大学生计算机基础 Excel.docx
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大学生计算机基础Excel
大学生计算机基础:
Excel
第四章Excel2003
4.1Excel基础
一、Excel的特点
1.方便表格的制作与编辑。
2.利用函数使之具有强大的数据管理能力。
3.具有排序、筛选、汇总计算、图表等数据分析功能。
4.与office其他软件利用office剪贴板(可保存24个对象)可共享资源。
二、Excel的界面
1、标题栏
文件扩展名.Xls摸板文件.Xlt
工作簿:
指Excel生成的文档,如:
book1.xls
2、菜单栏、工具栏
常用工具栏、格式工具栏
3、编辑栏和名称框
4、文档窗口
1)单元格:
是存放数据的最基本的单元,
可存放的数据类型有:
文本型、数字型、日期型。
2)excel可以处理图片,但图片不存在单元格中
3)行号及列号
行号:
1、2、3……共65536行
列号:
A、B、C、aa、ab、ac……共256列
4)单元格的地址(引用),有两种表示方法:
A1引用和R1C1引用,
5)单元格地址有绝对地址(指定单元格地址)和相对地址(与引用单元格的相对位置):
A1引用方法:
相对地址表示:
列号行号,b2
绝对地址:
$列号$行号。
$b$2
R1C1引用方法:
相对地址表示:
R[2]C[-3]
绝对地址:
R2C3
6)工作表:
工作簿中的表。
最多255张,最少1张,默认3张。
7)工作表名:
默认sheet1、sheet2、sheet3
8)状态栏
9)显示和取消网格线:
工具→选项→视图
三.文件操作
1.新建文件
文件→新建(可选模板)
常用工具→新建按钮(空文档)ctrl+n
2.打开文件
文件→打开
常用工具→打开按钮ctrl+o
3.保存
文件→保存、常用工具-保存、ctrl+s
文件→另存为(换名、换位置)
文件→另存为web页(html格式)
4.2.数据输入和编辑
一、输入数据
1.确定当前单元格:
单击需输入数据的单元格,修改单元格数据要双击或按F2进入编辑状态
2.输入字符串→直接输入(左对齐)。
如果字符串比单元格长:
右侧空→沿伸、右侧有内容→隐藏。
数字字符串的输法:
‘1234。
不需计算的数字作为字符信息。
3.输入数值:
356+-(),/¥%Ee。
(右对齐)
常规格式的数字的长度不超过11位,当整数部分超过11位,或者整数部分的宽度超过单元格的宽度时,自动按科学计数法显示。
(小数部分的宽度超过单元格宽度的不显示)最大精度是15位
分数的输入:
为避免将输入的数据视为日期,应在分数前键入0和一个空格
4.输入日期:
可直接按中文方式输入,如1990年5月1日或1990/5/1或1990-5-1
或5/1(当前年的5月1日)试试:
1/2,5/6,90/1,90/12,90/13
5.时间的输入:
用(:
)作为时分秒的分隔,如:
12:
30或9:
20PM(注意:
数字和PM间要有空格,否则只能当作文本数据)7:
20AM
日期和时间可以在同一个单元格中输入,两者用空格隔开,如1/212:
30
日期和时间在Excel内部是以数字来存储的1900年1月1日开始计为1,所以两个日期可以相减,日期可以加或减一个常数。
6.自动填充
拖动→使用填充柄。
单元格的右下角实心十字
直接拖→复制
对文本型和数值型的数字处理方法不同:
对数值型的数字快速填充步长值为1的等差序列:
CTRL+拖动填充柄→向下、向右→递增。
向上、向左→递减。
对文本数字,可直接拖动填充柄
7.自动填充序列(Excel提供的)。
工具→选项(可查看、可添加)
输入序列值→拖动(Excel提供的)
在两个单元格中分别输入数据。
在选择后使用填充柄向上、下、左、右拖动。
可按等差数列递增或递减。
使用菜单:
单元格中输入起始数据然后选填充区域→“编辑”→填充向下、上、左、右、序列。
自定义序列:
工具→选项→自定义序列
二、选择单元格及单元格区域
1、用鼠标选择
◆选择一个单元格:
单击
◆选择连续的区域:
单击左上角单元格→Shift→单击右下角单元格。
单击左上角单元格→拖动鼠标至右下角单元格
◆选择整行、整列:
单击行号或列号、单击行号或列号→拖动。
◆选择全表:
单击左上角全选框
◆选择不连续的区域:
选择第一个区域→按CTRL→再选其它区域
2、用名称进行选择
◆给区域起名
格/移动单元格
选择性粘贴:
粘贴数值、格式、公式等,另可选转置
四、插入、删除和清除
●插入行或列:
选行号或列号→插入→行或列
●插入单元格:
选单元格→插入→单元格。
●数据的删除和清除:
删除、清除:
选择删除、清除的对象→[编辑]→“删除”/“清除”
①删除:
指删除某个指定区域,包括内容和格式(整行、整列、单元格)
②清除:
只清除某个区域内容或格式
例:
要清除已设置的格式:
编辑→清除→格式
五、隐藏操作:
行、列、工作表和工作簿都可做隐藏操作。
行、列、工作表隐藏操作方法:
选中→格式→行或列或工作表→隐藏
工作簿的隐藏方法:
