招商证券秘书任职资格标准关键识别点v40.docx
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招商证券秘书任职资格标准关键识别点v40.docx
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招商证券秘书任职资格标准关键识别点v40
招商证券秘书任职资格标准关键识别点
(v3.0)
标准要素
助理秘书
初级秘书
中级秘书
高级秘书
资深秘书
级别定义
掌握基本的文秘专业知识和技能。
能够在他人的指导或帮助下完成例行工作,对业务掌握的熟练程度有限,相关工作均在摸索中,不具备熟练特征。
仅对个人绩效目标负责,无下属,无法指导他人工作。
熟练掌握的文秘专业知识和技能。
对于例行工作能够独立开展并具备熟练操作特征,并能够在管理者或高级别秘书指导下完成较为复杂的业务。
仅对个人绩效目标负责,无下属,可指导见习秘书部分工作。
掌握文秘与管理基础知识。
能够独立、熟练地完成部门主管交待的各项工作,是秘书队伍中的骨干力量。
熟悉部门业务,能够协助部门主管处理日常事务。
可指导见习秘书和初级秘书工作。
熟练掌握文秘与管理专业知识。
在本专业领域精通某一个方面,对部门业务有一定的理解,能够为部门主管提供有效的优化建议,能够协助部门主管维护内外部关系,协调内外部资源,确保部门绩效的不断提升。
可担任培训课程讲师。
熟练掌握并灵活应用文秘与管理专业知识。
在本专业领域有丰富的经验和技能,被公认为是文秘业务专家,内部学习的标杆。
对部门业务有较深刻的理解,能够妥善处理突发事件,避免公司造成损失。
对个人绩效目标负责的同时关注组织绩效目标的达成。
可担任培训课程讲师。
基本要求
学历
本科学历及以上
本科学历及以上
本科学历及以上
本科学历及以上
本科学历及以上
司龄
入司转正后即为见习秘书
入司1年以上(含1年)
通过初级秘书认证2年以上(含2年)
通过中级秘书认证2年以上(含2年)
通过高级秘书认证2年以上(含2年)
绩效
不要求
B及以上
B及以上
B及以上
B及以上
素质
服务意识
1.有帮助客户(内部或外部)以满足他们需求的愿望,即专注于如何发现并满足客户的需求。
2.对客户提出的问题能够做出快速的反应和解决。
3.不推卸责任,采取不袒护自己的行动,满足客户合理要求。
责任心
1.认同企业文化,热爱公司,热爱本职工作,遵守各项规章制度。
2.本着对工作认真负责的态度努力完成工作任务,并能够确保较高的工作绩效。
3.在任何情况下,遇到问题首先解决问题(首问负责制),而不是找理由、追溯责任,通过解决问题,形成例行管理,使自己和他人不犯同样的错误。
主动性
1.不需要他人督促自觉地完成工作任务,并主动投入更多的努力去从事工作。
2.主动承担不属于自己的事情,或主动帮助他人解决问题。
3.主动思考,及时发现某种机遇或提前意识到别人没有想到的问题,并快速做出行动解决问题。
人际理解
1.具有想去理解他人的愿望,能够体会他人的感受。
2.通过对他人的语言、动作等理解分享他人的观点。
3.能较好地把握他人没有表达的疑惑和情感。
4.能够全面正确地理解部门业务特征及由此特征决定的管理者及员工的思维与行为习惯,主动适应不同的管理风格并通过良好的人际关系的建立,营建阳光、激情、高效的人际氛围。
关注细节
1.深入了解关键细节,以细节的完美作为重要的努力方向。
2.关注整个流程涉及到的所有环节,认真、细致地执行流程操作规范。
3.不放过每一个细微部分,细致、耐心地观察外部环境需求,提高客户满意度。
团队合作
1.愿意与群体中的其他成员共同交流,分享获得的新信息和新知识。
2.愿意与其他成员交换思想和看法,以便对于问题取得共识。
3.愿意帮助工作群体中的其他成员解决所遇见的问题,无保留地将自己所掌握的技能传授给其他成员。
知识技能
专业知识
