随州市房地产纸质档案数字化操作技术规范.docx
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随州市房地产纸质档案数字化操作技术规范
随州市房屋权属登记纸质档案数字化
操作技术规范
随州市房屋产权产籍管理所
二○一四年四月十五日
随州市房屋权属登记纸质档案数字化
操作技术规范
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第一稿
撰稿
撰稿时间
2014-4-16
校稿
审稿
目录
1.适用范围-1-
2.相关依据-1-
3.术语解释-1-
4.房产档案数字化建设意义、总体目标和工作原则-3-
4.1建设意义-3-
4.2总体目标-3-
4.3工作原则-4-
4.3.1先易后难原则-4-
4.3.2分卷整理原则-4-
4.3.3质量第一原则-4-
4.3.4确保安全原则-5-
4.3.5遵循历史原则-5-
5.历史档案数字化工作流程及操作规范-5-
5.1工作流程-5-
5.2操作规范-6-
5.2.1档案领取-7-
5.2.2档案拆分及整理-8-
5.2.3档案录入-8-
5.2.4档案扫描-8-
5.2.5图像处理-8-
5.2.6质量检查-8-
5.2.7图像挂接-8-
5.2.8目录打印-8-
5.2.9档案装订-8-
5.2.10总质检-8-
5.2.11档案归还-8-
6.新增档案数字化工作流程及操作规范-8-
6.1工作流程-8-
6.2操作规范-8-
6.2.1登记受理-8-
6.2.2登记发证-8-
6.2.3质量检查-8-
6.2.4档案整理-8-
6.2.5档案上架-8-
6.3入库档案增减、替换资料的操作流程-8-
附件:
随州市房屋权属登记档案整理标准-8-
附件:
随州市房屋权属登记档案卷内排列规则-8-
1.适用范围
1.1本规范适用于随州市、区房屋权属登记机构及其档案管理部门。
1.2本规范适用于房屋权属登记过程中所产生并归档的登记资料的数字化加工处理及数字化成果的管理。
2.相关依据
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国城市房地产管理法》
《中华人民共和国物权法》
《纸质档案数字化技术规范》
《随州市档案管理条例》
《城市房地产权属档案管理办法》
《随州市住房保障和房屋管理局档案分类方案》
《房地产登记技术规程》
《房屋登记办法》
3.术语解释
3.1数字化:
用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。
3.2纸质档案数字化:
采用扫描仪等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
3.3房屋权属登记档案案卷:
以每笔房屋权属登记业务所形成的资料成果为案卷计量单位,包括卷内目录、申请资料、审批资料以及其它相关必要资料。
3.3扫描技术:
是把纸张上的文字、图形转换成电子影像的一种技术,使用这一技术可以把房屋权属档案纸质材料的信息输入到房屋权属档案管理信息系统中,实现档案信息的网络共享。
3.4电子文件:
是指法人、其他组织和个人在公务活动中形成的数字形态记录。
它是通过计算机进行操作、传输、存储和利用的文件,用数字(比特)形态表现,通过编码和解码来输入和输出。
3.5电子档案:
是指利用计算机技术形成,经鉴定具有保存和利用价值,按照有关电子文件归档管理规定处理并且已经归档的电子文件。
3.6数字图像:
表示实物图像的整数阵列。
一个二维或更高维的采样并量化的函数,由相同维数的连续图像产生。
在矩阵(或其他)网络上采样——连续函数,并在采样点上将值最小化后的阵列。
3.724位真彩色:
真彩色是指图像中的每个像素值都分成R、G、B三个基色分量,每个基色分量直接决定其基色的强度,这样产生的色彩称为真彩色,24位真彩色可以达到人眼分辨的极限。
3.8 分辨率:
单位长度内图像包含的点数或像素数,一般用每英寸点数(dpi)表示。
3.9 失真度:
对档案进行数字化转换后,数字图像与档案原件在色彩、几何等方面的偏离程度。
3.10可懂度:
数字图像向人或机器提供信息的能力。
3.11图像压缩:
清除图像冗余或对图像近似的任一种过程,其目的是对图像以更紧凑的形式表示。
4.房产档案数字化建设意义、总体目标和工作原则
4.1建设意义
1、可实现数据的计算机存储和管理,实现信息共享,加强房地产档案的利用。
