中学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定.docx
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中学文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
文件材料归档范围和文书档案保管期限规定
第一条为便于本校正确界定文件材料归档范围,准确划分档案保管期限,使所保存的档案即能反映本校主要职能活动情况,维护其历史面貌,又便于保管利用。
根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和国家档案局8号令颁布的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,特制定本规定。
第二条本规定中的文件材料是指本校在工作活动过程中形成的各种门类和载体的历史记录。
第三条本校文件材料归档范围是:
(一)反映本校主要职能活动和基本历史面貌的,对本校工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料;
(二)本校工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。
(三)本校需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料。
(四)其他对本校工作具有查考价值的文件材料。
第四条本校文件材料不需归档范围是:
(一)上级机关的文件材料中,普发性不需本校办理的文件材料,任免、奖惩非本校工作人员的文件材料,供工作参考的抄件等。
(二)本校文件材料中的重份文件,无查考利用价值的事务性、临时性文件,一般性文件的历次修改稿、各次校对稿;无特殊保存价值的信封,不需办理的一般性人民来信、电话记录,本校各处室互相抄送的文件材料;本校负责人兼任外单位职务形成的与本校无关的文件材料;有关工作参考的文件材料。
(三)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材料,不需办理的抄送文件材料。
第五条凡属本校归档范围的文件材料,必须按有关规定向校档案室移交,实行集中统一管理。
任何个人不得据为己有或拒绝归档。
第六条本校文书档案的保管期限定为永久、定期两种。
定期分为30年、10年。
第七条永久保管的文书档案主要包括:
(一)本校制定的重要制度性、规范性文件材料;
(二)本校召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料;
(三)本校职能活动中形成的重要业务文件材料;
(四)本校关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示,重要的报告、总结、综合统计报表等;
(五)本校机构演变、人事任免等文件材料;
(六)本校房屋买卖、土地征用,重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料;
(七)上级机关制发的属本校主管业务的重要文件材料。
第八条定期保管的文书档案主要包括:
(一)本校职能活动中形成的一般性业务文件材料;
(二)本校召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料;
(三)本校人事管理工作形成的一般性文件材料;
(四)本校一般性事务管理文件材料;
(五)本校关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示,一般性工作报告、总结、统计报表等;
(六)上级机关制发的属于本校主管业务的一般性文件材料;
(七)上级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件材料;
(八)各处室报送的年度或年度以上计划、总结、重要专题报告等文件材料。
第九条本校形成的人事、基建、设备、科研、会计等文件材料的归档范围和档案保管期限,按国家有关规定执行。
第十条文件材料的电子版本与纸质版本保管期限相一致。
