建设电子文件与电子档案管理规范.docx

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建设电子文件与电子档案管理规范

建设电子文件与电子档案管理规范

（2009-8-22）

1总则

为加强建设电子文件的归档与管理，建立真实、准确、完整、有效的建设电子档案，保障建设电子文件和电子档案的安全保管与有效开发利用，制定本规范。

本规范适用于建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件的归档和管理。

建设电子文件归档与电子档案管理除执行本规范外，尚应执行国家现行有关标准的规定。

2术语

建设电子文件electronicconstructionrecords

在城乡规划、建设及其管理活动中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

主要包括建设系统业务管理电子文件和建设工程电子文件两大类。

建设系统业务管理电子文件electronicrecordsofconstructionprofessionaladministration

建设系统各行业、专业管理部门（包括城乡规划、城市建设、村镇建设、、建筑业、住宅房地产业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位）在业务管理和业务技术活动中通过数字设备及环境生成的，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的业务及技术文件。

建设工程电子文件electronicrecordsofconstructionengineering

在工程建设过程中通过数字设备及环境生成，以数码形式存储于磁带、磁盘或光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。

建设工程电子文件主要包括工程准备阶段电子文件、监理电子文件、施工电子文件、竣工图电子文件和竣工验收电子文件。

建设工程电子文件可简称为工程电子文件。

建设电子档案electronicconstructionarchives

具有参考和利用价值并作为档案保存的建设电子文件及相应的支持软件、参数和其他相关数据。

主要包括建设系统业务管理电子档案和建设工程电子档案。

真实性authenticity

电子文件的内容、结构和背景信息等与形成时的原始状况一致。

完整性integrity

电子文件的内容、结构、背景信息、元数据等无缺损。

有效性utility

电子文件的可理解性和可被利用性，包括信息的可识别性、存储系统的可靠性、载体的完好性和兼容性等。

元数据metadata

描述电子文件的背景、内容、结构及其整个管理过程的数据。

在线式归档on-linefiling

通过计算机网络，将电子文件及相关数据向档案部门移交的过程。

离线式归档off-linefiling

将应归档的电子文件及相关数据存储到可脱机存储的载体上向档案部门移交的过程。

固化fixing

为避免电子文件因动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为一种相对稳定的通用文件格式的过程。

迁移migration

将源系统中的电子文件向目标系统进行转移存储的方法与过程。

建设电子文件归档与管理系统filingandmanagementsystemofelectronicconstructionrecords

对建设电子文件进行整理归档及管理的信息系统，具有确定归档范围与保管期限、登记、分类、着录、存储、保管、利用及数据交换等功能。

该系统包括两个类型，即建设系统业务管理电子文件归档与管理系统和建设工程电子文件归档与管理系统。

3基本规定

建设系统业务管理电子文件形成单位和建设工程电子文件形成单位应加强对电子文件归档的管理，将电子文件的形成、收集、积累、整理和归档纳入文件管理工作程序，明确责任岗位，指定专人管理。

建设系统业务管理电子文件形成单位的档案部门负责监督和指导本单位建设系统业务管理电子文件的收集、整理和归档，并定期向当地城建档案馆（室）移交建设系统业务管理电子档案。

在建设工程电子文件的整理归档与电子档案的验收移交工作中，建设单位应履行下列职责：

1在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子文件的套数、质量、移交时间等提出明确要求；

2收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档；

3组织、监督和检查勘察、设计、施工、监理等单位工程电子文件的形成、积累和整理归档工作；

4收集和汇总勘察、设计、施工、监理等单位形成的工程电子档案；

5在组织工程竣工验收前，提请当地建设（城建）档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收；

6对列入城建档案馆（室）接收范围的工程，按规定向当地城建档案馆（室）移交工程电子档案。

勘察、设计、施工、监理及测量等单位应将本单位形成的工程电子文件整理归档后向建设单位移交。

建设（城建）档案管理机构应对建设工程电子文件的整理归档工作进行监督、检查、指导和预验收。

3.0.5对具有永久保存价值的可输出打印型电子文件，建设电子文件形成单位必须将其制成纸质文件或缩微品等。

归档时，应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品，并在内容、格式、相关说明及描述上保持一致，且二者之间必须建立关联。