档案数字化可实现档案数据的计算机存储和管理,在最短的时间内查找到所需要的房产信息,在任意指定范围内统计和查询相关数据,为房地产市场分析提供实时数据,同时可使相关部门更直观快速的对房产规划等工作做出决策。
2、可加强档案管理、提高工作效率,增加经济效益。
系统建成后,可改变传统的人工调档查阅方式,方便、快捷地在网络系统中取得所需数字化信息;查档等工作应用部门可通过计算机网络进行,使管理工作规范化、高效化;档案可实现全市可利用范围内的数据有偿共享,最大化提高经济效益。
3、可确保档案的安全。
档案数字化后,可有效防止因水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等带来的损失。
数字化副本异地存放,输出缩微胶片供永久保存,使档案资料在出现天灾人祸的情况下避免遭到毁灭性的破坏。
还可以恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复,因此实现“数字档案”是档案保护的一种必要手段。
4.2总体目标
房屋权属登记档案数字化的总体目标:
通过影像化扫描技术,建立与纸质档案(原件)一致、同步更新的电子副本,保障房屋权属登记档案的安全性、完整性,提高档案利用效能。
同时构建集中式的房屋权属电子档案海量存贮数据库,利用计算机技术辅助房屋权属登记档案生成、数字化存贮和一体化管理,规范房屋权属档案处理流程和管理体系,最终实现集档案资料电子化存储、计算机网络化查询与档案资源共享一体化的“房产电子档案管理中心”建设目标。
4.3工作原则
4.3.1先易后难原则
根据房屋权属登记档案的现状,年份越靠后的档案整理情况相对规范,其数字化工作也更简便易操作,为此历史档案数字化工作应遵循先易后难的原则,按照年份由近及远的方式进行开展。
4.3.2分卷整理原则
在新增档案数字化过程中,应以独立卷的形式进行整理、数字化及归档;
在历史档案数字化过程中如遇到混合立卷的情况,应先对档案进行拆分整理,按照独立卷的形式进行数字化,归档整理时可根据各单位的实际情况按历史原貌归档。
4.3.3质量第一原则
在档案的整理过程中,始终将质量放在第一位,在整理初期,先进行小批量的生产,待工作流程和标准熟练后,再进行大批量生产工作,确保一次通过。
在数字化过程中,应严格按照流程,层层把关,将质量控制落实到位,保证数据整理成果可以100%通过验收。
4.3.4确保安全原则
在档案数字化建设过程中,必须保证实体档案的安全,从档案拆分整理到装订的各环节中,必须保护纸质档案的历史原貌;必须保证档案扫描产生的影像文件和登记软件中的电子数据的安全,数据与影像做到分离式管理,保证档案信息和档案数据的安全和保密;必须保证人员管理的安全,做好培训及保密工作,杜绝任何损害档案的行为的发生。
4.3.5遵循历史原则
档案数字化过程中应注意保持档案资料的历史原貌,每个工作流程均应小心谨慎。
尤其是一些年代较久远的房产档案,纸张情况较差,对纸质档案进行整理、扫描及修复等工作时更应注意保持档案纸张的原貌。
5.历史档案数字化工作流程及操作规范
5.1工作流程
1.档案领取→2.档案拆分及整理→3.档案录入→4.档案扫描→5.图像处理→6.质量检查→7.图像挂接→8.目录打印→9.档案装订→10.总质检→11.档案归还
图1:
历史档案数字化工作流程图
5.2操作规范
档案数字化单位在纸质档案数字化加工过程中,其每个环节的工作人员应根据工作情况按批次认真填写《档案数字化工作流程处理单》(表一)(以下简称《流程处理单》),以便于保证档案数字化加工的质量及管理工作。
表一档案数字化工作流程处理单
批次号:
类别:
起止案卷档号:
卷数:
序号
案卷档号
幅面
备注
A4
A3
A3以上
合计
合计
移交人:
接收人:
移交时间:
数字化加工流程
完成人
完成时间
注意事项或处理意见
类别
拆分及整理
录入
扫描
图像处理
质量检查
图像挂接
目录打印
装订
批次情况综述
5.2.1档案领取
1、原始档案的领取,实行专人专管责任制,即在纸质档案数字化加工过程中,档案数字化单位与档案管理部门均应指派专人负责原始档案交接工作,并认真办理相关交接手续;
2、每批次档案领取的数量,应以每日加工需求量为标准,做到按类别、流水号从小到大的顺序领取,精确控制好领取数量和借用时间;
3、档案数字化单位指派专人在领取档案时必须办理档案交接手续,填写《档案数字化借还交接单》(表二)(以下简称《交接单》),并认真核对档案数量,保证领取的档案与交接单完全一致;
4、《交接单》必须由档案数字化单位领取人与档案管理部门经办人双方确认并在“档案领取”栏签字,一式两份,各执一份;
5、每次领取的档案必须单独存放,各批次之间不得混淆;
