文档规范与操作说明样本.docx
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文档规范与操作说明样本.docx
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文档规范与操作说明样本
服装系论文规范与操作阐明
前言
为了便于教学时学生提交作业文档规范化,也便于学生进行规范文章编辑练习,特编写此阐明。
本系学生在校过程中所有文档应基于此规范提交,如:
课程设计、毕业设计,实验报告,课程学习报告,科技制作阐明,实习报告……。
该文基于Word编辑而成,所述操作也许与其他Word版本略有出入。
但操作成果应符合此规范规定。
建议:
格式编辑可在文章完毕之后进行统一设立。
本文按照此文档规范与操作阐明写成,也可作为编辑范文,供使用参照。
1文档基本规定
所有文字文档都必要用Word办公软件编辑。
所有标题与正文段落首行都必要空两格。
所有公式都必要使用公式编辑器编辑。
所有正文必要字体为宋体;字号为小四;行距1.5。
正文段落首行空两格,别的行必要顶格。
2文章名称(或篇名)格式
文章名称普通应在文档第一行,2号字,居中,加粗。
副标题应小一号字,居中,不加粗。
假若文章有单独封面规定,则文章名称不应再在内页浮现。
封面则按有关规定解决。
3目录格式与生成
目录为单独页,目录普通为三级目录(本节阐明为三级目录格式示例)。
3.1目录制作
3.1.1目录标题生成
当文章存在目录时,“目录”二字居中;二号;宋体;加粗。
“目录”二字间应加两个空格。
3.1.2目录自动生成
目录条目从标题中自动转出(标题设立,参照“4标题格式与生成”),不要用手工写入。
其操作如下:
一、目录制作时选取菜单“插入\引用\索引和目录”。
目录制作选取菜单如图3.1所示。
图3.1目录制作选取菜单
二、在弹出对话框中选取“目录”选项卡。
普通“目录”选项卡上显示三级目录。
若没有特殊需要,普通不要在此改动格式。
选取“目录”选项卡后如图3.2所示。
图3.2选取“目录”选项卡
三、点击“拟定”生成目录。
然后再修改成所需格式,目录条目格式应遵从正文格式。
3.2目录修改
当文章修改后有也许产生条目名称不对或页码不对时,应刷新目录域。
详细操作如下:
一、选中目录域,右击鼠标,在快捷菜单中选“更新域”。
弹出“更新目录”对话框如图3.3所示。
图3.3“更新目录”对话框
二、若文章中标题进行了了修改应选取“更新整个目录”。
若只由于正文修改只变动了页码,可以选取“只更新页码”。
4标题格式与生成
普通文章设三级标题,标题序号与文字间应有一空格(如:
“4标题格式与生成”)。
标题格式普通不用手工设立,直接调用Word中现成标题格式,如本文中“4标题格式与生成”就调用了Word默认格式“标题1”。
标题设立操作如表4.1所示。
表4.1标题设立操作表
级
标题序号形式
设立操作
一级标题
1(或“第1章”)
在工具栏样式下拉框中选取“标题1”,如图4.1所示。
居中。
二级标题
1.1
在工具栏样式下拉框中选取“标题2”。
空两格。
三级标题
1.1.1
在工具栏样式下拉框中选取“标题3”。
空两格
级
标题序号形式
设立操作
别的次级标题顺序
一、
(一)
(1)
1)
……
格式同“正文”。
空两格。
标题序号形式为建议形式,也可简略。
但不得用1、2……,以免导致标题序号混乱。
图4.1一级标题设立操作
标题应与正文同在一页,不能孤立成为页面最后一行。
浮现这种状况时应加空行,应将标题移入下一页。
5插图格式与生成
Word文档中可插入各种格式图片。
普通建议为*.jpg或*.bmp图片。
这些可在“画图”工具中修改成适当大小后粘贴到Word文档中。
在Word文档中进行缩放时,图形不能变形、模糊。
插图位置普通应“居中”,设立为“上下型”(位置如插图4.1所示)。
详细操作是右击插图,在快捷菜单中选取“设立图片格式”,快捷菜单如图5.1所示。
在“设立图片格式”对话框中选取“版式”选项卡,水平对齐方式选取“居中”。
“版式”选项卡如图5.2所示。
点击“高档”按钮。
在弹出“高档版式”对话框中选取“文字环绕”选项卡,选取“上下型”,“拟定”退出。
“高档版式”对话框如图5.3所示。
注意图形大小与位置应恰当,不得进入页边。
图5.1快捷菜单图5.2“版式”选项卡
图5.3“高档版式”对话框
插图编号普通按每章顺序编号。
如第5章插图依次编为:
图5.1、图5.2……。
对于较短文章,插图可全文统一编号,如图1、图2……。
