完整版职协外联部工作手册.docx
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完整版职协外联部工作手册
外
联
部
工作手册
部门简介:
外联部是学生职业发展协会的一个重要部门,也是联系社会与学校的重要的对外部门。
外联部力求通过我们的努力,实现与合作伙伴的共同发展,以期达到合作双方互赢的目的。
有效地协调职业发展协会的对外联系工作,加强职协与兄弟协会社团的联系。
同时,通过对外的交流沟通,为协会的活动的举办拉到赞助资金,进而更利于协会开展工作。
附录:
外联文化··············································3
附录
(一)外联文化:
作为学生职业发展协会外联部的一员,需要具备以下优秀品质,保持部门文化的先进性,一起为职协的辉煌而共同努力加油!
1)守时:
遵守时间,对自己来说是一种好习惯,在与他人的交往中是一种礼貌和信用。
无论我们开例会,还是与商家洽谈守时都是显得格外重要,做一个守时的人,很容易获得对方的信任,可以这么说,守时是外联部对外交往礼仪的第一准则。
2)收到信息的及时回复:
为了保持信息的畅通,请大家在收到信息时及时的回复。
这不仅是安排工作的需要,更能看出一个部员对工作的积极性和认真性。
但不排除有意外情况而造成信息回复的滞后。
而发信人会再一个小时后对未收到信息回复的部员进行电话确认。
3)作为职协外联部的一员,必须要有吃苦耐劳不怕辛苦的奉献精神。
吃亏是福,我们做别人不愿意做的,做别人嫌累嫌苦的事情。
但是我们的收获同样也是最多的。
4)大学生仍然要以学习为主业,所以请大家在兼顾学习的基础上锻炼自己的人际交往能力。
不定期在通过书本上网上看些有关商业拉赞助的资料。
一、上学期
1、9月17号—11月4号中银校园淘宝卡校园推广
1.1活动简介··············································7
1.2活动流程·············································11
1.3经验积累·············································12
1.4未来展望·············································12
2、森林公园烧烤
2.1活动简介············································13
2.2活动流程············································13
2.3经验积累············································13
2.4未来展望············································13
3、李记饭店聚餐
3.1活动简介············································14
3.2活动流程············································14
3.3经验积累············································14
3.4未来展望············································14
4、12月7号过来人职场起航讲座
4.1活动简介············································15
4.2活动流程············································18
4.3经验积累············································26
4.4未来展望············································26
二、下学期
1、福州大学学生职业发展协会七周年庆典活动外联部拉赞助及嘉宾邀请
1.1活动简介············································33
1.2活动流程············································34
1.3经验积累············································37
1.4未来展望············································39
2、2012年3月7日职协外联部女生节活动策划书
2.1活动简介············································42
2.2活动流程············································44
2.3经验积累············································45
2.4未来展望············································47
3、外联部第一期职场生涯访谈
3.1活动简介············································12
