工业设备及配件供应商管理规定.docx
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工业设备及配件供应商管理规定
工业设备及配件供应商管理规定
一、目的
为配合公司发展战略实施,发挥公司资源优势,加强对工业设备及配件供应商的管理,建立规范化、有市场竞争力的工业设备及配件采购体系和供应商管理模式,不断提升公司工业设备及配件供应商资质层次,特制定本规定。
二、适用范围
本规定适用于所有工业设备及配件供应商.
三、定义
本规定包括:
供应商管理原则、供应商开发管理、供应商绩效管理。
四、供应商管理原则
(一)工业设备及配件采购招标按照公开、公平、公正原则,扩大工业设备及配件供应渠道,各公司采购部积极引入优秀供应商参与竞争,努力优化集团工业设备及配件供应商资源库,为降低生产经营成本和提升产品竞争力创造最有利的条件。
(二)提升企业的核心竞争力、降低工业设备及配件采购总成本和满足生产需要,创新采购模式,建立价格、质量、技术等因素综合评估法,培育发展战略合作伙伴。
(三)为避免诸多不利影响和管理上的困难,与本地公司(县市、区)建立供需关系,须由公司总经理签字确认并上级领导审批。
(四)对于集团、各公司在职领导、股东本人及其直系亲属投资(或占股)的关系单位,禁止与其发生供货关系,以防止因关联交易给企业带来的利益及生存的影响,从而维护不参与公司经营管理的小股东及其他投资者的权益,以倡导良好的经营理念和优化经营环境。
五、供应商开发管理
(一)供应商信息调查
1、工业设备各公司应积极开发新供应商、收集新供应商资源和信息,通知及辅导供应商进行供应商调查表信息的填报;
2、工业配件各公司应积极开发新供应商、收集新供应商资源和信息,通知及辅导供应商在SRM平台注册并进行供应商调查表信息的完善;
3、采购部负责对供应商调查表信息进行初步审核,初步审核通过的供应商纳入潜在供应商资源库。
(二)供应商开发申请
1、工业设备
公司采购部根据业务需求,需要进行新供应商开发,由公司组织对供应商引入的理由、预计达到的目的、是否现场评审原因说明等内容进行初步评审,并填写新供应商引入评审表(附件一),报上级领导审批。
2、工业配件
公司采购部根据业务需求,需要进行新供应商开发,由公司组织对供应商引入的理由、预计达到的目的、预计降低的成本效果、样品试用等内容进行初步评审,并填写新供应商引入评审表(附件二),作为附件上传至SRM系统,报上级领导审批。
(三)供应商审核
1、公司应成立由采购、研发等部门人员组成的供应商审核小组。
2、工业设备供应商审核由各公司审核小组参照供应商资质评定报告(附件三)要求对供应商进行资质审查或现场审核,审核内容包括准入标准对应的全部资料和数据真实性验证。
涉及设备技术要求由各公司制定审核标准,一并核实。
3、工业配件供应商审核由采购部负责参照工业设备及配件供应商准入标准进行审核。
(四)工业配件新产品试用
1、公司采购部根据业务需求,在SRM系统中创建打样通知单,并由采购部负责人进行打样任务的确认;
2、供应商接收及确认打样任务单,按要求进行送样并在SRM系统中上传出厂检验报告;
3、采购部接收样品,并在SRM系统上确认收样;原则上新供应商须免费提供样品。
4、公司使用部门负责出具试用报告,报告由采购部上传至SRM系统,供应商接收试用结果,试用不合格可重新试用,供应商三次试用不合格,取消该产品试用资格。
5、试用合格后并通过新供应商审核后,可列入候选供应商创建供应商代码,进入小批量采购,以足够数量验证批量使用效果的原则,形成采购订单。
(五)供应商转正
1、工业设备
公司采购部发起供应商转正申请,将合格供应商评定报告作为附件通过OA合格供应商转正申请流程,发起转正申请,由供应链管理中心审核通过后,纳入合格供应商资源库。
2、工业配件
公司采购部按合格供应商评定报告要求(附件四),组织采购、设备等相关部门领导进行评审,评审合格后作为附件上传至SRM系统,并在SRM系统发起转正申请,同时通过OA合格供应商转正申请流程,递交转正申请,由供应链管理中心审核通过后,供应链管理中心在SRM中确认转正,纳入合格供应商资源库。