插图编号与插图名应写在插图下方,必要与插图在同一页。
文字居中,5号字,插图编号与图名之间应留一空格。
假若插图中有标号阐明时,标号阐明应放置于插图与插图名称之间,标号阐明为5号字,居中(标号阐明多于一行写不下时可断开,不要有折行,)。
带有标号阐明图例如图5.3所示。
1方形2圆形3椭圆形
图5.3带有标号阐明图例
普通插图构造要三者呼应:
①正文中写明图示,如“带有标号阐明图例如图5.3所示”:
②接近正文处插入图片;③插图下方居中放置插图编号与插图名,如“图5.3带有标号阐明图例”。
若插图在文字中间(如:
、
),插图版式应选取“嵌入型”。
6表格格式与生成
Word文档中有各种表格模板供调用,若便于记录计算也可插入Excel表格。
表格放置应居中。
表格宽度应恰当,不得进入页边。
表格编号普通按每章顺序编号。
如第4章表格依次编为:
表4.1、表4.2……。
对于较短文章,表格可全文统一编号,如表1、表2……。
表格编号与表格名应写在表格左上方,5号字,表格编号与表格之间应留一空格。
表格插入构造要三者呼应:
①正文中写明,如“标题设立操作如表4.1所示”:
②接近正文处插入表格;③表格上方放置表格编号与表格名,如“表4.1标题设立操作表”。
表格标题行应居中,加粗。
表格内字号普通为5号。
表格内文字格式编排时不要行距太大。
表格跨页时各页均应有标题行(参照表4.1标题设立操作表)。
7公式格式与生成
公式编辑使用Office软件中自带工具“Microsoft公式3.0”。
调用时选取
菜单“插入\对象”,菜单选取如图7.1所示。
图7.1菜单选取
在打开对话框中选取“Microsoft公式3.0”。
公式编辑器调用如图7.2所示。
图7.2公式编辑器调用
调用公式编辑器编辑界面如图7.3所示。
图7.3公式编辑器编辑界面
编辑后公式以插图形式插入在文档中,格式普通设立为“嵌入型”。
字号与正文应一致,不要随意拖动图框变化大小,防止产生畸变。
当公式为单独行居中放置时,公式行最右端应有公式编号,如图7.4所示。
(1)
图7.4公式居中与公式编号示例
8页码格式与生成
页码普通在页面右下角,页码插入时选取菜单“插入\页码”,弹出“页码”对话框,“页码”对话框如图8.1所示。
普通不要进行设定,直接“拟定”便可。
若首页不显示页码,也可去除“首页显示页码”。
若正反打印,页码对齐方式可选“居中”。
图8.1“页码”对话框
问题是当咱们文章很长又规定有封面,有目录时(如毕业设计、课程设计、课程总结报告等),往往最佳页码从正文开始,这时应在目录后分节。
选取菜单“插入\分隔符”。
分节符对话框如图8.2所示。
在弹出对话框中分节符类型中选取“下一页”,“拟定”退出。
图8.2分节符对话框图8.3页码格式设立
若看不到分节符号,可按下惯用工具栏上按钮“
”。
这时在分好页中再设立页码,按页码对话框(图8.1)中“格式”按钮,在页码格式对话框中页码编排项写入“起始页码”为“1”。
页码格式设立如图8.3所示。
9页眉格式与生成
文章普通不需要设立页眉,若确需设立,则操作时选取菜单“视图\页眉和页角”,写入内容。
字号小五,普通“右对齐”。
若规定首页不作页眉,选取菜单“文献\页面设立”,在弹出对话框中选取“版式”选项卡,勾选“首页不同”复选框。
版式设立如图8.2所示。
图8.2版式设立
9文档格式编辑建议
前面各节讨论了文档编辑解决办法,实际进行编辑操作时建议按如下顺序进行:
一、写文章。
用5号字、单倍行距写文章,将所要表述内容进行完整表述,同步插图、表格作为文章内容都顺序插入完毕(图表应在文章编写时就设立好格式),文章修改无误。
这样做重要理由是当完全依照文档格式编排规定写文章时,一页中显示文字内容也许较少,修改时翻页多,文章内容显示不集中,也许影响内容表达思路。
故在内容完毕后进行格式解决,有助于前期集中精力于文章内容表达。
二、修改正文格式。
将除图表外所有文字修改成正文格式。
三、修改标题。
将三级标题所有用规定样式解决。
四、做目录。
同步修改目录条目至所需格式。
然后仔细核对标题与否对的,有无漏掉。
五、逐页检查文章格式编辑。
检查与否有编辑漏掉段落或文字,特别是图表位置与否移动,图表名称与否与图同在一页,表格与否分页显示等。
六、若以为所有修改完毕,则重新刷新目录。
完毕所有文档编辑工作。
七、页码与页眉可随时解决,不一定要到最后。
若有封面,页码与页眉不要出当前封面上,封面也不要编入页码。
- 配套讲稿:
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