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00147讲义3
第三章 工作分析
【前言】本章包括三个部分:
工作分析概述、工作分析的程序及方法、工作设计。
本章考点主要以单选题和多选题的形式出现,偶尔也会以简答题的形式出现。
本章每年一般会出两道题目,属于比较重要的章节。
第一节 工作分析概述
(一)工作与工作分析
1.工作的基本概念
狭义的工作是在一段时间内实现某一目的而进行的活动,即任务;从广义上说,工作是与组织紧密相连的,即个人在组织中全部角色的总和。
从组织的角度看,工作包涵以下几方面内容:
(1)工作是组织内部最基本的构成要素。
组织能够顺利运转,得益于一个一个项目的完成,这些项目就是组织的各项工作。
工作是组织内部最基本的结构组成,彼此相互依赖,又相对独立,各自执行着不同的使命。
组织完善功效的达成是由各种工作发挥不同功能实现的。
(2)工作是同类岗位(职位)的统称。
通常在谈到岗位时,总会涉及相关的工作内容、职责等。
一般来说,工作的区划是基于同样类别、按照一定顺序产生的分组。
通常为了便于管理,常把相似性工作作为同一个系统进行管理。
(3)工作是人进入组织的中介。
单个的个体是通过工作这一中介进入组织的,即是“按需设岗”的原则而不是“因人设岗”。
人进入组织以履行工作职责为首要内容,工作对人的能力、经验等方面的要求也是基于组织的实践而提出的。
(4)工作与组织相互支持。
工作分解是基于组织目标的分解提出的,工作是构成组织的最小单元。
当组织发生变革的时候,工作的分配也将发生改变;同时,随着工作过程的改变、工艺流程的优化、工作熟练程度的提升等,工作的内涵和外延都会发生变化,而这种变化最终导致组织分工方式和管理方式的改变。
2.工作分析的基本概念
工作分析,是收集与某一特定工作有关的工作信息的系统过程。
通过工作分析,可以确定某一项工作的任务和性质是什么,哪种类型的人适合从事某项工作。
很多企业在进行工作分析时,只是简单地对工作内容、工作性质进行描述。
实际上,工作分析不仅仅是单纯的关于工作的描述,它除了包括对工作内容、工作性质、工作方式、工作环境以及任职者专业要求、经验要求、身体素质要求等多方面的分析以外,还应包含企业内外部环境的分析。
工作分析是一项管理活动,是支撑其他管理活动的基础性内容;基于过程的工作分析是通过各种手段和方法收集有关工作信息,并对信息进行加工、整理、分析的综合性过程。
工作分析的结果一般为工作描述,它是工作分析的直接结果形式,其表现形式有工作说明书(或称职位说明书)、资格说明书(或称工作规范)。
【练习·单选题】运用科学方法收集与工作有关的信息的过程,是指( )。
A.工作规范
B.工作设计
C.工作评价
D.工作分析
[答疑编号506429030101]
『正确答案』D
『答案解析』收集信息的目的是分析,因此,这是工作分析的任务。
(二)工作分析的相关概念
工作分析相关概念的关系,如图3—1所示。
图3—1工作分析相关概念图解
1.工作要素
工作要素是工作中不能再继续分解的最小活动单位。
2.工作任务
工作任务是由一个或更多工作要素组成,构成员工工作绩效中的逻辑和必要步骤的一种清晰活动,即工作活动中达到某一工作目的的要素集合。
3.工作职责
工作职责是由各项相关联的任务构成,可以是一项任务,也可以是多项任务组成。
区分职责和任务总是不容易的,把任务看成是职责的子集可能对我们会有所帮助。
【举例】人事管理人员的职责之一是进行工资调查。
这一职责由下列四个任务组成:
设计调查问卷,把问卷发给调查对象,将结果表格化并加以解释,把调查结果反馈给调查对象。
4.职位
职位是指某一时间内某一主体所担负的一项或数项相互联系的职责集合。
