档案管理办法.docx
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档案管理办法.docx
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档案管理办法
股份有限公司区域总部
档案管理办法
第一章总则
第一条 根据《中华人民共和国档案管理办法》和《企业档案管理规定》,为建立健全股份有限公司区域总部(以下简称总部)的档案管理制度,提高档案的管理水平,更好地为生产经营管理及区域总部的发展服务,结合区域总部档案工作特点,制定本办法。
第二条 档案是指区域总部在进行生产建设、技术管理、经营管理、区域总部管理、基本建设等活动中形成的,对本部有保存价值的各种文字、图表、声像、电子等不同形式和载体的历史记录。
第三条 区域总部形成的各类档案均实行集中统一管理的原则,不得由各承办部门和个人分散保存,以确保档案的齐全完整和有效利用。
第四条 区域总部档案工作由档案室承办、分管领导全面负责。
会计档案工作由总会计师分管,项目建设档案工作由该项目负责部门分管。
第五条 档案工作应列入区域总部发展总体规划,纳入区域总部管理、生产建设、技术管理的管理规章制度中,纳入分管领导的岗位职责和管理人员的岗位职责中。
第六条 档案部门的管理费用(如增添设备、购置用品及必要出差费用)应纳入经费管理计划,确保档案业务工作正常进行。
第二章档案管理机构和任务
第七条 区域总部设立综合档案室,集中统一管理区域总部的文书档案、项目建设档案及其它各种门类档案
第八条 档案管理工作的主要任务
一、贯彻、执行党和国家及中国交通有关档案工作的方针、政策、法律、法规,制定区域总部档案工作的规章制度和发展规划,并组织实施;
二、对区域总部所属档案管理工作进行监督、检查和指导;
三、综合管理部对其他归档单位的平时立卷和立卷工作进行指导,集中统一接收、整理、保管和统计各类档案,对归档文件材料的修改、补充进行指导和检查;
四、多元化开展档案管理技术革新同时,对档案材料进行有针对性的编辑。
积极开展档案的利用工作,为区域总部的管理、生产和科学研究服务;
五、根据上级档案管理部门档案进馆范围的规定,向上级档案管理部门移交所需进馆的各类档案;
六、学习、研究和采用新技术,做好区域总部档案工作现代化的开发与利用工作;
七、有计划地培训各级档案人员,努力提高档案人员的思想水平和业务素质;
八、参加上级档案管理部门组织的档案工作和业务交流会议及档案协作组活动;
九、完成上级档案管理部门及区域总部领导交办的档案业务工作。
第三章 档案工作人员的条件与职责
第九条 区域总部应依据国家有关规定和实际需要,配备档案人员,并保持档案工作人员的相对稳定。
档案人员必须坚持四项基本原则,认真执行党和国家的方针政策,热爱档案工作,有较强的事业心,努力钻研档案专业理论知识,了解、熟悉区域总部主管的业务范围,忠于职守,遵守纪律、身体健康,一般应具备本科以上文化程度和一定专业知识,负责管理党组织档案工作人员必须是共产党员,符合机要人员条件。
第十条 档案工作人员的主要职责
一、贯彻档案工作的方针、政策及各项规章制度,并掌握现代化档案管理新技术;
二、指导各部门做好文件材料的收集、整理等归档工作;按照有关档案管理规定、案卷质量标准,提高档案的案卷质量;
三、做好所分管档案的收集、整理、鉴定、登记和统计等基础工作,熟悉所保管档案的情况;
四、保护档案的安全,做好防护工作;
五、积极开展档案业务指导工作,并采取各种有效措施,检查督促;
六、做好档案利用服务工作,编制适用检索工具,迅速准确地查调档案;
七、遵守保密制度,未经批准,不得利用职权擅自扩大档案的利用范围,不得泄露档案机密内容,确保档案机密安全;
八、热情做好服务工作,严格执行借阅规定;
九、做好各级领导交办的其他工作。
第四章立卷
第十一条 凡本区域总部各项活动中形成的具有保存价值的文件材料,均由文书处理部门或文件材料形成部门按照中国交建发布的档案质量标准和要求进行整理,并定期向档案部门移交归档。