应归档电子文件的元数据、背景信息等应进行相应归档。
本校应归档纸质文件材料中,有文件发文稿纸、文件处理单的,应与文件正本、定稿一并归档。
第十一条本规定适用于本校各处室、学科。
第十二条本规定自通知之日起施行。
附件:
《海东县第二中学文书档案保管期限表》
海东县第二中学文书档案保管期限表
一.党、团、工会工作文件材料
1、各类会议材料
1.1校党委会、扩大会、专题会、民主生活会及团委会的报告、决定、讲话、记录、纪要等 永久
1.2党代会、教代会、团代会、学代会文件材料
1.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、选举结果、讨论通过的文件,以及决议、纪要等文件材料 永久
1.2.2大会发言、代表的建议、意见及答复、办理结果,简报 永久
1.2.3筹备工作、选举过程中形成的文件材料,小组会议记录,会议服务机构的计划、总结等文件材料 30年
1.2.4讨论未通过的文件 10年※
1.3党委、纪委、团委、工会、妇委会成立、换届会议,党、团员大会文件材料永久
1.4党、团、工会、妇委会学习记录、活动记录,一般性会议记录 30年
1.5参加外单位召开的需要贯彻执行的各种会议文件材料 10年
2、党、团、工会日常工作文件材料
2.1党支部、团委、工会制定的有关党建、纪检监察、精神文明、共青团、工会工作等方面的规定、制度、意见等文件 永久
2.2党支部、团委、工会制定的有关党建、纪检监察、精神文明、共青团、工会工作等一般性文件、便函 30年
2.3党支部、团委、工会计划、总结、报表
2.3.1年度及年度以上的计划、总结、报表及重要工作报告 永久
2.3.2年度以下的工作计划、总结、报表及一般性工作报告、情况反映、简报等10年
2.3.3各党支部、团支部年度计划、总结、报表及专题报告 10年
2.4党支部、团支部、工会、妇会等成立、换届选举材料 永久
2、5党支部、团委、工会、妇委会机构设置、机构撤并、印信启用和作废、人员编制、成员任免等等文件材料 永久
2.6党员、团员、工会会员发展材料,花名册、情况统计表 永久
2.7党员、团员、工会会员组织关系介绍信及存根、证明信等材料 永久
2.8党、团、工会评先、表彰的文件材料
2.8.1本校表彰及受县(含)级以上表彰、奖励的 永久
2.8.2受县级以下表彰、奖励的 30年
2.9党员、团员处分材料
2.9.1受到警告(不含)以上处分的 永久
2.9.2受到警告处分的 30年
2.10党员民主评议材料 30年
2.11党费、团费、工会会费收缴材料 10年※
2.12开展各种活动的文件材料
2.12.1开展各种创建、教育、学习活动的通知、方案、计划、总结等材料
30年
2.12.2开展各种文体活动、扶贫捐助等活动材料 10年
2.13教职工补助、福利待遇文件材料 30年
2.14统战工作文件材料 30年
2.15学生会文件材料 30年
3、上级及同级单位有关党、团、工会等工作需要贯彻执行文件材料 10年
二.行政工作文件材料
1、各种会议、活动材料
1.1校长办公会、行政会议等会议记录、纪要 永久
1.2教职工大会、协调会、专题会等会议记录、纪要 30年
1.3各处室、学科座谈会、经验交流会、征求意见会、教学研讨会等一般性会议文件材料 10年※
1.4参加上级单位召开的属本校主管业务的会议文件材料
1.4.1报告、领导讲话、总结、决定、纪要等文件材料 永久
1.4.2通知、议程、典型材料、交流材料、简报等文件材料 10年
1.5参加非隶属单位召开的需要贯彻执行的各类会议文件材料 10年
1.6本校组织校庆、校友会、教师节、校运会等重大活动的文件材料
1.6.1重要的文件材料 永久
1.6.2一般的文件材料 10年
2、上级机关、上级领导检查、指导本校工作时形成的文件材料
2.1领导讲话、题词
2.1.1省厅级、市级(含)以上的 永久
2.1.2省厅级、市级以下的 30年
2.2座谈记录、接待方案、检查意见、本校工作汇报材料 30年
3、本校及上级、同级机关制定的文件材料
3.1本校制定的制度、规定、办法、意见、规划、方案及重要的业务问题文件
永久
3.2本校制定的一般性业务文件 30年
3.3代上级单位起草并被采用的具有规范性、专项业务文件的最后草稿 30年
3.4有关学校工作的请示与批复、批示