表二档案数字化借还交接单
批次
案卷档号
案卷数
档案领取
档案归还
备注
领取人
经办人
领取
日期
归还人
接收人
归还
日期
200803160001
01-ZF11-2007-1~01-ZF11-2007-50
49
张清
李玲
2008-03-16
张清
李玲
2008-3-20
01-ZF11-2007-30被借用
6、在档案数字化过程中,必须按照批次进行扫描加工,不得相互混淆;
7、档案数字化加工单位每日在工作结束后负责清点各批次档案数量,确认无误,如发现档案混淆或档案数量与实际不符,应立即汇报档案管理部门并及时清查。
8、在档案数字化过程中如遇有关部门业务办理需要临时借用档案,借用人应认真填写《档案数字化过程借用表》(表三),并由档案管理部门和档案数字化单位经手人以及借用人三方签字确认。
待借出档案归还时,应及时注明归还日期,《档案数字化过程借用表》(表三)由档案数字化单位保管;
表三档案数字化过程借用表
借阅时间
利用者
主要用途
档号
经手人
档案归还
归还时间
备注
部门
借卷人
档案数字化单位
档案管理部门
归还人
接收人
5.2.2档案拆分及整理
档案领取完毕后,档案数字化单位即可开始档案拆分及整理工作。
档案拆分及整理,即是在档案信息录入及扫描前将原始档案按卷拆分成单个独立的页面进行整理,以便于后期档案扫描工作的顺利开展。
具体标准参考附件《随州市房屋权属登记档案整理标准》(以下简称《档案整理标准》)。
5.2.2.1档案拆分及整理规范
档案拆分及整理规范如下:
1、档案拆分及整理应采用专人专责制,由档案整理专职工作人员负责拆分。
在档案拆分前对档案内容进行甄别,查看是否有缺件、多件和材料重份的情况,核对盒数、卷数、页数,检查流水号是否连续完整,原始档案盒题名内容与原始档案案卷题名内容是否一致,以上各情况的处理方法如下:
(1)重复出现的页号、件号,先核对该页内容是否为本卷档案应有材料,如是则对档案重新进行正确编号处理,如不是应及时与档案管理部门进行沟通,查明异样原因,及时在《档案借还交接单》(表二)中备注,更正还原后,再进行原始档案整理;
(2)因材料重份、有已形成文件的草稿、手稿以及所有与本案卷无任何关系的文件,应及时与档案管理部门协调是否抽出该文件,对需抽出的档案案卷应重新进行编号;对不抽出、也不扫描的文件,使用不扫描标记的隔页纸进行标记,并在《流程处理单》(表一)中做详细记录,要求内容完整,字迹清晰,时间准确,责任人明确;
(3)疑似缺页的跳号,应及时通知档案管理部门查明文件是否遗失或被抽出调用,如可找到文件则应及时补充;暂时无法补充的文件应该在《流程处理单》(表一)上备注详细情况;待档案归还,应及时对此档案页面进行数字加工工作;
(4)所有不是因原始档案材料重复或缺失引起的重复页码、漏编页码、件号错误、跳页号、差页数造成的原始档案不连续、不完整,应由档案整理工作人员及时给发生错误的原始档案重新编写正确的页码、件号。
2、档案整理工作人员应检查是否带有金属装订物,如有则一律拆除原始档案的金属装订物,拆分时必须使用工具,严禁手撕,沿原有痕迹小心分拆,伤及到内容的拆分应立即停止,档案整理员对档案应重新分类,改用其它扫描方式进行加工,必须保证原始档案不受损害。
3、页面内容不清晰及出现褪色、模糊及用铅笔、圆珠笔、红墨水笔、彩色笔修改、签发的文件材料的档案处理方式,可询问档案管理部门有无可替换的抄件,或使用加深对比度复印原件,以供扫描时使用。
如以上方法均不可使用,应即时记录该案卷号及页码,在数字档案后期图像处理时利用软件对清晰度再做调整,以保证数字化档案的清晰效果。
4、检查每个纸张页面的破损程度,根据以下情况作出相应的裱补修复:
(1)纸张有轻微的折边、折角、皱褶,可将原始档案抚平即可,严重的则使用按压、重压压平或取用适当大小的纸片涂抹粘合剂材料,展开折边、折角、皱褶位置,在无内容的背面进行粘贴。
如果抚平折边、折角、皱褶处会使档案内容分离,如中间出现一条空隙而影响到档案内容则不需抚平;
(2)纸张出现破损撕裂的情况。
破损轻微的取适当大小纸片对破损撕裂位置用粘合剂进行裱补处理,破损情况严重的可直接将衬纸裱补于纸张之下;
(3)热敏纸由于其特殊原理在受热情况下易使字体消退,因此需要先复印再扫描。
先将原件进行复印,复印件不计入编页中,页号用括号表示,例如原件页号为10的热敏纸复印件的页号用(10)来表示。
整理过程中应保留原始材料,将复印件放在案卷最后面,并及时填写《流程处理单》(表一),在备考表中应写明情况,如:
第(10)页为热敏纸张复印件,不计入编页中,原件已保留;
