超市连锁店管理系统Word文档下载推荐.doc
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开发小组进行培训学习后可达到人员技术和业务上开发的要求。
2.1.3组织结构分析
该超市的组织结构如图1-1组织结构图描述:
超市的主要决策和管理机构是董事会,董事会分管各连锁店经理和配送中心,配送中心在超市的经营中所扮演的角色是给货品不足的各连锁店补充货品,相对来说,此部门是相对独立的。
连锁店由专职经理负责,每家连锁店分为销售部,库存管理部,财务部,人事部四个主要部门。
董事会
连锁店经理
配送中心
库存管理部
销售部
财务部
人事部
图2-1原系统组织结构图
.........
销售部主要负责日常销售工作,包括物品摆放,货架整理,收银台等货物销售区的日常事务。
也需要及时准确地将销售信息反馈给其他部门,以保证商品的及时供应更新。
同时处理消费者提出的各种疑问和信息,为公司的整体运作提供实际销售的基础数据。
库存管理部主要任务是根据销售部提供的信息和配送中心及时联系,使商品库房货源充足。
负责货物的接收,并安排好货物的存放事宜。
对每天进出库房的货物详细记录,使基础数据完备。
财务部门负责一切与财务有关的各项事宜,全面记录公司的所有收支资金流动,包括各种收入、支出、税务、财务结算等。
对进出货款项实行控制,定期分析资金走向,为公司的发展计划做好准备。
人事部工作重心在店内员工的工作安排、分配、调动、管理。
也包括对人事档案的整理,定期分批对员工进行培训,以增加专业知识。
为把公司凝聚成统一、奋进的团队而提供保障。
教师点评:
(注:
在本书中所有教师的修改与点评均以斜体字标识)
1、概述中开发背景、系统目标和开发的可行性这二部分,写得简明扼要,逻辑清楚;
但是“开发可行性”叙述应该以目标和方案
、技术
、经济和社会方面的可行性为主要分析内容。
1、
2、组织结构分析部分存在一定问题。
通常分析问题首先应该明确分析的对象,然后针对对象开展分析研究。
组织结构分析也是如此。
首先我们要明确是什么单位、什么层次的组织,然后进行相应的组织结构分析。
本部分描述的问题在于没有找准分析的对象。
由于本项目开发超市连锁店的管理信息系统,因此分析的对象是超市连锁店,而不是超市集团;
所以本部分以对超市集团作为分析对象,扩大了研究的范围;
另外不要把人工档案管理作为超市的主要业务来重点研究,而应该将其销售业务作为重点分析和设计的对象。
2.2系统需求分析
本次系统开发主要开发库存管理和人事档案管理,在系统分析阶段的调研采取的是全面铺开与重点调查相结合的方法,即把工作重点放在库存管理部与人事部的具体业务上,略去其他无关部门的具体业务调查。
2.2.1现行系统的业务描述
现行系统的库存管理业务流程图如图2-2所示,销售部在销售货物时发现某种商品不足,根据这种商品的销售量及时制定货品需求计划,送至库存管理部。
库存管理部检查这种商品的货存量,如果储货不足则制定进货计划,交给连锁店经理审批。
经理批准后,告知财务部提款。
库存管理部与配送中心联系,然后接收存储货物,并送至销售部进行销售。
存档
系统分析
B1.2
表格名称
库存管理业务流程共1图/第1张图
货品需求计划
检查存货量
进货
计划
审批
提款
接货存储
销售
业务名称:
库存管理
制图:
XXX
审核:
YYY
单位名称:
运输01-01第2组
核对:
ZZZ
XX年XX月XX日
图2-2现行系统库存管理业务流程图
现行系统的人事管理业务流程图如图2-3。
各部门根据本部门的自身发展要求递交职员需求文件至人事部。
人事部调用各部门人事档案,进行检查修改并根据档案制定招聘或解雇计划,将计划交至连锁店经理进行审批。
经理批准后,人事部正式下达招聘或解雇职员的计划,以使得新职员在各部门投入工作。
B1.1
人事管理业务流程共1图/第1张图
职员需求文件
各部门
检查职员档案
招聘或解雇计划
招聘或解雇职员
下达人员
变动文件
任用
YYY
库存材料
图2-3现行系统的人事管理业务流程图
分析问题要明确分析的对象。
业务流程分析也是一样,需要事先弄清要确定所研究的业务功能。
本项目要开发库存管理和人事管理子系统,在实际工作中,人事档案主要的使用对象是销售部和人事部,销售部只是查询档案,而人事部门则负责根据人员变动文件对档案进行增加、删除和修改,人事档案变动业务流程图如图2-2改。
图2-2的业务流程非常清晰,但在业务流程中间或结束环节应该有存档处理,比如在销售部的销售环节或者在进货计划环节加上“存档”处理。
人事管理系统实质上是人事档案管理子系统,所以业务流程分析的对象应该是人事档案管理的业务流程;