3.4.1有关学校工作重要问题的请示与上级机关、领导的批复、批示文件材料
永久
3.4.2有关学校工作一般性问题的请示与上级机关、领导的批复、批示,本校各部门的请示与本校批复 30年
3.5工作计划、总结、报表
3.5.1发展规划、年度和年度以上的计划、总结、报表及重要的专项工作计划、
总结 永久
3.5.2年度以下的计划、总结、报表及处室年度工作计划、总结、报表 10年
3.6汇总上报上级单位的文件材料
3.6.1综合学校工作基本情况的报告 永久
3.6.2一般常规性的学校工作情况报告 10年
3.7编辑、编写的文件材料
3.7.1组织沿革、大事记、年鉴、校史、校刊、正式出版物等 永久
3.7.2简报、情况反映、工作信息 10年
3.7.3重要的电话记录、收发文登记簿 10年
3.8办理人大议案、政协提案、督办件的文件材料 永久
3.9上级机关制发的文件
3.9.1上级机关制发的有关学校工作的法规、规定、标准、办法、意见等普发性
文件 永久
3.9.2上级机关制发的有关学校工作的一般性文件 10年
3.9.3上级机关制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件 10年
3.10同级单位制发的非本校主管业务但要贯彻执行的文件 10年
4、行政管理文件材料
4.1目标管理、绩效考评、工作考核等方案、评比结果和有关材料 30年
4.2专项治理、专项督查等检查的实施方案、自查报告、检查结果等文件材料
30年
4.3创等级学校、平安校园、绿色学校等创建活动文件材料
4.3.1创建活动方案、请示与批复、总结、报告等 永久
4.3.2创建检查、复查的评定记录等材料 30年
4.4校务公开文件材料 30年
4.5出国或出境考察、学术研讨,接待来访等外事活动中形成的邀请函、出国审批手续、组团通知、执行日程、考察报告、会谈记录等文件材料 30年
4.6文秘、档案、保密、计生、卫生、接待等工作文件材料 30年
4.7各类报刊登载的有关本校情况的通报、报道等宣传报道材料 30年
4.8来信来访材料及本校处理结果
4.8.1有市级(含)以上领导重要批示和处理结果的 永久
4.8.2其他重要的有处理结果的 30年
4.9与有关单位、人员及本校教职工签订的合同、协议等文件材料
4.9.120年(含)以上有效期限的 永久
4.9.25—20年有效期限的 30年
4.9.35年以下有效期限的 10年
5、机构编制、人事管理等文件材料
5.1上级机关针对本校机构编制、人事管理、职称等工作的通知、批复 永久
5.2人事工作制度、规定、办法等文件材料 30年
5.3机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料 永久
5.4人事任免文件材料 永久
5.5表彰和奖励先进集体、先进个人的文件材料
5.5.1本校表彰以及受县(含)级以上表彰、奖励的 永久
5.5.2受县级以下表彰、奖励的 30年
5.5.3教职工30年以上教龄荣誉证书名册、学校荣誉证书等 永久
5.6对本校有关人员处分材料
5.6.1受警告(不含)以上处分的 永久
5.6.2受警告处分的 30年
5.7教职工年度考核、任职考核等人事考核、考察材料 永久
5.8教职工录用、招聘、转正、定级、聘任、辞(离)职、离退休、死亡、抚恤及申请出国、出境、援外等文件材料 永久
5.9教职工工作调动的行政、工资关系介绍信及存根、商调函等材料 永久
5.1教职工职称评聘、竞争上岗文件材料
5.10.1职称评聘、技术工人等级评聘文件材料 永久
5.10.2竞争上岗的方案、请示与批复、总结等文件材料 永久
5.10.3本校职改领导小组、评审小组的请示、批复、评审会议记录等 永久
5.10.4职称评聘、继续教育的一般性文件材料 30年
5.11人事、劳动工资统计报表、统计分析
5.11.1年度及年度以上的 永久
5.11.2年度以下的 10年
5.12本校干部职工名册、登记表 永久
5.13教职工教育培训文件材料 30年
5.14离退休教职工管理文件材料
5.14.1教职工离退休请示与批复、改变待遇审批表 永久
5.14.2本校规定的离退休干部职工待遇,制定的退休、退职制度等文件材料
永久
5.14.3离退休教职工管理的其它文件材料 30年