职位的数量是有限的,职位的数量又称为编制。
个人数量与职位相匹配,有多少职位就有多少人,两者的数量应相等。
5.职务
职务是一组重要责任相似或相同的职位。
通常在使用职位与职务概念时是不加以区分的,但是职位与职务在内涵上有很大的区别。
职位是任务与责任的集合,它是人与事有机结合的基本单元;职务则是同类职位的集合,它是职位的统称。
一个人所担任的职务不是终身的,可以是临时的,也可以是常设的;职位不随人员的变动而变动,当某人的职务发生变化时,是指他所担任的职位发生了变化,即组织赋予他的责任发生了变化。
职位可以按照不同的标准加以分类,但职务一般不加以分类。
6.职权
职权是职位依法被赋予的某种权力,以保障履行职责,完成工作任务。
职责往往与职权是有密切关系的,特定的职责要赋予特定的职权,甚至是特定的职责等同于特定的职权。
7.职系
职系是指职责繁简难易、轻重大小,所需资格条件也并不相同,但工作性质却相似的所有职位集合。
例如,人事行政、社会行政、财税行政、保险行政等各属于不同的职系。
每个职系所包含的职位性质相似,而这些工作繁简难易、责任轻重及其任职资格要求并不相同。
职系又称职种,每个职系便是一个职位升迁的系统。
【练习·单选题】与人员数相等的是( )。
A.任务数
B.职责数
C.职位数
D.职务数
[答疑编号506429030102]
『正确答案』C
『答案解析』任务和职责显然与人员数无关,一个人一个位置,这个位置就是职位。
职务比较少,很多人的职务是相同的。
二、工作分析的内容
工作分析内容一般包括七个问题的调查和五个方面的信息分析。
七个问题的调查包括:
由谁来做(who)、做什么(what)、何时做(when)、在哪里做(where)、为什么做(why)、为谁做(forwhom)、如何做(how)。
(1)Who——需要什么样的人来完成这项工作。
任职者的资格条件包括:
知识技能、工作经历、教育培训、身体素质、心理素质等方面的内容。
(2)what——需要完成什么样的工作。
该岗位具体工作是指任职者的工作内容和责任权限,包括任职者所要完成的工作活动、任职者的工作活动产出(产品或服务)、任职者的工作活动标准等。
(3)where——该岗位的工作环境。
工作环境的条件分析是对任职者工作环境和工作条件的描述,包括物理环境、社会环境和安全环境。
主要考虑工作环境中对劳动者劳动生产率和身心健康有影响的因素。
(4)When——工作时间安排。
工作的时间安排包括工作进度和工作班次的安排。
哪些工作是有固定时间的,一般在什么时间做;哪些工作是例行性的、周期性的工作,具体的时间和周期是什么。
(5)why——为什么要完成这项工作。
任职者从事的工作在整个组织中的作用包括:
工作与组织其他工作之间的关系及工作的目的。
(6)Forwhom——为谁工作。
任职者向谁请示和汇报工作,向谁提供信息、提交工作结果。
这还包括工作的内部关系和外部关系。
内部关系是指该岗位的直接上级和直接下级是谁,外部关系是指该岗位与哪些政府部门、企业机构或其他组织有联系。
(7)How——如何完成工作。
岗位员工如何进行工作活动以获得预期的工作结果,包括员工从事的一般程序与流程,操作的机器设备和工具,工作活动的文件记录及工作的关键控制点。
五个方面的信息分析包括:
(1)工作名称分析,包括对工作特征的描述、概括与表达。
(2)工作内容分析,包括工作任务、工作责任、工作关系与工作强度的分析。
(3)工作环境分析,包括物理环境、安全环境与社会环境的分析。
(4)工作条件分析,包括必备的知识、必备的经验、必备的操作技能和必备的心理素质分析。
(5)工作过程分析,包括对工作环节、人员关系与所受影响的分析。
三、工作分析的作用
(一)工作分析是制订和实施科学合理的人力资源规划的重要条件和基础
