第6次课 文档高级排版技术.docx
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第6次课文档高级排版技术
第6次课文档高级排版技术
教学目的和要求:
1、掌握样式的新建、修改与应用;
2、掌握脚注、尾注、批注、题注的插入;
3、掌握书签的插入和使用;
4、能够使用并录制宏来加速文档编辑进程;
5、了解域的使用;
6、掌握如何查看文档摘要并统计文档的字数和行数。
教学重点和难点:
1、样式的新建、修改与应用;
2、脚注、尾注、批注、题注的插入;
3、书签的插入和使用。
教学方法及手段:
实例教学,讲授与演示结合。
教学内容:
6.1样式
所谓样式就是由多个格式排版命令组合而成的集合,或者说,样式是一系列预置的排版指令。
当你希望改变某个特定文本(可以是一行文字、一段文字、也可以是整篇文档)的所有格式时,可以Word2000的样式来改变它。
因此,使用样式可以极大地提高工作效率。
样式排版通常应用于,此外也可以应用于目录书眉和页码等。
6.1.1新建样式
在排版文档时,经常要排版一些格式一致、而且具有多种文本格式的标题。
如果每排版一个标题都执行多次相同的命令,那将增加很多机械性的重复操作。
而有了Word2000中的样式功能,你就可以节省排版时间,加快排版速度。
Word2000中文版提供了很多种内置的样式供用户使用,如标题样式、正文样式等(如图1所示)。
另外,Word2000中文版还可以让用户自己创建一些新样式,并利用新样式来排版。
图61
要新建样式,可如下操作:
(1)单击“格式”菜单
(2)选择执行“样式”命令,会出现如1所示的“样式”对话框
(3)在对话框中单击“新建”按钮,出现如图2所示的“新建样式”对话框。
图62
(4)在“新建样式”对话框中首先输入样式名称,接着就可以编排该样式的格式了。
如图2所示,在“格式”菜单中提供了“字体”、“段落”等7个格式命令。
每一个命令均可以打开一个对话框用以设置相应的格式。
6.1.2样式的修改与应用
当你对自己创建的样式不满意时,还可以修改或删除相应的样式。
删除样式的方法很简单,只需在“样式”对话框的“样式”列表框中(如图32所示)选择欲删除的样式名,然后单击”删除”按钮即可。
更改样式的方法比删除样式稍微复杂一些。
在图1列表框中选择好欲更改的样式名,然后单击“更改”按钮,会打开如图34所示的“更改样式”对话框。
也许你已经发现了,“新建样式”对话框(如图2)与“更改样式”对话框(如图34)几乎没有什么区别。
事实也是如此,样式的修改过程与创建过程几乎完全相同。
你可以改变样式的名称,利用“格式”菜单中的命令改变样式的格式,添加或改变快捷键等。
唯一不同的是,此时样式的类型是无法改变的。
图63
当然,更改样式也可以用“格式”工具栏上的“样式”列表框进行,方法是:
(1)首先选中已经应用了样式的段落,并对它进行各种格式的更改。
(2)接着单击打开“样式”列表框,重新应用该样式,此时会打开如图4所示的“更改样式”对话框。
图64
(3)选中“从现在开始自动更新样式”复选框。
(4)单击“确定”按钮。
当你创建了新样式后,就可以在工作中使用该样式进行排版了。
应用样式基本上有以下几种方法:
(1)首先选定要排版的文本,然后打开“样式”下拉列表,从中选择相应的样式(如图5所示),这样即可应用样式到文档中。
图65
(2)打开“样式”对话框,从“样式”列表框中选择样式,然后单击“确定”按钮或单击“应用”按钮。
(3)利用定制好的样式的快捷键进行排版。
如:
按下Ctrl+Alt+1组合键可将选定文本变成“标题1”样式。
按下Ctrl+Alt+2组合键可将选定文本变成“标题2”样式。
按下Ctrl+Alt+3组合键可将选定文本变成“标题3”样式。
6.2脚注和尾注
脚注和尾注是一种注释,用于给文档中的文本添加备注、解释说明和引用说明。
通常出现在文档结束位置的注释称为尾注,而出现在文档中每一页的末尾的注释称为脚注。
在同一文档中可以同时包含脚注和尾注。
例如,可以用脚注作为详细说明而尾注作为引用文献的来源。
如果要添加脚注或尾注,单击“插入”菜单中的“脚注和尾注”命令,则弹出图6所示的“脚注和尾注”对话框。
