备品备件管理制度及外委修理管理制度.docx
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备品备件管理制度及外委修理管理制度
备品备件管理制度及外委修理管理制度
备品备件管理制度
为进一步规范公司备品配件管理,实现备品配件管理的精细化,帮助备品配件业务人员和新进人员熟悉备品配件工作内容和工作流程,尽快适应工作岗位,提高业务技能和管理水平,满足公司备品配件管理的需要。
在系统总结近几年备品配件管理经验的基础上,优化分级采购方案和管理流程,增强信息管理,完善监督考核机制,提高备品配件管理的规范性,重新修订编写了《备品配件管理业务指导书》,用于指导公司备品配件的管理工作。
第一章备品配件的范围
第二章备品配件的定额管理
1、定额的含义2、定额的编制3、定额的审核
4、定额的分解、考核与优化第三章备品配件计划管理1、计划的重要性2、计划的编制3、计划的评审4、计划的实施
5、计划的申报质量考核和追究第四章备品配件采购权限管理
1、采购权限的划分
2、分级采购方案
3、一厂一策式分级采购管理4、浙江区域分级采购管理第五章事故和交叉备件管理1、事故备件的范围
2、事故备件的采购、储备和领用
3、交叉储备备件的范围、采购、储备和领用第六章进口备品配件管理
1、计划的申报2、计划的审核3、入、出库及付款流程第七章备品配件采购管理
1、备品配件采购的方式2、招(议)标采购程序3、比质比价采购程序4、采购合同的签订5、合同的履行及管理
6、采购渠道和供应商管理
第八章备品配件验收及仓储1、备品配件的验收
2、备品配件入库及付款流程3、备品配件仓储管理4、备品配件的账务管理第九章备品配件领用及消耗1、备品配件领用管理2、备品配件领用流程3、备品配件消耗管理第十章备品配件调剂管理
1、废旧备件管理2、调剂管理3、调剂流程
第十一章备品配件基础管理
1、备品配件目录编制2、技术资料管理
第十二章备品配件监督管理
第十三章备品配件管理报表及信息披露管理
1、备品配件管理报表2、备品配件信息披露内容第十四章备品配件信息化管理
1、信息化管理要求2、备品配件的编码一备品配件的范围
生产性维修用备品配件和辅助材料属股份公司机电保全部、供应部两个部门管理,为便于归口管理和统计,机电保全部、供应部分别按以下范围进行归口管理:
1.1由机电保全部归口管理的范畴
1.1.1粉磨设备备件:
主要是指球磨机隔仓板、衬板、护板;选粉机叶片及粉磨设备用其它备件;
1.1.2破碎设备备件:
主要是指破碎机锤头、锤轴、衬板、篦子板及破碎设备用其它备件;
1.1.3输送设备备件:
主要是皮带机托辊、滚筒;提升机、板喂机、螺旋输送机链条、斗子、槽板、吊瓦及输送设备用其它备件;
1.1.4计量设备备件:
主要是指各种皮带称、喂料称、配料称、地中衡用备件;1.1.5装卸设备备件:
主要是指各种包装机、门机用各种备件等;
1.1.6环保、工艺阀门、各类风机、水泵设备备件:
主要是指各种袋收尘、工艺阀门、膨胀节、各类风机、空压机、水泵、冷却塔等设备用各种备件;
1.1.7机电设备用各种液压、润滑元件及气动元件;
1.1.8机电设备用滑动轴承、滑动轴承座、非标轴承及轴承座;1.1.9非国家标准的密封件、机械传动用专用链条、链轮;
1.1.10特殊的紧固件,如耐热不锈钢紧固件、高强度及特殊用途的紧固件;
1.1.11传动装臵中减速机及部件、制动器、联轴器、液力偶合器、电动滚筒备件;1.1.12化验室各类专用设备备件;
1.1.13电机、变压器、变频器、软启动器、供配电设备、XXXX年,单位价值在XXXX年的,也应作为固定资产。
二备品配件的定额管理