(二)工作分析是组织招聘、选拔和人员配置的依据
(三)工作分析是组织开展员工培训与开发的必要条件
(四)工作分析是绩效管理的重要前提和客观依据
首先,工作分析可以为绩效考核提供标准和依据。
其次,明确的绩效标准为在岗人员设立了一个标杆,以提高工作绩效。
只有建立在工作分析基础上的考核指标体系,才能全面、准确地对员工进行评价,达到对员工的激励目的。
(五)工作分析为企业制定公平合理的薪酬制度提供可靠保证
首先,组织的薪酬水平高低取决于岗位职责、任职技能要求高低和对组织贡献大小等因素,这些因素都必须通过工作分析才能获取。
其次,组织在制定薪酬政策时必须依据公平合理的原则,而工作分析则对各个职位承担的职责、从事的活动、任职资格的要求等做出了具体的描述,可使企业根据各岗位在组织中的重要性程度给予不同的薪酬设计。
再次,工作评价是用定量与定性相结合的科学方法,在工作分析的基础上确定岗位能级层次的过程。
工作分析所形成的工作说明书是进行工作评价、确定薪酬等级的依据,工作评价的信息也多来源于工作说明书的内容。
所以,工作分析是企业制定公平合理的薪酬政策的重要基础。
(六)工作分析为员工提供职业咨询和职业指导
现代人力资源管理与开发的所有职能,包括人力资源获取、整合、保持与激励、控制与调整、培训与开发等职能,都以工作分析为基础和前提,组织只有做好工作分析,才能科学、公正、高效地完成现代人力资源管理工作。
第二节 工作分析的程序及方法
一、工作分析的程序
工作分析主要可以划分为5个阶段:
准备阶段、调查分析阶段、实施阶段、形成结果阶段、应用反馈阶段。
(一)准备阶段
1.确定工作分析的目的
工作分析的目的直接决定了工作分析的侧重点,决定了工作分析需要搜集的信息和获取信息的方法。
工作分析活动的开展是为建立招聘制度,员工选拔、培训制度,开发绩效评估工具和建立薪酬体系奠定基础。
对于建立合理的人员选拔制度,工作职责和工作必需的技能则是最重要的信息搜集对象;对于开发科学的绩效评估工具,工作分析的重点是搜集各项工作任务的质量、数量和时间等方面的标准;建立合理的薪酬体系,需要重点搜集工作职责、工作条件等信息,以便评价各岗位价值。
2.确定工作分析的岗位范围
组织中的岗位有很多,工作分析应选择哪些岗位作为分析对象,主要受工作分析的影响,但同时也会受到其他因素的影响。
通常,对组织的成功发展影响最大的岗位会被作为主要分析对象。
组织中工作难度较大、所用知识或技能需要不断更新的岗位也需要重点进行分析。
因为这样的岗位需要不断招收新的任职者或者对原有任职者继续进行培训。
同时,合法性也影响着工作分析的岗位范围,对那些主要是少数民族或女性任职者的岗位要进行分析,以确保组织合法运行。
另外,当一种岗位的工作内容需要做些改动时,该岗位也必须作为分析对象。
例如,一个新增的岗位、一个对其他岗位产生消极影响而需要取消的岗位,都需要通过工作分析对组织中原有的岗位进行调整。
3.直接管理者的配合
在进行工作分析的时候,直接管理者是重要的参与者,同时也是说明书中重要的使用者。
直接管理者在工作分析中起着承上启下的作用,他是否积极配合影响着工作分析的成败。
4.获得高层管理者的支持
在大多数组织中,工作分析是人力资源部提出的。
为了保证工作分析的顺利进行,必须得到高层管理者的支持。
只有得到高层管理者的支持才会受重视。
(二)调查分析阶段
经过充分的准备后,工作分析就进入了实施调查阶段,这一阶段的主要工作有:
1.与工作分析涉及职位的任职者沟通
工作分析需要深入地了解各种职位状况,必须与该任职者进行沟通,获得他们的支持对顺利完成工作分析至关重要。
2.制订调查分析工作计划
开展调查、分析工作前,工作分析人员应拟订详细的工作计划,明确调查分析阶段各项具体工作的时间、每位工作分析人员应负的职责,以提高调查和分析的工作效率,尽可能节约成本。
