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文件名称
集团职能、职责、流程手册
文件编号
B-J-001
版本
1.1
制订部门
集团人力资源部
制订日期
2011/3/2
页次
1.0前言
本手册是为了让集团每个员工、每个部门明确自己该做什么、不该做什么,
如何做以及各项职责、责任人间的工作程序和关系转换,目的是确保集团的运作
生命力和工作/生产效率随着产量、质量要求的变化而变化提高。
在本手册实施
过程中,将会根据实施效果进行不同程度的修订。
原则上每三个月必须与企业的运作做一次比较,评估本手册的消极部分并进行修订,修订权在人力资源部,并
呈交总裁审核。
本手册由人力资源部负责落实并内审(内容包括:
职能、职责、流程及相关体系要求)。
为使本公司人事作业正轨化、制度化,能在有序可循的情况下,使本集团人事统一、脉络一贯,并加强人力资源部门与各部门间的了解,借以更密切配合,提高工作效率,特制订本程序。
集团人力资源部SOP作业手册
集团发展战略
一、人力资源工作流程图(总图)
组织
组织结构设置
机构职责
工作分析
职位说明书
定岗定编
招聘
绩效管理
厂考核
1.1员工讲入一一退出公司轨迹评估
薪酬福利
薪资
福利
社保
召聘
入职
试用
转正
培养开发
冈位
调整
人才
储备
培训
员工关系
劳动纠纷
厂处理
I—劳动合同
入职
劳动合合同试用转正入职培训
职业<
E«
通道
接受岗位调整
待
冈
晋
升
降
退休
转
冈
调
薪
正常工作
考勤
休享受公司支持
节档案甲培奖I酬案利||训惩
奖惩
-司制度离职请考评…勤I假t核估…
1
招聘专员作业标准文件版次
11
页码
文件标题
招聘工作流程
文件编号
签发部门
签发人
签发日期
、SOP作业图
作业流程:
参见附图1•1,招聘流程图
操作规范
序
步骤
作业描述
备注
1
人事专员处收到“增补人员申请单”时,即行拟订招募计划。
内容包括下列项目:
1.招募职位名称及名额;2.资格条件限制;3.职位预算薪金;4.预定任用日期;5.通报稿或登报稿(诉求方式)拟具;6.资料审核方式及办理日期(截止日期);7.甄试方式及时程安排(含面谈主管安排);8.场地安排;9.工作能力安排;10.准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等)。
注意事项:
应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权,注意保密工作。
2
诉求:
即将招募消息告诉大众及求职人,
如下:
1.登报征求:
先拟广告稿,估计刊登费,决定刊登何报、何时,然后联络报社。
2.冋仁推荐:
以海报或公告方式进行。
3
应征信息处理:
1.诉求消息发出后,会收到应征资料,经审核后,对合格应征者发出”初试通知单”及"复试通知单”,通知前来本公司接受甄试。
2.不合格应征资料,归档一个月后销毁,但有要求退件者,应给予退件。
为了给社会大众一个好的印象,对所有未录取者发“致谢函"也是应有的礼貌。
4
甄试:
新进人员甄选考试分笔试及面谈。
1.笔试包括下列:
(1)专业测验(由申请单位拟订试题);
(2)领导能力测验(适合干部级);2.面谈:
由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共冋面谈,面谈时应注意:
(1)
要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松;
(2)要了解自己所
要获知的答案及问题点;(3)要了解自己要告诉对方的问题;(4)要尊重对方的人格;(5)将口试结果随时记录于”面谈记录表"。
3.如初次面谈不够周详,发出“复试通知单”,再次
安排约谈。
5
背景调查:
经甄试合格,初步决定的人选,视情况应做有效的背景调查。
(限管理级员工)
6
结果评定:
经评定未录取人员,先发出谢函通知,将其资料归入储备人才档案中,以备不时之需。
评定录用人员经总经理核准,行政部部发出“报到通知单”,并安排职前训练有关准备工作。
说明:
执行部门责任人
附图1.2
1.2招聘
用人部门
人力资源部
分管领导(各公司)
总裁
关联流程