1.掌握沟通技巧。
2.掌握商务礼仪知识。
3.掌握个人绩效管理知识。
4.掌握时间管理知识。
5.掌握流程的基本概念。
1.熟练掌握沟通技巧。
2.熟练掌握商务礼仪知识。
3.熟练掌握个人绩效管理知识。
4.熟练掌握时间管理知识。
5.熟练掌握流程的基本概念。
6.掌握流程管理知识。
7.掌握数据统计与分析方法。
8.掌握冲突管理知识。
9.掌握压力管理知识。
10.掌握公文审阅技巧。
1.熟练掌握流程管理知识。
2.熟练掌握数据统计与分析方法。
3.熟练掌握冲突管理知识。
4.熟练掌握压力管理知识。
5.熟练掌握公文审阅技巧。
6.熟练掌握冲突管理知识。
7.熟练掌握压力管理知识。
8.熟练掌握公文审阅技巧。
9.熟练掌握项目管理基础知识。
1.熟练掌握流程审计方法。
2.熟练掌握团队建设知识。
3.熟练掌握信息调研方法。
4.熟练掌握基础管理方法和技巧。
1.熟练掌握组织绩效管理知识。
2.熟练掌握组织气氛建设知识。
3.熟练掌握突发事件处理方法。
4.熟练掌握流程评估技术。
公司知识
1.了解公司企业文化、核心价值观、使命和愿景、公司发展历史、在行业内的地位和规模、以及公司的发展战略目标。
2.了解公司基础业务知识及部门业务基本知识。
3.了解公司与工作相关的各项日常管理制度,如各类保密制度、财务政策、人力资源政策等。
4.掌握公司组织结构及周边部门工作职责、分工,以及决策链。
5.掌握日常行政管理业务流程与人力资源管理流程,包括:
客户接待流程、会议管理流程、招聘流程、离职办理流程等。
1.掌握公司企业文化、核心价值观、使命和愿景、公司发展历史、在行业内的地位和规模、以及公司的发展战略目标。
2.掌握公司基础业务知识及部门业务基本知识。
3.掌握公司与工作相关的各项日常管理制度,如各类保密制度、财务政策、人力资源政策等。
4.熟悉公司组织结构及周边部门工作职责、分工,以及决策链。
5.熟悉日常行政管理业务流程与人力资源管理流程,包括:
客户接待流程、会议管理流程、招聘流程、离职办理流程等。
1.熟悉公司企业文化、核心价值观、使命和愿景、公司发展历史、在行业内的地位和规模、以及公司的发展战略目标。
2.熟悉公司基础业务知识及部门业务基本知识。
3.熟悉公司与工作相关的各项日常管理制度,如各类保密制度、财务政策、人力资源政策等。
4.熟悉公司组织结构及周边部门工作职责、分工,以及决策链。
5.熟悉日常行政管理业务流程与人力资源管理流程,包括:
客户接待流程、会议管理流程、招聘流程、离职办理流程等。
1.熟悉公司企业文化、核心价值观、使命和愿景、公司发展历史、在行业内的地位和规模、以及公司的发展战略目标。
2.熟悉公司基础业务知识及部门业务基本知识。
3.熟悉公司与工作相关的各项日常管理制度,如各类保密制度、财务政策、人力资源政策等。
4.熟悉公司组织结构及周边部门工作职责、分工,以及决策链。
5.熟悉日常行政管理业务流程与人力资源管理流程,包括:
客户接待流程、会议管理流程、招聘流程、离职办理流程等。
1.熟悉公司企业文化、核心价值观、使命和愿景、公司发展历史、在行业内的地位和规模、以及公司的发展战略目标。
2.熟悉公司基础业务知识及部门业务基本知识。
3.熟悉公司与工作相关的各项日常管理制度,如各类保密制度、财务政策、人力资源政策等。
4.熟悉公司组织结构及周边部门工作职责、分工,以及决策链。
5.熟悉日常行政管理业务流程与人力资源管理流程,包括:
客户接待流程、会议管理流程、招聘流程、离职办理流程等。
技能要求
1.熟练应用Word、Excel、PowerPoint等常用办公软件。
2.熟练掌握OA系统等内部支撑系统的使用。
2.熟练掌握公文写作和中文录入与排版技能。
3.掌握公司Powerpoint幻灯片模板使用。
4.掌握公司VI系统应用。
5.掌握邮箱的使用常识。
6.掌握信息的搜索技巧。