(六)供应商冻结、淘汰
供应商违反以下任一情形,视情况的严重性进行冻结或淘汰:
1、提供虚假信息;
(1)在供应商开发管理,招投标活动中所提供的资料与事实不符。
(2)发现供应商所提供的信息有虚假成分,该供应商予以淘汰。
2、围标、串标;
(1)围标、串标是指招标人与投标人之间或投标人相互之间采用不正当手段,对招投标事项进行串通,以排挤竞争对手或损害招标人利益,从中谋取中标的行为。
(2)招投标活动中发生围标、串标,严重扰乱正常的招投标秩序,破坏公开、公平、公正的市场准则,参与供应商予以淘汰。
3、合同期内违约;
(1)供应商发生没有完全履行合同或者履行合同义务不符合约定的行为,该供应商应予以冻结,并要求在限期内完成整改。
(2)违约供应商在限期内未完成整改,该供应商予以淘汰。
4、重大质量事故造成严重影响;
(1)供应商产品在使用时出现重大质量问题,接收到反馈的质量问题投诉或《质量问题反馈单》后没有效解决现场质量问题,并未在双方约定的期限内保证质量问题处理完毕,包括排除潜在风险和防止类似问题的再发。
(2)未按各公司各产品的合同要求,造成严重影响的,在问题处理双方约定的期限内,该供应商应予以冻结;未能在期限内完成处理,该供应商予以淘汰。
5、绩效考核不达标;
通过对供应商进行绩效衡量,促进供应商绩效持续改进提升,淘汰不合格供应商,确保供应商资源质量,更好的支持公司业务发展。
6、二年及以上未发生业务的供应商;
(1)二年及以上未发生业务的供应商,供应商应予以冻结。
(2)冻结的供应商需经准入标准重新审核才能恢复合格供应商资质。
7、违反声明保证书,违反保密协议;
(1)双方建立物料采购-供应关系,就合作期间中所涉及的合法经营、诚信经营、廉洁经营、经营及技术方面的信息和资料等相关事宜达成签订《声明保证书》、《保密协议》,以资共同遵守。
(2)供应商的冻结、淘汰,按《声明保证书》、《保密协议》文件执行。
8、违反国家法律法规相关规定。
该供应商涉嫌违反国家法律法规规定,在调查期内该供应商予以冻结,确认后予以淘汰,调查结果没有违反国家法律法规规定,该供应商予以恢复为合格供应商。
六、供应商绩效管理
(一)供应商绩效管理目的
为确保供应商供应的质量,同时在供应商之间进行比较,以便加强同优秀的供应商进行合作,而淘汰绩效差的供应商。
供应商的绩效管理同时也是帮助供应商发现需整改的方向,可以促进供应商改善其业绩,更好的提供服务。
(二)供应商绩效考核方式及内容
1、工业设备供应商绩效考核在每个合同实施完成并验收后由各公司独立打分;采购部负责组织设备部及需求部门进行绩效评估并汇总评分结果(附件五),各部门考核内容以绩效考核表说明为准。
2、工业配件供应商绩效考核由各公司根据供应商的重要程度及业务量,每年年初制定供应商绩效考核计划,报供应链管理中心备案,并严格按计划执行考核;采购部负责组织设备部及需求部门进行绩效评估并汇总评分结果(附件六),各部门考核内容以绩效考核表说明为准。
七、供应商奖惩管理
(一)供应商奖惩管理目的
为提升供应商产品质量,对于日常不符合公司要求的相关问题情况,以供应商自发改善为主,以罚款为辅,运用合理的奖惩办法,督促供应商改善和提升。
(二)供应商奖惩管理方式及内容
1.根据供应商的重要程度及业务量,每年年初签订供应商奖惩考核标准确认函(附件七),另其他情况的以合同条款为准。
2.每月有质量问题和合同延期交货的情况,汇总到采购部登记,奖惩金额评定标准参考(附件八)。
采购部负责与出现以上问题情况的供应商签订供应商奖惩处理单(附件九)并跟踪财务处理结果。
3.低于两万元(包含两万元)由采购部,财务部签字确认,超过两万元的由运营总监审批。
附件一:
工业设备新供应商引入评审表;
附件二:
工业配件新供应商引入评审表;
附件三:
工业设备供应商资质评定报告;
附件四:
工业配件合格供应商评定报告;
附件五:
工业设备供应商绩效考核;