N
内部
Y
Y
N
审批
审批
V
N
录
通
接受
工作分析
入职
人员空缺
职位说明书
Y
方式
外部
发布招聘信息
增补申请
推荐自荐彳言
发布招聘信息
收集筛选简历
通过
未通过
复试
通过
复试
通过
通过
待遇谈判
不接受
取消或延期
特殊岗位人员复试
确定招聘渠道
确定录用人选
、有无编制>—确疋招聘*
*■
招聘会
媒体
猎头校园
初试/笔试资格验证
'简历未Vi档通过
绩效管理一一考核
被考核人
考核人
人力资源部
总裁
关联流程
录用
工作表现
自评
评价
保持
N
Y
—培养
个人报告书
绩效是否符合
岗位要求
晋升
奖励
培训
处罚
待岗
辞退
沟通
绩效考核
二人才储备
培训
岗位调整
劳动合同
同意
改进计划
不
h
同
意
V
评价结论
评价
绩效评
估表
士当案
■►备案
一次申诉
1
受理调查
N
Y
维持原
结论
薪酬
外部信息
员工
人力资源不
集团领导关联流程
岗位评价
统计数据
►薪酬调查
职位
说明书
岗位级别表
声地区差异系数表
||工作分析
国家法律法规
岗位津贴
基数
绩效评
估表
J绩效评估
签字确认4
制定年度薪[h」
金调整方案戸
薪金调整方案
浮动工资调整万案
销售人员奖金
调整方案
实施年度薪金调整方案,
岗位津贴基数调整通知
发布文件
人事通知
单
计算制表月薪金丰
N
审批
Y
考勤考核
表
考勤
N
审批
福利
奖惩
Y
*财务部
福利社保
参保人员
人力资源部
主管领导
总裁
关联规程
接收
月工资明细
行为表现
及结果
绩效评估
行为表现及结果
行为表现及结果
相关部门规程
指派专案小组(QC)调查取证
并作书面结论
主管公司领导或相关部门调查取证并作书
面结论
部门经理或相关部门调查取证并作书面结论
一次申诉
机会
书面形式
提交
奖惩决定
终止并通知提名人
y审批>
1y
Y
理由是否成立
维持原决定
取消或改变原决定
终止并通知提名人
4
发布文件
奖励
通报表扬
记功
记大功
处罚
通报批评
记过
记大过
起诉
文件存档
档案
—薪酬离职法律程序
岗位调整
员工
部门/地区
人力资源部
主管公司领导/总经理/
总裁
关联流程
1
固定时间的岗位调整
部门经理会讨论,综合评价全体员工
考核
评估
评价结果
非固定时间的岗位调整
(告知相关人员I签字确认
L
人事通知单
(评价结果)
——尸
存档
r
档案
因个人爱好特长
等提出岗位调整
的书面申请
根据业务规划和工作计划,或员工不胜任岗位工作,提出岗位调整的书面报告
根据公司发展或规划需要,提出岗位调整议案
汇总并形成处理意见
书面意见
审批
经理例会讨论决定
Y
N
获知
取消岗位调整
获知*
获知
执行批示
r-一
劳动合同
人才储备
部门经理
人力资源部
公司领导
总裁
员工/主管
关联流程
薪酬
劳动合同
劳动合同
劳动合同
表现
表现
提名
编入人才
发展名单
终止并通知提名人
素质测评
考察
培训计划
一
'工作内容拓
'展计划
表现
提名
确认
编制培养计划
工作表现
计划实施
I■绩效评估
提名
提交管理层
讨论
培训
考察
工作表现一►考察
I
考察报告—
||
考察报告"
考察报告
条件突出但暂未加盟公司的求职者
储备人才库
岗位调整
反馈给各
提名者
人才储备报告书
>提交总经理
培训
员工
部门
人力资源部
集团主管领导
关联流程
培训需求
人才储备
绩效评估
参加
培训
参加<
考试
总结
►批转
培训评估表
培训需求'目的分析
职位说明书
工作分析
满足发展知识技能
满足必备知识技能
选择培训方式
选择培训课程
制定培训场地
确定预算
制定培训计划
实施培训计划
培训测试
培训效果
评估
近期
远期
审批
绩效评估
记录
丨1」
培训档案
L—
档案
劳动合同
员工
人力资源部
分管领导
总裁
办
备注
总部员工
外埠员工
扌报帚阅.~广照进执行并
试签收
提前一个工作日
入职准布入职通确认
行政部设施提供
收取资料
照片一寸两张
身份证__
学历证—社保卡
公司邮箱,设
施提供开通公司邮箱取工资卡号
招^
言息部开通
培训
试用
>LJ
劳动合同
仏职培训/考核
E
-熟悉工作环入
新员工入职通知
试用转正
试用员工
用人部门
人力资源部主管领导
关联流程
进入试用期
r
工作表现
1
!