7.掌握办公设备,如视频、投影设备、传真机、打印机等的使用。
1.熟练掌握公司Powerpoint幻灯片模板使用。
2.熟练掌握公司VI系统应用。
3.熟练掌握邮箱的使用常识
4.熟练掌握信息的搜索技巧。
5.熟练掌握办公设备,如视频、投影设备、传真机、打印机等的使用。
1.熟练掌握公司Powerpoint幻灯片模板使用。
2.熟练掌握公司VI系统应用。
3.熟练掌握邮箱的使用常识
4.熟练掌握信息的搜索技巧。
5.熟练掌握办公设备,如视频、投影设备、传真机、打印机等的使用。
1.熟练掌握公司Powerpoint幻灯片模板使用。
2.熟练掌握公司VI系统应用。
3.熟练掌握邮箱的使用常识
4.熟练掌握信息的搜索技巧。
5.熟练掌握办公设备,如视频、投影设备、传真机、打印机等的使用。
1.熟练掌握公司Powerpoint幻灯片模板使用。
2.熟练掌握公司VI系统应用。
3.熟练掌握邮箱的使用常识
4.熟练掌握信息的搜索技巧。
5.熟练掌握办公设备,如视频、投影设备、传真机、打印机等的使用。
固化行为
文件处理
1.在他人的指导下,能够接收并正确识别来文的分类和紧急程度,并正确地记录来文的名称、发件单位、发件人、接收对象等信息。
2.在他人的指导下,按照公司文件处理规范与来文处理规范,为部门主管代阅书信、文件等有关的来文资料。
3.根据来文内容及相关要求,能及时、正确地将文件下发给指定人员,无待签批文件积压。
1.能够独立接收不同渠道的来文。
2.根据公司文件处理规范与来文处理规范,能够对来文资料进行初步阅读与分析,并标记出主要信息内容,如会签点、决策点等,并及时将来文与初步处理结果提交相关领导审批。
3.能根据来文处理时限要求,及时提醒授权人对文件的签批,保证文件高效、快速地流转。
1.熟练掌握文件与来文处理技巧,能够指导低级别人员对文件进行预处理。
2.根据相关法律法规和公司规章制度,能够提前审阅待批文件不合理及违规事项,做好标记并及时提交相关领导审批。
3.能够主动发现文件流转和签批中存在的改进点。
1.能够独立制定文件处理规范标准。
2.能较好地把来文资料中的重要点及关键点,提出处理建议并提交部门主管进行审批,减少部门主管受到不必要的干扰。
3.能够对文件流转和签批提出有效的优化建议。
1.根据来文资料中内容要点及待办事项等,能够直接将处理意见下发至相关人员,并监督其执行。
2.对于需要调研、取证方可处理的审批文件,能够提前做好调研、取证工作,并将收集的信息、数据等报送部门主管。
3.能够采用创新技术或方法提高文件流转和签批效率。
会议管理
会前准备
1.在他人的指导下,能够根据不同会议形式及要求,制定会议策划方案。
2.能够主动提前通知与会人员会议时间、地点、议程、日程安排等,并对参加人员进行确认。
3.根据会议需要,能配合他人准备会议资源。
会中服务
1.能按照会议策划方案,执行会议安排。
2.关注会议期间设备的运行情况,保证设备能够有效、正常运转。
3.根据要求发放会议相关资料。
会后总结
1.清理使用完毕的资源,避免资源浪费。
2.按照会议纪要规范,如实、完整、准确记录会议要点及决策内容,并收集反馈意见。
会前准备
1.能够根据不同的会议需求,独立制定会议策划方案,包括时间、地点、会议议程、与会人员名单、会议须知等,并提交相关领导审核。
2.能独立实施会议资源的准备工作。
会中服务
1.能够按照会议策划方案,跟进会议议程,及时响应会议过程中的服务需求。
2.关注会务资源的供给状况,保证能满足会议的需要。
3.能够指导文员提供会务服务。
会后总结
1.能够根据要求跟踪会议决议的执行。
2.能够在他人的指导下,撰写会议简报,并及时报送相关人员。
会前准备
1.能较好地把握不同的会议需求,选择与会人员,制定会议策划方案并与主要的相关人员沟通、确定会议议程。
2.能够根据会议要求,制定会务筹备计划,明确分工及责任人。
会中服务
