027公文管理制度1.docx
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027公文管理制度1
分发部门:
密级:
川蓝集发[2005]027号
四川蓝光实业集团有限公司
公文管理制度(试行)
第一章总则
第一条为使集团公文处理工作规范化、制度化,结合集团实际情况,特制订本制度。
第二条集团的各类公文,是传达贯彻集团经营方针、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况、交流经验的重要工具,应认真做好公文处理工作,提高效率和质量。
第三条集团公文处理必须做到及时、准确、安全,分别由各部门文秘人员收发、分办、立卷,并由总裁办公室进行监督检查。
第二章集团常用公文分类
第四条集团常用的公文类别
(一)按照文体,可分以下几类:
1、请示:
请上级指示和批准。
2、报告:
向上级领导及部门汇报工作,反映情况。
3、通知:
传达上级指示、要求下级办理或者需要知道的事项,批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文。
4、通报:
表扬好人好事、批评错误、传达重要情况以及需要所
属各部门知道的事项。
5、决定、决议:
对某些重大问题或者重大行动做出安排,用“决定”;经过会议讨论通过,要求贯彻执行的事项,用“决议”。
6、函:
平行或不相隶属的部门之间商洽工作,或向有关主管部门请示批准等询问和答复问题。
7、会议纪要:
传达会议议定事项和主要精神,要求有关单位共同遵守执行。
(二)按照事项重要程度,可分为红头文件和非红头文件两种发放形式:
凡属重大全局性问题,须在全集团范围内贯彻执行的(如重要制度、重要管理办法、重要通知、重要人事调整等),应以红头文件形式印发。
(三)按照文件保密程度,可分为秘密、机密、绝密三种:
1、秘密★:
包括集团或各部门、各子公司所涉内部管理、生产情况、对外联系及暂不宜扩大影响的会议纪要、报告、文件、批复等。
2、机密★★:
包括集团重点工作落实责任制考核表、总裁办公会纪要、策划论证会纪要、重点项目实施预案、财务、审计分析报告及重大问题专题审计调查报告、生产指标、营销数据等。
3、绝密★★★:
包括集团董事局会议纪要、集团年度计划大纲、总经理离任审计报告、财务运行分析数据、投资实施方案、标底、营销及运作策略、重大人事任免考察情况及讨论报告等。
(四)按照文件控制程序,可分为受控文件和非受控文件(参见集团程序文件相关规定)
第三章公文格式
第五条公文格式一般包括:
标题、公文字号、正文、附件、发文单位及印章、发文时间、主送单位、抄送(抄报)单位、主题词等。
(一)公文标题应当准确、简要地概括主要内容,并标明文种。
除批转法规性文件外,一般不加标点符号。
(二)向上级的请示,一般只写一个主送单位;如需上报另一上级,可用抄报形式。
(三)发文时间,以领导签发日期为准;联合行文,以最后单位签发的日期为准。
(四)公文字号一般包括单位代号、年号、顺序号。
几个单位联合发文,只标明主办单位的公文编号。
(五)公文如有附件,应当在正文之后、单位名称之前,注明附件的名称和件数。
(六)收、发文单位应写全称或规范化简称。
联合发文,应将主办单位排列在前。
(七)文字一律从左至右横写横排。
第六条公文一律用A4、A3纸型,左侧装订。
“通告”等用纸大小,根据实际需要确定。
第七条内部行文,可按问题的种类和性质,以分公司或部门名义行文。
分公司、部门之间不应用发文形式解决一般性问题。
第八条各单位一般不得越级行文。
因特殊情况,必须越级行文的,应抄报越过的单位。
第九条向上级请示的公文,应一文一事,主送一个单位,不应同时抄送下级单位;向下级单位的重要行文,可以抄报直接上级单位。
第十条发文应根据需要确定主、抄送单位,不得滥发。
第四章公文处理的一般程序与要求
第十一条收文程序:
一般包括登记、分办、批办、催办等程序。
(一)外来公文,均由集团各部门及子公司文秘人员统一签收、登记、分类,并及时呈送领导阅批。
(二)文秘人员应根据领导批示,负责公文的传递和督办。
(三)各单位收到急件后,应在规定时间内答复并退回。
需要研究而不能马上处理的,也要先书面或口头简要回复。
(四)加强公文检查催办工作。
文秘人员对领导批示的及本部门发出的公文,要认真督促、催办,以防积压或漏办。
