岗位说明书编写规范.docx
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岗位说明书编写规范.docx
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岗位说明书编写规范
岗位说明书编写指导
一、岗位说明书编写要求
1、岗位说明书由该岗位的人选本人负责编写
2、针对具体岗位,对事不对人。
3、表述准确、简洁,具有概括性,不要写成每日的工作流程。
切忌写成流水帐。
4、请填写具体、详细,并完整填写表格每项内容。
5、岗位说明书的编写要遵循实事求是的原则,全过程必须认真、严谨。
二、岗位说明书编写指导
为了准确把握和清楚理解岗位说明书的有关内容,对有关内容解释如下:
(一)岗位基本信息
1、岗位名称:
指公司内部的工作岗位头衔,它应该能反映此岗位的主要功能。
如出纳、技术工程师、销售经理。
2、所辖人员:
指可以支配和管理的人数,是直接管理和间接管理的全部员工数之和。
(二)本职概述
使用一两句简要概括的话,准确说明该职位的工作内容,并明确该职位及该职位直接领导下的职位共同努力要求达到的总工作目标,用“完成…”“实现…”“达到…”等词描述。
要求具有高度概括性,且紧紧围绕企业目标、本部门的职能和直接上级的工作目标。
(三)职责与工作任务(主要着重财务、市场、客户、产品/服务、技术、创新、人员其中几点制定)
职责是该职位为了完成工作目标而必须履行完成的责任,每个岗位都有若干项职责,一般为5-8项。
编写要求如下:
1、职责要围绕工作目标,从工作大类逐类来写,不能将一项小的工作任务算成一项职责。
2、每项职责先用几个关键字来概括说明该项工作内容,然后再具体描述怎么干,所要达成的结果。
3、一项职责通常包含行动、完成的标准,完成期限等部分组成。
4、通常以一个动词开始总体工作目标的撰写,如计划,指导,监督,协调等。
动词+宾语+结果
5、在需要群体完成的一项职责中如果承担领导的责任,则用“负责领导…”来描述;在需要群体完成的一项职责中如果承担组织责任,则用“负责组织…”来描述;在仅需要个体(职位上的员工)完成的一项职责,用“负责主办…”或“负责办理…”来描述。
(四)工作权限
工作权限指该职位员工应享受的权利,工作权限的描述要清晰,以能满足工作要求和适当考虑将来的发展为限。
1、主要包括三方面的权力:
(1)完成关键职责的权力(2项左右);
(2)横向权力,即与相关部门业务关系而具有的权力,比如会签、审核等;
(3)纵向权力,即对人财物的管理权限,如对下级人员管理,额度内的资金支配权,对相应物资的调配权。
2、各方面的职权按以下顺序来写(需要几项填写几项):
(1)主要工作任务上的权力;
(2)计划类资料的审核权或批准权;
(3)本部门的人事权、奖金分配权;
(4)本部门发生费用的审核权或批准权;
(5)接受直接上级的特别授权;
(6)重大或相类事情知情权;
(7)其他权力。
(五)工作协调关系
1、内部协调关系:
在完成工作时,该岗位需要与公司内哪些部门、什么职位的人发生联系,也可以说是对该岗位有或受该岗位影响的单位或个体有哪些;
2、外部协调关系:
指因完成该岗位工作而必须发生联系的所有公司以外的机构,包括供应商、客户、上级单位、关系单位、政府机关等。
(六)任职资格
此部分罗列了任何任职人必须带到岗位上的,必须符合的,基本的,最低的,必须的知识、能力等的要求。
请客观填写,避免出现任职资格学历及工作经历要求不符合实际或仅依据本人现有情况确定的情况。
1、教育水平:
本岗位所必需的受教育的程度。
填写示例:
大学专科及以上学历
2、专业要求:
本岗位所必需的专业要求。
填写示例:
通信或计算机相关专业
3、工作经验:
本岗位所需要的任职经验。
填写示例:
8年以上会计工作经验,2年以上管理岗位经验
4、知识与技能:
为完成岗位工作,任职人所必备的专业知识与基本技能,包括实用性的,功能性的和技术性的,使用词汇:
精通、通晓、掌握、具备、了解。
填写示例:
通晓通信网络知识,了解专业外语知识;熟练使用工作用办公软件和财务软件
5、能力要求:
即任职人所必需具备的相关能力。
填写示例:
具有一定的写作能力。
6、资格证书:
即任职人所必需具备的执业资格证书
填写示例:
HCNP认证、助理工程师等本岗位工作密切相关的证书(不需要可以略去本项)
(七)其它
1、使用工具/设备
填写统一用语:
一般情况下,若需使用电脑等,则填写:
一般办公自动化设备;若有特殊需要,则视具体情况填写。
2、工作环境/地点
填写统一用语:
办公室、客户现场、办公室或户现场
3、工作时间特征
填写统一用语:
正常工作时间
正常工作时间,偶尔加班
正常工作时间,偶尔出差
正常工作时间,偶尔加班,偶尔出差
经常加班
经常出差
经常加班,经常出差
(八)模版格式
岗位职务说明
岗位基本信息
职务名称
所属部门
直接上级
直接下级
薪酬类型
薪资组成
晋升方向
岗位轮换
工作内容概述
具体工作职责描述
职
责
一
职责描述:
职
责
二
职责描述:
职
责
三
职责描述:
职
责
四
职责描述:
职
责
五
职责描述:
职位考核要点
职位工作权限
工作协调关系
内部协调关系
外部协调关系
任职资格
学历教育
工作经验
资格培训
知识素质
技能/能力
职业素养
职位胜任能力模型
管理知识
技能/能力
职业素养
其它要求
使用工具/设备
办公软件
工作环境/地点
工作时间特征
知识素质定义手册
1.公司知识
2.产品知识
3.管理知识
4.法律知识
5.专业技术知识
6.生产管理知识
7.产品质量知识
8.营销知识
9.客户知识
10.财务知识
11.人力资源知识
12.客服知识
知识类型
知识定义
级别
范围
1.公司知识
包括行业知识、公司文化(发展历史、价值观等)、知识结构、基本规章制度和业务流程等
1级
了解员工手册与职位相关内容,了解公司发展历史,熟悉与本岗位有关的管理制度、流程
2级
了解行业状况,熟悉公司的历史、现状、未来发展方向以及相关管理制度、整体运作流程,了解公司整体战略规划及战略步骤
3级
洞悉行业状况重大变化与趋势,能基于公司整体战略规划以及战略步骤对公司运作流程与制度提出系统、科学的建设方案,以支持、保证战略目标的实现
2.产品知识
包括产品的名称、性能与特点、主要优点、销售状况、与其他公司产品相比的优劣势、价格特点等
1级
了解公司产品的名称、主要特点,能向客户介绍与自己工作相关的几个产品的详细资料,并能回答客户对该类产品的询问
2级
全面掌握公司所有产品的详细资料(名称、性能与特点、主要优点、销售状况、与其他公司产品相比的优劣势、价格特点),并能解答客户对有关产品的询问
3级
精通公司所有产品的详细资料,并能对未来产品的规划与设计提出合理化建议
3.管理知识
包括管理学、经济学、人力资源管理、战略管理等
1级
初步了解管理学原理及企业经营管理知识,工作中能够理解企业的一些人事政策、管理措施
2级
掌握管理学、人力资源管理、组织行为等相关管理知识,能够进行下属员工工作分配、落实工作计划、对工作结果进行考核评价等管理工作
3级
在生产经营管理、战略管理、管理心理学等方面具备一定修养,精通管理学、企业管理等相关学科知识,并能够运用于实践,为企业的财务管理、经营管理服务
4.法律知识
包括公司法、税法。
经济法、证券法及国家颁布的有关财务会计的规定,例如会计准则、企业财务通则等
1级