建设电子文件形成单位应建立建设电子文件归档与管理系统，实现建设电子文件自形成到归档、保管、利用过程中电子文件及其着录数据、元数据的连续管理。

建设电子文件形成单位和建设电子档案保管单位应采取措施，保证建设电子文件的真实性、完整性、有效性和安全性，并应符合以下规定：

1应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从建设电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证建设电子文件的产生、处理过程符合规范。

2应采取安全防护技术措施，保证建设电子文件的真实性。

3应建立建设电子文件完整性管理制度并采取相应的技术措施采集背景信息和元数据。

4应建立建设电子文件有效性管理制度并采取相应的技术保证措施。

5建设电子文件的处理和保存应符合国家的安全保密规定，针对自然灾害、非法访问、非法操作、病毒等采取与系统安全和保密等级要求相符的防范对策。

建设电子文件形成单位与建设（城建）档案管理机构应对建设电子文件加强前端控制，实行全过程的管理与监控，保证管理工作的连续性。

建设（城建）档案管理机构应根据建设行业信息化现状，及时提出建设电子文件归档的技术性指导意见。

建设电子文件形成单位据此明确规定各类建设电子文件归档的具体要求，保证归档质量。

4电子文件的代码标识、格式与载体

电子文件的代码应包括稿本代码和类别代码。

1

稿本代码

稿本

代码

草稿性电子文件

M

非正式电子文件

U

正式电子文件

F

2

类别代码

文件类别

代码

文本文件（Text）

T

图像文件（Image）

I

图形文件（Graphics）

G

影像文件（Video）

V

声音文件（Audio）

A

程序文件（Program）

P

数据文件（Data）

D

4.0.2

文件类别

通用格式

文本文件

XML、DOC、TXT、RTF

表格文件

XLS、ET

图像文件

JPEG、TIFF

图形文件

DWG

影像文件

MPEG、AVI

声音文件

WAV、MP3

各种不同类别电子文件的存储亦可采用国务院建设行政主管部门和信息化主管部门认可的，能兼容各种电子文件的通用文档格式。

脱机存储电子档案的载体应采用一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁盘等。

移动硬盘、优盘、软磁盘等不宜作为电子档案长期保存的载体。

5建设电子文件的收集与积累

5.1收集积累的范围

5.1.1凡是在城乡规划、建设及其管理等活动中形成的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和数据等都应属于建设系统业务管理电子文件的收集范围。

5.1.2凡是记录与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状的具有重要凭证、依据和参考价值的电子文件和相关数据等都应属于建设工程电子文件的收集范围。

各类建设工程电子文件的具体收集范围应按照《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328-2001）规定的收集范围进行。

5.2收集积累的要求

5.2.1建设电子文件形成单位必须做好电子文件的收集积累工作。

5.2.2建设电子文件的内容必须真实、准确。

工程电子文件内容必须与工程实际相符合，且内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理、测量等方面的技术规范、标准和规程。

记录了重要文件的主要修改过程和办理情况，有参考价值的建设电子文件的不同稿本均应保留。

凡是属于收集积累范围的建设电子文件，收集积累时均应进行登记。

登记时必须按照本规范附录A、附录B的要求，填写建设电子文件（档案）的案卷级和文件级登记表。

应采取严密的安全措施，保证建设电子文件在形成和处理过程中不被非正常改动。

积累过程中更改建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件应按本规范附录C的要求，填写《建设电子文件更改记录表》。

应定期备份建设电子文件，并存储于能够脱机保存的载体上。

对于多年才能完成的项目，应实行分段积累，宜一年拷贝一次。

对通用软件产生的建设电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。

专用软件产生的建设电子文件应转换成通用型建设电子文件。

对内容信息是由多个子电子文件或数据链接组合而成的建设电子文件，链接的电子文件或数据必须一并归档，并保证其可准确还原；当难以保证归档建设电子文件的完整性与稳定性时，可采取固化的方式将其转换为一种相对稳定的通用文件格式。

