517建设工程项目档案审查及归档要求.docx
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517建设工程项目档案审查及归档要求
建设工程项目档案审查及归档要求
一、归档问题解答
1.签证单问题
签字盖章完善的都要交,有问题的可在交工说明中注明解释清楚。
2.开工报告问题
原则上按签订的合同情况来做。
补充协议不单独出开工报告。
单个合同含多个单位工程的,则要分开编制,如含站场工程和线路工程。
3.资料编制格式问题
交工资料应由施工单位采用机打方式编制,结论、签字、日期等栏目应手填。
由施工单位负责填写的检查结论,可机打也可手填。
4.设备随机资料问题
原件必须收归存档,现场使用单位留存复印件。
按单位工程、设备类型整理,按设备位号排序。
5.图纸问题:
项目前期培训要求:
施工单位须归档交工图,现在重新明确要求“不用归档了”,但需要将变更单、联络单、签证单等涉及变更的文件汇总到《工程变更一览表》中。
“变更要点”应注明变更主要情况。
《工程变更一览表》汇总完毕后,经监理审核,送项目部,由项目部组织相关单位与设计单位进行对接,编制终版竣工图。
补充要求:
根据公司领导有关竣工图出具的最新要求(石化销售华南安
[2017
]129
号):
须由施工单位根据施工实际情况,在施工图上进行标注后再提交给设计单位,再由设计单位审核校对后,出具竣工图。
综上:
施工单位应做一份交工图和工程变更一览表交设计单位。
设计单位编制好竣工图后,反馈一套给各施工单位,并整理一套归档甲方档案室(签字盖章完备)。
设计单位归档竣工图时,应同时提供一份竣工图综合册,主要内容有:
图纸总目录(分专业)、设计总说明、设计变更一览表(附变更单、联络单等)、重大质量事故记录表、项目档案审查记录表、设计总结。
6.总结材料问题:
除了工程方面的“五大控制”外,各参建单位还应有交工资料编制、整理、组卷、审核等内容总结。
监理单位在上述要求之外,还应增加对各参建单位交工资料审核指导等内容总结,提炼经验或亮点。
7.资料归档时间问题:
根据档案验收时间计划,请各参建单位务必交工后3个月内完成资料编制及归档工作。
为便于各参建单位完善签字盖章等问题,建议由监理单位统一组织,提前与各参建单位沟通好,选择相对集中的时间点到广州移交资料。
二、编制及整理要求
1.竣工图编制要求
竣工图由设计单位负责编制,在工程招标及签订合同或协议时,应对竣工图纸的编制责任、套数、质量和移交期限等向设计单位提出明确要求。
归档竣工图纸必须加盖竣工图章(如下图所示),同时提供竣工图电子版,要求与纸质版竣工图相符。
(注:
设计出图资质章、建筑、结构资质章、压力管道资质章等也应盖在相应图纸上,图章应完整清晰)
108单位为毫米
42
10
竣工图
8
设计单位
8
编制人
审核人
年月日
8
监理单位
8
现场监理
总监
年月日
20
20
20
20
28
(竣工图章)
2.竣工图章填写要求:
a.“设计单位”栏:
填写设计单位全称。
b.“编制人”栏:
由设计单位编制人手签。
c.“审核人”栏:
由设计单位负责人手签确认。
d.“监理单位”栏:
填写监理单位全称。
e.“现场监理”栏:
由现场监理代表手签。
f.“总监”栏:
由监理总监手签。
g.签字必须用黑色签字笔填写。
h.印章必须用红色印泥。
i.竣工图章盖在每张竣工图的图标正面。
3.页码页次要求
a.页码从文件说明页开始编,按阿拉伯数字1、2、3顺序编。
目录中最后一份文件“页次”写起止页码。
如“96-99”。
b.封面、目录、备考表等按罗马数字I、II、III顺序编。