公司对备品配件的管理实行定额制管理,定额分吨产品消耗定额、储备定额。
储备定额根据生产线的规模、数量、现有库存金额确定;公司要从定额指标管理入手,抓营运质量;认真落实“二项定额”编制、分解和考核工作,实行月度控制、季度分析。
定额实际执行情况要与相关负责人和管理责任人员的薪酬考核挂钩。
2.1年度定额计划
备品配件年度定额计划由吨产品消耗定额计划、储备定额计划组成。
2.1.1编制依据
2.1.1.1年度生产经营综合计划;2.1.1.2各项单耗定额;
2.1.1.3公司设备运行现状及设备管理年度计划;
2.1.1.4公司历年来吨产品消耗的历史统计数据或股份公司内同类生产线吨产品消耗的历史统计数据。
2.2编制方法
2.2.1定额编制重点编制吨产品消耗和储备计划;
2.2.2吨产品消耗定额编制:
根据上述各项计划及有关统计数据,按备件分类标准及生产线或生产区域确定生产线或生产区域年度备件消耗量,汇总确定公司年度备件消耗总量;按公司生产经营综合计划确定的总产量计算出吨产品消耗额度;
2.2.3储备定额的编制:
公司依据年度备品配件消耗总额、上年度备件储备总额及新增产能规模确定储备总额;
2.2.5每年12月份公司机、电专业根据本专业的实际情况编制本专业年度定额计划编制公司备品配件管理定额计划,报公司办公会审核后报股份公司机电保全部。
2.2.6备件消耗定额编制格式如下:
公司年备品备件分区域消耗定额计划
月度小计生产区域备件类别月消耗(元)衬板水泥粉磨(*)其它小计发运合计链条月产量(吨)月消耗(元/吨)年消耗(元)年度小计年产量(吨)年消耗(元/吨)
2.3定额的审核
各子公司按上述要求编制备品配件管理二个定额计划报机电保全部,机电保全部组织初审并召集专业委员会进行评审,报股份公司审定后报集团公司审批。
2.4定额的分解、考核与优化2.4.1消耗定额的分解:
备品配件消耗定额经集团公司审批下发后,在实际生产和备品配件供应中必须认真贯彻执行,公司应建立健全日常管理制度,加强定额基础管理,并按本公司实际管理情况按管理区域对定额进行分解,落实到各二级单位和管理责任人;公司也可根据实际情况按月度对定额进行分解,但分解后整个公司的年度消耗必须控制在股份公司审批下发的定额之内。
定额一般按发运、水泥粉磨系统二个区域进行分解,同时要细化分解到每条生产线,以便实际考核工作的可操作性。
工程机械由供应部门管理,指标由供应部门确定。
码头到熟料库顶及放散系统属发运区域。
年度定额指标可以按月度均指标分解,也可根据实际生产计划检修情况,按月指标不均分解。
2.4.2定额的考核
2.4.2.1公司对定额分解后与本公司二级单位及管理责任人的月度考核挂钩,年终与二级单位领导及管理责任人考评挂钩,同时须建立健全一整套适合本公司管理特点的定额管理制度,如备品配件领用的分级审批制度、超定额使用审批制度、交旧领新制度、修旧利废和废旧备品配件处理制度等。
2.4.2.2股份公司依据生产经营计划确定的定额指标,按公司实际执行情况对公司领导班子年薪挂钩考核。
2.4.2.3备品配件超出定额标准的,由公司申报计划,报集团公司特批后,方可使用超定额指标。
3备品配件采购计划管理
备品配件采购计划是企业生产经营计划的重要组成部分,是装备管理工作的中心环节,有了准确严密的计划,才能据以有效进行组织、实施把握装备运行状态。
准确编制备品配件月度采购计划,是公司落实“二项定额”管理的前提,也是在低储备状态下满足生产运行的关键。
3.1月度采购计划的编制与申报
3.1.1公司机、电专业管理部门根据下月生产、设备维修实际情况,结合库存储备,合理考虑采购周期及储备量,经研讨后每月25日前向生技处申报下月备品配件采购计划。