项目建设档案应执行交通行业项目建设档案管理制度、规范、标准。
立卷人员要做好平时归卷工作。
对己办理完毕及批存的文件材料及时收集、归类、集中统一保管,编制平时归卷使用的案卷类目。
承办人员借用文件材料时,立卷人员应积极提供,并做好相关服务工作和办理借阅手续等。
第十二条电子文件在归档移交前,归档与接收部门均应对归档电子文件的载体及技术环境进行检测,确保载体的安全利用。
第十三条 文件材料归档范围和保管期限按照《文件材料归档范围和保管期限表》执行。
文件材料保管期限分为永久、长期(16至50年)和短期(15年)3种。
第十四条保管期限计算:
文书档案应从案卷所属年度算起;项目建设档案(指项目档案)应从归档齐全后(如一个项目分批归档,则从最后一批归档时)的下一年一月一日起算。
会计档案应从会计年度终了后的第一天算起。
第十五条 根据国家有关规定,标明案卷密级,密级以卷内文件材料的最高密级为准。
第十六条 文书文件材料立卷
一、立卷原则:
贯彻执行国家关于文书处理部门立卷的原则。
区域总部文书立卷由文件承办部门负责。
二、立卷方法:
遵循文件材料的形成自然规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用;运用文件的主要特征进行立卷,多数案卷以问题为主立卷,案卷也可结合使用多个特征,使卷内文件联系更加紧密,以便于查找和利用,同时还应注意区分不同价值分别组卷;
三、实现办公自动化与文档一体化的文书档案整理,可实行以件为单位进行归档;
四、文书档案应分门别类,区分不同保管期限,按年代、按组织机构进行排列;
五、案卷标题必须简明揭示卷内文件的内容,一般要标出作者、问题、文件名称;
六、文件和签报、电、传件按照其内容统一立卷;
七、文书档案、案卷卷皮、卷内文件目录、卷内备考表采用《交通文件材料立卷归档办法》所规定的式样;
八、文书档案案卷内容排列顺序为案卷封面--卷内文件目录--文件材料--备考表--封底;
九、卷内文件排列一般要求是:
正件在前,附件在后;批复在前,请示在后;正本在前,定稿在后;方针政策性文件在前,业务性文件在后;转发件在前,被转发件在后;上级机关文件在前,本公司和其他公司文件在后;案件结论、决定性文件在前,依据性材料在后;重要法规性文件、历次修改稿依次排列在定稿之后。
一个作者、一个问题的案卷,按时间先后排列;一个作者,几个问题的案卷,按问题重要程度,结合时间排列;几个作者,几个问题的案卷,先按问题集中,然后按重要程度,结合作者、时间排列;会议文件,按文件的形成次序或重要程度排列;
十、归档文件定稿,要求文书处理部门手续必须完备,原稿上应有区域总部领导人签发,加盖区域总部印章,年、月、日清楚。
复印文件不应作为档案保存,复印文件加盖原印章后,才可具有档案凭证作用;
十一、年度计划、总结、统计报表、决算等应放在内容针对的年度立卷;跨年度的请示与批复,放入批复文件年度立卷,也可以放在批复问题的针对或生效年度立卷;请示没有批复文件的,放在请示年度立卷;长远规划放在针对的第一年立卷;两年以上的总结,放在总结的最后一年立卷;跨年度的会议文件,放在会议开幕年立卷;有的问题或案件要跨过数年才能结束的文件,应分阶段立卷;法规性文件应放在公布或批准生效年立卷;
十二、案卷内文件不齐全、完整时,必须在卷内备考上加以说明;
十三、组卷后要填写“案卷分类目录”“案卷保管目录”。
第十七条 会计文件材料立卷
一、会计档案有其自身的形成规律和特点,应由财务部门随时立卷;
二、会计文件材料由会计人员在综合管理部档案人员的指导和帮助下,按会计凭证类、会计帐簿类、财务报告类和其他类四大类整理立卷;
三、会计凭证立卷。
会计凭证类主要包括原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。
会计凭证一般按月立卷,会计人员将各种记帐凭证,按时间和原始凭证号顺序组卷,根据凭证数量组成一本或几本,每本为一保管单位,并填写凭证封面。