与建设电子文件的真实性、完整性、有效性、安全性等有关的管理控制信息（如电子签章等）必须与建设电子文件一同收集。

对采用统一套用格式的建设电子文件，在保证能恢复原格式形态的情况下，其内容信息可不按原格式存储。

计算机系统运行和信息处理等过程中涉及与建设电子文件处理有关的着录数据、元数据等必须与建设电子文件一同收集。

5.3收集积累的程序

5.3.1收集积累建设电子文件，均需进行登记，并应符合以下规定。

1工作人员应按本单位文件归档和保管期限的规定，从电子文件生成起对需归档的电子文件性质、类别、期限等进行标记。

2应运用建设电子文件归档与管理系统对每份建设电子文件进行登记，电子文件登记表应与电子文件同时保存。

对已登记的建设电子文件必须进行初步鉴定，并将鉴定结果录入建设电子文件归档与管理系统。

对经过初步鉴定的建设电子文件应进行着录，并将结果录入建设电子文件归档与管理系统。

对已收集积累的建设电子文件，应按业务案件或工程项目来组织存储。

对存储的建设电子文件的命名，宜由三位阿拉伯数字或三位阿拉伯数字加汉字组成，数字是本文件保管单元内电子文件编排顺序号，汉字部分则体现本电子文件的内容及特征或图纸的专业名称和编号。

建设电子文件保管单元的命名规则可按照建设电子文件的命名规则进行。

建设电子文件与相应的纸质文件应建立关联，在内容、相关说明及描述上应保持一致。

6建设电子文件的整理、鉴定与归档

6.1整理

6.1.1建设电子文件的形成单位应做好电子文件的整理工作。

6.1.2对于建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件，业务案件办理完结或工程项目完成后，应在收集积累的基础上，对该案件或项目的电子文件进行整理。

整理应遵循建设系统业务管理电子文件或建设工程电子文件的自然形成规律，保持案件或项目内建设电子文件间的有机联系，便于建设电子档案的保管和利用。

6.1.4同一个保管单元内建设电子文件的组织和排序可按相应的建设纸质文件整理要求进行。

6.1.5建设电子文件的分类应按照《城建档案分类大纲》进行。

6.1.6建设电子文件的着录应按照《城建档案着录规范》（GB/T50323-2001）进行，同时应按照保证其真实性、完整性、有效性的要求补充建设电子文件特有的着录项目和其他标识信息与数据。

6.2鉴定

6.2.1鉴定工作应贯穿于建设电子文件归档与电子档案管理的全过程。

电子文件的鉴定工作，应包括对电子文件的真实性、完整性、有效性的鉴定及确定归档范围和划定保管期限。

6.2.2归档前，建设电子文件形成单位应按照规定的项目，对建设电子文件的真实性、完整性和有效性进行鉴定。

6.2.3建设电子文件的归档范围、保管期限应按照国家关于建设纸质文件材料归档范围、保管期限的有关规定执行。

建设电子文件元数据的保管期限应与内容信息的保管期限一致。

6.3归档

6.3.1建设电子文件形成单位应定期把经过鉴定合格的电子文件向本单位档案部门归档移交。

6.3.2归档的建设电子文件应符合下列要求：

1已按电子档案管理要求的格式将其存储到符合保管要求的脱机载体上。

2必须完整、准确、系统，能够反映建设活动的全过程。

6.3.3建设电子文件的归档方式包括在线式归档和离线式归档。

可根据实际情况选择其中的一种或两种方式进行电子文件的归档。

6.3.4建设系统业务管理电子文件的在线式归档可实时进行；离线式归档应与相应的建设系统业务管理纸质或其他载体形式文件归档同时进行。

工程电子文件应与相应的工程纸质或其他载体形式的文件同时归档。

6.3.4建设电子文件形成单位在实施在线式归档时，应将建设电子文件的管理权从网络上转移至本单位档案部门，并将建设电子文件及其元数据等通过网络提交给档案部门。

6.3.5建设电子文件形成单位在实施离线式归档时，应按下列步骤进行：

1将已整理好的建设电子文件及其着录数据、元数据、各种管理登记数据等分案件（或项目）按要求从原系统中导出；

2将导出的建设电子文件及其着录数据、元数据、各种管理登记数据等按照要求存储到耐久性好的载体上，同一案件（或项目）的电子文件及其着录数据、元数据、各种管理登记数据等必须存储在同一载体上。