(4)所有裱补材料、纸张全部使用无内容白色复印纸,粘合剂应符合国家档案管理标准。
粘合剂均匀涂抹,单面的页面涂抹于内容面的背面,双面的页面涂抹于无内容的位置,如可供涂抹处过小过窄,先使用加宽边条加宽,再行粘贴,粘贴位置应平整无气泡、无翘边,视觉上不得出现角度偏差,每一个页面使用一张纸。
5、卷内文件如需重新编排页号,则用打码机打号或者用2B铅笔编写,页号一律用阿拉怕数字,字迹应工整清楚。
卷内文件书写或印制有有效文字字迹和图表的正反页面应当一个页面编写一个页号,页号从1开始,从小到大依次递增,中间不得有重复或疏漏。
6、整理人员根据卷内文件纸张的规格对其作出分类。
扫描仪分为A4、A3和A3以上三种,整理人员应即时记录每份案卷的分类方式提高扫描人员的工作效率,详细的扫描规范见档案扫描流程。
5.2.2.2卷内文件目录制定
在整理每卷档案时,应及时制定卷内文件目录以便于登记软件的图像挂接,卷内文件目录可按照历史档案原有的整理标准制定。
5.2.2.3档号编制
为统一全市房屋权属登记档案档号编制规则,方便档案管理,在档案数字化工作过程中,新档号应记录在档案卷皮上。
1、档号编制规则
档号的格式应符合下列规范:
例如:
02-ZF12-2001-1为随县房管局房屋抵押登记类档案2001年度的第1卷档案。
区号:
是两位编码,表示随州市下属各区,详细内容见《区号字典表》(表四);
类别号:
房产档案的类别,ZF代表房产管理专业档案;
分类号:
各类别的下一级分类,ZF1代表房产管理专业档案下的房屋管理权属类,ZF11表示其中的房屋权属登记档案,详见《类别字典表》(表五);
流水号:
案卷的编号,用以区分各档案案卷并排列顺序。
表四区号字典表
序号
名称
编码
1
随州市房产管理局
01
2
随县房产管理局
02
3
广水县房产管理局
03
表五类别字典表
类别代号
一级类目
二级类目
房产管理专业档案ZF
名称
类别
名称
类别
房屋权属管理类
ZF1
房屋权属登记
ZF11
房屋抵押登记
ZF12
其他类登记
ZF13
5.2.3档案录入
档案录入是指档案数字化录入人员将纸质档案案卷及卷内文件信息,录入到房屋产权产籍登记软件系统中。
档案录入分为案卷信息录入和卷内信息录入。
1、案卷信息录入:
每笔房屋权属登记业务所形成的资料成果为一份案卷。
案卷信息包括档号、资料文件种类(该案卷卷内该文件名称)、资料文件页数(该案卷卷内该文件类型页数)等登记软件系统要求的其他案卷信息。
2、卷内信息录入。
每份案卷内的文件为卷内文件,录入在相应案卷下的卷内文件目录中。
录入人员根据整理人员对此案卷的业务分类整理,依照此分类的排列规范进行卷内数据的录入。
录入信息包括业务信息、房屋地理信息及权属人员等登记软件系统要求的其他卷内文件信息。
档案录入完毕后,即可开始档案扫描工作。
5.2.4档案扫描
档案扫描即是档案数字化单位在信息录入完毕后,通过扫描仪将纸质档案上的文字、图形转换成电子影像,挂接到房屋产权产籍登记软件系统中。
具体要求如下:
5.2.4.1扫描方式
根据档案幅面的大小,扫描仪分为A4扫描仪、A3扫描仪和A0扫描仪;
根据扫描仪的扫描方式可分为高速扫描仪、平板扫描仪和大幅面扫描仪(A0)。
A3和A4扫描仪都带有高速和平板两种扫描功能。
如下图所示:
此次档案数字化加工扫描方式分为A4扫描、A3扫描和A0扫描三种方式,应根据纸张情况选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。
(1)小于A4及A4幅面的按A4规格进行扫描,大于A4小于A3及A3幅面的按A3规格进行扫描,大于A3幅面以及工程图纸按A0规格进行扫描,不能进行图像拼接。
(2)纸张状况好的档案应采用高速扫描方式(滚筒方式)以提高工作效率。
纸张状况较差,以及过薄、过软和超厚的档案,应采用平板扫描方式。
5.2.4.2扫描色彩模式
数字化加工过程中,扫描模式采用彩色模式扫描。
5.2.4.3扫描分辨率
扫描分辨率指的是多功能一体机在实现扫描功能时,通过扫描元件将扫描对象每英寸可以被表示成的点数,用dpi来表示。
扫描分辨率参数大小的选择,原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。
一般情况下分辨率应选择200dpi;特殊情况下,如手写稿、复印件及文字偏小、密集、清晰度较差等,扫描分辨率应选择300dpi。
5.2.4.4扫描规范
1、操作人员熟练掌握扫描仪的使用方法;
2、认真填写《流程处理单》(表一),登记扫描的页数,核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理方法;