原始凭证可不编号需折叠整齐。
填写凭证封面和背脊(注明单位名称、年度、月份、起止日期、凭证种类、起止号码),在封面由装订人签字或盖章;
四、会计帐簿立卷。
会计帐薄类主要包括总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。
会计帐簿按年度立卷,在会计年度完结时进行。
立卷时,严格按照帐簿种类进行,一帐一卷,帐簿需加贴封面;
五、财务报告立卷。
财务报告类主要包括月度、季度、年度财务报告,其中包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。
财务报告按年立卷,可根据形成报表数量整理为一卷,也可按月、季、年度报表分别组卷,每卷均需编有页号和加装封面;
六、会计文件材料其他类立卷。
会计文件材料其他类主要包括银行存款余额调节表,银行对帐单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。
可根据会计材料形成规律,按年度、文件种类分别组卷,每卷均需编有页号加装封面。
七、装订及编页。
会计核算材料经整理后,应在左侧用线绳装订,页号统一编写在有书写内容页面的右上角(正面)或左上角(背面)。
装订时,会计凭证可不加卷内目录和备考表,其他卷册应填写卷内目录和备考表;
八、案卷排列。
会计档案案卷排列,采取年度—类别排列,再按保管期限长短排列;
九、编号。
为便于管理和查找,根据案卷排列的方法,一个年度编一个流水号;
十、填写案卷目录。
编制会计凭证、帐簿、报表的统一会计档案案卷目录。
会计档案案卷目录包括顺序号、类别、案卷名称、起止日期、卷内张数、保管期限、记帐凭证号、备注等。
第十八条 项目建设文件材料立卷
一、项目建设文件材料立卷应按其自然形成规律,保持文件之间的有机联系,根据文件数量进行系统整理,组成若干个保管单位;
二、工程项目或科研课题等项目建设文件材料,应由项目承办人负责将所形成的项目建设文件材料收集齐全,核对准确,加以系统整理,组成一个或几个保管单位(卷、册、袋),以备按时归档;
三、工程项目或项目建设课题按阶段组卷,产品、仪器设备按结构、部件组卷,管理性文件随项目或产品、仪器设备组卷;
四、项目建设档案案卷内容排列:
案卷封面--卷内目录--项目建设文件材料--备考表--封底;
五、项目建设档案案卷排列,原则上按案卷中项目建设文件材料形成时间的顺序,依次排列。
管理性文件按问题或重要程度排列;工程项目按立项依据性材料、基础资料、工程设计、工程施工、竣工验收、质量评定等顺序排列;科研课题按立项依据性材料、实验研究阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励及推广应用等阶段排列。
设备仪器按依据性材料、设备仪器开箱验收、安装调试、运行维修等阶段排列。
产品按依据性材料、产品设计、试制、小批量生产、批量生产、产品创优等阶段排列。
竣工图按专业、图号排列,卷内文件一般文字材料在前、图纸在后;
六、项目建设档案案卷题名应简明、准确地揭示卷内文件内容,案卷标题中主要包括项目名称、代字、代号及组件、部件、阶段的代号和名称;项目名称与批准的原立项、设计(包括代号)应相符,归档的外文资料标题应译成中文,外文资料有中译文的应一并立卷;
七、工程项目或项目建设课题等项目建设文件必须是原稿,复印件不应作为档案保存,复印文件加盖原印章后,才可具有档案凭证作用;
八、项目建设档案案卷卷皮、卷内目录及备考表采用《交通文件材料立卷归档办法》所规定的式样;
九、蓝图一般按297mm×2l0mm折叠,底图不折叠,特殊情况需要也可按420mm×2l0mm折叠,可卷放装筒;
十、卷内备考表要标明卷内项目建设文件材料的件数、页数不同载体形式文件的数量及所需说明的问题,项目档案备考表需简述说明以下内容:
1.项目任务来源、起止日期;2.项目承担单位,主要负责人及参加人员;3.简述工作内容及项目完成情况,有无遗留问题;4.归档文件是否完整,有无遗失及尚需说明的问题。