3对存储的建设电子文件进行检验。

4在存储建设电子文件的载体或装具上编制封面。

封面内容的填写应符合本规范附录D的要求，同时存储载体应设置成禁止写操作的状态。

5将存储建设电子文件并贴好封面的载体移交给本单位档案部门。

6归档移交时，交接双方必须办理归档移交手续。

档案部门必须对归档的建设电子文件进行检验，并按照本规范附录E的要求，填写《建设电子档案移交、接收登记表》。

交接双方负责人必须签署审核意见。

当文件形成单位采用了某些技术方法保证电子文件的真实性、完整性和有效性时，则应把其技术方法和相关软件一同移交给接收单位。

6.4检验

6.4.1建设系统业务管理电子文件形成部门在向本单位档案部门移交电子文件之前，以及本单位档案部门在接收电子文件之前，均应对移交的载体及其技术环境进行检验，检验合格后方可进行交接。

勘察、设计、施工、监理、测量等单位形成的工程电子档案应由建设单位进行检验。

检验审查合格后向建设单位移交。

在对建设电子档案进行检验时，应重点检查以下内容：

1建设电子档案的真实性、完整性、有效性；

2建设电子档案与纸质档案是否一致、是否已建立关联；

3载体有无病毒、有无划痕；

4登记表、着录数据、软件、说明资料等是否齐全；

6.5汇总

6.5.1建设单位应将勘察、设计、施工、监理、测量等单位移交的工程电子档案及相关数据与本单位形成的工程前期电子档案及验收电子档案一起按项目进行汇总，并对汇总后的工程电子档案按本规范的要求进行检验。

7建设电子档案的验收与移交

7.1建设系统业务管理电子档案的移交

7.1.1建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定，定期向城建档案馆（室）移交已归档的建设系统业务管理电子档案。

移交方式包括在线式和离线式。

7.1.2凡已向城建档案馆（室）移交建设系统业务管理电子档案的单位，如工作中确实需要继续保存纸质档案的，可适当延缓向城建档案馆（室）移交纸质档案的时间。

7.2建设工程电子档案的验收与移交

7.2.1建设单位在组织工程竣工验收前，提请当地建设（城建）档案管理机构对工程纸质档案进行预验收时，应同时提请对工程电子档案进行预验收。

7.2.2列入城建档案馆（室）接收范围的建设工程，建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸质档案时，应当同时移交一套工程电子档

案。

7.2.3停建、缓建建设工程的电子档案，暂由建设单位保管。

7.2.4对改建、扩建和维修工程，建设单位应当组织设计、施工单位据实修改、补充、完善原工程电子档案。

对改变的部位，应当重新编制工程电子档案，并和重新编制的工程纸质档案一起向城建档案馆（室）移交。

7.3办理移交手续

7.3.1城建档案馆（室）接收建设电子档案时，应按照本规范的要求对电子档案再次检验，检验合格后，将检验结果按照本规范附录E的要求，填入《建设电子档案移交、接收登记表》，交接双方签字、盖章。