3.2活动流程············································14
3.3经验积累············································15
3.4未来展望············································17
4、
4.1活动简介············································12
4.2活动流程············································14
4.3经验积累············································15
4.4未来展望············································17
一、中银校园淘宝卡校园推广
1.1
活动简介:
协会通过与中国银行厦门支行合作推广中银校园淘宝卡业务,采取银行职工通过我协在福大推广办卡刷业绩的方式和我协办每办成一张卡提成5元的活动方式实现双赢,此次活动有外联部独立承办。
1.2
活动流程:
时间:
2011年9月17号—2011年11月4号
地点:
福州大学新区
1、前期宣传方式:
由于9月下旬协会纳新伊始,外联部人手稀缺。
便采取与校红十字会(与院红十字会联系紧密,能够通知到每位同学关于中银校园淘宝卡的事情)合作的方式进行前期宣传。
1.与前期校十字红会合作:
1).时间:
9月20号—10月25号
2).合作内容:
甲方:
福州大学学生职业发展协会
乙方:
福州大学校红十字会
甲方权利:
1.要求校红会通过开各院级部长会议下达关于中银校园淘宝卡鼓励
同学办卡的事情,并及时向甲方回报最新工作进展
甲方义务:
1.每办理成功一张卡,甲方向乙方提供两元的提成。
2.乙方在情况允许的情况下出示一张此卡办理真实有效的证明。
3.甲方负责向甲方提供宣传单
乙方权利:
1.每办理成功一张卡,甲方向乙方提供两元的提成。
2.乙方在情况允许的情况下出示一张此卡办理真实有效的证明。
3.甲方负责向甲方提供宣传单
乙方义务:
1.通过开各院级部长会议下达关于中银校园淘宝卡鼓励同学办卡的
事情,并及时向甲方回报最新工作进展,负责收齐办理卡的表格,
并及时交给乙方。
3).活动进展:
以校红十字会单方面原因解除口头合约而宣告失败
2.后期补救宣传办理
1).时间:
9月26号-11月5号
2).由于红会单方面停止合作,导致中银校园淘宝卡推广业务的推迟,为及早有效解决宣传办卡问题,开展部员扫楼(主要是班长)的宣传方式(即部员逐个拜访11级各个班长宣传中银校园淘宝卡办卡的优势所在)
3).活动进展:
截止到11月3号前总共办成131张卡
1.3
经验总结:
通过前后持续一个多月的中银校园淘宝卡推广活动,我们总结了一下几点
1.与其他协会社团合作一定要签署合约书,强调合作的诚意和违约的后果,必须以书面的形式制约违约的行为。
此次活动由于校红十字会单方面牵强的原因导致整个活动陷入的被动状态,引为深记。
2.在后期部员扫楼宣传的过程中出现分配部员负责学院混乱的问题以及情况反馈的延后。
必须在开展活动的同时做好宣传准备工作,并做好信息的落实
1.4.
活动展望
下次遇到类似活动,我们一定会更加细心,把活动办的更好。
二、森林公园烧烤
2.1
活动简介
外联一家人齐聚森林公园:
时间:
周日;地点:
森林公园;过程:
在这个阳光明媚,鸟语花香的周末,我们外联部一家人前往森林公园,开启一段此生难忘的烧烤之旅。
2.2
活动流程
1.早晨7:
00在一区门口集合,分两批次过去,一批先过去预订地点,一批去购买材料。
2.寻地盘:
历经磨难,几度徘徊,最终仍是扎根于最初的地点。
3.制作美味佳肴:
洗菜,切菜,穿菜,烧菜,每个人都兴致勃勃的投入这项伟大的使命中,为填饱肚子而努力奋斗。
4.娱乐:
玩游戏,与草地零接触,欢乐的笑声留在这片土地上。
部员开饭,在饭桌上大家聊一聊近期身边有趣的事。
5.坐上返程的汽车,遥望那益渐远去的森林公园,美好且永恒的记忆在此刻静止!
外联一家人,幸福快乐的一家人,必将在今后的旅途中留下更多珍贵的记忆!
2.3
经验积累
1.选择地点太远,路途遥远,造成大家到达公园后很疲惫,以后组织活动要尽量选择地点较近的地方。
2.11级的现场负责人经验不足,没发挥应有的作用,对于组织者的选择以后要很慎重,对于组织者来说是一次很好的锻炼机会,组织者要有足够的胆量。
3.活动的形式单一,以后要以一种主活动其他小活动为辅,这样才能使大家加入进来。
2.4
未来展望
1.以后部门的活动要尽量让大家都能参与进来,并且活动的形式要逐渐更新多样化,一起配合完成一些任务这样可以增进情感。
2.还可以出游啊,出游时搞点小游戏啊等等。
3.我们部门要有点公共财产偶尔为大家提供点免费的娱乐啊。
4.有大的假日大家没事的话聚在一起打牌,由部门提供一些小零食我们一边玩一边吃啊。
3、李记饭店聚餐
3.1
活动简介
2011-11-6我们职协外联部到李记饭店部撮。
部撮主要目的是增进部门部员之间的感情。
我们的主要活动是终极密码和玩真心话大冒险。
在整个活动中大家都积极加入,有很大的热情。
部长很给力啊!