6、总务、财务审计、安全保卫等文件材料
6.1房产管理文件材料
6.1.1房产、土地所有权和使用权的文件材料 永久
6.1.2教职工住房管理文件材料 永久
6.1.2.1教职工承租、购置本校住房的合同、协议和有关手续 永久
6.1.2.2教职工住房分配、出售的规定、方案、细则,教职工住房情况统计、调查表、职工住房申请材料 30年
6.2物质设备管理文件材料
6.2.1物质设备管理、使用、采购等的制度、办法 30年
6.2.2办公设备、车辆采购计划、审批手续、购置及机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料 30年
6.2.3教学设备采购的申请书、计划表、审批手续、招投标、论证表、合同等文件材料 30年
6.2.4本校资产登记、统计、评估、处置、清产核资、交接等文件材料
6.2.4.1重要的 永久
6.2.4.2一般的 10年
6.3财务管理文件材料
6.3.1本校财务收支管理、内部会计控制、工资及效益奖金分配等制度、办法、方案、批复等 永久
6.3.2本校财务管理的其它制度、办法等文件材料 30年
6.3.3财务预算、批复等文件材料 30年
6.3.4上级机关下达本校的经费、基建指标等文件 永久
6.3.5财务报表、财务分析
6.3.5.1年度及年度以上的 永久
6.3.5.1年度以下的 10年
6.3.6教职工工资调整、保险、住房公积金名册、审批表等材料 永久
6.3.7教职工工资、奖金、福利和劳动保护等其它一般性文件材料 30年
6.4审计文件材料
6.4.1校领导经济责任制(含离任)审计材料 永久
6.4.2内部审计、财务审计材料
6.4.2.1审计工作底稿 10年
6.4.2.2审计结论、决定 永久
6.5开展勤工俭学、校办企业管理、生产计划等文件材料 30年
6.6建立数据库、校内网络与信息安全管理等信息化文件材料 30年
6.7安全保卫工作文件材料
6.7.1安全保卫工作制度、岗位职责等 30年
6.7.2重大事故调查、处理文件材料 永久
6.7.3值班、安全检查及调查等记录、台帐 10年※
6.7.4应对突发性事件、事故的预案材料
6.7.4.1应对突发性事件、事故的应急预案、记录、总结、纪要等文件材料永久
6.7.4.2其它一般性文件材料 30年
三.教学工作文件材料
1、教学工作文件材料
1.1有关教学、教师、招生、学生管理等教学工作的制度、规定、意见、办法等文件材料 永久
1.2有关教学、教师、招生、学生管理等教学工作的一般性文件、便函等10年
1.3教学工作的请示与批复
1.3.1有关教学、教师、招生、学生管理等教学工作重要问题的本校请示与上级机关、领导的批复、批示 永久
1.3.2有关教学、教师、招生、学生管理等教学工作一般性问题的本校请示与上级机关、领导的批复、批示 30年
1.4上级及同级单位有关教学、教师、招生、学生管理等教学工作的一般性文件10年
2、教学工作计划、总结、汇报、报表
2.1学年及学年以上计划、总结、报表及重要工作报告、调研报告等文件材料
永久
2.2学年以下计划、总结、报表及一般性工作报告、简报 10年
2.3拟写、汇总上报上级机关、上级领导的教学工作的业务材料 30年
3、教学管理文件材料
3.1上级主管部门下达的教学任务、课程设置、教学大纲、教学安排、教学管理等通知、计划、规定等 30年
3.2本校教学质量评估、优秀教学质量评奖等文件材料 永久
3.3教学工作督查的通知、通报、汇报等文件材料 30年
3.4教学计划、总结、课程总表、教学进度表、校历等
3.4.1学年及学年以上的 永久
3.4.2学期的 30年
3.4.3其它的 10年※
3.5教材、教案、习题集等材料
3.5.1自编、合编的教材、大纲、讲义、典型教案、习题集等 30年
3.5.2教改方案、观摩教学教案、教师备课方案等 30年
3.6试卷、考试成绩等材料
3.6.1各科试卷(空白)及答案、评分标准、试卷分析、学科考试成绩统计及成绩分析等 10年※
3.6.2各学科学期成绩统计表、质量分析表、成绩汇总表等 30年
3.7教学实习大纲、计划、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告 10年