备考表中的立卷人、检查人要由归档人员及项目负责人用钢笔填写,经部门领导签字;
十一、组卷后要填写归档目录和案卷目录。
第十九条 声像资料、电子档案的立卷
一、声像资料、电子档案是区域总部在经营管理活动中形成的各种录音、录像、照片、电子光盘等具有保存价值的材料;
二、音频、视频或多媒体档案的整理
(一)通过音频、视频或多媒体设备获得的录音资料、文件应以WAV、WMA、ASF为存储格式,非通用存储格式的音频、视频或多媒体文件收集时应转换为通用存储格式。
归档时应注明其内容、讲演人、录制日期、份数,编号、时长等项内容;
(二)建立音频、视频或多媒体档案总登记帐,按多媒体档案接受时间的先后顺序登记入册,登记项目包括流水号、收到日期、录制日期、内容、责任者、录制单位、录制地点、放送时间、数量和备注等;
(三)音频、视频或多媒体档案未经批准手续,不能随意删除或销毁。
如有必要删除或销毁,需征求有关部门意见和经主管领导同意,履行签批手续,方可删除或销毁,并在登记目录上注销。
三、电子档案的整理(电子档案管理办法另行印发);
四、照片档案的整理
照片档案的整理应以有利于保持照片档案的有机联系,有利保管,便于为利用者提供服务为原则。
照片档案的数码版可单独整理和存放。
(一)照片档案数码版的整理参照“音频、视频或多媒体档案的整理”。
(二)照片的整理
1、照片应按年度—问题或问题—年度分类,即先将照片按年度分开,年度内再按问题区分;或先按问题分开,在每个问题内再按年度排列,一个单位内应采用同一种分类方法;
2、照片排列以保持照片有机联系为原则,同一次活动产生的照片不应分卷存放;
3、照片档案说明包括总说明和分说明。
总说明包括事由、时间、地点、人物(姓名、身份及在照片中的位置)、背景、摄影者六要素。
总说明要准确揭示照片内容,文字简洁,语言通顺。
总说明填写在每组照片第一张的上方空白处,一般200字。
分说明包括照片题名、照片号、底片号、参见号(与本组照片或本张照片有联系的其他门类档案的档号)和文字说明;
4、照片以每卷为单位统一编制流水号,编号应规范、准确;5、档案室应填写照片档案目录和备考表。
档案目录、备考表格式与文书档案相同。
第二十条 实物档案的整理
一、区域总部在各项活动中所获得的奖杯、奖状、奖章、证书、锦旗、重要的纪念品等应作实物档案保存整理;
二、实物档案的整理应按保管期限、制发机关、获得奖项(物品)年度及与文字档案相关卷号编目登记、做为一个类目集中保管。
第二十一条 归档案卷质量应符合以下十条标准:
一、归档文件齐全、完整;
二、分类清楚、保持联系;
三、命题确切、容易查找;
四、卷内排列、系统条理;
五、保管期限准确;
六、密级划分恰当合理;
七、蓝图折叠、符合要求;
八.卷皮书写、正楷整洁;
九、案卷装订、整齐美观;
十、声像资料、清楚清晰。
第二十二条 归档的文件材料必须做到线条、字迹、图像清楚,纸张优良,格式统一,书写工整。
禁止使用纯蓝墨水、铅笔、圆珠笔、复写纸书写。
归档文件左边要留边l.5-2.0厘米,便于装订。
如有文件材料破损需粘贴,对大小不一的文件材料需补镶或折叠。
第二十三条 卷内文件材料要采用阿拉伯数字,逐页分别在有文字的文件材料的正面右上角及背面的左上角编写页号,如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册的材料,已编页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。
折叠成几折的文件和图表,按张编页号,声像、实物档案资料在装具适当位置逐件编号。
第二十四条 案卷采用三点一线法装订,装订前去掉文件上的金属物。
案卷封面和卷脊用毛笔或水笔书写,卷面数字用阿拉伯数字填写,脊背数字用中文数字填写。
第二十五条 文书档案编写案卷分类目录、保管目录和案卷目录索引;项目建设档案编写归档目录;各一式三份。
第五章档案的接收
第二十六条 区域总部各部门在生产、经营、管理、基本建设等各项活动中形成的具有保存价值的文件材料,均在档案室的指导下,进行整理、立卷、归档。