大家也玩得比较尽兴。
气氛相当high。
3.2
活动流程
1.聚餐的时间晚上6点。
2.对于迟到的人进行惩罚。
惩罚的形式,每个受惩罚的在脸上贴上由部员写的小纸条,集体跳SORRYSORRY.拍下照片作纪念。
3.部员开饭,在饭桌上大家聊一聊近期身边有趣的事。
由一平负责给队员拍照作纪念。
4.大概在6点40分时开始终极密码和真心话大冒险的游戏。
由林小芬负责组织和说明游戏规则,一平给大家拍照片。
(游戏持续大概一个小时半)
5.游戏结束后,部长给大家唱歌,然后林小芬邀请小北学长合唱一首歌,之后再让小北学长给大家说一下他的离别感言。
3.3
经验积累
1.对于组织者来说是一次很好的锻炼机会,组织者要有足够的胆量。
2.游戏的形式要可以让大家绷紧神经,这样才能使大家加入进来。
终极密码这个游戏有这样的效果,今后的游戏要选择类似的游戏。
3.还有真心话大冒险的惩罚游戏的内容要足够搞笑,能够调动气氛。
3.4
未来展望
1.部门的聚会要尽量让大家都能参与进来,比如说大家动手做寿司,一起配合完成一些任务这样可以增进情感。
2.还可以出游啊,出游时搞点小游戏啊等等。
3.我们部门要有点公共财产偶尔为大家提供点免费的娱乐啊。
4.有大的假日大家没事的话聚在一起打牌,由部门提供一些小零食我们一边玩一边吃啊。
四、过来人“职场启航”大学生职业发展讲座
4.1活动简介:
2011过来人“职场启航”大学生职业发展公益巡讲福大场
2011过来人“职场启航”——中国大学生职业发展公益巡讲,由过来人俱乐Career Insider Club主办。
本次巡讲由清华北大等全国二百余所高校(985、211高校)共同承办,将覆盖北京、天津、上海、广州、南京、杭州等二十多个城市。
本次巡讲内容包括简历制作、面试技巧、求职规划、创业等,将为在校大学生提供专业的求职指导,更有近100家知名企业的实习机会。
毕业季即将来临,很多同学热切想要了解与就业相关的信息,福大职协承办的讲座满足了广大学子的需求,得到了良好的反响。
4.1.2讲座内容:
1、讲座主题:
揭秘500强求职流程,规划精彩大学生活
----从校园达人到职场精英的成长之路
2、具体内容:
拒绝迷茫
班干部?
社团?
学生会?
分团委?
校园领袖如何养成?
出国、考研、就业还是创业,你怎么选择?
简历?
网申?
笔试?
面试?
怎么精通?
投行?
咨询?
快消?
IT?
四大?
国银?
外银?
不同的选择,有相同的精彩!
4.2活动流程
1、前期准备:
11月30日我部门与土木学院10级工程管理2班商讨此次活动合作事项,并达成一致,共同协办此次活动。
1、讲座宣传(12月5号-12月7号)
线下宣传
1.12月5—7号由土木学院10工程管理派发传单:
负责人:
巫雨璁
2.12月5号联系各个学院就业发展部派发门票事宜负责人:
吴佳伟
3.12月5号之前挂讲座宣传横幅或者喷绘负责人:
吴燕萍
4.12月5号晚上8点在各个宿舍楼的宣传栏,张贴讲座的宣传海报(检查各种宣传渠道和信息的完整性,防止被覆盖和损坏)
线上宣传
1.撰写讲座网络宣传稿以及校园媒体新闻稿(已经发布在官方微博以及学校BBS上)
2•在本校内学生的QQ群发布讲座信息(协会内部各个部门QQ群、各学院职业发展部QQ群,日志、说说、QQ群等讲座信息的更新)
2、维护落实阶段:
•维护各宣传渠道
12月6号落实邀请学生组织的到场人数和出席人数
3、【前一天】
•最后一次通知学生组织内部成员参与的时间与地点
•安排讲座现场的布置会议和工作
•落实主持人,主持人稿和主持人服装。
【讲座当天】
•通知好相关人员当晚的角色、主持人、接待、签到、现场的工作人员。
•下午把布置现场所需的所有物料搬运到现场。
•成立现场工作组,确定负责人。
安排拍照的人员或者录音的人员。