1.能够较好地把握会议过程中的敏感点与关键点,灵活做出相应调整。
2.能较好地控制会务进程,促进会议按照进度计划进行。
3.对会务服务规范提供优化建议。
会后总结
1.能够跟踪和监控会议决议,确保会议决议的贯彻落实。
2.能够独立撰写会议简报,并及时报送相关人员。
会前准备
1.能够独立分析会议的相关需求及背景信息,迅速发现并把握会议策划中关键点和敏感点,如根据领导不同的不同级别,合理摆放名牌、会议议程沟通的顺序等。
2.熟悉不同的会议所需的相关资源,能够协调跨部门资源。
会中服务
1.能根据自身的经验,预知会议过程中的敏感点与关键点,指导低级别秘书及时进行处理。
2.能够及时、有效处理突发事件,确保会议顺利进行。
3.能制定会务服务标准,并且实施过2次及以上的会务服务培训。
会后总结
1.能够及时总结会议组织及实施中取得的成绩、存在的问题和改进点。
2.能够指导他人撰写会议纪要与会议简报。
会前准备
1.具有全局性思维,能对整体的会议策划方案进行审核,必要时提出完善和修改意见。
2.根据会议需求,能够协调公司资源,保证会议的顺利开展。
会中服务
1.能总结归纳会议过程中的易出现和应注意的要点,进行知识固化,必要时,可作为培训课程来培训低级别秘书。
2.能提前根据会议策划方案,制定会务服务应急预案。
会后总结
1.能够与部门同事、其他秘书进行经验分享。
2.能够对会议管理流程或制度提出有效的优化建议。
信息管理
信息收集
1.在他人的指导下,接收、搜集来自既定渠道的固定信息,如证监局的年报等,并准确地进行记录。
信息处理与提供
1.能将信息进行正确分类,如总部来文、国家或行业信息等。
2.按照要求,能将信息准确、及时地提交给相关人员,并进行确认。
3.在指定的时间内,按要求提供准确的信息到指定部门或人员。
信息库建立与维护
1.根据规定建立并维护个人信息库,能够通过有效的查询方法查找信息和数据。
2.能够对重要信息及时备份,保证信息及信息库的完整性。
3.能够严格遵守公司各类保密制度。
信息收集
1.能够独立接收、搜集来自各类渠道的业务信息。
信息处理与提供
1.能独立地对信息进行统计、整理、过滤,以确保信息的准确性、有效性及时效性等,并能够及时地更正或汇报错误信息。
2.能统计定期的及或有的报送事项,提示部门主管做好人员安排及相应的工作。
3.对于信息涉及的待办事项,通知相关人员及时处理,并能够进行跟踪反馈。
信息库建立与维护
1.能够及时地进行信息库更新,保证信息的时效性。
2.能主动发现信息传递和跟踪过程中的安全与保密漏洞,及时向相关人员反馈并采取有效措施处理。
信息收集
1.能够通过多种途径,如网络、报刊杂志、会议和人际交流等,快速获得大量信息。
2.能主动拓展新的信息收集渠道。
信息处理与提供
1.能够对信息进行深入地分析和挖掘,梳理出问题点或关键点。
2.能够能够有意识地做好信息的分类、整理和贮存,以便在必要时可以迅速调用。
3.能根据部门主管要求及业务需要,独立撰写部门工作简报及业务报道。
信息库建立与维护
1.能够指导他人建立个人信息库。
2.利用有效的方法和手段,保证所建立或维护的信息系统的安全与保密。
信息收集
1.能够主动收集实时信息,如管理文章、行业动态信息等,提供给员工与部门主管学习。
2.能够依靠个人的方法或渠道收集到较难采集的信息。
信息处理与提供
1.能够从零散的信息中,发现有价值的信息,并提请相关人员注意。
2.以适当的方式及时向同事提供信息,主动与相关同事分享。
3.能根据部门主管要求及业务需要,能独立撰写较有深度的部门工作与业务报道。
信息库建立与维护
1.能够参与公司级信息系统建设,并提出优化建议。
2.能独立制定信息分类分级规则,明确处理原则。
信息收集
1.能对自身信息收集的方法与技术进行总结归纳,并在公司内部进行分享。
2.能够主讲信息管理方面的至少1门培训课程。