c.备考表页数统计应包括整册内容,即含封面、目录、备考表等。
4.文件题名要求
a.有歧义或者表格数量较大的,要添加前缀说明。
如:
“合格证”,应注明是“(钢管、焊条、水泥等)合格证”,或者分条目列明“钢管合格证”、“焊条合格证”、“水泥合格证”……。
b.前缀文字可考虑分段、分单元、分桩号、分材料、分设备来描述。
5.卷内目录要求
a.文件条目不能过于浓缩。
比如:
焊接记录册,条目不能只有说明、焊接记录2条,应该将焊接记录拆分展开,通过添加前缀说明区分。
如00-05桩焊接记录,05-10桩焊接记录……,建议单条目录的页数控制在30页内,特殊情况不超过60页为宜。
b.部分文件条目允许合并,也可以不合并。
比如:
公司法人、组织代码、安全许可等文件可统称为公司资质;同一项目下的检验批记录可按分项工程列条目;施工组织设计审批页和施工组织设计,可以合并写成“施工组织设计(含审批页)”等。
c.设计单位提供给施工单位的竣工图通常是装订成册的,施工单位在填写卷内目录时应按图纸目录列清楚,不得统称为“竣工图”,图纸名称按图纸上的图标填写。
6.交工说明要求
应简要描述项目概况和档案概况。
除此之外,凡表格内容意思表达有歧义或者不明确的,必须在说明中注明。
比如:
表中使用了单位简称的,应在说明中注明单位全称;焊接记录中用1.2.3.4代表焊接层次的,应分别注明数字代表的含义;文件编号不连贯的,要说明原因。
等等。
7.案卷题名
硬封面、总目录均需要编写案卷题名,主要内容为“工程名称+单元名称+卷名+册名”。
8.封面要求
a.工程名称:
以可研立项批复名称为准。
b.单元名称:
按单位+单项+单元工程填写。
比如:
线路2标(某地-某地);水保1标(某地-某地);(某路、某江)定向钻工程、(某站)站场工程、防腐3标(某地-某地),监理工程2标(某地-某地)。
c.卷名、册名要求如下表:
卷名
册名
1
综合卷
第一册或综合册(*******)
第二册(**********)
……
2
(专业)工程施工卷
“专业”:
线路工程具体指土建(含阀室)、安装(含清管试压)、水保、防腐、检测、阴保、穿越(含涵洞、大开挖、顶管、定向钻、跨越等)、附属工程;站场工程具体指:
建筑、工艺管道安装、设备安装、电气安装、仪表安装等
第一册或综合册(*******)
第二册(**********)
……
3
(专业)质量证明卷
第一册或综合册(专业+*******)
注:
专业可写在卷名前缀,也可写在册名后缀。
第二册(**********)
……
4
竣工图卷
综合册(含设计变更一览表、变更单、设计说明、料表等)
第二册(单元+专业+****)
……
注:
(********)此处省略符号表示意思是,简要描述当前册主要文件内容,不能是照抄照搬目录中文件题名。
通常可以通过增加前缀说明(单元、标段、分项、专业等)来区分,比如:
(00-100桩焊接记录),不能仅写(焊接记录)。
9.结论意见要求
不能仅有签字盖章,还必须有手写结论。
10.落款日期要求
施工单位必须先完善好日期,所填日期必须符合施工规范,注意前后逻辑,同时一定不碰“未批先建、久试未验”的红线。
如,开工时间应在施工方案报审之后,在人员、材料、设备进场报验之后;交工时间应在所有施工记录之后,总结时间应在交工验收之后。
等等。
11.用章用笔要求
a.凡印痕不清晰,内容不完整的,均要重做。
在原印痕上加盖无效。
凡交工资料中未使用公章的,要补一份印章启用文件(单位公文)。
b.书写必须使用黑色签字笔,否则重做。
12.照片要求
a.晒成6寸(4R)照片,用袋子装好。
b.归档前需要完成如下工作:
在照片背面编上序号;
对应照片序号编写六要素(时间、地点、人物、事由背景、作者),以word文件保存起来。
c.照片汇总表填写举例如下:
文件夹编号
题名
张数
01
施工类照片按“专业+工序”,管理类照片按“事由背景”
02
土建开挖
3
……
土建回填
3
环保验收会议
4
**领导检查慰问某单位
4
注:
无专业可分的,直接写工序,每道工序最少保证1张。
管理类照片每项最少保证2张。
13.文件排序要求
a.报审表+附表
b.报验单+施工记录/检验批记录
c.汇总表、登记表+附证书/合格证,等等。
14.组卷要求
a.一般分为综合卷、工程施工卷(按专业分)、质量证明卷、竣工图卷。
每卷文件较多时可以分册,每册厚度不超过2.5cm为宜。
b.若资料较少,可只组综合卷和工程施工卷。
质量证明文件和图纸可并入工程施工卷。
c.若资料仅有一卷,则直接组成综合卷,册名“全一册”即可。
15.监理单位要求
a.本单位资料收齐。
b.对交工资料的审查记录完整:
要有资料管理制度、有培训记录、有审查问题清单、有工作要求的记录。
c.监理日志、旁站记录要填写规范,专业齐全。
d.分部分项划分表、质量评估报告要符合项目实际。
16.份数要求
甲方档案室:
1纸质正本,2套光盘;甲方管理处:
1纸质正本或副本,1套光盘;甲方站场:
1套光盘(由管理处转交);乙方:
份数自定。
17.其他注意事项
a.除交工资料外,设备随机资料由施工单位负责移交,按类别、位号分类整理。
b.交工资料的桩号、设备位号信息与竣工图纸相应内容不一致的,必须提交一份“桩号对照表”、“设备位号对照表”,归入竣工图综合册。
18.电子文件要求
通过扫描审核合格后的纸质文件生成,格式统一为PDF。
不要生产tif、jpeg格式文件。
(1)每册做法:
a.按卷内目录序号分别生成pdf文件,并用序号命名pdf。
b.将封面、目录、备考表统一扫描生成pdf文件,用“0”命名。
c.将卷内目录的EXCEL表格添加到当前文件夹中,同时增加序号“0”的文件目录。
(2)每单位做法:
a.按案卷号生成文件夹,并命名为1-1,1-2,2-1,3-1等,其中,1-1的意思为综合卷第一册。
b.将总目录的EXCEL表格添加到当前文件夹中。
c.新建一个照片文件夹,按工序将照片顺序编号,并将文字说明word文件保存在同一文件夹内。
d.新建一个视频文件夹,做法同照片文件夹。
具体图示如下:
三、部分表格填写要求
1.项目档案审查记录
a.附在综合卷总结后面归档。
b.表中“项目概况”主要描述:
项目名称、在何处、谁参与、做什么。
“档案概况”主要描述:
怎么编、有多少、怎么审、谁来审。
c.要侧重从施工规范角度写,比如专人负责、同步编制、资料载体形式及分布情况、三级审查、齐全完整准确系统审查情况等。
2.质量控制资料核查表
主要核查质量控制文件的填报数据与实际形成的文件数量是否一致。
如:
某单位工程有2个分部,每个分部又分为5个分项,每个分项又有4个检验批,则该单位工程应有2*5*4=40份检验批记录表格。
3.交工主要实物工程量汇总表
表中“实物名称”、“工程量”,可参照工程量核定单内容填写。
四、进度计划要求
1.考虑项目实际情况,目前各参建单位可在家开展如下工作:
打页码、文件扫描、线装。
注:
签字不完善的,到广州办理移交时再补签补扫。
2.待完成工作如下:
加硬封面、制作相册、刻光盘,办理移交手续。
注:
上述部分工作未完成的,也可到广州进行。
3.横排表格,表头在左侧装订。
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