附件六:
工业配件供应商绩效考核。
附件七:
供应商奖惩考核标准确认函
附件八:
供应商奖惩考核标准
附件九:
供应商奖惩处理单
附件一
工业设备新供应商引入评审表
基本资料
供应商名称
供应商联系人
联系方式
产品类别
现有合格供应商名称
引入原因
引入后预计达到的目的
预计年度成本降低金额
对供应商资质审查意见
现场评审及说明(现场不评审原因说明)
是否需要进行样品试用
是/否
不需要原因说明
引入意见
预计完成
间时
超期说明
(要求3个月以内)
采购部
意见
研发部
意见
运营总监
意见
总经理
意见
注:
由相关部门共同组织评定,除会签栏外,其他内容均由采购部负责填写;
附件二
工业配件新供应商引入评审表
基本资料
供应商名称
供应商联系人
联系方式
产品类别
现有合格供应商名称
引入原因
引入后预计达到的目的
预计年度成本降低金额
对供应商资质审查意见
是否需要进行样品试用
是/否
不需要原因说明
引入意见
预计完成
间时
超期说明
(要求3个月以内)
采购部
意见
研发部
意见
运营总监
意见
总经理
意见
注:
由相关部门共同组织评定,除会签栏外,其他内容均由采购部负责填写;
附件三
工业设备供应商资质评定报告
供应商名称
所供产品
产品类别
序号
项目
准入标准
实际情况
是否已核实
1
企业基本要求
2
注册资金(万元)
3
成立年限
4
准入年限累计销售金额
5
准入年限累计销售案例
6
涉及代理品牌是否有授权
评定结论
评定小组签字
总经理批准
附件四
工业配件合格供应商评定报告
供应商名称
单位名称:
单位地址:
供应商联系人
联系电话
物料名称
型号规格
初评:
有无提供供应商信息调查表[ ]
有无提供产品技术指标及说明资料[ ]
有无进行新供应商引入评审[ ]
结论:
采购部负责人签名:
日期:
质量保证能力:
涉及代理有无产品授权证书
结论:
采购部负责人签名:
日期:
评定结论:
评定小组签名:
日期:
批准意见:
总经理签名:
日期:
附件五
工业设备供应商绩效考核表
供应商名称
采购单位名称
评价合同编号
序号
考核项目
评分标准
评分
部门
总分
得分
1
技术能力
A、产品交付方案优于公司需求,得10分;
B、产品交付方案满足公司需求,得8分;
C、产品交付方案低于公司需求,得5分;
设备部
10
2
交付及时
准确性
A、按照合同规定准时准确交付,得15分;
B、未按合同规定交付,得0分;
设备部
15
3
交付质量
A、交付产品能正常稳定运行,并达到预期效果的,得30分;
B、交付产品能正常稳定运行,但未达到预期效果的,得15分;
C、交付产品无法正常稳定运行的,得0分。
设备部
30
4
产品价格
A、首次报价最低的,得20分;
B、首次报价第二名的,得15分;
C、首次报价第三名的,得10分;
D、首次报价其余名次的,得5分。
采购部
20
5
付款条件
A、优于公司要求付款,得10分;
B、按公司标书要求付款,得8分;
C、未按公司要求付款,得5分;
采购部
10
6
服务与支持
A、沟通高效,总是能够迅速处理公司提出的问题和要求,得15分;
B、容易沟通,能够解决公司提出的问题和要求,得10分;
C、沟通困难,不能及时处理公司提出的问题和要求,得0分;
设备部
15
综合评价:
总计
90分≤优秀供应商,80分≤良好供应商<90分,
70分≤合格供应商<80分,不合格格供应商<70分
编制日期:
审核日期:
备注:
采购员负责编制,采购负责人负责审核。
附件六
工业配件供应商绩效考核表
供应商名称
采购单位名称
评价合同编号
序号
考核项目
评分标准
评分
部门
总分
得分
1
正常订单交货及时率
A、交货及时率≥98%,得15分;
B、交货及时率≥95%,得10分;
C、交货及时率≥90%,得5分;
D、交货及时率<90%,得0分;
仓库
15
2
紧急订单交货及时率
A、交货及时率≥98%,得5分;
B、交货及时率≥95%,得3分;
C、交货及时率<95%,得0分;
仓库