图66
在“脚注和尾注”对话框中,如果在“插入”域中选择了“脚注”,那么就将在页面底端插入脚注;如果选择了“尾注”,就将在文档结尾出插入尾注。
在“编号方式”域中可以设置脚注或尾注的编号使用方式。
如果单击“自动编号”选项,则Word为注释自动编号;如果单击“字定义标记”选项,则可以键入你自己的注释标记,或单击“符号”按钮在弹出的“符号”对话框(如图7所示)中选择一种符号作为引用标记。
图67
如果在“脚注和尾注“对话框中单击了”选项按钮,则弹出图8所示的“注释选项”对话框。
图68
单击“所有脚注”和“所有尾注”选项卡,可以设置“脚注”和“尾注”的所在位置、编号格式、起始编号。
在“编号方式“域中可以选择一种自动编号方式。
如果单击“转换”按钮,则弹出“转换注释”对话框,在其中可以选择将脚注转换为尾注,或反之,或互换。
设置完“脚注和尾注”对话框中的选项之后,单击“确定”按钮就可以在文档中插入脚注或尾注。
设置完“脚注和尾注”对话框中的选项之后,单击“确定”按钮就可以在文档中插入脚注或尾注了。
如果要删除脚注或尾注,在文档编辑区选定脚注或尾注标记,然后单击“Delete”键,而不能在脚注或尾注窗格中删除脚注或尾注。
6.3题注
你在编辑文档时,常常会需要插入图形或表格等内容。
而这些图形、表格等往往需要进行说明,以帮助别人理解所表达的内容。
如果有多于一个以上的说明,那么还需要编号,这种对某一项目的说明,在Word中统称为题注。
如果要插入题注,首先要将光标放在要插入题注的位置,或者选定要添加题注的项目,然后单击“插入”菜单中的“题注”命令3,则弹出图9所示的“题注”对话框。
图69
在“题注”对话框中可以在“题注”框中键入用于题注编号后的的附加文字。
在“标签”列表中可以为题注选择标签。
Word本身提供了“图表”、“公式”和“表格”等标签。
单击“新建标签”按钮可以新建标签。
单击“位置”列表可以选择将题注置于所选项目之上或之下。
单击“删除按钮”可以删除“标签”框中选择的标签。
单击“编号”按钮弹出图10所示的“题注编号”对话框,可以在其中设置题注编号的格式。
图610
如果你希望每次在文档中插入所选项目时自动添加题注,则单击图20对话框中的“自动插入题注”按钮,则弹出图11所示的“自动插入题注”对话框,在“插入时添加题注”列表中选择一个或多个项目,然后可以象设置一般题注一样设置“自动插入题注”的选项,设置“使用标签”、“位置”等。
设置完毕后单击“确定”按钮,则所做的设置就会生效,以后Word就可以按照所做的设置自动插入题注。
图611
6.4书签
书签是文档中加以标识和命名的项目或位置,以便以后引用。
利用书签可以快速跳到指定位置、创建交叉引用以及为索引项标记页范围等。
6.4.1添加书签
(1)定要为其指定书签的内容,或单击要插入书签的位置。
(2)单击“插入”菜单中的“书签”命令,弹出图12所示的书签对话框。
(3)在“书签名”下,键入或选择书签名。
(4)单击“添加”按钮。
注意 书签名必须以字母开头,可包含数字但不能有空格。
可以用下划线字符来分隔文字,例如,“标题_1”。
图612
6.4.2删除书签
在“书签”对话框中选定了某个书签后,如果单击“删除”按钮,则可以删除该书签。
但Word只删除书签,而不删除用书签标记的文字。
“书签”对话框的“排序依据”单选框用来确定在“书签名”列表中列出了书签名的顺序。
如果选择“名称”,则按书签名排序;如果选择“位置”,则按书签的先后位置排序。
在对话框中的“隐藏书签”复选框,如果选中该复选框,则在“书签名”列表中显示所有隐藏书签。
6.4.3定位书签
如果要定位某个书签,可以在“书签”对话框中选定要定位的书签,然后单击“定位”按钮,则Word在编辑区中就定位到该书签标记的内容,关闭“书签”对话框就可以进行编辑了。
另外还可以选择“编辑“菜单”中的“定位”命令,打开如图13所示的“查找和替换”对话框,单击的“定位”选项卡,在该对话框中“定位目标”列表中选择“书签”,然后单击“定位”按钮即可定位到书签标记的内容或位置。
使用这种方法的好处是不必关闭“查找和替换”对话框就可以直接在编辑区内容中,因此有利于继续定位到另一个书签或位置。