了解与工作相关的各项法律、法规,使自己的工作合法、合规,避免出现原则性错误
2级
掌握工作相关法律知识,了解其他法律知识,并能够运用于工作之中,确保企业的经营在合法的条件下运行
3级
精通与公司运营、财务工作相关的全部法律知识,并能够灵活运用,在不违反法律、法规的情况下可进行税务策划、投融资等,控制经营成本,提高资金运营效率,保证企业经营战略的实现
5.专业技术知识
指通过教育及在工作过程中所获得的顺利完成某一特定工作所需的特殊知识
1级
1.熟悉与本岗位相关的基础理论知识和专业技术知识、技术标准、规范和规程
2.2.了解本行业的技术状况和发展趋势以及其他相关岗位的专业技术知识
2级
1.掌握与本岗位相关的基础理论知识和专业技术知识、技术标准、规范和规程及相关岗位专业技术知识
2.熟悉本行业的技术状况和发展趋势,能对一般技术问题进行总结和分析
3级
1.精通与领域工作相关的基础理论知识和专业技术知识、技术标准、规范和规程
2.熟悉本行业的技术状况和发展趋势,能对重大技术问题进行总结和分析,并予以解决
6.生产管理知识
包括生产战略管理、生产流程管理、生产计划于调度、生产定额与工艺流程管理、生产现场管理、生产成本控制、工艺设备管理、生产安全管理、采购与供应管理、生产领域先进管理理念与方法10类相关知识
1级
1.根据职位需要,了解10类知识中第3-5类知识所涉及的概念、内容与方法
2.根据职位需要,掌握10类知识中第3类知识所涉及的概念、内容与方法
2级
1.根据职位需要,掌握10类知识中第4-7类知识所涉及的概念、内容与方法
2.根据职位需要,了解10类知识所涉及的概念、内容与方法
3级
1.根据职位需要,掌握10类知识所涉及的概念、内容与方法,并能将相关知识熟练运用于生产管理工作中
7.产品质量知识
包括公司产品的名称、性能与质量要求,概率论与数理统计、质量管理学、质量检验、质量控制、全面质量管理、质量管理体系等相关知识
1级
1.了解公司产品名称、性能与质量要求以及主要目标客户
2.了解质量管理基础知识及质量检验、计量管理等专业知识,掌握本公司质量标准与检验规范
3.具备产品质检工作所需的技能
4.熟悉产品对原辅料、外协件、备品备件的质量要求及生产设备的技术要求
2级
1.全面掌握公司所有产品的详细资料和质量管理所需的各种知识,熟悉国标质量管理体系的相关知识
2.能通过对检验数据的统计分析为产品的设计质量及生产质量提供建设性意见
3.掌握产品对原辅料、外协件、备品备件的质量要求及生产设备的技术要求
4.能做好公司质量体系内审及供应商评审等工作
3级
1.精通公司所有产品的详细资料和质量管理各方面知识,并能将自己的心得、体会应用于质量管理的实践当中
2.能通过对检验数据的统计分析对未来产品的规划与设计提供合理化建议
3.熟悉国内外最新质量管理理论,并能够领导团队成员做好质量体系审核及质量检验工作
8.营销知识
主要包括三大类知识,具体内容请参考下表附件一
1级
1.了解A、B、C类知识的一般概念内容框架、一般原理和方法,对市场敏感性强,有营销意识,能运用营销的理念进行初级市场开发或客户管理工作
2级
1.掌握A、B、C中任意两类知识的操作运用原理,了解销售工作并有一定的工作经验
2.可综合利用各种营销策划知识进行部分项目的市场调研、客户调查、分析以及指导销售工作,编制简单的营销策划方案
3级
1.熟练掌握三类知识的操作运用原理,精通营销策划知识,编写的营销策划方案可行且创新,能在实践中创造品牌效应、发挥品牌价值
9.客户知识
包括目标客户群体的基本情况性格偏好、质量偏好等
1级
1.了解目标客户的基本情况
2级
1.熟悉目标客户群体的基本情况及性别偏好、质量偏好等
2.通过对客户知识的了解,能够主动对质量检验工作做出合理的改变