第二十七条 档案分类及其定义
一、文书档案:
凡是反映区域总部、党务、行政领导工作及业务工作,并具有保存价值的各种文件材料(包括上级党政机关颁发需执行的文件)都是文书档案;
二、专门档案:
进行专门活动的真实记录,如人事档案、会计档案、审计档案等都属专门档案;
三、项目建设档案:
凡是记述和反映区域总部基本建设、生产技术和科学研究等活动的具有保存价值并按照归档制度,作为真实历史记录集中保管起来的科学文件材料都属项目建设档案。
项目建设档案有航务工程类、公路工程类、基本建设类、仪器设备类、科学研究类等;
四、声、像、电子档案:
凡是在区域总部生产、经营管理活动中形成的电影胶片、录音、录像、照片及电子光盘属声像电子档案。
第二十八条 档案接收后,档案人员应进行必要的加工、整理,项目建设档案按《项目建设档案分类编号办法》进行分类编号整理。
第二十九条 文书档案、项目建设档案的经营管理类在第二年上半年归档。
工程、基建、科研项目档案可分阶段或项目竣工后半年内归档。
声像档案可随各类档案一并归档。
仪器设备类在开箱时同时验收文件材料,开箱后半月内完成归档。
第三十条 档案交接时,交接双方需认真履行交接手续。
档案人员对所接收的档案进行检查、清点、核对,并填写档案归档签证单,履行签字手续。
第六章档案的保管与移交
第三十一条 区域总部应当建立档案库房,且档案库房内应保持清洁卫生,严禁吸烟,坚持做好防火、防盗、防潮、防虫鼠害、防尘、防晒、防震等七防工作。
第三十二条 档案库房内温度应控制在18℃左右,相对湿度控制在45-60%左右,坚持做好温、湿度记录。
第三十三条 库房内所保管档案及设备应定期检查,并做出记录,对破损或褪变的档案要及时采取措施进行修复或复制。
对意外事故及时检查并向领导汇报,采取有效措施,确保档案安全。
第三十四条 建立收入、移出总登记簿,及时、准确登记收入、移出档案。
每年年末,对库存档案数量,利用情况进行统计和登记,按上级档案管理部门要求编制统计报表并按时报出。
第三十五条 档案人员应在离职或调动工作前办理好交接手续。
第三十六条 认真执行国家及上级档案管理部门的有关规定,做好保密工作,对应解密的档案应及时调整密级。
第七章 档案的利用
第三十七条 积极开展档案的利用工作,主动、热情、准确地提供档案,为生产经营、各项管理和科学研究服务。
第三十八条 借阅档案人员对所借档案应负安全、保密之责,不得自行转借,不得遗失、污损,严禁在档案上擅自填注、涂改、加字、抽取或拆散。
第三十九条 严格执行档案的借阅制度,档案借阅及归还时要严格检查,当面查清。
第四十条 党务档案借阅时应由党员干部借阅,履行党务工作部门负责人签字批准手续。
借阅党委文件和会议记录、纪要等档案,只能在档案阅览室内查阅。
第四十一条 外单位借阅区域总部档案时,必须持有单位介绍信,经领导批准,并一律不准借走,只能在档案阅览室内查阅。
第四十二条 借阅会计档案时,必须经财会部门领导同意,再办理借阅手续。
第四十三条 档案借阅后,档案人员需填写案卷代理卡,放置档案柜中,档案归还时,收回案卷代理卡。
第四十四条 档案借阅后应尽快归还,最长不得超过十五天,若有特殊需要可延长借期,但应办理续借手续。
第四十五条 借阅档案者出差、休假、离职学习、出国及调离之前必须将档案归还,档案部门方可在调动申请上签字。
第四十六条 若发现档案泄密、丢失情况,应立即报告档案室,及时采取措施。
对档案丢失者,根据情况轻重,追究责任。
第四十七条 归还档案时,对档案利用情况、所产生作用或有较大经济效益、社会效益的,需填写档案利用效果登记表。
第四十八条 编制多种切实可行的检索工具,积极开展档案的编纂工作,为生产建设、经营管理、科学研究等服务。
所编纂材料需经有关部门会签,领导核准后印发或归档。
第八章档案的鉴定与销毁
第四十九条 根据区域总部档案保管期限的规定,对已超过保管期限的档案进行鉴定,文书档案鉴定工作应在综合管理部部长的领导下,由档案室与有关部门组成鉴定小组负责。
