3C文件和资料控制程序.docx
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3C文件和资料控制程序.docx
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3C文件和资料控制程序
3C文件和资料控制程序
1目的
编制本程序的目的在于保证文件的适用性、系统性、协调性和完整性,对质量管理体系有效运行起重要作用的各个场所都能及时得到并使用相应文件的有效版本,确保与质量管理体系有关的所有文件处于受控状态。
2范围
本程序适用于本厂与质量管理体系有关的所有来自内部、外部的文件的控制。
3职责
3.1办公室负责本程序的全面贯彻和正确执行,负责所有文件的印发、汇集、登记、编目、存档、保存、借阅、回收和作废处理。
3.2总经理负责本厂质量手册和程序文件的发布批准。
3.3质量负责人负责本厂质量管理体系文件的审核、更改和销毁批准及日常控制。
3.4质量技术部部长负责技术文件的批准和日常控制。
3.5各部门负责本部门文件的保存和保护.
4程序
4.1文件和资料的分类
4.1.1从文件和资料的来源分
a内部编制的文件和资料,如质量手册、程序文件、规程、图纸等;
b外部文件和资料,如购买的法律、法规,国际/国家/行业标准、顾客提供图样等.
4.1.2从文件和资料的性质分
a质量文件
b管理性文件
c技术性文件
4.2内部文件和资料的编制、审批和发布
4.2.1质量手册、程序文件、管理标准等质量管理体系的编制由质量技术部负责,质量负责人负责组织协调和审核,厂长负责批准。
所有质量文件均应保持与质量标准、质量手册和公司的实际情况的符合性、有效性及适宜性.
4.2.2工艺、检验等技术文件的编制,由质量技术部负责,质量技术部部长负责批准。
所有技术文件均应保持与产品标准、行业规范和顾客要求的符合性、有效性及适宜性.
4.2.3本公司行政性文件由办公室编写,总经理或其授权批准。
4.3文件和资料的编号
4.3.1质量管理体系文件的编号规则:
4.3.1.1质量手册的编号规则:
YT/SC-YY(YY为编写年份)
4.3.1.2程序文件的编号规则:
YT/CX-XX-YY(XX为文件序号,YY为编写年份)
4.3.1.3第三层质量文件的编号规则:
YT/ZZ-XX-YY(ZZ为相关的程序文件序号,XX为文件序号,YY为编写年份)
4.3.1.4质量记录编号规则:
YT/JL-ZZ/XX-YY(ZZ为相关的程序文件序号,XX为记录序号,YY为填写日期)
无程序文件的记录编号,由质量技术部规定.各部门产生的记录,可在原表格右上方增添部门代号.
4.3.2技术性文件的编号规则:
可按国家或行业有关规定执行,也可由质量技术部自行书面规定并执行。
4.3.3外来文件的编号规则:
由办公室制定。
4.4办公室按文件和资料的编号规则进行分类放置、标识,并建立档案目录。
4.5文件和资料的发放
4.5.1质量手册分“受控”和“非受控”两种形式。
“受控”手册应在手册封面上盖上“受控”印章,编制分发号。
发放范围包括公司级领导,与质量有关的部门主管领导、车间主任,必要时发放第三方认证机构;“非受控”质量手册应在手册封面上盖“非受控”章,其持有者应为与本公司有密切相关的组织或人员,包括顾客等。
4.5.2第二、三层次文件是本公司内部质量文件,为本公司与质量有关的部门和人员使用,均为受控文件,须加盖“受控”印章,编制分发号不得向外提拱。
因破损而重新发放的新文件,应填写《文件领用申请单》报分管部门负责人批准后发放。
4.5.3文件和资料由办公室统一发放,领用部门由质量负责人或质量技术部部长负责批准。
批准人应确保文件的有效性.
4.5.4文件和资料发放时,发放人员应填写《文件和资料发放(回收)登记表》,领用人签字,便于追踪。
4.6文件和资料的更改
4.6.1文件和资料若有错误或不适用时,由文件和资料更改提出人填写《文件和资料更改申请单》,提出更改建议,说明更改原因和更改内容,经批准人审批后报送原文件和资料编制部门或人员进行更改。
生产现场的临时更改应有批准人或文件编写人的签名和更改日期.