7.3.2登记表应一式两份，移交和接收单位各存一份。

8建设电子档案的管理

8.1脱机保管

建设电子档案的保管单位应配备必要的计算机及软、硬件系统，实现建设电子档案的在线管理与集成管理。

并将建设电子档案的转存和迁移结合起来，定期将在线建设电子档案按要求转存为一套脱机保管的建设电子档案，以保障建设电子档案的安全保存。

8.1.2脱机建设电子档案（载体）应在符合保管条件的环境中存放，一式3套，一套封存保管，一套异地保存，一套提供利用。

8.1.3脱机建设电子档案的保管，应符合下列条件：

1归档载体应作防写处理。

不得擦、划、触摸记录涂层；

2环境温度应保持在17～20℃之间；相对湿度应保持在35～45％之间；

3存放时应注意远离强磁场，并与有害气体隔离；

4存放地点必须做到防火、防虫、防鼠、防盗、防尘、防湿、防高温、防光；

5单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。

8.1.4

8.2有效存储

建设电子档案保管单位应每年对电子档案读取、处理设备的更新情况进行一次检查登记。

设备环境更新时应确认库存载体与新设备的兼容性，如不兼容，必须进行载体转换。

8.2.2对所保存的电子档案载体，必须进行定期检测及抽样机读检验，如发现问题应及时采取恢复措施。

8.2.3应根据载体的寿命，定期对磁性载体、光盘载体等载体的建设电子档案进行转存。

转存时必须进行登记，登记内容应按本规范附录F的要求填写。

8.2.4在采取各种有效存储措施后，原载体必须保留三个月以上。

8.3迁移

建设电子档案保管单位必须在计算机软、硬件系统更新前或电子文件格式淘汰前，将建设电子档案迁移到新的系统中或进行格式转换，保证其在新环境中完全兼容。

建设电子档案迁移时必须进行数据校验，保证迁移前后数据的完全一致。

建设电子档案迁移时必须进行迁移登记，登记内容应按本规范附录G的要求填写。

建设电子档案迁移后，原格式电子档案必须同时保留的时间不少于3年，但对于一些较为特殊必须以原始格式进行还原显示的电

子档案，可采用保存原始档案的电子图像。

8.4利用

8.4.1建设电子档案保管单位应编制各种检索工具，提供在线利用和信息服务。

8.4.2利用时必须严格遵守国家保密法规和规定。

凡利用互联网发布或在线利用建设电子档案时，应报请有关部门审核批准。

8.4.3对具有保密要求的建设电子档案采用联网的方式利用时，必须按照国家、地方及部门有关计算机和网络保密安全管理的规定，采取必要的安全保密措施，报经国家或地方保密管理部门审批，确保国家利益和国家安全。

8.4.4利用时应采取在线利用或使用拷贝件，电子档案的封存载体不得外借。

脱机建设电子档案（载体）不得外借，未经批准，任何单位或人员不得擅自复制、拷贝、修改、转送他人。

8.4.5利用者对电子档案的使用应在权限规定范围之内。

8.5鉴定销毁

8.5.1建设电子档案的鉴定销毁，应按照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。

销毁建设电子档案必须在办理审批手续后实施，并按本规范附录H的要求，填写《建设电子档案销毁登记表》。

8.6统计

8.6.1建设电子档案保管单位应及时按年度对建设电子档案的接收、保管、利用及鉴定销毁等情况进行统计。

附录A建设电子文件（档案）案卷（或项目）级登记表

文件特征

内容

工程地点

单位

名称

联系方式

归档时间

载体类型

载体编号

设备环境特征

硬件环境

（主机、网络服务器型号、制造厂商等）

软件环境

（型号、版本等）

操作系统

数据库系统

相关软件（文字处理工具、浏览器、压缩或解密软件等）

文件记录特征

记录结构

（物理、逻辑）

记录类型

口定长

口可变长

口其他

记录总数

总字节数

记录字符、图形、音频、视频文件格式

文件载体

型号：

数量：

备份数：

口一件一盘口多件一盘

口一件多盘口多件多盘

制表审核

填表人（签名）

年月日

审核人（签名）

年月日

附录B建设电子文件（档案）文件级登记表

文件编号

文件名

文件稿本代码

文件类别代码

形成时间

载体编号

保管期限

备注

附录C建设电子文件更改记录表

序号

电子文件名

更改单号

更改者

更改日期

备注

附录D建设电子文件（档案）载体封面

载体编号：

类别：

档号：

套别：

内容：

地址：

编制单位：

编制日期：

保管期限：

密级：

文件格式：

软硬件平台说明：

附录E建设电子档案移交、接收登记表

载体编号

载体标识

载体类型

载体数量

载体外观检查

有无划伤

是否清洁

病毒检查

杀毒软件名称

版本

病毒检查结果报告：

载体存储电子文件检验项目

载体存储电子文件总数

文件夹数

已用存储空间

字节

载体存储信息读取检验项目

编制说明文件中相关内容记录是否完整

是否存有电子文件目录文件

载体存储信息能否正常读取

移交人（签名）

年月日

接收人（签名）

年月日

移交单位审核人（签名）

年月日

接收单位审核人（签名）

年月日

移交单位（印章）

年月日

接收单位（印章）

年月日

附录F建设电子档案转存登记表

存储设备更新

与兼容性检验

情况登记

光盘载体

转存登记

磁性载体

转存登记

填表人（签名）：

年月日

审核人（签名）：

年月日

单位（盖章）：

年月日

附录G建设电子档案迁移登记表

源系统

设备情况

硬件系统：

系统软件：

应用软件：

存储设备：

目标系统

设备情况

硬件系统：

系统软件：

应用软件：

存储设备：

被迁移归档电子文件情况

源文件格式：

目标文件格式：

迁移文件数：

迁移时间：

迁移检验情况

硬件系统校验：

系统软件校验：

应用软件校验：

存储载体校验：

电子文件内容校验：

电子文件形态校验：

迁移操作者（签名）：

年月日

迁移校验者（签名）：

年月日

单位（盖章）：

年月日

附录H建设电子档案销毁登记表

序号