各分公司、各部门对上级发出的文件,需要汇报贯彻执行情况的,要及时检查反馈。
(五)领导参加重要会议带回的文件,在汇报和传达后,应交文秘人员立卷归档。
第十二条发文程序:
一般包括拟稿、审稿、签发、印制、校对、用印、分发等程序。
(一)红头文件发文程序
红头文件只能以集团名义印发,各部门一律不得自行印发。
红头文件应经起草部门负责人及分管领导审核,并由集团总裁进行最终审定签发。
集团各项管理制度须经集团监察审计中心、法律事务部、总裁办公室及业务相关部门会签后,方可报审。
若提出新的制度规定,须将原有制度规定同时废止,以确保其有效版本的唯一性。
总裁办公室负责对审定稿统一行文格式,并统一编制文号、印制、盖章、登记、分发。
(二)非红头文件发文程序
由拟文部门根据文件内容、性质逐级上报审批,并由拟文部门直接发送相关单位及人员。
部门内部各项管理制度应经起草部门负责人及分管领导审核,并加盖部门印章后生效。
第十三条草拟公文的要求:
(一)符合国家法律法规及上级有关规定。
(二)应做到情况确实,观点明确,文字精练,条理清楚,层次分明,标点符号正确,篇幅力求简短。
(三)引用的公文要写明发文单位、公文编号、标题和发文时间。
(四)数字的写法。
正式公文中,除文件编号、统计表、计划表、序号、专用术语和百分比必须用阿拉伯数字书写外,其他用汉字书写。
(五)章节序数的写法。
一般应按下列顺序排列:
第一层次为:
“第一条”,第二层次为:
“
(一)”,第三层次为:
“1”,第四层次为:
“
(1)”。
(六)不应滥用简称。
年月日、人名、地名、文件名称、事务名称等,一般不要简称。
第十四条审核公文的要求:
(一)是否需要行文。
(二)是否符合国家的方针、政策、法律法规;与本单位发过的公文是否衔接。
(三)提出的要求和措施是否明确具体、切实可行。
(四)处理程序是否完备,行文关系、公文格式是否符合规定。
(五)文字叙述是否符合文法和逻辑,标点符号是否正确。
审核时如发现不妥之处,必须进行修改,属于重要的原则性的问题,应退回原拟稿单位修改。
第五章密级公文的管理要求
第十五条集团总部及各分公司需根据公文性质和内容划分保密等级,并依据保密程度不同,将密级分为:
绝密、机密、秘密三种,其他为一般文件。
(一)密级公文送阅范围:
1、秘密、机密级公文发至集团各部门总经理(总监、主任、主持工作的负责人)和各子公司总裁(总经理)及以上管理人员,并由其负责传达贯彻文件精神。
2、绝密级公文发至集团董事局成员或传阅。
(二)密级公文发送及回收规定:
1、密级公文均采用专用簿登记并由专人发送。
2、绝密级公文在采取传阅方式时,每人审阅时限为两天,特殊情况由发文部门酌情规定,并严格收发登记手续。
3、密级公文均实行份数管理,以利回收。
4、密级公文由各单位档案管理部门负责建档、清理、回收。
第六章受控文件的管理要求
第十六条参见集团程序文件中的《文件控制程序》、《记录控制程序》规定。
第七章附则
第十七条凡上报集团总裁审批的红头文件,若内容和程序出现失误,由报送单位经办人和负责人(总经理或总经理委派人)在《文件报送失误统计表》(附件2)上签字。
总裁办公室每季度据此统计,并予以适当处罚。
第十八条各子公司应参照以上规定,制订各公司的公文管理办法,并报集团总裁办公室备查。
第十九条本制度由集团总裁办公室制定,并负责解释和修订。
原川蓝集发(2003)081号文件废止。
第二十条本制度自公布之日起执行。
附件:
1、《四川蓝光实业集团有限公司公文管理流程图》
2、《文件报送失误统计表》
四川蓝光实业集团有限公司
二○○五年三月二日
主题词:
公文管理制度
报:
总裁
送:
副总裁、总裁助理
发:
集团公司各部门、各子公司
拟稿:
邓伟审核:
戴彧总裁办公室印制(此件25份)
附件:
1
四川蓝光实业集团有限公司公文管理流程图
加盖公章
核稿
部门总经理
拟发文单位
送(发)文单位
信息反馈
编号归档
b
文件回复
送(发)文单位
张贴传阅
信息平台
a
执行落实
收文部门
审核
否决
批准
上级领导
(根据文件性质、内容逐级上报)
拟发文单位
签收
①
②
报送
批复原件编号、归档
集团总裁办公室
机要室机要员
集团总裁办公室
签批
集团总裁
附件:
2
文件报送失误统计表
日期
送文单位
送文人
失误情况
负责人
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