4.6.2文件和资料更改的方式
4.6.2.1划改:
当更改内容简单,更改文字数量不多时,由文件和资料持有者按《文件和资料更改申请单》进行划改。
在《文件和资料更改一览表》上记录,并附上《文件和资料更改申请单》
4.6.2.2换页:
当更改内容较多时,可由办公室重新打印后并加盖更改章,随《文件和资料更改申请单》发给文件和资料持有者,并收回旧页,持有者在《文件和资料更改一览表》上记录,并附上《文件和资料更改申请单》。
4.6.2.3换版:
文件和资料经多次更改或有大幅度更改,影响使用时,应重新印后立即收回旧版并加盖作废章。
4.7文件和资料的使用与管理
4.7.1文件和资料的持有要妥善使用、保管,不得随意外借。
4.7.2各种文件和资料应定期归档,文件资料管理员应确保完好齐全。
4.7.3所有文件和资料需要复制时,应经过批准后,由办公室复制。
4.8外来文件和资料的控制
4.8.1质量负责人及时检查和本厂所执行的有关国有和地方法律、法规的有效性。
4.8.2质量技术部负责检查和确定与产品有关的国际、国家、行业标准的有效性。
4.8.3采购部负责及时检查和确定顾客提供的图纸、有关文件和资料的有效性.并应规定或提出顾客文件和资料的保护或保密要求.
4.9文件和资料的借阅
4.9.1文件和资料发放范围之外的人员需要使用时,一般文件和资料可向办公室办理借用手续。
重要文件需借阅人填写《文件和资料借阅登记表》,经厂长批准后借用。
4.9.2文件不准借给外单位,除有合同规定,文件不得随意借给顾客;无合同规定顾客要求查阅时必须经厂长批准。
4.10作废文件的回收和处理
4.10.1办公室负责从所有使用场合撤回失效的文件和资料,对于文件换页或换版实行以旧换新。
4.10.2作废文件在回收时,文件资料管理员应在《文件和资料发放(回收)登记表》上登记回收时间,并对作废文件加盖“作废”印章,予以标识、隔离、存放。
4.10.3作废文件和资料的销毁/保留,由文件资料管理员填写《文件和资料销毁/保留申请单》,经质量负责人批准后销毁/保留。
5相关文件
6质量记录
6.1文件和资料清单
6.2文件和资料发放(回收)登记表
6.3文件和资料更改申请单
6.4文件和资料更改
6.5文件和资料借阅登记表
6.5受控文件/资料发放(回收)登记表
6.7文件和资料销毁/保留申请单
管理文件示例:
YT/SC–2010
年代
文件种类(质量手册)
企业代号
质量记录示例:
YT/JL-ZZ/XX-YY
日期
文件号/记录
企业代号/质量记录
文件和资料清单
编号:
序号
文件/资料名称
文件/资料编号
版本号
份数
生效日期
作废日期
保存地点
备注
文件/资料发放(回收)登记表
编号:
序号
文件/资料名称
文件/资料编号
版本
号
受控
号
份数
领用部门
签收人/日期
回收人/日期
回收原因
编制:
文件/资料更改申请单
编号:
文件/资料名称
文件/资料编号
申请更改部门
更改理由:
更改标识:
更改前内容:
更改后内容:
申请人:
年 月 日
审批:
年 月 日
文件/资料更改一览表
编号:
序号
更改单号
文件/资料编号
文件/资料名称
更改日期
更改人
编制:
文件/资料借阅登记表
编号:
序号
文件/资料名称
文件/资料编号
文件性质
借阅人/日期
期限
批准
归还时间
回收人
备注
重要文件需厂长批准方可借阅。
制表:
序号
文件/资料名称
受控号
版本
领用部门
签收人/日期
回收人/日期
份数
受控文件/资料发放(回收)登记表
编号:
文件和资料销毁/保留申请单
编号:
序号
文件/资料名称
文件/资料编号
页数
销毁/保留
申请人/日期
批准/日期
备注
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
- 文件 资料 控制程序