会议室使用管理制度.docx
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会议室使用管理制度.docx
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会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
会议室使用管理制度
1.目的
为了加强会议室的管理,做到合理使用,有效管理保证各类会议顺利召开及相关工作开展有序使用,提高会议室的利用率,特制定本规定。
2.范围
本规定适用于中心各会议室管理。
3.职责
3.1办公室负责公司会议室的安排和管理,保证室内整洁卫生,设施完好。
3.2办公室负责会议室的钥匙,会议室设施、卫生等管理。
4.内容
4.1会议室仅限于本公司用于举行会议,接待访客、商务研讨,招聘等工作,各部门安排的各种会议、工作需提前登记,由办公室负责安排时间,避免发生时间冲突。
未经允许不得擅自使用,如特殊情况需借她人使用,需经过申请经办公室同意方可。
4.2各部门因公使用会议室,原则上须提前一天需填写《会议室使用申请表》报备办公室,会议室使用遵循先全局性会议后各部门会议、先紧急性会议后一般性会议的原则。
由办公室协调安排后,方可在公司前台处领取钥匙,并使用会议室。
4.3各部门在使用会议室时,不得在会议室吸烟、大声喧哗,以免影响到其它同事正常办公。
4.4各部门在使用会议室的过程中,必须爱护公物,保持会议室的整洁,用完后所有设备放置原位。
会议室配置的影音设备由行政部负责监督管理,各部门使用人员应爱护会议室的公共设备,若发现使用部门操作不当及人为造成损坏的,须追究当事的相应责任。
4.5会议室内所使用设备、工具、办公用品未征得行政部同意任何人不得拿出会议室或作为她用。
若确因需要借用,必须征得办公室同意后方可动用,事后归还原处。
4.6凡使用会议室的部门负责会议室内席签摆放及座次的安排,办公室协助提供会议用品(包括茶叶、水果、面巾纸等),不得在会议室内随意乱贴乱画。
4.7会议室的照明、空调、音像设备的使用及会务工作由会议室原则上由使用部门负责,办公室协助指导使用。
若主办会议部门要求悬挂会标,专题会议后应将会标立即撤销;若有其它特殊性要求,需提前申报,经办公室同意后,方可进行。
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