3.8学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、经验总结等 10年
3.9学生参加各级体育比赛、各种竞赛活动中的获奖名单及获奖作品 30年
3.10班主任、班干部名单 10年※
4、招生工作文件材料
4.1招生计划、规定、总结等文件材料 永久
4.2招生简章等宣传、介绍材料 10年
4.3新生录取名册、统计报表,入学通知书存根 永久
4.4招生报名登记表、招生志愿表 10年※
4.5新生报到注册名册、统计表 永久
5、学生管理文件材料
5.1学生花名册、学生统计报表、成绩册 永久
5.2学生操行及评语 30年
5.3学籍卡 永久
5.4学生休学、退学、留学、复学、转学、缀学、开除等学籍变动情况 永久
5.5学生获奖学金、三好生、优秀班干部、先进集体等表彰、奖励材料
5.5.1获县(含)级以上表彰、奖励的 永久
5.5.2获县级以下表彰、奖励的 30年
5.6学生违纪处分的文件材料
5.6.1受警告(不含)以上处分和解除处分的 永久
5.6.2受警告及以下处分的 30年
5.7学生助学金、困难补助等发放名单 10年※
5.8毕业生分配方案、就业名册、就业情况统计表等 30年
5.9毕业生名册、统计表,毕业证存根、结业证存根、肄业证存根,历届同学录
永久
5.10毕业生质量跟踪调查、信息反馈材料 10年※
6、教师管理文件材料
6.1教师基本情况登记、鉴定、考核等材料 永久
6.2教师培训、进修、外出讲学、参加学术活动以及考勤、任课等材料 30年
6.3教师讲授试验课、观摩课的教案、自编讲义、教材或典型教案等 30年
6.4教师政治、业务工作材料及个人教学经验总结等材料 30年
6.5教师个人教学、教改、科研成果等材料 30年
6.6教师在各种刊物和学术会上发表、翻译的论文、文章、论著、作品及有关专家评价材料 30年
6.7教师专业技术职务评定、聘任材料 永久
6.8教师获奖励、表彰的材料
6.8.1获县(含)级以上表彰、奖励的 永久
6.8.2获县级以下表彰、奖励的 30年
6.9教师处分的文件材料
6.9.1受警告(不含)以上处分和解除处分的 永久
6.9.2受警告及以下处分的 30年
7、培训工作文件材料
7.1培训班文件材料
7.1.1培训班招生计划、培训总结、新生名册、统计表等文件材料 30年
7.1.2培训学员的结业成绩、结业证存根、毕业名册等 30年
7.1.3培训课程表、教材、任课教师名单等 10年※
7.2远程教育文件材料
7.2.1远程教育招生计划、工作总结、新生名册等 30年
7.2.2远程教育学员学籍卡、学籍变更情况、毕业鉴定表 永久
7.2.3远程教育毕业生名册、统计表等 永久
7.2.4开设远程教育的合同、协议等 永久
7.2.5远程教育课程表、教学大纲、任课教师名单等 30年
四.声像材料
1、本校召开会议形成的照片、录音、录像材料
1.1教代会、党代会、团代会、学代会、表彰会等重要会议 永久
1.2一般性会议 30年
2、领导视察、检查工作形成的照片、录音、录像材料
2.1省厅级、市级(含)以上领导视察、检查本校工作形成的 永久
2.2市级以下领导视察、检查本校工作形成的 30年
3、国内外人士来访形成的照片、录音、录像材料
3.1外宾来本校参观、访问、考察、洽谈等活动形成的 30年
3.2国内外著名专家、学者、知名人士、模范人物等来本校讲学、报告等永久
4、本校各项活动形成的照片、录音、录像材料
4.1本校举办校庆、校友会、校运会、教师节等重要集会、重大纪念、庆祝活
动及学术活动等形成的文件材料 永久
4.2本校组织的文体活动、教学竞赛、展览等活动形成的文件材料 30年
5、本校发生重大自然灾害、重大事故、重大事件的现场照片、录像材料永久
6、反映本校情况的照片、录音、录像材料
6.1本校历届主要领导人及省级以模范、标兵照片 永久
6.2本校名称牌匾照片 永久
6.3本校获市级(含)以上机关授予的奖状、奖旗,、奖杯、证书等奖励的照片
永久
6.4本校驻地变化和基建工程的基地原貌、奠基仪式、竣工落成典礼、交付使用等的照片、录音、录像材料 永久
6.5本校历届毕业生照片 永久
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