窗口→隐藏
六、定位、查找和替换(同word)
定位:
编辑→定位
查找:
编辑→查找
替换:
编辑→替换
七、工作表操作
默认3张,最多255张。
用工作表标签表示(sheet)。
1.插入工作表:
选工作表(单击)→插入→工作表(插在当前工作表之前)
2.重新命名:
双击工作表标签→输入名称
3.移动和复制
在同一工作簿中移动或复制工作表:
单击工作表标签→拖动(加按CTEL键是复制)→目标。
在不同工作簿中移动或复制工作表:
打开源及目标工作簿→选要移动或复制的工作表标签→编辑→移动或复制工作表→对话框中选目标工作簿→选插入位置(复制则再选建立副本)。
4.删除工作表:
选工作表→编辑→删除工作表
5.工作表隐藏
6.使用水平分割框、垂直分割框分割工作表。
用于大型工作表的浏览和定位
●窗口分割:
分多个窗口显示和浏览
●窗口冻结:
冻结行标题或列标题
4.3格式设置
一、单元格格式对话框
1、字体
使用格式工具栏中的按纽
格式→单元格→单元格格式对话框→字体标签
2、对齐:
①水平对齐:
单元格格式对话框→对齐→水平对齐
或使用格式工具栏中的对齐按纽
②垂直对齐:
格式→单元格→单元格格式对话框→对齐→垂直对齐
③数据旋转:
对齐→方向。
④合并居中与单元格对齐
3、边框:
4、图案:
为单元格区域增加底纹图案和颜色。
5、数字的格式
◆格式→单元格格式对话框→数字标签设置数字格式。
Ø货币格式
Ø百分比格式
Ø千位分隔格式
Ø增加小数位数(工具按纽)
Ø减少小数位数(工具按纽)
Ø日期时间格式化
Ø自定义…
格式→单元格→单元格格式对话框→数字标签中先选一种格式再按自定义。
如自定义数字格式:
在格式代码中最多可以指定四个部分。
这些格式代码是以分号分隔的,它们顺序定义了格式中的正数、负数、零和文本。
如果只指定两个部分,则第一部分用于表示正数和零,第二部分用于表示负数。
如果只指定一个部分,则该部分可用于所有数字。
如果要跳过某一部分,则使用分号代替该部分即可。
用#设置:
只显示有效数字而不显示无效的零
如设置:
#.#
当输入1234.59显示为1234.6
当输入0.59显示为.6
用0(零)设置:
如果数字位数少于格式中的零,则显示无效的零,#只显示有效数字而不显示无效的零
如:
1234.50.00显示为1234.50
用?
设置:
无效的零显示为空格,使小数点对齐
自定义格式的常用形式举例:
#,##0.00;-#,##0.00
#,##0.00;(#,##0.00)
[蓝色]#,##0.00;[红色](#,##0.00)
[黑色]
[蓝色]
[蓝绿色]
[绿色]
[洋红色]
[红色]
[白色]
[黄色]
◆条件格式:
选择→格式→条件格式。
6、保护:
二、数据的有效性
(为了保证数据输入的正确性)
数据→数据有效性:
任何值:
不做设置
整数或小数:
对数值设置
序列:
对字符设置
三、行高列宽
1.鼠标法
2.菜单法
四、页面设置
“文件”→“页面设置”
页面:
纸型、横向纵向
页边距
页眉页脚:
工作表:
打印标题行
设置打印区域:
选中→文件→打印区域
打印预览、打印
有选择的打印时,不打印的行和列可隐藏
打印到文件
4.4公式与函数
一、公式
1.公式的形式:
=表达式
2.运算符:
算术运算符+、-、*、/、^、()
关系运算符=、>、<、>=、<=、<>
关系运算的结果:
FALSE和TRUE
例如:
=7+8
=7>8
=7=8
=7<>8
文本运算符:
&(连接)
=”前”&”后”&”左右”
在公式中用到的字符型常量的表示,如:
”女”
引用运算符:
,:
3.公式输入方法:
在单元格中输入或在编辑框中输入
4.自动求和
选择求和的数据区域及存放结果的单元格→工具栏按钮Σ
二、函数
1、函数的形式
=函数名(参数1,参数2…)
2、函数的输入
☐选输入函数的单元格→fx按钮。
☐在单元格中直接输入=函数名(参数)
3、常用函数
1)SUM(n1,n2…)求和。
2)AVERAGE(n1,n2…)求平均。
3)MAX(n1,n2…)求最大值。
4)MIN(n1,n2…)求最小值。
5)COUNT(v1,v2…)计数:
有数字的单元格个数。
6)IF(条件,内容1,内容2)根据条件选择。
7)COUNTIF(范围,条件)统计符合条件的单元格个数。
8)SUMIF(条件范围,条件,求和范围)按条件求和。
9)Rank(n,范围[,0])求在指定范围中的排名,0:
0或略为降序,非零为升序。
10)Mode(n1,n2…):
返回一组数中,出现频率最高的数。
11)ROUND(n,保留的位数)四舍五入函数
例=ROUND(56.7,0)
12)RAND()产生一个随机小数
13)INT(n)向下取整
14)ABS(n)绝对值
15)Today()返回当前日期
16)Now()返回当前日期和时间
17)Year(数字或日期):
返回日期的年份值
18)Month(数字或日期):
返回日期的月份值
19)Day(数字或日期):
返回一个月中的第几天
函数可以嵌套,如:
=DAY(TODAY())等于?