6.4.4显示文档中的书签
(1)、单击“工具”菜单中的“选项”命令,然后单击“视图”选项卡,弹出图14所示的“选项”对话框。
(2)、选中“书签”复选框。
如果已经为一项内容指定了书签,该书签会以括号([…])的形式出现(括号仅显示在屏幕上,不会打印出来)。
如果是为一个位置指定的书签,则该书签会显示为I形标记。
图613
图614
6.5批注
批注是指作者或审阅者给文档添加的注释或注解。
在日后需要修改或确认,而当前又不能确定的情况下使用批注是很方便的。
例如在写报告时,有某些重要数据不能确定,则克以先将需要处理的东西放入批注中,然后继续写作。
当准备打印文档时,应该首先检查该文档的批注信息,看是否有需要确认或补充的内容。
者实际上也是一种良好的工作习惯。
插入批注的步骤如下:
(1)、选定要批注的文本或项目,或者单击文本的末尾。
(2)、单击“插入”菜单的“批注”命令或单击“插入”单击“审阅”工具栏(如图15所示)中的“插入批注”按钮
。
(3)、在屏幕底端的批注窗格中键入批注文字。
如图16所示。
提示 插入批注后,单击“关闭”可以关闭批注窗格。
图615
图616
执行完“批注”命令后,所选定的文本通常会变为黄色。
你可以在“批注窗格”中键入批注的内容。
如果你将鼠标指针放在编辑区有黄色底纹的文字上面,则可以查看批注。
Word会在有底纹的文字上方的屏幕提示中显示批注以及批注者的姓名。
如果没有显示批注,那么可以单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“视图”选项卡,然后选中“显示”域中的“屏幕提示”复选框。
如图14所示。
在“批注窗格”中显示有当前文档中所有的批注,单击任意一个批注则将在编辑区定位到该批注所在的位置。
在“批注窗格”上方有一个“批注来源”列表,该列表中的审阅者是在“选项”对话框“用户信息”选项中定义的审阅者的姓名的缩写。
如果你单击“关闭”按钮,则关闭“批注窗格”。
6.6修订
打开修订模式的方法是双击状态栏上的“修订”窗格。
在正常编辑状态下,在窗格中的“修订”两个字是变灰的。
双击后将正常显示,表示当前处于修订模式。
此时再进行编辑操作,则会对更改的内容加上修订标记。
通常对于新增内容、删除内容等修改项,Word会使用不同的修订标记。
如果你想更改修订标记的设置,可以单击菜单栏上的“工具”命令,然后选择“修订”项中的“突出显示修订”命令,则会弹出图17所示的“突出显示修订”对话框。
图617
在图17所示的对话框中有三个复选框,选中或清除它们会改变是否标记修订以及修订的显示。
如果单击对话框中的“选项”按钮,则会弹出图18所示的“修订”对话框。
图618
在“修订”对话框中可以设置插入的文字、删除的文字、修改的格式、以及修改过的行的修订标记与颜色,并且可以在相应的“预览”域中看到修改后的修订标记效果。
对修订过的文档,通常需要审阅以决定拒绝或接受修订。
通常可以直接在修订过的内容上单击右键,则弹出如图19所示的快捷菜单,可以在其中选择“接受修订”或“拒绝修订”命令以接受或拒绝修订。
可以根据对话框进行设置。
图619
图620
6.7宏
如果需要在Word中反复进行某项工作,那就可以利用宏来自动完成这项工作。
宏是一系列组合在一起的Word命令和指令,它们形成了一个命令,以实现任务执行的自动化。
您可以创建并执行宏(宏实际上就是一条自定义的命令),以替代人工进行的一系列费时而单调的重复性Word操作,自动完成所需任务。
以下是宏的一些典型应用:
◆加速日常编辑和格式设置。
◆组合多个命令,例如插入具有指定大小、边框、行数和列数的表格。
◆使对话框中的选项更易于访问。
◆自动执行一系列复杂的任务。
Word提供了两种创建宏的途径:
宏录制器和“VisualBasic编辑器”。
6.7.1在Word中录制宏
①、单击“工具”菜单的“宏”子菜单中的“录制新宏”命令。
则弹出图21所示的“录制宏”对话框。
图621
②、在“宏名”框中,键入宏的名称。
③、在“将宏保存在”框中,单击要用来保存宏的模板或文档。
④、在“说明”框中,键入对宏的说明。
⑤、如果不想将宏指定到工具栏、菜单或快捷键上,单击“确定”按钮开始录制宏。