转正申请书
考核及反馈
入职;
-绩
效考核
*提交直接领导
抄送人事部
直接领导对试用员工工作评价,签署意见
试用评估表
i■绩效评估
人事部签署
意见
审批
不合格
员工留存
亠1
1
r
试用期结束转为正式员工
人事通知单
(转正)
合格
存档
档案
薪酬
转正
考勤
员工
直接领导
人力资源部
主管
领导
总裁
关联流程
记录
N
审批
Y
N
离职
有尢异常
休假
员工
直接领导
人力资源部
总裁
关联流程
>考核考勤表
.刷卡
考勤记录说明
提交汇总表
执行批示
考勤统计
事实调查并提出处理意见
考勤确认
签署意见
休假
薪酬
不计考勤员工
总部员工
薪酬
外部员
工
(总部)
申请
N
审
批
Y
审
批
Y
N
档案
存档
员工
人力资源部
请假申请单
请假主题的
EMAIL(外阜)
考勤统计
主管领导存档机构
关联流程
员工休假表
请假
延迟或取
消请假
请假3天(含)以上
反馈给员工个人
签署意见
考勤
人事档案
N
审批
Y
入职
入职
离职
员工部门
人力资源部
关联流程
公司领导/总裁
关联职能部门
个人认为有必要放入档案的资料
个人认为有必要放入档案的资料
档案转入/转
出申请
档案自带
商调函转递
劳动合同及附件
试用转正文件
各类人事通知单
奖惩文件
关于调入/调出职
工档案的申请
档案转递
身份证明
学历学位证明
各类证书
绩效评估报告
离职文件
试用转正
招聘资料
商调函
机构存档
】才召聘劳动合同试用转正
公司内部员工档案整理保存
建立公司内部员工档案
奖惩绩效评估
离职
20年销毁
保存回执
定期核算存档费用
费用结算
财务部
患病或非丄伤医疗
工作司机构能整无丄适工作安排的
经培训或岗位调整后仍不能适应工作要求的
式用期间不符合录用条件的
严重违反公司规章制度的
被依法追究刑事责任的一
员工
辞职
取消申请
辞退
员工
书面
意见
员工离职
申请表
审批
N
Y
指定工作接收人预估最后工作日
工作交接
员工离职期预告表
交接顺利可办理
.离职审批手续
交接中
30日
部门经理书
面意见
终止并通
知部门
处理意见
*
发布开除文件
并送达员工
员工离职通知
记入档案
发布离职预告
人事调出
奖惩
N绩效评估
经理会讨论审批-
社保停缴
扣发薪金
社保停缴
档案调出
离职面谈结算薪金邮箱取消
签署意见
离职审批手续
记入档案
员工离职通知
获知
1pI
若有协办事
宜书面通知
Y
社保薪酬
会签Y审批>
N
社保停缴
扣发薪金
档案
Y
取消MIS
权限
报备
社保薪酬
薪酬
社保
薪酬
招聘专员作业标准文件
版次
1.0
页码
第二节人事工作流程描述
文件标题
招聘工作流程
文件编号
签发部门
签发人
签发日期
作业流程:
操作规范
序
步骤
作业描述
备注
说明:
执行部门
责任人
第一条为使本公司人事作业正轨化、制度化,能在有序可循的情况下,使本集团人事统一、脉络一贯,并加强人力资源部门与各部门间的了解,借以更密切配合,提高工作效率,
特制订本程序。
第二条人事、劳资工资事宜由公司行政部负责管辖和办理,下设人事专员一人,负责下列全盘人事业务。
第三条人员招募作业程序如下
(一)人事专员处收到“增补人员申请单”时,即行拟订招募计划,内容包括下列项目:
1.招募职位名称及名额;
2.资格条件限制;
3.职位预算薪金;
4.预定任用日期;
5.通报稿或登报稿(诉求方式)拟具;
6.资料审核方式及办理日期(截止日期);
7.甄试方式及时程安排(含面谈主管安排);
8.场地安排;
9.工作能力安排;
10.准备事项(通知单、海报、公司宣传资料等)。
(二)诉求:
即将招募消息告诉大众及求职人,如下:
1.登报征求:
先拟广告稿,估计刊登费,决定刊登何报、何时,然后联络报社。
2.同仁推荐:
以海报或公告方式进行。
(三)应征信息处理:
1.诉求消息发出后,会收到应征资料,经审核后,对合格应征者发出”初试通知单”及"复试通知单",通知前来本公司接受甄试。
2.不合格应征资料,归档一个月后销毁,但有要求退件者,应给予退件。