而图2-3描述的是人事招聘业务流程,弄错了研究的对象。
同样不应该在超市系统中重点研究人事管理的业务。
XX年XX月XX日
修改人事
档案管理库
职员变动文件
职工档案库
图2-3改人员变动信息修改业务流程图
图9-13子管理系统界面设计分布图
2.2.2现行系统的数据与数据流程分析
1、现行系统数据分析
通过U/C矩阵(图2-4)分析现行系统的汇总数据
数据类
功能
计划销售量
实际销售量
财务计划
成本
商品供应
库存
订货
职工
销售计划
C
U
销售管理
C
财务规划
财务会计
成本会计
商品需求
库存控制
订货服务
用人计划
业绩考评
系统分析过程中的U/C矩阵是对数据作进一步分析的主要工具,在系统规模不大或系统数据流程分析很清楚的情况下,此部分可以不作要求。
图2-4的U/C矩阵涉及到许多业务功能和数据类,但实际上在后面的系统设计和开发中,很多数据均没有涉及到。
因此,此部分的必要性尚需探讨。
如果需要利用U/C矩阵作数据分析,则主要在于利用U/C矩阵进行数据的正确性分析。
2、现行系统数据流程分析
因本次开发着重于建立科学的库存管理信息系统,所以对库存处理过程进行数据流程分析。
销售部人员将每日的货物销售量信息数据传至库存管理部进行库存处理。
库存管理部综合商品需求信息初步确定所需补充的商品。
在对现有库存量进行检查后再确定是否进货。
库存充足,则无须进货,直接送货至销售部;
库存不足,通过一定程序批准补充货物,将订单传至配送中心。
库存管理部接受配送中心送来的货物,进行库存处理。
库存处理后,生成库存数据并存储。
现行库存商品信息反馈至销售部。
具体数据处理过程如图2-5所示。
2.0
表格名称:
库存处理数据流程顶层结构图
第1图/共2张图
销售清单订单
库存信息送货单
1.1
库存处理
商品数据
数据名称:
运输01-01第2组
制图时间:
库存数据
.
表格名称:
库存处理数据流程(第二层)
2.1
补充商品
2.2
检查库存
2.3
2.4
提供现有
商品信息
第2图/共2图
运输01-01班2组
YYY
制图时间:
XX年XX月XX日
2.0
批准的补货数据
商品条码
图2-6图2-5的展开图
销售清单
订单
1、注意在数据流上写明数据流的名称;
修改后详见图2-6的修改图;
2、在图2-5中的数据流“库存信息”,在图2-6中被细化成几个数据流,应该有“库存充足,发货通知”,“发货通知”和“商品信息”,具体内容详见图2-6的修改图;
3、需要对图2-6加以解释。
其解释可以写成:
销售部提交每日的销售清单,以商品的编号、品名、数量核对现有的库存(商品数据),根据“订货细则”判断检查是否需要补充库存,如果库存充足,则可以发出“发货通知”,否则,则需要补充库存商品,根据“库存信息”发出“补货计划”,将其信息数据写入“批准的补货数据”存档;
同时向“配送中心”发出“订货单”,配送中心将货物和“送货单”送达后进行“库存处理”,修改“库存数据”,更新库存信息,并将当前的“现有商品信息”告之销售部,发出“发货通知”。
原系统分析
库存信息补货计划
图2-6的修改图
发货通知
库存充足,发货通知
销售数据
送货单
库存信息
新库存数据
商品条码数据
商品的编号、品名、数量
货物清单
订货细则
2.3新系统的逻辑方案设计
2.3.1新系统拟定的管理方法及管理制度
原系统中销售部人员根据对货架上商品数量的检查,人工的向库存管理部提供需求计划。
库存管理也是通过对货存量人工的检查发现缺货后,发传真至货物配送中心。
在原系统中采用的管理方法都是比较落后的,只适用于小型超市。
原系统的人事信息管理是纯手工管理。
这种管理只适用于职员较少的小型超市。
随着超市规模的发展,该超市已经发展成为一家中型超市。
原系统已经不能适用于该超市。
我们在新系统设计方案中将做以下修改:
1、为了适应市场的需要,使企业效益更好,我们设计的新超市管理系统,利用电脑管理,处理货品需求信息,设立库存量底限,货存不足时由系统自动提出。
2、现在的社会已成为信息社会,信息扮演着非常重要的角色。
为了使企业能够在激烈的竞争中取得更好的业绩,得到及时有用的信息,我们给系统添加了信息部。
信息部将就供货商提供的新商品进行市场预测以及需求分析,以便及时引进。
3、人事档案由计算机管理,为人事部设计人事档案管理信息系统。
新系统将使各级主管从繁重的传统式经营管理中解脱出来,并且有更多的时间从事于管理工作,工作重心逐渐转到管理上来,进一步提高了工作效率。
新系统的组织结构如图2-7所示,在超市连锁分店中添加信息部,主要负责分析商品的销售情况,并且通过调查及时获得新商品的信息,提供给库存管理部。
