学术报告会议服务方案.docx
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学术报告会议服务方案.docx
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学术报告会议服务方案
学术报告会议服务方案
Academicreportconferenceservicescheme
编订:
JinTaiCollege
学术报告会议服务方案
前言:
报告是按照上级部署或工作计划,每完成一项任务,一般都要向上级写报告,反映工作中的基本情况、工作中取得的经验教训、存在的问题以及今后工作设想等,以取得上级领导部门的指导。
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兹定于×年×月×日,特别邀请×××担任嘉宾,举办以“××××”为主题的专场学术报告会。
本次活动在×××(地址)举行,×××代表(填入主要参与领导)等均将参加此次盛会。
一、概述
【主办单位】×××
【承办】×××
【时间】×××年×××月×××日11:
00—12:
30(改为具体时间)
【地点】×××
二、议程
主题:
×××
×××-×××(填写具体时间)签到
×××-×××(填写具体时间)主持人宣布学术报告会开始,介绍主讲嘉宾。
×××-×××(填写具体时间)×××做主题讲演×××-×××(填写具体时间)听众与嘉宾进行互动
×××-×××(填写具体时间)主持人总结学术报告会成果,宣布结束。
×××-×××(填写具体时间)合影留念
×××-×××(填写具体时间)午餐
三、邀请嘉宾
本次报告会级别高、范围广,与会的嘉宾主要涉及到×××、××
×、×××、×××等。
拟邀请嘉宾:
(待定)×××
×××
×××
×××
四、人员安排
1.工作组成员:
总顾问:
×××总负责:
×××总协调:
×××出席领导:
×××项目秘书:
×××项目组成员:
×××工作布置:
(详见下表)
“学术报告会”工作计划安排表
项目负责:
×××监督检查:
×××
学术会议方案设计
一、会前准备
1.拟定会议计划:
①拟定会议主题、名称、地点、规模等,确定讲者。
主题、名称:
较新学术关注点或较热的学术论点、最新文献,能引起老师的听会兴趣,有利于达到举行会议的目的
地点:
老师容易找到,交通便利,有学术交流的氛围,教师的学术会议一般在一个大学之中。
讲者:
区域知名教授,有较高学术地位或是有较高的学校行政职务;会前和讲者过沟通,确认需要他重点讲解的内容
②确定会议日期、日程及议程及预备会议内容。
时间:
尽量有利于老师参会,如节假日,周末。
③排出会议作息时间及注意事项。
会议吃住行:
餐饮:
根据会议预算定制不同的餐标,提前确认好菜单,确认是否可自带酒水,容纳人数,餐厅布置
住宿:
分房单间:
VIP单间的预留,标间客户的分配
房间内的安排设置,放置水果、欢迎信等
接送站:
制作接送站表:
参会人员信息,具体到达离开时间,航班班次
用车:
根据到达离开时间及人数安排车型
④做出会议经费预算和筹资方案。
⑤成立会务组,明确会务分工。
2.发出会议通知:
①第一轮通知(告知会议具体时间、地点、演讲专家及讲题等);②在会议的前几天正式确认嘉宾是否能够参加会议。
3.准备会议材料:
投影仪、相机、横幅、签到表、专家意见反馈表、礼品、场
地租用合约、电脑(电源线鼠标等)、排插、数据线、水笔、
4.布置会场:
①排定会议座次;
会议室:
与参会人数匹配,大小适中,隔音效果好,会议室温度及灯光能调节参会人数:
确认参会区域及人数
②布置环境;
茶休:
水果点心,数量按照参会人数的2/3安排即可仪器:
电脑、投影机、光笔、无线话筒签到表:
桌卡:
讲者、大会主席引导牌:
会议张贴海报、带有箭头的引导牌
③检查并配置电化设备;
④展台安排。
挂旗/横幅/:
和大会主题相关的
会议工具:
相机及资料、本子、笔、袋子(数量与参会人数一致)奖品:
备有会议提问及有奖问答的奖品
二、会议进行中
1.会议报到:
①接待;
接送站
接站:
和客户确认到达时间,以免错过接车时间
送站:
客户入住后和请客户确认撤离时间和交通工具
②填写报到单;
③发会议材料,安排住宿;
住宿
房卡及胸卡的发放,根据实际情况设置签到台或者是交予负责人
房间内:
放置好水果及欢迎信,退房前放置好特产及欢送信
叫早服务:
每天晚上与酒店确认设置叫早时间和房间
④通知有关事项。
2.会场组织:
①检查会场安排和会议设备;
会场内布置:
桌椅摆放方式(课桌、圆桌等),电脑、投影仪的摆放和调试,空调的开放,音响、话筒的调试,投影屏幕的挂置,资料的摆放,挂旗和横幅的张贴,主席台及讲课台的摆放,分发礼品的位置
会场外布置:
海报的张贴,引导牌的放置,条幅横幅的悬挂
②接待嘉宾引导其到正确的位置上;
③会场巡视
保证会议主持人、发言人到位;照相、会场灯光、音响的调控,为演讲者及会场照相以提高教师的注意力
④调动与会者提问和讨论并给与讲者所需的帮助;
有奖问答设置:
让演讲者得到休息,同时调动教师的积极性、参与性及给与思考时间,重复演讲内容的关键信息,达到学术交流的目的
⑤会议记录;
3.会议生活服务:
①及时定购代表回程票;
②印刷并分发会议代表通讯录;
③检查住房设施;
④征求膳食意见;
膳食
主桌安排:
可以放置鲜花等做标识
代表分散入座:
最好每桌设预留位以方便我们的人照顾客户
上菜:
注意督促服务员的上菜速度
酒水安排:
之前和服务员去任好放置的种类和数量
⑤保证参观、访问及娱乐活动顺利进行。
三、会后安排
1.整理会议文件:
①整理会议记录;
②形成会议决定(简报、纪要);
③写总结向上级汇报情况或发布;
④将会议材料分类、立卷、归档;
2.送别会议代表:
①分发回程票;
②结清会议费用;
③根据返程时间安排车辆;
④发放会议照片和通讯录,讲者的讲稿与其确认征得同意后可拷贝讲述内容。
3.会后工作:
①结算会议开支费用;
②归还会议所借物品。
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