=DAY(130)等于?
注:
在插入函数对话框中,有关于该函数的帮助,要学会使用。
三、地址引用
1、相对地址引用:
直接用行号列号表示的地址,公式所在的位置与引用单元格之间相对位置不变。
如在C3中输入:
=A1+B1
2、绝对地址引用:
行号、列号前加“$”
如在C3中输入:
=$A$1+$B$1
3、混合地址的引用:
行相对列绝对,或反之
如在C3中输入:
=A$1+B$1
四、错误信息
#######:
列宽不足以显示包含的内容或日期和时间均为负数
#NAME!
:
使用不存在的名称或公式中输入文本时没有使用双引号
#DIV/0!
:
当数字被零(0)除时
#VALUE!
:
当使用的参数或数的类型错误时
4.5数据管理
功能:
排序、筛选、分类汇总、合并计算等
一、建立数据清单
(数据列表)(标准的二维表格)数据列表的每一列数据类型必须相同
◆基本概念
1.字段(列):
有列标题,一列的数据类型一致
2.记录(行)
3.没有空行和空列
◆建立数据清单的方法
1.建表的结构:
输入字段名(表头)
2.输入记录(数据),也可用记录单输入:
“数据”→“记录单…”→输入记录
◆用记录单编辑记录
查找、修改、插入、追加、删除。
二、数据排序
使用工具按纽:
选字段→升序、降序按纽。
使用菜单:
数据→排序
自定义排序:
排序→选项→可选按字母或按笔划排
三、数据筛选
◆自动筛选
操作方法:
1.将活动单元格设在数据区域内
2.“数据”→“筛选”→自动筛选
单击筛选字段的下拉按纽→自定义、前x个、全部。
注:
一次只能对一个字段筛选,若想筛选多个字段可多次进行,各筛选字段是与的关系。
◆高级筛选:
可同时从多个字段中筛选
输入筛选条件--将活动单元格设在数据区域内→“数据”→“筛选”→高级筛选→完成高级筛选对话框→确定。
◆取消筛选:
“数据”→“筛选”→全部显示
四、数据分类汇总
◆操作方法
1.先按分类项排序
2.“数据”→“分类汇总”→完成分类汇总对话框→确定
◆注意事项
“分类汇总”前必须将需要分类汇总的列进行排序。
五、合并计算
◆按位置合并:
合并的表的格式是相同的(相对于求和计算)
步骤:
确定放合并结果的单元格→数据→合并计算→选中要合并的区域→添加
如:
已知各月的数据,求一季度的和
◆用三维公式合并:
在公式中引入不同工作表的数据
如:
=SUM(工作表名!
单元格地址,[工作簿名.xls]工作表名!
单元格地址)
◆分类合并(分组计算):
确定放合并结果的单元格→数据→合并计算→选中要合并的区域→添加
六、图表
◆创建图表
1.选择数据
2.“插入”→图表”→在“图表向导”对话框中完成操作。
◆编辑图表
1.激活图表
2.右键→图表选项、类型、数据源、格式。
3.设置→背景、坐标轴、网格线、标题、绘图区旋转角度、尺寸、位置等。
◆特点:
✧绘制的图表有2种存放方式。
✧工作表数据更新后,图表会自动更新。
✧绘制完图表后,可以针对图表各个对象单独进行编辑。
七、数据透视表
数据透视表:
是一种交互的、交叉制表的Excel报表,用于对多种来源(包括Excel的外部数据)的数据(如数据库记录)进行汇总和分析。
◆建数据透视表
活动单元格放在数据表中(或放在放数据透视表的位置)→数据→数据透视表→数据透视表向导,主要是选布局
◆数据透视表修改
用数据透视表工具栏进行修改,改变汇总方式或改变透视表的结构等
◆删除数据透视表
1、单击数据透视表
2、在“数据透视表”工具栏上,单击“数据透视表”,指向“选定”,再单击“整张表格”。
3、在“编辑”菜单上→“清除”→“全部”。
八、插入图片等对象
图片的操作方法同word
但图片等对象是不存在单元格内的
九、单变量求解
单变量求解:
通过调整另一个单元格中的值,从而可求得指定单元格中(包含公式)的特定值的方法。
在单变量求解过程中,Excel更改指定单元格中的值,直到依赖于该单元格的公式返回满足要求的值为止。
十、工作表的保护
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
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