第五十条 销毁文书、项目建设档案、会计档案时,鉴定小组应将失去保存价值的档案剔出,并向上级领导提交档案销毁目录和档案鉴定报告,对其未了结的债权、债务的原始凭证应抽出单独立卷,由档案室保管到结清债权、债务为止。
剔出档案经上级领导批准后方可销毁,销毁时要有专人监销。
会计档案销毁时,应有财务及审计部门派员参加监销。
监销人员要对档案所列内容核对清点并在监销目录上签字,未经鉴定和批准的档案不得随意销毁。
第九章奖励与处罚
第五十一条 根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定,符合下列规定之一者,应当给予奖励。
一、对档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩者;
二、对档案的保护和现代化管理做出显著成绩者;
三、对档案学术研究做出重要贡献者;
四、将重要或者珍贵档案捐献给区域总部的;
五、档案大检查中达标并评为先进工作者的。
第五十二条 根据《中华人民共和国档案法实施办法》规定,有下列行为之一者应视情节轻重给予处分。
一、损坏、丢失或者擅自销毁对国家和社会具有保存价值档案或者应当保密的档案;
二、将职务活动中形成的应当归档的文件、资料据为己有者;
三、擅自提供、抄录、公布属于国家所有的档案,以及应当保密的档案的;
四、对不按规定归档而造成文件材料损失的,涂改、伪造档案的;
五、因玩忽职守,造成档案损失者。
第十章 附则
五十三条本管理办法自公布之日起施行。
本办法解释权在区域总部综合管理部。
附件:
1、见作业表格
附件:
2
项目建设档案分类编号办法
一、编制原则
根据交通行业项目建设档案分类编号办法的规定(简称“行业分类法”),结合原中国港湾建设(区域总部)总公司及中国路桥(区域总部)总公司项目建设档案内容及项目建设档案管理的实际情况,特制定区域总部《项目建设档案分类编号办法》(简称“区域总部分类法”),现作如下说明:
1、“行业分类法”是以交通运输专业职能活动的分工为基础,共设置设计、公路、水运、港口、航道、航务......工业、科研、文教、卫生等十三大类目。
区域总部根据业务范围选定第二大类和第六大类为基本类,即GL公路类和HW航务类并行。
2、“行业分类法”基本实行大类、属类、小类三级。
大类下设属类,属类下设小类,小类下可根据需要设下一级小类。
在GL公路大类和HW航务大类分别下设的八个属类中均设综合类,考虑到区域总部管理性文件的集中、统一管理原则,此办法将应归入项目建设档案综合类的文件划归文书档案管理,具体分类按文书档案管理规定执行。
3、“行业分类法”中的GL公路大类下设综合、基本建设等八个属类,除综合类划归文书档案外、运输技术类因区域总部业务未涉及而不列入区域总部分类法。
4、“区域总部分类法”中小类设置情况:
(1)基本建设类:
根据区域总部现存基建档案内容,并考虑今后的发展,“区域总部分类法”保留原“行业分类法”中各属类、小类,根据需要可再设下一级小类。
(2)设备类:
“行业分类法”中设置七小类,结合区域总部设备管理情况,在GL公路大类的设备属类中去掉第2小类——船舶、第4小类——通讯导航、第6小类——医疗器械及第7小类——飞机,留三个小类:
1.电子仪器;3.机械;5.汽车。
HW航务大类的设备属类设置不变。
(3)公路工程类和航务工程类:
GL公路大类中的公路工程类和HW航务大类中的工程类保留原“行业分类法”中各属类。
各小类设置可根据区域总部现有业务设置小类及下一级小类。
(4)工、民建工程类:
HW航务类的工、民建工程属类中下设五个小类,其中第2小类——道路、第3小类——桥梁、第4小类——隧道三个小类与GL公路大类的公路工程属类中小类设置重合,考虑档案分类的准确性原则,将这三项去掉,留两个小类:
1、房建;5、专用工程。
(5)经营管理类:
在该属类中设置GL
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