其他管理都与原系统一样。
信息部
图2-7新系统组织结构图
2.3.2新系统拟定的业务流程
新系统的业务流程主要是多了信息部的业务环节。
在当今信息社会,商品信息对超市非常重要。
信息部专门负责收集商品信息,经处理后,作出市场预测以及新商品的需求分析。
这样可以弥补原系统信息滞后的缺点。
同时,有利于高层决策者据此作出正确决策,及时调整计划。
如图2-8所示,销售部将销售数据通过新系统传给库存管理部,库存管理部对库存进行检查并处理,提交进货计划。
同时,信息部收集信息,对新产品进行需求分析,制定出新产品的进货计划并提交。
经连锁店批准后,财务部记账,提款。
库存管理部发送进货信息,接货并存储,把产品送至销售部销售。
(见图2-8,虚框内为改进处)
新系统分析
业务流程第1图/共1张图
YYY
图2-8新系统业务流程图
检查并存储
进货计划
新产品需求分析
业务流程分析通常需要明确三个方面的内容:
一是所调查的业务是由哪些环节组成,二是各个环节由谁来完成,三是各个环节产生什么样的结果。
图2-8业务流程图是在图2-3的基础上修改而得。
增加了信息部,增加新产品的需求分析业务。
本图正确地分析了新系统的库存处理业务的组成,但在业务的承担者分析上有问题,如“新产品的需求分析”业务通常情况下是由该单位的市场部门来完成,而不是由信息部。
在业务流程中间或结束环节应该有存档处理,比如在销售部的销售环节或者在进货计划环节加上“存档”处理。
2.3.3新系统拟定的数据与数据流程分析
1、新系统拟定的数据流程分析
1.0
市场信息
送货清单
图2-9新系统的数据流程
新系统中增设了信息部。
信息部向库存管理部提供商品需求以及市场预测信息。
库存管理部据此列出新定的商品,再对此进行检查处理。
将送货通知传至配送中心。
对于超市原来已经引进的商品,由计算机控制库存。
当库存量达到系统所设定的底线时,系统将自动提示库存管理人员订货。
具体处理过程如图2.10所示
。
XX年XX月XX日
图2-10图2-9的展开图
货物订单
检查处理
货物信息
2.3.4新系统拟定的管理模型
由于开发是超市管理系统,库存管理显得十分重要,因此在这里采用库存管理模型就能加强科学管理。
结构化的库存管理模型如下:
库存物质的分类法:
根椐统计分析,一般库存物质都遵循ABC分类规律。
即A类物质品种数占库存物质总数的不到10%,但金额却占总数的75%;
B类物质这两项数据比例分别为20%和20%左右;
C类物质为70%和5%。
根据此理论和实际调研结果,分类如下:
A类为一些销量较少但成本较贵的物质,主要有高档酒类、高档香烟、高档营养品、蒸锅、高压锅、饮水机、风扇、遥控玩具、工艺品、较高档体育器材(如羽毛球拍)等等;
B类为一些销量一般成本也一般的物质,主要有中档酒类、中档香烟、中档营养品、刀具、洗发水、沐浴露、一般体育用品(如乒乓球拍)、瓶装食用油、熟食类食品(如烤鸭、烧鸡)等等;
C类为销量大但成本便宜的物品,主要有小食品(如薯条、日本豆)、小生活用品(如镜子、小刀、牙刷牙膏、毛巾、香皂)、娱乐用品(如扑克牌、象棋、跳绳)、水果类、饮料类等等。
2.4系统总体结构设计
2.4.1子系统的划分
按照系统的业务处理功能进行子系统划分,可将本系统划分成三个子系统:
人事管理子系统、库存管理子系统和密码管理子系统。
系统总体结构以及各子系统功能结构如图2-11、2-12、2-13所示。
超市连锁店,从系统总体结构上包含三部分:
人事管理子系统,包括:
档案查询,档案更新,档案输出以及其他操作;
库存管理子系统,包括:
输入模块,库存处理模块,修改模块,查询模块;
密码管理子系统是为系统管理员设置的,具有密码修改等功能。
总控
人事档案管理子系统
库存管理子系统
密码管理子系统
退出
图2-11系统结构图
档案
查询
更新
输出
其他
操作
图2-12系统结构图
输入模块
修改
模块
查询模块
库存处理模块
图2-13库存管理子系统结构图
本部分描述的简单、明了。
有图、有对图的简要描述,符合设计要求。
2.4.2计算机处理流程设计
1、库存管理子系统
1
2
读数据
合格判断?
输出处理
修改处理
查询处理
库存主文件
表单生成文件
商品
资料库
新库存文件
查询结果表单
出入库单据
查询条件
3
销售文件
销售子系统文件
N
返回原处检查
图2-14库存管理计算机处理流程图
库存管理子系统的计算机处理流程如图2-14所示。
图中表示库存管理子系统的方式有两种,一种新引进商品出入库单
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