为了给社会
大众一个好的印象,对所有未录取者发“致谢函"也是应有的礼貌。
(四)甄试:
新进人员甄选考试分笔试及面谈。
1.笔试包括下列:
(1)专业测验(由申请单位拟订试题);
(2)领导能力测验(适合干部级);
2.面谈:
由申请部门主管、行政主管、核定权限主管分别或共同面谈,面谈时应注意:
(1)要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松;
(2)要了解自己所要获知的答案及问题点;
(3)要了解自己要告诉对方的问题;
(4)要尊重对方的人格;
(5)将口试结果随时记录于”面谈记录表”。
3.如初次面谈不够周详,发出“复试通知单”,再次安排约谈。
(五)背景调查:
经甄试合格,初步决定的人选,视情况应做有效的背景调查。
(限管理级员工)
(六)结果评定:
经评定未录取人员,先发出谢函通知,将其资料归入储备人才档案中,以备不时之需。
评定录用人员经总经理核准,行政部部发出“报到通知单”,并安排职前训练有关准备工作。
(七)注意事项:
应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权,注意保密工作。
第四章任用
第十四条经核定录用人员,由行政部依据甄选报名单发给”报到通知单”,请他于报到
时携带下列资料:
(一)填写本公司新进职工录用表;
(二)学历证及身份证;
(三)近期正面半身免冠照片;
(四)体检合格证明;
(五)计划生育证明;
(六)缴验经济担保书(有特殊岗位需求的);
(以上应缴资料视情况可增减)
第十五条干部人员任用,视情况可发给”聘任书”。
第十六条新进人员于报到日,行政部应检收其应缴资料,若资料不全,应限期补办,否则首月薪资可暂扣发。
第十七条行政部随后应亲切有礼地引导新进人员报到,逐项协助办理下列:
(一)领取员工相关文具用品;
(二)填写制考勤卡并解释使用;
(三)领取办公桌锁匙;
(四)视情况引导参观、介绍各部门及安排职前相关管理制度讲。
(五)行政部应引导新进人员向部门主管报到。
第十八条人员报到完毕随后应办理下列事项:
(一)填写"人员异动记录簿”。
(二)更新员工花名册。
(六)收齐报到应缴资料连同甄选报名单建立个人资料档案。
第五章试用
第十九条原则上行政人员及营业员试用期为三个月(配送仓工人、司机试用二个月),
期满合格者,办理转正手续才正试聘用,个别试用成绩突出者,可提前转正。
行政部部每月15日发出当月转正人员《考核表》,由被考核人填写工作小结后,导购经店长、销售主管、行政部、经理考核确认。
行政人员经部门主管、行政部、经理考核后呈总部人力资源部呈相关领导核定。
转正后的员工经分管部门主管及总部人力资源部审批后可签订劳动合同。
第二十条行政部根据考核表发给”试用期满通知”。
第二十一条行政部发出“试用期满通知”后,并依不同的批示,分别办理下列事项:
(一)试用不合格者,另发给通知单。
(二)调(升)职者,由行政部办理异动作业。
(三)薪资变更者,由行政部办理调薪。
第二十二条前条办理完毕后,考核表应归入个人档案中。
第二十三条新进人员在试用期中,表现不合要求,部门主管认为有必要停止试用时,可立即提前办理考核,并签人员异动申请单,报请权限主管核定停止试用。
第六章异动
第二十四条晋升(升职、升级)及降级由申请人填写”人事异动申请单”及办理临时考核,转行政部签注意见后,呈权限主管批示。
第二十五条调职由申请人填写”人事异动申请单”送调职部门会签,转行政部签注意见后,呈权限主管核定。
第二十六条未批准的升、降、调申请单退回申请部门。
经批准的申请单则由行政部依据发布”人事异动通知”,副本抄送申请部门及本人,并限期办理业务移交手续,履任新职。
行政部应立即变更薪资名册。
第二十七条经批准异动后,涉及调整薪资者,行政部应根据人事异动申请单批示,填制“薪资调整通知单"办理调薪。
第二十八条员工因故请假,应至行政部领取请假单,依权限逐级呈核,再转回行政部登记于考勤卡(表)上。
第二十九条休假作业应另参照《人事管理规章》有关规定办理。