3.1.2月度备品配件计划应列出明确的备件名称、规格型号、数量、库存数量、到货时间、供货单位建议等,对有特殊要求的备品配件必要时需提供样品、图纸、生产厂家、材质等资料。
3.1.3生技处根据申报的备品配件计划,编制下月备品配件采购计划。
3.1.4公司要重视并加强计划的编制工作,努力提高配件计划的编制质量,应指定熟悉现场、有经验且工作责任心强的专人负责。
3.2月度采购计划的评审
3.2.1生技处组织各生产单位召开月度备品配件评审会,公司分管领导参与,对上月备品配件执行情况进行通报,对下一月备件计划进行评审。
3.2.2审核依据:
3.2.2.1下月实际需用量
3.2.2.2各类备品配件的合理储备量(生产消耗情况、采购周期)3.2.2.3当前实际库存情况
3.2.2.4公司可供调剂的库存资源3.2.2.5市场因素(市场价格变动、资源情况)3.2.2.6供应商的批量价格优惠情况3.2.2.7公司资金状况3.2.2.8全年备品配件定额
3.2.3经公司评审后的统购备件计划于每月4日前报报区域装备小组,由区域装备小组报机电保全部对公司上报的统购采购计划进行汇总、评审并编制公司月度统购备件采购计划报公司分管领导审核后,于每月10日前反馈给公司设备管理部门。
3.2.4机电保全部评审时主要是结合公司生产线的维修、现有储备情况,兼顾事故备件、交叉备件区域储备和工程项目可调剂情况,对消耗量大、制造周期长的耐磨件及价值较高的
6.2.1.1公司半年度内实际需用量
6.2.1.2进口备品配件的合理储备量(生产消耗情况、采购周期)6.2.1.3当前实际库存情况
6.2.1.4公司可供调剂的进口库存资源
6.2.1.5市场因素(市场价格变动、资源情况)
6.2.1.6公司资金状况6.2.1.7全年备品配件定额
6.2.2机电保全部计划主管根据上述内容进行审核,编制机电保全部进口配件采购计划,报分管领导和部长双签后,上报公司领导及董事长批准,将批准后的采购计划送交进出口业务部门执行采购,并将计划的审批结果反馈给公司。
6.2.3临时急需的进口备品配件采购,由公司主要负责人签字确认报机电保全部审核,经股份公司总经理批准后由进出口部办理。
6.3进口备件相关业务流程
6.3.1进口备品配件采购计划审核流程如下:
(公司领导审核)(审核、部门领导、股份公司分管副总和总经理审批)机电保全部公司采购计划询价反馈国际业务部6.3.2白马厂中心库进口备品配件入库流程
国际业务部安排送货到白马厂中心库并向机电保全部提供装箱清单及备件合同国际业务部组织供货商、机电保全部、白马厂中心库开箱验收际业务部向财务部提供备件合国同实际发生的付款清单白马厂财务处和财务部审核并向机电保全部提供备件合同实际发生的净值总额(人民币)机电保全部办理备件入库验收单并提交财务部和白马厂机动处白马厂中心库建立入库账6.3.3直接为公司订购的进口备品配件入库流程(入公司仓库)
际业务部向财务部提供备件合国同实际发生的付款清单公司财务处和财务部审核并向生技处提供备件合同实际发生的净值总额(人民币)生技处办理备件入库验收单并提交财务处和仓库保管员仓库保管员建立入库账6.3.4白马厂中心库进口备件出库流程
公司申报领用计划机电保全部审白马厂中心库存发货理出库单提交白机电保全部办马厂财务处和机动处仓库保管员建出库账
6.3.5直接为公司订购的进口备件出库流程同公司备品配件的出库流程一致
6.3.6白马厂中心库进口备件付款流程
机电保全部办理财务部付款结算通知审核公司财务处向生技处提供需办理入、出库的进口备件清单及价格仓库保管员建立出、入库账财务处付款白马财务开发票并提交相应子公司财务处生技处办理入、出库手续提交财务处和仓库保管员并办理付款手续白马财务处定期将付款情况反馈给机电保全部7备品配件采购管理