要将宏指定到工具栏或菜单,请单击“工具栏”按钮,然后单击“命令”框中正在录制的宏,将其拖动到所需的工具栏或菜单中。
随后单击“关闭”按钮开始录制宏。
要给宏指定快捷键,请单击“键盘”按钮,然后单击“命令”框中正在录制的宏,在“请按新快捷键”框中键入所需快捷键,再单击“指定”按钮。
随后单击“关闭”按钮开始录制宏。
⑥、执行要包括在宏中的操作。
在录制宏时,可用鼠标单击命令和选项。
但是,宏录制器不能录制鼠标在文档窗口中的运动。
要录制如移动插入点,或者选定、复制及移动文本这样的操作,必须使用快捷键。
⑦、要停止录制宏,请单击“停止录制”按钮
。
注意 如果新宏的名称与Word中已有的内置宏同名,则该宏中的新操作将代替原有的操作。
例如,“文件”菜单中的“关闭”命令与一个名为“FileClose”的宏相关联,如果录制一个新宏并命名为“FileClose”,那么这个新宏将与“关闭”命令相连。
在单击“关闭”命令时,Word将执行录制的新操作。
要查看Word中的内置宏列表,请指向“工具”菜单中的“宏”子菜单,然后单击“宏”,再在“宏的位置”下拉列表中选择“Word命令”。
6.7.2运行宏
①、单击“工具”菜单的“宏”子菜单中的“宏”命令。
弹出图22所示的“宏”对话框。
图622
②、单击“宏名”框中要运行的宏的名称。
如果该宏没有出现在列表中,请从“宏的位置”框中选择其他文档、模板或列表。
③、单击“运行”按钮。
6.7.3宏的安全性
在使用Word时,最为担心的就是染上宏病毒。
所谓宏病毒是一种寄生在文档获模板的宏中的计算机病毒。
一旦打开这样的文档,宏病毒就会被激活,转移到计算机上,并驻留在Normal模板上。
从此以后,所有自动保存的文档都会“感染”上这种宏病毒,而且如果其他人打开了感染病毒的文档,宏病毒又会转移到其他的计算机上。
Word提供了三种安全级别以预防宏病毒感染,可以在“工具”菜单的“宏”项中选择“安全性”命令进行安全级别设置。
如果选择了该命令,则Word弹出图23所示的“安全性”对话框。
图623
在该对话框的“安全性”选项中可以设置“高”、“中”、“不”三种安全级别。
6.8查看文档摘要与统计字数
6.8.1创建和查看文档摘要
为文档创建一个言简意赅的文档摘要是十分必要的,因为很多人通过阅读摘要来了解文档大意之后,才决定是否要详细阅读这个文档。
Word具有自动创建摘要的功能。
尽管它不一定能找出所有的重要部分,有时还会突出一些不重要的部分,但编制摘要和突出要点毕竟是一个很了不起的出发点。
编写文档摘要的步骤为:
1)单击“工具”菜单中的“自动编写摘要”命令,弹出图24所示的对话框。
要取消正在执行的摘要操作,请按下Esc键。
图624
2)在“摘要类型”下面单击摘要的显示方式:
“在文档顶端插入摘要或摘录文字”或“新建一篇文档并将摘要置于其中”。
如果需要有关某个选项的帮助,请单击问号按钮,然后单击该选项。
3)在“相当于原长的百分比”框中键入或选择摘要的详细程度。
4)如果您不希望在执行“自动编写摘要”命令时替换“摘要信息”选项卡(位于“文件”菜单上的“属性”对话框中)上已有的关键词和备注,请清除“更新文档统计信息”复选框。
提示 创建了摘要或摘录文字后,最好对该摘要进行审阅以确保其中包括了文档的所有要点。
如果没有包含所有要点,可以单击“撤消”按钮删除此摘要,然后选择一个更高的相当于原长的百分比值,再试一次。
您也可以自己对摘要进行修改。
请注意,摘要文本是“草稿”,一般情况下都需要进行整理。
6.8.2统计文档的字数和行数
当一个文档编辑结束后,为了查看文档的页数,行数,中文字数等信息,可利用Word提供的统计功能。
操作步骤如下:
1)选择要统计的文本,若只把插入点置于文档中,则表示要统计整个文档的文本。
2)单击“工具”菜单中的“字数统计”命令,弹出图25所示的“字数统计”对话框,在对话框中列出了统计信息。
图625
注意 另一种查看文档的字数和行数的方法是:
单击“文件”菜单中的“属性”命令,再单击“统计信息”选项卡。
如图26所示。
图626
小结:
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