3、在扫描前保证所有铁钉全部剔除干净;
4、档案扫描过程中,保持影像页面与纸质文件的对应,如发现影像页内容缺失,应立即补扫,以保证扫描档案内容的完整性;
5、原始档案页面内容出现模糊、褪色、清晰度低的情况,可调节扫描仪亮度、对比度来加强清晰度,如仍不足以使数字档案清晰,则在后期图像处理时使用图像处理软件对数字档案的亮度、对比度进行调整,以达到最佳效果;
6、平板扫描过程中如遇到纸张较薄的情况,扫描时可用打印白纸垫在其后,防止扫描出现透光和阴影现象,影响扫描效果;
7、热敏纸张需要将原件的复印件进行扫描,并保留原始材料;
8、若原始档案中含有备考表,备考表不扫描,仍然放在原来的档案盒中。
在扫描过程中,保证档案盒、档案材料始终在一起,不得分离。
5.2.4.5扫描文件格式
扫描图像存储格式,应遵循国家档案局《电子文件管理细则第二部分:
电子文件长期保存格式需求》,采用以下格式:
1、版式文件PDF/A格式
遵循ISO/DIS19005《文件管理电子文件长期保存格式第1部分PDF1.4的使用(PDF/A-1)》,支持数字签名、格式开放、不绑定软硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他文本格式转换等。
可使用PDF-T工具使word文件转化为PDF文件。
2、图像文件TIFF格式
支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强等。
3、图像文件JPEG-2000格式、JPEG格式
遵循ISO15444-1:
2004《信息技术JPEG2000图像编码系统核心编码系统》,格式透明、支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换等。
5.2.4.6扫描存储路径
房产档案数字化扫描图像存储具体要求如下:
1.用于保存的扫描图像,均采取单页TIFF格式。
2.用于网络浏览与查询的图像则采用多页TIF、JPG或PDF格式。
3.用户浏览查询的每一个多页TIF或PDF文件,都有一个与之相对应的唯一标识符。
4.如采用JPG格式,多页文件可采用该文件档号建立相应文件夹,按页码顺序对图像文件命名。
5.浏览查询图像内容每卷存放于一个文件夹内,该文件夹应包含该卷中的所有卷内文件,每份文件形成单独的多页TIFF或PDF文件。
5.2.5图像处理
档案扫描完成后,档案数字化单位需要对不规范的图像进行去污、纠偏和裁剪等操作,以达到扫描影像整洁、清晰、美观的效果,利于查阅。
1、图像数据质量检查
(1)对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。
发现不符合图像质量要求时,应重新进行图像的处理;
(2)由于操作不当,造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时,应重新扫描;
(3)发现文件漏扫时,应及时补扫并正确插入图像;
(4)发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时,应及时进行调整;
2、纠偏
对出现偏斜的图像应进行纠偏处理,以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
对方向不正确的图像应进行旋转还原,以符合阅读习惯。
3、去污
对图像页面中出现的影响图像质量的杂质,如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。
处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。
4、裁边处理
采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理,去除多余的白边,以有效缩小图像文件的容量,节省存储空间。
5.2.6质量检查
质量检查是档案数字化工作中比较重要的一个环节,以保障档案影像文件和录入信息的准确性以及与原始档案的一致性。
档案数字化单位应按照100%的比例进行检查,并及时填写《档案数字化质量检查统计表》(表七)。
表七档案数字化质量检查统计表
批次号:
档案类别:
卷数:
序号
案卷档号
检查类目情况
处理意见
拆分及整理
录入信息
影像文件
案卷
卷内
1
2
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