备品配件采购管理应本着“公开、公正、公平、透明”的原则,按照“行为制度化,工作透明化,效益最大化”的工作思路,依据备品配件采购计划,以不断优化、稳定供应渠道入手来开展备品配件采购工作。
7.1备品配件采购方式
7.1.1招标采购。
凡本公司设备运行所用备件其需求量较大的备件采购行为都应进行招标,招标须有三家或三家以上的备选渠道,特殊情况下也可以为两家(如只有两个合格的备选渠道)。
7.1.2议标采购。
对一些备件规格、型号与前期采购时一样,且前期所采购备件使用质量比较正常,价格合理,经批准后可以进行议标采购,议标采购重点是对供应商所供产品进行分项报价,对成本进行细化,以进一步降低采购费用。
7.1.3比质比价采购。
对于批量少的零星采购,采购时可通过传真等方式进行比质比价采购。
7.1.4下列情况不需招(议)标及比质比价,采购时与供应商(供应商需提供资质材料)直接商谈:
7.1.4.1集团部室推荐供应商。
7.1.4.2采购的设备备件只能从唯一渠道获得。
7.1.4.3采购的备件由公司改制。
7.1.4.4国家政策规定定点采购的备件。
7.2招(议)标采购程序
7.2.1编写招(议)标请示,起草招(议)标文件,成立招(议)标领导组和工作组。
7.2.2招(议)标请示经招(议)标领导组组长审核后执行。
招(议)标请示应包含以下内容:
a、招(议)标采购备件名称、规格、计划采购数量和用途;
b、明确招(议)标目的和招(议)标方案;
c、明确所选择的招(议)标渠道;d、明确招(议)标地点和时间;
7.2.3招(议)标:
按招(议)标请示批准情况发出投标邀请,商务投标前应与投标单位进行技术交流和确认,并形成书面确认材料。
投标文件应在规定的投标截止时间之前,按统一格式密封送达或邮寄到投标地点,过期不予受理。
对招(议)标文件没有做出实质性回答的投标文件无效。
7.2.4开标与评标:
招(议)标工作组人员根据需要决定是否参与开标、评标,招标领导组应综合比较投标单位备件的性能、质量、价格、交货期和投标方的资信情况等因素,本着公正、科学、严谨的原则和招(议)标文件的要求进行评标,综合评价出中标侯选单位,不保证最低报价的投标最终中标。
7.2.5定标:
评标结束后,编写招(议)标结果汇报,招(议)标结果汇报公司领导审批后方可生效,招(议)标结果经过审批后,发出《中标通知书》。
与中标方签订合同。
合同内容应与投标文件内容一致。
7.2.6招(议)标采购工作必须公开、公平、公正、透明,遵循竞争、择优的原则。
同时必须在法律事务室、纪检等部门的指导与监督下进行。
工作人员不得向投标人透露已获取招(议)标文件的潜在投标人的名称、数量和投标方案以及可能影响公平竞争的有关招(议)标投标的其他情况。
7.2.7招(议)标采购主要工作流程如下:
招标请示组织招标工作组,编制招统计招标材料:
年需求量,原成立领导和采购渠道、原采购价格,确(议)标文件定新渠道技术谈判、交流,生成技术文本技术谈判通过后,进行商务谈判、交流,生成商务文本投标通过谈判的投标资格单位进行密封招标领导组集体评标,初步议定招标汇报会签招标结果报股份公司分管副总经理和总经理批准后执行签订供货合同7.3比质比价采购程序7.3.1比质比价采购时,需对各供应商的资质进行论证,并尽可能做到货比三家,对于确实无法做到两家以上相比的,也应与同期采购的同类备品配件进行比质比价。
7.3.2对供应商所报价格等信息应保密,不得向其他供应商透露,供应商确定时部门负责人和公司分管领导应参与谈判共同决定。
7.3.3比质比价内容要形成书面评审意见、报批后方可签订合同。
7.4采购合同的签订:
7.4.1合同的签订
