户暂定为集团高层领导、职能部门及经营单位相关管理人员。

三、术语解释

无四、职责

（一）集团及经营单位人事行政部门负责配合集团网络信息部进行ERP用户的注册和注销。

（二）集团网络信息部负责ERP系统操作技术的培训，系统运行设备的维护、管理。

（三）各经营单位管理人员职责可参照执行。

五、制度主体（原则、要求等）

（一）ERP系统管理

1.ERP系统使用管理

（1）ERP系统为XX集团员工网上办公的平台，主要内容包括新闻公告发布，集团文件共享及传输，相关工作流程审批等。

（2）系统最终用户按职责及权限的要求，在ERP中发布相关新闻，公告及流程，并参与讨论沟通，讨论要有的放矢，不得发表有损公司形象，反对公司规章制度等言论。

（3）所有ERP用户每天上、下午上班后都必须及时登陆ERP系统查看文件、流程，如因出差或出差时间较长，须指定授权的代办人代办。

（4）任何人不得随意让无关人员或外来人员查看ERP系统中的内容，不许下载或打印相关受控的内容，更不得随意使用他人账号登陆系统。

（5）禁止在ERP系统上传带有病毒的文件、图片等。

禁止在ERP系统中发布不健康的内容。

2.集团新闻、公告等知识目录管理

（1）集团各部门及经营单位设定1-2人为发布集团级新闻、公告管理人员，由其发布集团及经营单位上报的各类公文（包括集团新闻、公告、文件、会议通知等）。

425

（2）经营单位内部各类公文（新闻，公告，文件，会议通知等），由经营单位内部相

关人员或指定人员发布。

（3）任何对内、对外发布的新闻咨询必须经直属上级同意后方可发布。

3.文档目录管理

（1）文档目录建设a.文档目录分三级目录建设。

b.一级目录由集团网络信息部负责建设，建设基本原则依据集团投资管理关系。

c.二级和三级目录按照集团各部门及经营单位要求建设，网络信息部收集各部门及经营

单位所需的文档目录，并统一负责建设。

（2）文档目录使用及文档共享a.系统最终用户应在创建权限范围内的文档目录下创建、使用和共享文档。

b.文档的命名规则：

为了便于文档的查找和存档，现将文档命名规则如下“文档名称+

公司”。

c.文档的共享：

上报集团级的文档可以全集团共享，经营单位内部的原则上不能超出所在经营单位的共享范围，如超出须请示集团网络信息部方可执行。

d.文档的移动和复制：

在文档目录下创建的文档需移动或复制，需提交集团网络信息部进行处理。

e.文档的删除：

文档创建者可删除自行创建的文档，但部分文档由于发生审批流程，不能自行删除，如需必需删除则需提交文档删除审批单，由集团网络信息部予以删除。

f.文档的附件：

编辑文档过程中如需粘贴附件，应控制附件大小，原则上每个附件不能超过5M。

4.审批流程管理

（1）流程审批是依据XX集团管理制度的要求，意在加强企业管理，规范企业行为，并在ERP系统上实现的审批程序。

（2）已在ERP系统设置的审批流程，均已经集团主管领导批准在ERP系统中运行，集团各部门、各经