word样式使用word考试必备教你如何使用多级符号创建大纲题注交叉引用批量信封.docx
- 文档编号:12774389
- 上传时间:2023-06-08
- 格式:DOCX
- 页数:13
- 大小:307.14KB
word样式使用word考试必备教你如何使用多级符号创建大纲题注交叉引用批量信封.docx
《word样式使用word考试必备教你如何使用多级符号创建大纲题注交叉引用批量信封.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《word样式使用word考试必备教你如何使用多级符号创建大纲题注交叉引用批量信封.docx(13页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
word样式使用word考试必备教你如何使用多级符号创建大纲题注交叉引用批量信封
使用样式
要使用样式,请执行下列操作:
1.选中要套用样式的一个段落,或将插入点放在该段落中,也可以同时选中几个段落甚至全文;
2.选择下列操作之一:
●单击【格式】菜单的【样式和格式】,在【样式和格式】任务窗格中单击要用的样式。
●在【格式】工具栏的【样式】列表中单击要用的样式。
提示:
如果没有决定应用某个样式,请不要轻易单击列表中的样式。
应在任务窗格中用鼠标指向样式名称,查看该样式的屏幕提示(如图32)。
图32查看样式的屏幕提示
默认状态下,新建空白文档只显示【标题1】、【标题2】、【标题3】和【正文】四种样式(如图33)。
有文字内容的文档只显示【有效格式】,即默认的四种样式和已经使用的其他样式。
复制段落格式
要将某一段落的样式复制到其他段落,请执行下列操作:
3.选中提供格式的一个段落,或将插入点定位到其中;
4.单击【常用】工具栏的【格式刷】按钮,鼠标变成格式刷的形状;
5.拖动鼠标经过接受格式的文字或段落。
提示:
在步骤2双击【格式刷】按钮,可以反复多次复制格式,直到再次单击【格式刷】按钮为止。
要使用普通【复制】和【粘贴】功能,将段落格式从一个段落复制到其他段落,请执行下列操作:
6.选中提供格式的段落的段落标记;
7.Ctrl+C
8.选中接受格式的段落的段落标记;
9.Ctrl+V
转换段落样式
将具有相同样式的所有段落转换成另一种样式,例如:
将所有【正文】样式的段落转换为【正文缩进】样式,请执行下列操作:
10.如果【样式和格式】任务窗格未打开,请单击【格式】菜单的【样式和格式】;
11.选中文档中具有【正文】样式的任何一个段落,或将光标置于其中。
【样式和格式】任务窗格中的【所选文字的格式】框中显示出该样式的名称。
同时,【请选择要应用的格式】列表中的【正文】项上出现蓝色选框(如图38);
12.选择下列操作之一:
●单击【样式和格式】任务窗格中的【全选】按钮。
●单击蓝色选框右侧的箭头,再单击【选择所有×××实例】。
13.单击样式列表中的【正文缩进】。
如果找不到【正文缩进】样式,请单击【显示】框中的【所有样式】。
图38【样式和格式】任务窗格中的【正文】项上出现蓝色选框
批量修改样式
样式是一种格式组合,Word允许用户修改样式中的一项或多项格式元素。
要修改当前文档中使用了同一种样式的所有段落的格式,例如:
将所有【标题3】样式的段落改为4号字,请执行下列操作:
14.单击【格式】菜单的【样式和格式】,打开【样式和格式】任务窗格;
15.选中文档中任何一个使用了【标题3】样式的段落,或将光标置于其中。
【样式和格式】任务窗格中的【所选文字的格式】框中显示出该格式的名称。
同时,在任务窗格的【请选择要应用的格式】列表中,【标题3】上出现蓝色选框(如图310);
16.单击蓝色选框右侧的箭头,再单击【修改】,打开【修改样式】对话框(如图36);
17.将字号改为4号,要更改更多格式元素,请单击【修改样式】对话框的【格式】按钮(如图36箭头所指处),并选择需要的选项;
18.单击【确定】或回车。
图310【样式和格式】任务窗格中【标题3】上出现蓝色选框
清除文本格式
要清除文本格式,请执行下列操作:
19.如果【样式和格式】任务窗格没有打开,请单击【格式】工具栏的【样式和格式】;
20.选中需要清除格式的文本;
21.选择下列操作之一:
●单击【样式和格式】任务窗格中的【清除格式】。
●单击【编辑】菜单,指向【清除】,再单击【格式】。