3级
1.对目标客户群体的基本情况及性格偏好、质量偏好等有比较深入的研究,能够将其运用于日常工作中
2.熟练掌握客户知识,对未来产品质量标准或质量检验规范提出参考性意见
10.财务知识
只要包括4大类知识,详见下表附件二
1级
1.掌握A类所包含的基本知识、原理、方法,能够在企事业中进行会计核算、账务处理等项工作
2.熟悉B类知识,并能够灵活运用于实际工作中
2级
1.精通A、B类知识,熟悉C类知识,通过预算管理、资产管理、成本管理、税收筹划等项工作定期进行财务分析与预测、提交财务报告,为企业的经营决策提供支持
3级
1.精通A、B、C、D、类知识并能够综合运用于企业财务管理工作中,能够对企业财务工作进行全面掌控,建立健全的企业财务系统,实现内部控制,规避财务风险,并对企业的重要经营活动、投资等提供决策支持
11.人力资源知识
主要包括三大类知识,具体内容详见附件三
1级
1.了解A、B、C类知识的一般概念及内容框架、一般原理和方法,有一定的人力资源管理知识,并能够独立处理人力资源工作
2级
1.掌握A、B、C中任意一两类知识的操作运用原理,对人力资源工作有所了解,并有一定的工作经验
2.可综合利用各种人力资源知识处理员工之间的纠纷与抱怨等问题
3级
1.熟练掌握A、B、C知识,能够对企业人力资源建设与规划服务,并能够起到为人力资源增值得作用
12.客服知识
包括客户服务技巧、服务理念服务方法、服务内容服务环境等
1级
1.了解客户服务基本常识和基本服务理念
2.具备日常客户服务工作所需的技能
2级
1.全面掌握客户服务所需的各种知识,熟练掌握服务技巧、服务方法等
2.在与客户沟通过程中善于营造良好的服务环境
3级
1.精通客户服务各方面知识,并能够将自己的心得、体会应用于指导相关服务人员的工作中
2.对客户服务的发展趋势有独到的见解,充分理解各种客户服务工具或系统的作用
技能/能力分组定义手册
1
决策能力
17
财务分析能力
2
沟通能力
18
财务控制能力
3
计划调度能力
19
财务细节掌控能力
4
质量控制能力
20
影响力
5
系统思考能力
21
关系建立能力
6
领导能力
22
培养他人能力
7
战略管理能力
23
关注细节能力
8
市场判断能力
24
预期应变能力
9
商务谈判能力
25
协调能力
10
市场拓展能力
26
归纳思维能力
11
市场信息分析能力
27
产品设计能力
12
渠道规划建设能力
28
专业学习能力
13
人际交往能力
29
技术需求转化能力
14
激励能力
30
问题发现与解决能力
15
投资分析能力
31
教练能力
16
财务管理能力
素质名称
定义
级别
行为表现
1.决策能力
根据对形势的分析,做出恰当、合理、及时和实际的判断并采取相应行为的能力
1级
1.能够通过收集信息把握要解决问题的性质和决策目标
2.借助较充足的住处支持能够对常规问题做出决策
3.在分析备选方案时能够听取不同意见,了解各个方案的优劣势
4.对于非常规的决策需要借助上级的指导才能做出
2级
1.根据工作经验能够对要解决问题的性质和决策目标进行准确定位
2.对于常规问题能够及时、不拖延地给出可行的决策方案
3.掌握决策备选方案分析技巧,能够对各种备选方案的优势和不足进行迅速、准确判断
4.对于非常规问题能够借助信息和分析工具给出可行、有效的解决方案
3级
1.透过纷繁的表面现象能够对存在的本质进行合理判断,在此基础上迅速确定决策方案和目标
2.对于常规性政策能够根据工作经验和工作技巧果断、及时地做出合理、有效的决策
3.在做出非常规决策时,对自己所做决策可能产生的影响有清醒的认识,并能借助住处和分析工具在各类备选方案中选择最有效的方案