7.4.1.1备品配件合同的签订严格按《合同法》及《经济合同评审管理办法》执行.合同
条款上要明确地规定产品的规格型号、数量、技术要求,交货期、合同金额,付款方式,发货地点,违约责任等。
对于整机备件、主机设备的重要配件,以及单件价值超过1万元的备品配件原则上须拟订供货技术文本,对供货范围和技术参数,使用条件等进行必要的描述,保持合同的完整性。
7.4.1.2经相关部门及公司领导审批后,与中标单位签订合同。
合同起草原则上由我方签订合同部门的谈判人员或谈判组负责,力争合同起草权,以掌握主动。
7.4.1.3备品配件合同签订要有合同会签单,经相关部门会签,报公司总经理审批,经公司委托代理人签字后,方可盖章。
7.4.1.4备品配件合同应单独编号并应保持编号连续性。
7.4.1.5禁止无合同采购。
7.4.2统一采购备品配件比质比价采购合同签订流程附合同文本审核机电保全部分管人员填机电保全部分管领导写合同评审表合同管理部门股份公司分管领导股份公司总经理会签审定其它相关部门审批合同评审表合同盖章合同文本存档附合同文本审核机电保全部经办人员合同管理部门执行3、委托采购备品配件比质比价采购合同签订流程:
公司备件管理人员填写合同评审表设备管理部门分管领导合同管理及财务部公司分管领导其它相关部门公司总经理会签审定门审批合同评审表盖合同章合同管理及财务设备管理部门业务员部门合同文本存档执行7.5合同的履行及管理7.5.1合同的履行:
7.5.1.1根据买卖双方签订的合同条款监督卖方对合同的履行。
通知卖方按要求供货,通知使用单位参于验收、办理入库。
依据验收情况和合同相关条款等进行付款结算。
负责处理合同执行过程中发生的其它相关事宜,合同经办人员为合同的第一责任人,对合同的执行情况负主要责任;
7.5.1.2由机电保全部签订的统购合同由机电保全部负责下备件送货计划、催货、办理委托付款函;公司按合同要求负责备件到货的验收及使用跟踪,出现异常情况及时与机电保
全部联系,并安机电保全部书面委托函要求办理合同付款;
7.5.1.3由机电保全部签订的渠道合同,公司按渠道合同采购备件的,送货计划、催货、付款等合同执行均由公司负责;
7.5.1.4由公司自行签订的备件合同由公司负责合同执行;7.5.2合同的管理7.5.2.1合同应有专人管理且需对合同进行登记,以便及时掌握合同执行情况,合同执行情况登记表格式如下:
年度公司备品备件合同登记表
截止月日单位:
万元合同号合同主要内容签订厂家总价交货期到货情况付款情况备注7.5.2.2公司每季度应将合同执行情况登记表反馈给机电保全部,以便机电保全部及时、准确了解掌握合同执行情况。
7.6备品配件采购渠道管理
7.6.1潜在供应商的管理:
采购管理人员根据各子公司备品配件需求计划,对需求的各类备品配件的市场分布、生产厂家、价格及其变化趋势等进行综合性的调查、分析、论证,充分做好采购前的准备工作。
7.6.2潜在供应商的资信检查:
对经市场调查后选定的各供应厂商进行资信审查(如民事资格、经营范围、注册资本、生产和技术水平、履约能力和企业信誉、产品质量等),以确定是否具有合同履约能力和独立承担民事责任的能力。
7.6.3供应商评审工作流程:
备件采购部门评审意见汇总备件管理人员填制供应商评审表合同审计部门使用部门会签上报审阅签字评审结果形成纪要公司领导存档备案评价选择供应商的依据指导供应业务
7.6.4供应商评审表如下:
供应商评审表序号123供应商名称情况兑现供货的产品质量程度服务供货及时售后其他备注
4说明:
根据各供应商的供货情况,结合实际,给他们打分并填入对应的表格,如满分为100分,兑现情况可占10分左右;供货的产品质量可占50分左右;供货及时程度可占XXXX年需对备件供应商进行一次评审,对其实行末位淘汰制,原则上末位三个供应商应淘汰。