5
3
产品合格率
A、合格率≥98%,得30分;
B、合格率≥95%,得20分;
C、合格率≥90%,得10分;
D、合格率<90%,得0分;
设备部
30
4
质量问题响应时效
A、质量问题,收到通知后24小时内解决,得10分;
B、质量问题,收到通知后48小时内解决,得5分;
C、质量问题,收到通知后48小时后解决,得0分;
设备部
10
5
产品价格
A、首次报价最低的,得30分;
B、首次报价第二名的,得25分;
C、首次报价第三名的,得20分;
D、首次报价其余名次的,得10分。
采购部
30
6
SRM报价配合度
A、主动按SRM报价需求,准时准确完成报价,得10分;
B、在公司催促下按SRM报价需求,完成报价,得5分;
C、未按SRM报价需求,参与报价,得0分;
采购部
10
综合评价:
总计
90分≤优秀供应商,80分≤良好供应商<90分,
70分≤合格供应商<80分,不合格格供应商<70分
编制日期:
审核日期:
备注:
采购员负责编制,采购负责人负责审核。
附件七
供应商奖惩考核标准确认函
考核处罚
项目
序号
内容
金额
1
产品在生产过程中出现质量问题,质量损失金额2000元以下,赔偿损失即可;2000元以上的除赔偿外另需处以
500元/次
2
产品已生产成品交付给客户,但因产品原因形成质量损失的,除实行赔偿外另需处以
500元/次
3
送货时未按合同要求提供送货单和外包装标签处以
100元/次
交货
1
产品未按合同要求交货,推迟但没有影响生产进度的,按合同细则计算金额外另需处以
200元/次
2
产品未按合同要求交货,推迟且影响生产进度的,除赔偿造成的损失外处以
1000元/次
服务
1
采购合同或采购订单7天内未寄回原件盖章签字合同处以
100元/次
2
对供应商奖惩处理单在指定时间内未确认回复处以
200元/次
3
产品质量问题24小时内未回应的处以
500元/次
考核奖励
项目
序号
内容
奖金
当月奖励
1
针对公司应急订单按时满足交货,奖励
200元/次
2
提供有价值的市场信息,为公司采购策略调整作出重大贡献
1000元/次
供方:
需方:
销售部(签字):
采购部(签字):
盖章:
盖章:
日期:
日期:
附件八
供应商奖惩考核标准
考核处罚
项目
序号
内容
金额
考核部门
执行部门
1
产品在生产过程中出现质量问题,质量损失金额2000元以下,赔偿损失即可;2000元以上的除赔偿外另需处以
500元/次
质量部
采购部
2
产品已生产成品交付给客户,但因产品原因形成质量损失的,除实行赔偿外另需处以
500元/次
质量部
采购部
3
送货时未按合同要求提供送货单和外包装标签处以
100元/次
仓管部
采购部
交货
1
产品未按合同要求交货,推迟但没有影响生产进度的,按合同细则计算金额外另需处以
200元/次
采购部
采购部
2
产品未按合同要求交货,推迟且影响生产进度的,除赔偿造成的损失外处以
1000元/次
采购部
采购部
服务
1
采购合同或采购订单7天内未寄回原件盖章签字合同处以
100元/次
采购部
采购部
2
对供应商奖惩处理单在指定时间内未确认回复处以
200元/次
采购部
采购部
3
产品质量问题24小时内未回应的处以
500元/次
质量部
采购部
考核奖励
项目
序号
内容
奖金
考核部门
执行部门
当月奖励
1
针对公司应急订单按时满足交货,奖励
200元/次
采购部
采购部
2
提供有价值的市场信息,为公司采购策略调整作出重大贡献
1000元/次
采购部
采购部
附件九
XXX有限公司
供应商奖惩处理单
日期:
供应商
情况描述
处罚项
考1、奖惩明细:
不合格情况描述:
罚款金额:
****元
备注:
备注:
此表请在3日内确认并回复,若逾期不回复,我司默认贵司已确认。
供方:
需方:
销售部(签字):
采购部(签字):
财务部(签字):
财务部(签字):
盖章:
盖章:
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