4.在复杂、模糊、风险很高的形势下,在对多种领域内各种信息进行深度分析的基础上做出有长期影响的战略性决策,承担预计到的风险和一切后果
2.沟通能力
正确的倾听他人意见,理解其感受、需要和观点,并做出适当反应的能力
1级
1.谈话中,不善于抓住谈话的中心议题
2.表达自己的思想、观点不够简洁、清晰和准确
3.在沟通过程中以自我为中心,缺乏对他人应有的尊重
4.在沟通中,能够基本理解、使用专业和非专业词汇
2级
1.能以开放、真诚的方式接收和传送信息
2.了解交流的重点,并通过书面或口头的形式,用清楚的理由和事实表达主要观点
3.尊重他人,能在倾听别人意见、观点的同时适时地给予反馈
4.在沟通中,能够理解、使用专业和非专业词汇
3级
1.沟通时语言清晰、简洁、客观,且切中要害
2.能够针对不同听众调整适当的语言和表达方式以取得一致性结论
3.能拓展并保持广泛的人际网络
4.熟练掌握专业和非专业词汇,能够阅读、理解相关外文资讯
3.计划调度能力
通过合理安排具体的作业活动确保计划目标顺利达成的能力
1级
1.对达成计划所需要的各种条件或资源有一定的认识和了解
2.熟悉计划的内容,并知晓计划达成的路径
3.能够辅助他人完成各种资源的调配,保证计划的实现
2级
1.能够根据以前的完成情况及未来行业的发展前景完成计划的编制工作
2.能够根据已编制的计划合理调配各项资源,保证作业顺利进行
3.能够对计划执行过程中遇到的问题有充分的认识,并采取有效措施加以解决
3级
1.能够组织人员编制计划的辅助计划,使其构成完整的计划体系
2.能够在计划执行之前以可能发生的问题有充分的认识,并采取有效措施加以解决
3.能够通过资源的合理配置最大限度地提升计划执行的效率
4.质量控制能力
通过质量意识教育、关键环节监控、技术手段调试等手段保证产品各项质量指标达到要求的能力
1级
1.按照质量体系和作业指导书的要求开展工作,始终关注质量指标的达成情况
2.能够就发现的质量问题及时汇报,并提出整改意见
2级
1.严格遵守质量体系文件的要求,准确把握质量关键点,对于任何不合格产品绝不放过,直至达到要求为止
2.用积极的态度对待质量分析大会所发现的,协助找出解决质量问题的办法,保证产品质量达到要求
3.避免只强调高产出,为了节省时间、成本面走捷径
3级
1.全面领会企业的质量方针和质量目标,按照质量体系要求建立工作质量的管理和控制规则及流程,利用完善的程序和稳定的受控状态来保证达成既定或高出水平的质量目标
2.在设定任务进度目标的同时设定质量指标,努力推进高标准的质量以获得更好的结果,并且持之以恒
3.能及时发现产品的质量问题,并针对具体问题找出改进产品质量的方法,进而形成文件或规程
5.系统思考能力
保持思维的广度,在开展业务的过程中考虑工作对周围环境的影响,从而制定出对全局有益的行动方案
1级
1.综合考虑工作中每个环节的逻辑关系
2.预先设想自身的工作对客户和同事的影响,并做好事先沟通
3.考虑自身决策对于工作流程或团队的影响
2级
1.能够在确定解决问题的办法时考虑到资源分配的合理性,充分发挥可用的技能和资源
2.考虑自身决策对于组织的影响,能够联合相关部门共同制定理更出色的解决方案
3.为了达到全局的利益可以放弃自身利益或对自身的利益做出让步
4.分析归纳国际和行业内的重要政策,支持和推动企业的变革
3级
1.针对环境的改变重新组合企业的资源,为解决企业问题提供支持
2.以企业利益为中心,综合考虑各个部门这间的工作联系
3.考虑自身决策对组织和外部社会的影响
4.预见国家和企业内的重要政策,支持和促进企业的变革
6.领导能力
有效地带领团队按照既定目标前进的能力
1级
1.了解一定的任务分配知识,并能在任务执行过程中进行适当的跟踪
2.能够对团队成员反映的意见进行及时处理,为团队成员时、有效的指导与帮助