•应对小组(现场人数过多,或者人数过少如何解决)。
•再次与讲师落实时间,确定到场的时间和地点,接待的要求,讲座现场的要求。
二.前期具体工作安排
时间日期
项目
负责人(单位)
备注
12月2日
场地申请活动审批
钱文杰
①务必熟悉申请活动、场地流程
12月3日
主持人
钱文杰
②联系以前有选过主持人的慧敏
12月3日
校记者团写稿、办公室写稿
陈一平
③
12月5日
社联评估
陈一平
④反馈情况
12月4日
拍照
网络部、校社联
12月4日
张贴海报
外联、工程管理10级
⑤准备充足的胶带、马克笔,做好海报维护。
(不要覆盖其他未过期海报,检查各学院张贴海报情况)
12月5日
横幅制作悬挂
吴燕萍
⑥注意要发票
12月4日
物品采购
外联部
矿泉水2箱、(花)、打印材料
12月3-7号
线上宣传
外联部10土木工程管理
⑦发动大家宣传
12月7日
引导人员
公关组
确定收门票和发简历模板
公关组
3.活动当天执行策划(12月7号)
1.2.2讲座流程
活动执行组负责人:
钱文杰
讲座前准备事项:
1、在活动当天下午确定为讲师及讲师助理提供的留宿宾馆及休息厅。
2、将由校方复印或打印的物资罗列出来,并发电子版清单给过来人校园联系人。
并提供身份证复印件与讲座物资发票给讲师助理。
3、讲座开始前一个钟头需管理活动室的技术人员检查一遍设备。
(设备问题是讲座出错频率最高的情况,这将严重影响讲座正常进行与讲师情绪,大家需重视)
4、每位进场的同学需要交上门票,门票上需有完整的信息。
每位同学进场可拿到一张简历模版(简历为正反两面,正面为中文,反面是英文)、一份咨询表(本邮件附件)。
注:
简历模版与咨询表由各学校组织打印,提供发票报销。
讲座进行中
时间
工作内容
5:
30
工作人员吃完饭到场布置:
接待、多媒体、嘉宾、摆放矿泉水,摆挂横幅。
6:
30
学生进场,收简历和发放简历模板和咨询表
(2)、过来人三折页
7:
15
讲师到场,嘉宾到场,由会长行引荐(讲师路上堵车)
7:
30
主持人上场,介绍活动和讲师;
7:
45
讲师上场演讲(主讲师做主题演讲,讲师助理讲项目)
9:
15
问答环节(2个话筒)
9:
40
讲座结束(抽奖赠送礼品等相关事宜)
10:
00
讲师与工作人员合影,反馈表回收,并清理现场。
(或者预约咨询项目的同学)。
注意:
1、抽奖之前将门票上的信息统计出来,与记录Q币中奖的QQ号,讲座结束后将电子版给第二讲师。
(所需表格邮件附件已有,为Excel2007版本)
2、活动后确定第二天咨询会时间
3、抽奖礼品:
2份10元Q币(以门票上QQ号为准,若门票上没填QQ号则无效),
讲座结束当天晚上:
1、将《讲座信息录入表》(门票信息)与《Q币录入表》给讲师助理(别忘了要讲师联系方式)
2、一份新闻稿发到网上(社联官网、及协会官方微博)
第二天咨询会(12月8号):
我们按要求将咨询会安排在图书馆二楼的读书生活吧,咨询会从上午10点持续到下午2点。
值班人员根据无课表安排协会的人员一共4人,一人一小时轮一次班。
4.3.经验积累:
1、此次活动由于宣传到位和本身讲座的吸引力使报名人数超过1000人,而讲座现场只能容纳最多500人。
导致现场派发简历模板准备不足,以及现场秩序些许混乱。
并导致部分同学因人多而提前离场。
应当充分调动好部员的积极性以及活跃现场气氛,维护好现场秩序。
2、申请讲座地点出现纰漏:
由于不太熟悉申请活动地点流程,加之种种客观原因,没能提前一个星期申请好活动地点,导致前期宣传一直处于被动状态。
而后经过紧急处理,最终在活动的前两天申请到活动地点。
活动场所是一个活动的必备条件,应找一个非常熟悉的人员去申请地点,并确保能够及时申请到场地。
(切记)
4.4.未来展望