7.7.3如供应商在日常供应中出现下列问题之一,应即时淘汰。
产品不能满足我公司水泥生产线的使用要求,没有供能力;
不能按合同条款执行,且对我方生产、经营、管理产生了不利影响;采取贿赂等不正当方式推销产品的供应商。
7.7.4被淘汰的供应商在未获得供应资格期间,在集团内任何公司都不可选用其产品或进行业务合作。
8备品配件验收及仓储8.1备品配件的验收
8.1.1到货的备品配件以备品配件采购合同、货物运单及明细单等为依据,由公司仓库保管员、生技处配件管理人员组织各使用单位对实到的备品配件数量、外观等当面逐项核对点清,并做好验收记录;供货单位或承运单位将货物直接送到仓库时,由保管员与送货人办理接货手续,当面验清数量。
8.1.2备品配件的入库验收。
质量检验可根据备品配件的不同类别和要求采取直观检验、工具检验、化验或试验、试用以及送公司外相关专业部门进行检验等办法。
凡是质量、型号、规格不符合要求、数量短缺或验收实物与采购合同不符的,不得办理验收入库手续;凡是需过磅计量的备品配件,在验收时应有司磅员签字的过磅码单,才可办理入库验收手续。
对于不能办理入库的备件,由供应处提交备品配件管理技术、采购人员及有关领导限期处理。
8.1.3对验收不合格的备品配件或名称、规格、数量不符的备品配件,在处理前另行堆放,代为保管;对实物已到库,必要的验收凭证未到的备品配件,应卸车点数,验收登记,妥善保管,待凭证到后补办手续。
8.1.4验收时限要求。
少量备品配件当场验收登记入库;小批量备品配件两天内验收完毕;大批量备品配件验收不得超过五天。
8.1.5备品配件经验收合格后,一周内办理登帐、立卡、建档等正式入库手续。
8.2备品配件验收入库及付款流程:
8.2.1公司入库存流程
接货车站,码头,民航,邮局供方送货从供方提货
初步验收
验收准备内部交接手续核对相关资料凭证
数量验收质量验收验收对短缺,破损临时处理向领导汇报不合格情况备件验收登记
核对入库凭证暂估入库,建卡,建档
入库正式登帐(原暂估入库销帐)对于因发票未到或其它原因暂时不能办理正式入库手续、在生产检修中又急需领用的备品配件,应及时办理备品配件的暂估入帐手续,以此作为入库金额、出库金额的统计依据,待正式发票或其它手续完备后正式建帐并据此调整有关暂估入帐的金额。
8.2.2存放中心库备品配件入库、付款程序
8.2.2.1需存放集团中心库的备品配件种类如下:
8.2.2.1.1事故配件
8.2.2.1.2进口设备配件及其随机配件8.2.2.1.3寄售配件
8.2.2.2存放白马山中心库备品配件(指国产件)验收入库流程
机电保全部提供到货备件的规格型号重量等工作联系函白马厂确认白马厂接货,机电保全部协助组织卸货随机备件寄售备件采购备件随机备件、寄售备件机电保全部、供应部填写收货入库有关凭证采购备件机电保全部、供应部协助公司办理验收手续8.2.2.3存放白马山中心库备品配件(指国产件)付款流程:
分管部长审批机电保全部经办人办白马厂机动处按白马厂内部付款流程办理付款理委托付款函
8.3子公司备件付款流程
8.3.1自行采购备件付款流程
付款申请单合同入库验收备品配件主公司分管领导公备品配件签字确认单及发票管司总经理主管机电保全部及公司内公司财务执行情况部有关部门反馈部门8.3.2统购备件付款流程分管领导审批公司生技处按自行采购备件付机电保全部经办人办款流程办理付款理委托付款函注:
统购备品配件付款时需由机电保全部书面
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