信息处理与提供
1.能够独立制定调研方案,并设置监控点,确保整个调研过程的质量和进度。
2.对调研过程进行总结,如需经常获得该类信息,将信息收集及整理的方法、途径、经验明确成文,与相关人员共享,以便使该项工作例行化、规范化。
3.根据个人对部门工作与业务的理解,结合部门主管的相关要求,撰写部门工作与业务报道。
信息库建立与维护
1.能组织并实施公司级信息系统建设与优化项目。
文本制作
1.能根据内容提纲要求,按照公文模板,将信息进行汇总、整理,形成内容完整、准确且格式正确的公文,同一文本修改次数不得超过4次(含4次)。
2.对部门同事或主提交的文本进行格式审查,确保文本格式的正确。
3.能够独立撰写简单的公文,如一般性会议通知、部门内部会议纪要等。
1.在指导下,按照部门主管的要求和部门管理需要,起草或代写指定的公文、指定的通知、公告、书信等,确保措词准确、表达清晰、行文规范,同一文本修改次数不得超过3次(含3次)。
2.能独立审核部门同事或主管提交文本的格式,并保证准确、美观。
3.能对文本模板提出有效的优化建议。
1.熟练掌握公文写作技巧与公文模板,能够独立起草或代写指定的公文、指定的通知与公告、书信等,同一文本修改次数不得超过2次(含2次)。
2.能审核部门对外报送文件的格式与内容,如有必要,提出修改建议。
3.能够设计并制作公文的模板,并组织规范的推广。
1.能够熟练掌握且灵活运用公文写作技巧与公文模板撰写文件资料,同一文本修改次数不得超过1次。
2.能主动收集内外部较好的文本模板,借鉴并优化现有模板,在内部进行分享。
1.撰写的指定公文、通知、公告、书信等,同一文本一次能够通过审核,无修改。
2.对公文管理制度的符合性进行评估,对不完善或不合理之处进行闭环优化。
部门日常管理工作的执行与督办
个人计划的制定与执行
1.在高级别人员的指导下,按照既定模板制定个人工作计划。
2.能够按照计划完成工作任务,无因拖延而未完成任务的情况。
部门计划制定
1.能够按照部门主管的要求和指导,制定部门工作计划及平衡计分卡指标。
执行与督办
1.根据部门工作计划及平衡计分卡指标,在他人的指导下,跟踪部门同事的执行情况。
2.能在他人的指导下,组织实施或协助实施部门新员工入职引导、招聘需求、薪酬调整相关表格流转、离职流程办理、人员调配流程等人力资源管理工作,为部门业务运作提供支持。
3.能在他人的指导下,部门员工培训计划的制定并协助实施。
个人计划的制定与执行
1.根据本人工作计划制定详细的行动计划,明确任务完成时间、优先顺序、需要的资源和帮助、可能遇到的风险、监控点等。
2.能够定期回顾计划完成情况,进行自我总结。
部门计划制定
1.按照行业规定及公司要求,能够协助部门主管制定部门工作计划及平衡计分卡指标。
2.能够督促部门同事根据任务分解情况制定个人工作计划。
执行与督办
1.根据部门工作计划及平衡计分卡指标,独立跟踪部门同事的执行情况。
2.能根据公司人力资源管理的相关流程制度,独立组织实施部门新员工入职引导、招聘需求、薪酬调整相关表格流转、离职流程办理、人员调配流程等人力资源管理工作,为部门业务运作提供人力资源支持。
3.能独立制定部门培训计划并组织实施,为员工发展提供培训支持。
个人计划的制定与执行
1.能够指导他人制定个人工作计划。
2.在执行过程中,能够及时发现问题,并找出解决问题的方法。
部门计划制定
1.能够协助部门主管制定具体工作步骤及平衡计分卡指标。
2.能够及时地收集部门同事个人工作计划,并核查其工作计划与工作目标的一致性。
执行与督办
1.根据部门工作计划及平衡计分卡指标,,适时提醒、跟踪工作进度,促进部门工作目标的实现。
2.能根据部门相关的决策,督办决策意见的执行,并及时进行反馈。
3.任务完成后,总结工作中的经验与教训,并存档,以便今后借鉴。
个人计划的制定与执行
1.能够指导他人制定个人工作计划。