3.调查分析信息数据
调查分析信息数据是整个工作分析中的核心步骤。
(三)实施阶段
在工作分析的实施阶段,应主要做好以下工作:
1.确定工作分析的目标和侧重点
工作分析的目标决定了进行工作分析的侧重点,决定了工作分析需要获取哪些信息,用什么办法获取这些信息。
2.实施宣传培训
进行宣传培训的目的主要有以下三方面:
(1)让参与工作分析的人员了解工作分析的目的和意义,力图打消员工对工作分析不了解而产生的恐惧不安、冷漠等情绪,争取最大的支持和配合,争取他们在实际搜集信息时的支持和合作。
(2)让参与工作分析的人员了解工作分析大致需要多长时间,大概的进度是怎样的,便于他们做好工作安排,留出足够的时间配合工作。
(3)提高信息搜集、整理、分析能力,促进工作顺利开展。
3.建立工作分析项目组和有序的组织控制
在进行工作分析的准备阶段,需要成立进行工作分析的专门组织。
同时也要明确组织成员各自的职责,这样就可以保证分工明确,易于协调,同时保证工作效率和质量。
项目组组长的责任有:
审核和批准项目规划方案、实施计划、建议等;负责项目实施过程控制;负责整个项目结果的评价;负责项目实施过程中的其他重要决策。
项目副组长的责任有:
保障项目实施过程中所需要的人、财、物等资源;负责向组长汇报项目进展程度和需要解决的问题,汇报阶段性项目成果;负责初审、修改项目规划方案、实施计划、建议等;负责组织、协调项目实施工作;负责协调各部门和项目组的工作;负责企业资源配置;负责组织相关会议,对项目和企业有关人员进行培训;负责督促项目工作进度,检查项目工作质量。
4.选择搜集信息的方法
搜集信息方法多种多样,有定性也有定量的方法,应根据实际情况选择有效的方法:
(1)要考虑工作分析的目标。
(2)要考虑所分析职位的不同特点。
(3)要考虑时间的成本和产出周期。
选定了搜集信息方法之后,需要设计相应的搜集信息的程序和相关文件,如访谈提纲、调查问卷等,以确保信息搜集的准确性。
确定工作分析所需的信息,为正确地编写工作说明书提供依据。
这个阶段的任务是根据调查方案,对组织的各个岗位进行全方位的了解。
搜集有关工作活动、职责、工作特征、环境和任职要求等方面的信息。
在信息搜集中,一般可灵活运用访谈、问卷、实地观察等方法来得到有关岗位工作的各种数据和资料。
调查是工作分析中十分必要的准备工作,其真实程度以及准确性直接关系到工作分析的质量。
这一阶段是整个工作分析过程的核心阶段。
在这一阶段,主要按照事先确定的方法,根据既定的操作程序或计划搜集与工作有关的信息,并对信息进行描述、分类、整理、组织、转换,使之成为书面文字。
(四)形成结果阶段
形成结果就是形成工作说明书。
工作分析人员在对所搜集的信息分析整理后,并请有关任职者及其直接上级核对、确认,以避免信息分析的偏差。
工作分析结果经工作分析人员修改后,可以作为工作说明书编写的基础信息。
工作说明书包括工作描述和任职资格。
工作说明书是对岗位工作任务、工作职责和任职资格等信息加以整合形成的具有组织规章效力的正式文本,其具体内容的繁简程度根据工作分析的目标而定。
(五)应用反馈阶段
工作说明书是由人力资源管理专业人员编写的,有时甚至是由组织外部的专业人员编写,而工作说明书的使用者大多是没有该专业经验的。
所以,在应用工作说明书前,要进行工作说明书的使用培训,使各岗位任职者及其直接上级了解工作说明书每一部分的含义,使他们能够充分掌握工作说明书在工作中的应用。
工作说明书被应用于组织人力资源管理的方方面面,如员工招聘、选拔、培训、绩效考核、薪酬制度等,实际运用中会发现工作说明书存在的不足,需要及时进行修订。