2级
1.根据团队成员的特点能够有针对性地根本任务,并全力保证组织目标的达成
2.能够采取一定的激励手段,保证团队成员的工作积极性
3.在关注团队工作成果的同时,最大限度地凝聚团队的力量
3级
1.对团队成员的绩效有充分的认识,并给予适当的反馈
2.能够通过对团队成员工作的观察与分析,查找出团队合作的不足,并采取相应的改进措施
3.根据团队成员的特点能够制定的相应的激励机制,保障团队绩效的持续达成
7.战略管理能力
基于对外部环境、内部资源的分析,对企业管理和工作业务进行筹划,明确管理和业务战略目标,并根据战略目标设计组织架构、人员配备方案及业务开展策略的能力
1级
1.对企业的发展充满信心,能正确地执行企业的管理和业务战略
2级
1.能够对自己所负责工作领域未来几年的发展做出准确判断,并选择正确的业务开展战略选择
2.能够根据战略规划的要求合理搭配人员和配置资源,为达成战略目标提供保障
3.能及时发现业务开展过程中偏离战略导向的问题,并能够针对问题提出可行的解决方案
3级
1.能正确地分析和判断企业所处环境和自身拥有的资源,并选择有篮球企业发展的管理和业务战略
2.掌握企业的发展方向,指导战略目标的细化工作,明确各类业务的发展目标及计划
3.根据内外环境的变化能够合理判断战略目标的实现程度,并根据环境和资源的变化适时调整发展战略
4.能够及时发现在业务开展过程中偏离战略导向的行为和做法,能够对其返璞归真进行正确评估,迅速采取对策,并能据此制定预防措施
8.市场判断能力
理性、客观、无偏见地采取行动或决策的能力
1级
1.考虑到必要的事实、信息以决定公司的政策和纲领
2.进行理性的直接判断,估计形势
3.在具体行动前系统地比较多种信息资源,从正反两个方面考虑风险及影响因素
2级
1.考虑多种不同的备选方案,避免任何个人偏见,认真评估风险
2.考虑不同的意见、选择,不带偏见
3.在多方利益发生冲突时,仍保持客观、冷静的态度
3级
1.客观地判断那些对组织有长期影响的因素,并考虑到所有信息,估价风险和所有未来的有关事宜
2.选择最优长期方案时会参考大量的数据和影响因素
3.对于战略性问题从尽可能多的视角去思考
9.商务谈判能力
在谈判中有效达成共识并最大限度地争取和维护公司利益的能力
1级
1.能在谈判中表达主要目的,无漏项,把握原则并维护公司的利益
2级
能在谈判中快速识别对方的谈判风格,准确把握对方的观点,洞察其所关注的利益,适时调整策略并消除对方疑虑
3级
1.对谈判中可能遇到的问题有一定的预见性
2.善于表达,坚持自己的观点和利益,并具有一定的灵活性(善于运用各种谈判技巧)
3.在谈判中能够争取主动,为本企业争取最大化利益,善于挖掘双赢的解决方案、促进合作
10.市场拓展能力
为达成一定的市场拓展目的而需具备的沟通、组织等方面的技能
1级
1.对市场拓展的相关知识、技能、渠道等有所了解
2.能够通过自己对市场的接触有效收集各类市场信息
3.能够在他人的指导和帮助下完成一部分市场开拓任务
2级
1.能够根据自己掌握的市场拓展知识、技能独立完成市场拓展工作
2.通过分析市场拓展过程中收集的信息,能够判断出市场拓展工作中可能会遇到的问题
3.能够与客户、经销商等建立比较稳固的关系,确保合作关系的长久
3级
1.能够结合自身经验指导他人完成一部分市场拓展工作
2.通过分析自身或他人收集的市场信息,能够预测出企业可能面临的经营风险,并提出相应的应对方案
3.面对突如其来的市场变故,能够指导他人采取及时、有效的措施加以应对,以减少企业的损失
11.市场信息分析能力
从市场信息收集
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