2.在执行过程中,能够及时发现问题,并找出解决问题的方法。
部门计划制定
1.协助部门主管将部门工作任务与平衡计分卡指标分解至部门同事。
2.能够协助部门主管组织相关人员进行计划的风险分析,提前采取规避措施。
执行与督办
1.能够在部门主管的指导下,对计划的执行进行监控,及时反馈执行情况。
2.根据确定的目标,及时检查、分析和评估工作结果,及时向部门主管进行反馈。
3.发现计划执行过程中出现的问题和偏差,分析原因,及时报告部门主管并协助解决。
个人计划的制定与执行
1.能够指导他人制定个人工作计划。
2.在执行过程中,能够及时发现问题,并找出解决问题的方法。
部门计划制定
1.根据部门业务特征和业务需要,为平衡计分卡指标的制作与部门工作计划的制定提供决策辅助,并跟踪执行情况,为部门管理决策提供支持。
2.能够协助部门主管分配内部资源,便于按优先顺序完成工作计划。
3.能够为部门主管提供工作策略和方案建议,以利于工作目标的顺利达成。
执行与督办
1.能够独立分析工作目标要求及特点,合理、准确设置监控点及检查标准。
2.当出现未能及时完成或与任务要求不符的情况时,能准确分析原因,并做好相应补救措施。
3.能够进行跨部门计划协调,确保部门工作目标的顺利完成。
文档管理
1.在他人的指导下,按照规范要求,将文档进行储存、销毁等,并做好记录。
2.根据需要,在1分钟之内能够迅速查找到相关文档。
3.能按照公司用印管理规定,办理用印手续,对印章进行日常管理。
4.能协助部门知识管理专员,对知识文档进行整理、上传等工作,以助内部知识的积累与利用。
1.能够独立地按照分类路径存储文档,并保证文档的安全、完整。
2.能够定期对文档分类路径进行维护、优化。
3.根据需要,在40秒之内能够迅速查找到相关文档。
4.能够按照公司相关规定,熟练办理文档查阅手续。
1.按照公司及部门文档分类标准和分类路径对文档进行定期维护。
2.根据需要,在30秒之内能够迅速查找到相关文档。
3.能够及时提醒借阅人归还借阅文档。
4.能够推动部门文档管理建设,促进文档的规范化管理。
1.能够制定部门文档管理制度,并组织实施。
2.根据需要,在20秒之内能够迅速查找到相关文档。
3.能为低级别秘书提供至少1次及以上文档管理培训。
1.能结合自身的经验与知识,对部门文档管理制度进行审核。
2.能为低级别秘书提供至少2次及以上文档管理培训。
内外部协调
日常事务协理
1.能认真记录主管重要事宜、日程、行程安排,并肩负提醒的职能。
内部资源与关系协调
1.了解相关人员的工作职责,并能及时向其明确自己的工作职责。
2.能积极主动地为员工提供所需要的信息,寻找解决途径。
3.能够组织一般性的文化建设活动,为部门员工业务工作开展提供富于阳光与激情的精神支持,为部门组织气氛的建设提供支持
外部资源与关系协调
1.能遵守商务礼仪及公司接待流程,礼貌接待来访客人。
2.能够与外部联系人员维持良好的工作关系,促使工作安排的顺利完成。
3.积极响应外部需求,合理提供所需信息及帮助。
日常事务协理
1.能够提前做好相关准备工作,确保主管工作日程、行程的顺利执行。
内部资源与关系协调
1.能主动了解同事及主管风格、特点,调整个人工作方式及节奏,以适应同事及主管的工作习惯。
2.当同事工作中有需求时,在自己的职责和权限内提供相应的支援。
3.能够组织有目的、有针对性的文化建设活动,为部门员工业务工作开展提供富于阳光与激情的精神支持,为部门组织气氛的建设提供支持
外部资源与关系协调
1.能够协助他人承担部门级接待任务。
2.能够在自己的能力和权限范围内给外部人员提供适当的帮助,在遇到自己无法解决的困难时,及时提交给相关人员处理。
3.能及时、准确地维护外部工作信息库。
日常事务协理
1.能够
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