第三十条各部门主管应于每月3日前将上月份考勤表送行政部备查;
第三十一条如需变更出勤与轮休时间,或补充新进人员出勤时间,应填"出勤时间调整单”,经权限主管核准后,转行政部登记备查。
第三十二条员工因加班、调休、请假,先至行政部领取”加班单、调休单、请假单”;
经权限主管核准后转行政部查核并登记于考勤表上。
第三十三条员工因公于上班中外出,应填写”外出登记表”送部门主管核准后,交行政部备查。
第三十四条因公而未打卡,应通知行政部呈上级主管核签。
第三十五条下班忘记打卡,可由本人找直属主管或行政部签证,若未签卡者一律以旷工论。
(每月不准超过3次)
第三十六条行政部于每日检视考勤卡(表),遇异常状况或违规事情,应即主动签办,并与部门主管联络。
第三十七条员工出勤情况,行政部应于每月终了后,编制《加班、调休、请假》一式两份,一份本部门留底核计薪资加扣,一份交给各部门公布,限三日内接受更正申请。
第三十八条行政部应建立每一员工一份年度考勤统计表(印于个人资料卡中),逐月依
据考勤表予以登录,经登录后考勤表即可销毁作废。
第三十九条每一年度终了,行政部应即依据年度考勤统计表,统计是否有未休完特别假的人员。
第四十条每一年度终了后,行政部应即调查编制次年度享有特别假人员名单,予以造册呈准后公布实施。
第四十一条有关考勤作业,请参照”人事管理规章”有关规定办理。
第四十二条出差作业,应参照财务部”出差管理办法”规定办理。
第四十三条员工遇有功过奖惩时,可由建议人填报”奖惩建议申请单”公文,先由行政
部签注意见后,呈经理核定。
第四十四条行政部根据核准奖惩建议申请单发布”奖惩通知单”公文,副本抄送本人部
门及本人知照,另一份留底本部门月底加扣薪资。
第四十五条行政部应按月将人事奖惩通知单登录于个人资料卡内。
第四十六条奖惩作业应另参照"奖惩办法”规定办理。
第四十七条考核分年中、年终、试用期考核、临时考核四种,其处理程序如下:
(一)年中、年终考核:
全年度分两次考核上半年(1月1日至6月30日)、下半年(7
月1日至12月31日)各考核一次。
具体程序参照〈美邦集管字(2003)19号文件〉
(二)试用期考核:
员工试用期(职员三个月,工人二个月),由试用单位主管负责考核,
并报公司分管领导审核,期满考核合格者,填具“试用人员考核表”,报经理批准后转正。
(三)临时考核
为申请升降职,应附办理临时考绩,以作上级批示决策参考依据。
第四十八条考绩表办理完毕,存于个人资料袋内,并予以登录。
第四十九条考绩作业应另参照”考绩办法”规定办理。
第十二章薪资
第五十条每月1日前将上月新进人员工资档案传真总部核准,行政部应于每月5日前整
理上月到职的新进人员,将核准工资登录于”薪资名册”。
并依据工资标准核算工资。
第五十
一条行政部应于每月25日整理本月份涉及调薪的人事异动申请单及考核表,经相关部门主
管审批(行政人员需经部门主管、行政部、公司经理、总部核准;店铺人员需经店长、销售主管、行政部、公司经理核准)。
经核准后登记于薪资名册,并依据核准薪资标准核算工资。
第五十二条经批准离职员工,行政部应据此填制薪资通知单办理停薪,由行政主管审核签章,登录于薪资名册后次月计算工资。
第五十三条核薪与调薪案件于归档前,应登录于个人资料卡内。
第五十四条每月10日前将上月工资核算完毕,经财务部主管、出纳、公司经理审核后
连同相关人事月报表(人事成本分析、人员变动表、人事月报表)传真总部核准。
第五十五条每月15日发放上月工资(公司开除、辞退行政人员者应当日结算工资,辞职者
应在每月15日结算工资,但店员有奖金、赔偿必须每月15日结算工资)。
第五十六条职前训练
新进人员于报到后,行政部应办理以下职前教育:
(一)介绍公司历史背景、经营方针、工作环境;
(二)简
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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