高校活动策划规范手册XFU.docx
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高校活动策划规范手册XFU.docx
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高校活动策划规范手册XFU
前言:
作为一名学生干部,在完成基础工作之外,也需要具备活动的策划及实施能力。
学生干部是老师和广大同学沟通和交流的一个良好纽带。
所以一个好的学生干部要有较高的综合能力,对于刚入学的新生来说,还不是很具备良好的组织管理能力、协调能力、社交能力、创新能力、应变能力等。
因此学生干部需要很强的自身要求,并且将自己投入到活动的策划与组织之中,磨练自己所缺乏的能力。
在活动的策划及实施的过程中,能够锻炼学生干部将想法与实际结合的能力,对于大学生解决问题的能力是一种很有效的提高手段,并且其策划的优秀活动也极大的丰富了校园生活。
本手册对于活动的策划、流程、书写规范及评估可行性进行了详尽的介绍,望广大同学认真学习阅读。
目录:
1、什么是活动策划及其作用…………………………1
2、活动策划格式及规范………………………………2
3、如何定位活动主题…………………………………6
4、细化活动流程该怎么做……………………………7
5、其他应注意的细节问题……………………………7
6、附:
经典活动策划举例……………………………10
一、什么是活动策划及其作用
策划的含义广泛,在不同的领域赋予着不同的意义。
我们所了解的有广告策划,产品策划,市场分析、营销渠道策划等。
我们平时最常接触的是校园活动策划。
校园活动策划,就是活动的计划书,包括了活动主题,时间,地点及活动流程等内容。
所谓的策划书,说起来让人觉得“高深神秘”,其实并不然。
策划书的实质就是活动计划,但是落实在纸上,要比计划详尽的很多。
策划主要包括两个部分,一个是whattodo(做什么),和howtodo(如何去做)。
因此,通过写策划可以了解到如何掌握活动方向,确定性质,并且锻炼思考和解决问题的能力。
无论是各社团还是各团学组织,一份好的策划不仅能够组织出一场深受好评的校园活动,也代表了其组织的活动水平和整体素质。
活动策划是活动的基础,新鲜的创意,详细的活动流程等各个部分组成了一份优秀的策划书。
因此一份好的策划书对一个组织的活动开展起到了重要的作用。
“千里之行始于足下”,认真对待策划书的规划,这是成功组织活动的第一步。
二、活动策划格式及规范
活动策划应由多发方面组成,格式根据具体情况不统一,但需要从以下几方面对活动进行细致描述。
主要包括策划书名称,活动背景,活动目的、意义和目标,资源需要,活动流程,经费预算,活动负责人及主要参与者这七大部分。
你的策划书中包含了足够的信息,想到了每一个方面,对每一种会发生的情况都照顾到了,这就是成功。
想做到这一点也不难:
其一,我们使用“模版化方法”,比如下面一副模板,这里提供了你需要思考的完整的方面,把这些方面填充全面,一份基本的策划书就已经出来了。
1、策划书名称
名称既包括了活动的名称也包括了活动的性质和主题。
读者从名称中就可以大致了解到活动的性质和内容,这是策划书名称基本要达到的目的。
尽可能具体的写出策划名称,如“×年×月××大学××活动策划书”,置于页面中央,当然可以写出正标题后将此作为副标题写在下面。
2、活动背景
这部分内容应根据策划书的特点在以下项目中选取内容重点阐述。
具体项目有:
基本情况简介、主要执行对象、近期状况、组织部门、活动开展原因、影响、以及相关目的动机。
其次应说明问题的环境特征,主要考虑环境的内在优势、弱点、机会及威胁等因素,对其作好全面的分析。
这个环节对活动进行的环境以及各个因素进行分析,考虑利弊因素,推测活动开展的实际性。
3、活动目的、意义和目标
活动的目的、意义应用简洁明了的语言将目的要点表述清楚;在陈述目的要点时,该活动的核心构成或策划的独到之处及由此产生的意义都应该明确写出。