并且,随着组织所处环境的发展变化,组织中各岗位的工作也会受到影响,一些岗位的性质、外延及内涵会发生变化。
因此,工作说明书的修订、调整是需要不断进行的。
【练习·单选题】工作分析过程的核心部分是( )。
A.准备阶段
B.收集信息阶段
C.分析阶段
D.实施阶段
[答疑编号506429030103]
『正确答案』D
『答案解析』工作分析的最终目标是为了实施,因此,核心是实施阶段。
二、工作分析的方法
用于收集信息的工作方法主要包括:
观察分析法、访谈法、问卷法、职能性职务分析法、工作日志法、工作参与法等。
(一)观察分析法
观察分析法又称现场观察法,是一种由有经验的人通过现场观察记录的方法。
具体来说是指,工作分析人员在工作现场运用感觉器官或其他工具,观察特定对象的实际工作动作和工作方式,并以文字或图表、图像等形式记录下来,从而进行收集工作信息的方法。
这是工作分析中最简单,也是最常用的一种方法。
观察的形式可分公开观察和隐蔽观察两种。
为了提高观察分析的效率,所有重要的工作内容与形式都要记录下来,而且应选择不同的工作者在不同的时间内进行观察,这样可以相互平衡,有助于消除分析者对不同工作者行为方式上的偏见。
因为面对同样的工作任务,不同的工作者会表现出不同的行为方式。
对于同一工作者在不同时间与空间的观察分析,也有助于消除工作情景与时间上的偏差。
一般说来,观察分析法适用于短期的外显行为特征的分析,适合于比较简单、不断重复、容易观察的工作分析,而不适用于隐蔽的心理素质分析,不适合于没有时间规律与表现规律的工作。
例如,不适合于各种户外工作及各种高、中级管理人员的工作等,因为这些工作的过程与结果都是不易被观察到的。
此外,应用观察法需要注意一个现象,即“霍桑效应”。
一旦观察对象得知他们正处于被观察地位的时候,他们的工作表现会比平常好,也就是说当人们在感受到被关注时会提高工作效率。
一般来说,运用观察法时需要遵循以下几个原则:
第一,稳定原则。
被观察者的工作应该相对稳定,即在一定的周期内,工作内容、程序、对工作人员的要求不会发生明显的变化。
第二,信任原则。
尽量获得被观察者的信任。
第三,隐蔽原则。
观察者应尽可能不要引起被观察者的注意,有特定目的的情况除外。
第四,详尽原则。
根据预先确定的目的和欲观察的内容,详细地记录所有观察到的资料。
第五,代表性原则。
选择样本时要注意样本的代表性。
第六,沟通原则。
现场观察完毕之后同被观察者的直接主管沟通观察的结果。
【练习·多选题】运用观察法时,需要注意的原则有( )。
A.稳定性原则 B.信任原则
C.详尽原则 D.沟通原则
E.尊重原则
[答疑编号506429030201]
『正确答案』ABCD
『答案解析』观察时一般不直接接触被观察对象,因此,不存在尊重的可能。
(二)访谈法
访谈法也称面谈法,主要由工作分析专家与被分析工作的员工就该项工作进行面对面的交流,从而获得相关信息的方法。
1.访谈内容
(1)工作目标:
为什么设立这一职务,根据什么确定该职务的报酬。
(2)工作内容:
任职者的具体工作及其产生的影响。
(3)工作性质和范围:
访谈的核心内容,主要了解该工作在组织结构中所处的位置,上下级之间的关系,需要具备的技术知识、管理知识、人际关系知识,需要解决问题的性质及主动权。
(4)所负责任:
涉及组织、战略政策、控制、执行等。
(5)任职资格:
担任该项工作的员工需要怎样的学历背景、经验、技能条件或专业执照。
2.访谈法的优缺点
访谈法最大的优点就是能够简单而迅速地收集多方面的关于体力和脑力劳动的资料,而且由于工作者本身也是自己行为的观察者,他常常可以提供其他方法不易观察到的信息,更有利于发现问题。
访谈法的弊端是:
第一,耗时较多,成本较高;第二,分析人员对某一工作固有的观念会影响其对分析结果的正确判断,而工作者会出于自身利益的考虑采取不合作的态度或者夸大自己工作的重要性、复杂性,导致工作信息失真;第三,访谈双方的谈话技巧会影响访谈的效果。
因此,访谈法一般不能单独作为信息搜集的方法,只适合与其他方法一同使用。
在使用访谈法时,工作分析者应该注意尊重被访谈人,态度要真诚热情,语言需恰当;需要营造良好的访谈氛围,使被访谈者感到轻松愉悦;应当注意对被访谈者进行引导启发,但要避免发表自己的观点和看法;访谈前应预先准备好相关的问题和访谈记录表。
【练习·单选题】访谈法存在的最主要问题是( )。
A.员工在回答问题时可能会扭曲信息
B.不易唤起被调查对象的兴趣
C.耗时过多,成本较高
D.得到的信息杂乱而难以组织
[答疑编号506429030202]
『正确答案』C
『答案解析』访谈比较慢,一个一个地谈,耗时过多,成本较高。
(三)问卷法
问卷法是由工作分析人员根据工作内容拟订一套切实可行、完整、科学、内容丰富的调查问卷,然后由员工填写,也可由员工口头回答问题,再由工作分析人员填写的一种收集信息的方法。
问卷调查法比较适合用于脑力工作者、管理者或工作不确定因素较大的员工,如软件设计员、行政总裁等。
1.问卷的分类
问卷可以分成职务定向和人员定向两种。
职务定向问卷强调工作本身的条件和结果;人员定向问卷则集中于了解工作人员的工作行为。
问卷又可以设计为结构式、开放式和混合式三种。
结构式问卷即问卷上罗列多种备选的特定任务或工作,要求被调查者从问卷所提供的一个清单中选择一个答案,结构式问卷经常使用封闭问题,因为它提供的回答有较大的统一性,并且容易打分;开放式问卷多用问答题的形式,要求被调查者陈述个人看法,限制较少,但不易打分。
因此结合了以上两种方式的混合式问卷应用较为广泛。
2.问卷法的优缺点
问卷法的优点有:
①费用低,速度快;②调查范围广,可用于多种目的、多样用途的职务分析;③调查样本量大,适用于需要对很多工作者进行调查的情况,并且结果可以数量化。
问卷法的缺点有:
①不易激起被调查者的兴趣;②问卷如果内容较少,就不能获得足够的详细信息,但太长的问卷又容易使人产生厌倦;③不能面对面地交流信息,不容易了解被调查者真实的态度和动机。
(四)功能性职务分析法
功能性职务分析法由美国培训与就业服务机构开发,是以员工所需发挥的功能与应尽的职责为核心,列出需要收集和分析的工作信息类别,从而进行职务分析。
该方法的基础是DPT理论。
D指资料方面的信息;P指“人”方面的信息;T指事物方面的信息。
1.功能性职务分析法的基本假设
(1)应明确区分“完成什么工作”与“员工应如何完成工作”。
(2)每个工作均在一定程度上与人、事、信息相关。
(3)对事件要用体能完成,对信息要用思考处理,对人要用人际关系的方法。
(4)尽管执行任务的方法有很多,但要完成的只能是有限的。
(5)每一种职能依赖于员工的特性与资格来达到预期的绩效。
(6)与人、事、信息相关的功能中,复杂的功能包括了简单的功能。
2.功能性职务分析法内容
功能性职务分析法包括以下四个部分。
(1)任务描述(完成什么工作)。
(2)工作特点分析——工作者的功能量表(员工应如何完成工作)。
(3)员工特点分析(正确完成工作所必备的条件)。
①培训:
包括常规教育和职业培训;②能力:
包括智力、动作协调性、手的灵活性;③个性:
包括适应性、果断性、压力承受能力;④身体状况:
包括视力、身高、体重、握力、血压等。
(4)功能性职务分析法包含四个因素。
①在工作时需要得到多大程度的指导;②工作时需要运用的推理和判断能力应达到什么程度;③完成工作所要求具备的数学能力有多高;④工作时所要求的口头及评议表达能力如
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