●在【样式和格式】任务窗格中的样式列表中单击【正文】。
●在【格式】工具栏的【样式】列表中单击【正文】。
有时,文档中使用了过多的样式。
要删除当前文档中不用的样式,请执行下列操作:
22.如果【样式和格式】任务窗格没有打开,请单击【格式】工具栏上的【样式和格式】;
23.在【显示】列表中选择【有效格式】、【有效样式】或【使用中的格式】,查找要删除的样式;
24.在【请选择要应用的格式】列表中,用鼠标右键单击要删除的样式,再单击【删除】,或单击选框右侧的箭头再单击【删除】(如图311)。
创建大纲
图81【大纲】工具栏
要创建新大纲,请执行下列操作:
25.建立新文档,切换到大纲视图;
26.输入标题文字,然后按回车,使每个标题独占一个段落,Word将自动应用内置的【标题1】样式;
27.使用【大纲】工具栏(如图81)选择下列操作:
●要将标题或正文设为【标题1】,请单击【提升到‘标题1’】按钮。
●要改变标题的级别,请在标题中单击,再单击【提升】或【降低】按钮,Word会自动套用相应级别的标题样式。
●要改变标题及其从属内容的级别,请单击大纲符号,再单击【提升】或【降低】。
●要移动标题,请在标题中单击,再单击【上移】或【下移】,其从属内容不会随之移动。
●要移动标题及其从属内容,请单击大纲符号,选中标题及其从属内容(如图82),再单击【上移】或【下移】按钮。
●要将标题降为正文,请在标题中单击,再单击【降为“正文文本”】。
●要将标题及其从属内容都降为正文,请单击该标题的大纲符号(如图82箭头所指处),再单击【降为“正文文本”】。
●向上、下、左、右拖动大纲符号,可以重新安排标题的顺序和级别,其从属内容也随之移动或改变级别。
提示:
用大纲视图编辑标题,用普通视图编辑文字,用页面视图排版打印是制作标准文档的三部曲。
使用多级符号
图83多级符号列表示例
多级符号列表为各个级别的标题创建不同的项目编号,要为大纲创建多级符号列表(如图83),请执行下列操作:
28.在大纲视图编辑好各级标题,标题必须使用内置标题样式;
29.选中要套用多级编号的标题;
30.单击【格式】菜单的【项目符号和编号】,再单击【多级符号】选项卡(如图84)。
31.单击需要的多级符号格式。
对于不同级别的正文,一般选择第一行的符号格式。
对于标题,常使用第二行的符号格式。
32.单击【确定】或回车。
图84【项目符号和编号】对话框的【多级符号】选项卡
提示:
要清除所选标题的项目符号或编号,请在【项目符号和编号】中选择【无】,也可以使用Backspace键清除单个标题的符号。
标题列表
要为标题套用【列表样式】,请执行下列操作:
33.在大纲视图中建立并校对好所有的标题;
34.如果已经使用过项目符号或编号,请将其清除;
35.选中全部标题;
36.单击【格式】菜单的【项目符号和编号】,在【列表样式】选项卡中选择下列操作(如图85):
●双击要用的列表样式,或单击它再【确定】或回车。
●要自定义新的列表样式,请单击【添加】再命名并设置格式。
●要修改所选列表样式,请单击【修改】,再设置格式。
●要取消所选标题使用的列表样式,请双击【无列表】。
●要删除自定义的列表样式,请在【列表样式】下选中它,再单击【删除】。
37.单击【确定】或回车。
图85【项目符号和编号】对话框的【列表样式】选项卡
题注
要为表格、图片、图表、公式等图形对象添加编号或文字注释,请使用题注。
例如:
“图3-10黄山云海”,“表格12列车时刻表”等,也可以为文档的其他内容使用题注,本书的图形对象都使用了自动题注。
图812【题注】对话框
要创建题注,请执行下列操作:
38.在要插入题注的位置单击,一般将题注放在项目的上方或下方;
39.单击【插入】菜单,指向【引用】,再单击【题注】(如图812);
40.在【题注】对话框中选择下列操作:
●在【题注】框中,输入注释文字。
也可以在插入题注后再输入题注文字。
●在【标签】列表中选择要用的标签。
如果现有标签不够用,请单击【新建标签】。
●要取消题注中的标签,请选中【题注中不包含标签】复选框。
●要设置编号格式,请单击【编号】,打开【题注编号】对话框(如图813)。
要在题注中【包含章节号】,必须对文档中的标题使用内置标题样式和多级编号。
41.单击【确定】或回车。
图813【题注编号】对话框
要让Word为插入到文档中的项目自动添加题注,请执行下列操作:
42.单击【插入】菜单,指向【引用】,再单击【题注】(如图812);
43.单击【自动插入题注】,打开【自动插入题注】对话框(如图814);
44.选择下列操作:
●在【插入时添加题注】列表中选中需要自动题注的一个项目。
要对图片对象应用题注,请将图片的默认插入/粘贴方式设置为“嵌入型”(参见:
7.4)。
●在【使用标签】列表中选择要用的标签。
●在【位置】列表中选择题注出现的位置。
●若标签不够用,请单击【新建标签】。
●如果不使用默认编号格式,请单击【编号】再设置编号格式。
45.重复步骤3,为其他项目设置自动题注;
46.单击【确定】或回车。
图814【自动插入题注】对话框
提示:
要关闭某个项目的【自动插入题注】功能,请在【自动插入题注】对话框的【插入时添加题注】列表中清除其复选框。
交叉引用
要引用同一文档中的其他内容,可以使用交叉引用。
内置样式的标题、题注、段落编号、、脚注、尾注、标签、表格、图表和文字等均可成为被引用的对象。
例如:
(如图2-6)、(参见:
2.1.4)、(请阅读:
内容提要)、(详见:
表格1-1)等。
要创建交叉引用,请执行下列操作:
47.在文档中,输入交叉引用开头的介绍文字。
例如:
“参见:
”、“请参考:
”之类,并将插入点定位在其后。
48.单击【插入】菜单,指向【引用】,再单击【交叉引用】,打开【交叉引用】对话框(如图815);
49.选择下列操作:
●在【引用类型】列表中单击要引用项目的类型,例如:
【标题】;
●在【引用内容】列表中单击要引用项目的内容,例如【标题编号】。
若选中【插入为超链接】,则以超链接的方式插入引用;
●在【引用哪一个…】框中,单击要引用的项;
●单击【插入】;
50.重复步骤1到3,插入其他交叉引用,直到单击【关闭】。
图815【交叉引用】对话框
要更新交叉引用,请执行下列操作:
51.选定一个或多个需要更新的交叉引用,要更新所有的交叉引用,请选中全文;
52.按F9,打开【更新目录】对话框(如图816)。
53.选中【更新整个目录】;
54.单击【确定】或回车。
图816【更新目录】对话框
提示:
如果仅更新个别交叉引用,请在交叉引用处单击右键,再单击【更新域】。
此举不仅更新交叉引用,同时更新文档中的所有域。
批量信封
图95【邮件合并】工具栏
要使用【邮件合并】创建批量中文标准信封,请执行下列操作:
图96【选取数据源】对话框
55.创建或打开单个中文标准信封,作为主文档(如图91);
56.在【邮件合并】工具栏(如图95)上执行下列操作:
57.单击【打开数据源】按钮,在【选取数据源】对话框中查找并确定要用的数据源文件,本例用Excel表格作为数据源(如图97);
58.若要在数据源中选择部分收件人,请单击工具栏的【收件人】按钮,打开【邮件合并收件人】对话框(如图98),清除不需要记录的复选框,否则可跳过此步骤;
59.回到主文档,在邮政编码的第一个框中单击;
60.单击工具栏的【插入域】,打开【插入合并域】对话框(如图99),其中列出了数据源中所有可用的域(数据源表格的列标题);
61.单击【邮政编码】,再单击【插入】,或双击【邮政编码】,将邮政编码域插入信封的相应位置;
62.选中主文档中地址占位字符或单击插入位置(如图910);
63.单击工具栏的【插入域】按钮,双击【地址】域将其插入信封;
64.重复步骤9和10,将需要的域插入主文档(如图911);
65.若要稳妥,请单击工具栏的【查看合并数据】按钮,预览合并后的效果;
66.单击工具栏的【合并到新文档】按钮,不推荐单击【合并到打印机】(如图912);
67.保存步骤12生成的文档;
68.尝试打印几个信封,调整位置,使得邮政编码正好打在邮政编码框中,也可以调整版面的布局和信封上的字符格式;
69.打印所有信封,如果使用的是普通打印机,建议手动送信封,每次送一个,以免卡纸造成打印失败。
图97用Excel制作的数据源
图98【邮件合并收件人】对话框
图99【插入合并域】对话框
图910插入【邮政编码域】并选中地址占位符
图911将需要的域插入主文档
图912在【打印预览】视图中查看合并结果
提示:
可以使用【邮件合并】任务窗格完成上述操作。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- word 样式 使用 考试 必备 如何 多级 符号 创建 大纲 交叉 引用 批量 信封