活动目标要具体化,并需要满足重要性、可行性、时效性。
在详细写活动目的和意义时,要紧贴校园生活和建设。
校园活动的目的是服务于校园建设和师生生活,因此对校园建设有益处的活动必将受到青睐。
并且所写内容要全部属实,拒绝浮夸,一切从实际出发。
4、资源需要
列出所需人力资源,物力资源,包括使用的地方,如教室或使用活动中心都详细列出。
可以列为已有资源和需要资源两部分。
5、活动流程
(1)作为策划的正文部分,表现方式要简洁明了,使人容易理解,但表述方面要力求详尽,写出每一点能设想到的东西,没有遗漏。
这就需要策划者对活动进行全方位的掌握和了解,并进行任务分配。
在此部分中,不仅仅局限于用文字表述,也可适当加入统计图表等。
活动流程的各项目应有相应的顺序排列,如逻辑顺序、时间顺序等,力求条理性和逻辑性。
(2)流程应包括多角度、多方面,根据不同的顺序进行排列,以下几方面供读者参考。
A.按序安排:
这是最先考虑的环节,因为人员分工安排,硬件设备安排等其他准备都由这个环节所决定。
因此一定要重视环节的构建。
其中主要包括时间顺序和逻辑顺序。
按照先后发生的时间将活动进行细致的安排和布置。
比如准备一场朗诵比赛,按照时间和逻辑顺序,按照逻辑顺序则安排如下:
宣传,报名,准备赛场,进行预赛,复赛,决赛,颁奖。
其中还包括了很多细节,但是主要环节如上所述。
安排要合理并且实际,增强策划的可行性和实施性,只要掌握了主要的活动脉络,那么活动就如顺水行舟的顺利进行。
B.分工安排:
分工安排主要针对人员职责和职能安排,这个环节是整个活动顺利进行的保障。
针对各个环节和细节的需要,安排各部门和人员的职能,其前提是要遵循各部门和人员的基础智能,尽量避免让文案人员去做机动人员,避免让宣传人员去做现场组织等。
组织的各个部门培养出了各方面的人才,其中也不乏全能性人才,因此在分配时要注意每个部门和人员的特长和心理,这样才能提高执行力。
在安排时,要优先以部门为单位并且分配相应任务,再由部门进行下达到人员,最后由部门对上层进行反馈,使得领导人员能够掌握全面的信息。
而这就需要策划者进行详尽的计划,并向各部门下达明确、详细的任务安排,避免敷衍了事。
C.硬件支持:
硬件支持有很多方面,在活动中起到了不可或缺的作用。
所以一定要提前考虑需要什么样的设备和硬件,在思考如何申请硬件设备时要根据各个环节的内容来决定。
如歌曲大赛需要话筒,音响等基础设备,还需要准备打分牌,计时器等补充硬件设备。
因此,要在充分考虑的基础和反复实践中吸取经验,考虑到细节问题,完美的举办好每次活动。
D.细节补充:
细节是对各个环节安排的补充,在此提供以下方面供读者参考:
会场布置、接待室、嘉宾座次、媒体支持、校园宣传、广告制作、主持、领导讲话、会场服务、电子背景、灯光、音响、摄像、信息联络、技术支持、秩序维持、衣着、指挥中心、现场气氛调节、接送车辆、活动后清理人员、合影、后续联络等。
6、经费预算
活动的各项费用在根据实际情况进行具体、周密的计算后,用清晰明了的形式列出。
经费的支出主要针对于前期准备项目,如宣传所用材料资费统计,活动进行中设备的租赁费用及其支出,还包括活动中及结束后的一些支出项目。
在进行经费的预算时,一定要细致入微,将各项目支出按照“项目名称—项目使用情况(或用处)—单价—数量—总价”的顺序或其他方式排列清楚,且所有项目的支出要根据现实情况来确定。
7、活动负责人及主要参与者
需注明组织者、参与者姓名、嘉宾、单位(如果是小组策划应注明小组名称、负责人)。
3、如何定位活动主题
活动的主题是一份策划最好的宣传,并且由主题可以大致概括出策划的主要内容,让读者由主题就可以大致了解到策划的内容。
千篇一律的主题只能使得策划书石沉大海,尽管内容再优秀也不会被重视。
因此一个新颖的主题是一份好策划的开始。
策划者可以根据以下几个角度考虑主题的安排:
1.由组织性质决定。
策划者首先要认清组织的性质,在其职能范围内确定活动的性质和主题,首先不会与其他组织造成矛盾,其次会由活动的宣传扩大组织的影响力。
2.按照时间顺序。
很大一部分活动主题由每月的节日及纪念日作为载体,借助其影响力组织相应的活动,减少宣传的压力。
3.根据学校动态。
在不同的时期可以组织多种多样的校园活动。
如开学伊始可以组织有关新生入校的活动,期末时可以组织学生进行学术交流活动等。
4.自发策划内部互动。
每个组织作为校园社团的一个单位,也应定期举行内部的互动,加强内部联系,为以后的工作打下坚实的基础。
5.根据活动可行性。
考虑到组织性质和活动性质是否相符,以及活动内容是否符合实际,对活动的可行性进行评估。
根据实际情况进行具体分析,使活动主题更加赋予可实施性,加强策划者的执行力,避免策划胎死腹中,无法实施。
以上几点仅供参考,还需读者自行完善。
4、细化活动流程该怎么做
首先,细化活动流程要以一个合理的流程作为主体,并需要对流程进行评估,在符合实际情况下,尽量提高可行性。
其次,按照每个流程环节进行仔细思考,在此提倡策划者要与他人多进行沟通和交流,在反复的预演中发现问题并解决问题,已达到细化流程的目的。
细化流程需要准确的思路,主要是根据活动流程的顺序来进行。
因此策划者要积累大量的经验,全面考虑问题,也可以采取彩排的方式,并在彩排中及时发现和解决问题。
这也可以加强所有参与者对于活动安排的理解,协助活动顺利进行。
5、其他应注意的细节问题
“细节决定成败”,在策划一次成功的活动时,一定要注重细节的完善。
一次成功的活动需要有新颖,优秀的主题;条理清晰的活动流程;详细的部门人员任务分配;覆盖活动始终的细节安排。
按照大学活动的一般活动流程,我们可以根据此顺序进行细节补充。
(1)活动若办,策划先行
策划是办活动的脉络,一份好的策划是成功的前提。
首先要认真对待策划书的编写,一份好的策划书包括简洁,准确,规范的特点。
(2)获得支持
获得领导的认可与支持,是一件非常有必要的事情;尤其要获得其他组织的支持,你的活动就会变得特别好办,而且多半会成功。
加强与同事的联系,将自己的想法展示在大家面前,并以策划书为主提高大家对你的信任度,这样才能够团结集体,办好一个优秀的活动。
(3)组织任务小组,分配人员职责
首先要将组织的个部门职能熟记于心。
其次,权责相应,每个人都要非常明白自己的责任。
分配任务要优先以部门为单位,而不能说某件事“你们几个做”,这样这件事情基本做不好。
如果组织有明确的部门分工,那么就按照部门来安排工作,再由部门进行反馈。
如果没有,可以按照这几个方向安排:
指挥中心,外联赞助组,现场工作组,宣传媒体组,现场秩序、礼仪接待组、机动应急人员。
打印出权责清单,让每个人看得明明白白。
并且,尽量有规律的碰头交流,及时汇报进展,以便处理各种信息。
(4)进行宣传
活动的主体是参与人员,如何将活动增强影响力并吸引认得眼光,那么就需要进行宣传。
调足参与者的胃口,是广告、海报或其他媒体的职责。
传统的宣传方式有展板宣传,网络宣传,分点宣传,公寓宣传等。
当今网络发展迅速,策划者大可以以传统宣传为主,网络宣传为辅,利用其现今大学生常用的一些网络软件进行宣传:
建立微信平台、XX贴吧、人人、新浪微博等宣传方式。
并且借助这些宣传方式可以将活动信息传播到校园内外,扩大影响力。
(5)联系方式
在活动的运作中,组织者们需要进行大量的交流和联系。
作为大学生,应该以第一课堂为主,因此不会有很多的时间进行面对面的交流。
因此消息的传达可以由短信等方式进行交流。
要建立相应的联系方式,如由确定的一个人群发信息,受到信息后要求及时回复,如有问题应当时提出。
这样组织者才能掌握第一手消息,控制活动的进度。
(6)应急情况
在活动中一定会有突发情况的发生,所以策划者在策划活动时要考虑到全方面,准备好应急措施,并专门安排人员灵活应对突发事件。
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