1、希望能够和其他部门一起承办类似活动,一则加深部门之间的联系,二则人手足够,能够更有效的开展活动。
2、加强与学院职业发展部的联系,充分发挥他们在活动宣传作用。
3、希望协会活动越办越好,真的能成为一支相互支持、思想开放、勇敢高效的团队。
一、七周年庆典活动外联部拉赞助及嘉宾邀请
1.1
活动简介:
福州大学学生职业发展协会自2005年3月成立以来,有过七年的历程,七年的拼搏,七年的风雨。
此次协会七周年庆典活动打破了以往的庆祝方式,将庆典活动分为外场协会七年成果分享展示和内场的欢乐舞会。
外联部在此次活动中主要负责到博士后广场拉赞助和内场活动嘉宾的邀请。
1.2
活动流程:
时间:
2012年3月17日——2012年4月14日
地点:
福州大学
一、前期准备
1、策划书的修改
【时间】2012-3-21——2012-3-25
【内容】协会发展部撰写好策划书,于3月21日交给外联部负责人。
外联部负责人在审阅后,提取策划书内部重要信息,撰写了一份面向商家的拉外联的策划书。
2、外联准备交流会与人员分工
【时间】2012-3-25
【地点】福州大学学生公寓30#3楼活动室
【内容】负责人通知外联部部员准时到活动室开会。
1、由外联部部长钱文杰向大家讲述拉外联的注意事项。
以小组互相考问的形式模拟拉外联现场,让部员身临其境感受来外联的气氛。
2、负责人进行小组人员的安排
人员安排表:
组长
组员
任务
完成时间
一平
春晓,瑞龄,光明
聚烤庄、养生刷刷锅
3-27上午
燕萍
晟华、艺安
百德士餐厅、盛世经典、
3-27下午
佳伟
青山、楚钢、温锋、秀丽
牛太郎自主烧烤、苏宁电器、
3-26下午
文杰
小芬、孟颖
燕林国际影城、太空城KTV
3-26上午
二、活动中期
活动流程
(1)拉外联
1、3月26日-3月27日按计划小组分同行动来外联
2、3月28日个小组组长将小组的成果汇报给负责人,并且分享拉外联的心得体会。
3、3月29日小组上交一份拉外联的总结报告。
4、总负责人与部长与太空城的经理面谈协商,最后商家以四月份不做任何的活动为由拒绝与我们合作。
5、小组负责人与部长与燕林国际影城进行多次地交流和协商定下了合作方式。
(附:
协议书)
(2)七周年内场活动嘉宾的邀请
【时间】2012-4-7——2012-4-12
1、负责人进行明确的分工
人员分工安排表:
邀请嘉宾
10个校级协会
各个职业发展部部长
历届会长
就业指导中心老师
组长
李晟华
吴艳萍
陈一平
钱文杰
组员
瑞龄、敬云、光明
佳伟、楚钢、春晓
艺安、小芬
温锋、秀丽
组长负责小组内部分工,并且负责在4月12日确定好到场嘉宾人数及性别,汇报给总负责人。
(3)七周年庆外场活动
【时间】2012-4-14
【地点】福州大学学生公寓一区广场
1、部长文杰安排好人员值班
2、部员根据事先安排好的值班顺序到现场值班
3、中午12:
40——13:
30外联部全体部员到一区广场蛋糕DIY
(4)七周年庆内场活动
公关小组
公关小组名单
组长
组员
任务
李晟华
佳伟、艺安、瑞龄、小芬、文杰
1、四个机动人员(处理突状况)
2、两个人拍照
3.3经验积累
1、拉外联
(1)优点
①外联采小组分工形式,在时间上继起,使得每个小组在行动后能过将信息很好的反馈给下一个小组成员,做到一边来外联一边总结经验。
②拉外联前的准备交流会使得部员们能够进一步了解拉外联的注意事项。
(2)不足之处
1策划书不够简短不够突出活动的特色,可以用更多的图片使得策划内容能够更加直观地被商家接受。
2拉外联活动仅限于博士后广场,范围太小,使得拉外联的成功率偏小。
3小组成员出动的次数极少仅有一次,使得小组成员不能得到更多地锻炼,而负责人却付出大量的时间和经历在拉外联上。
4拉外联时,很多注意事项部员还是没有清楚地了解,比如,要事先与商家预约好时间地点,交谈后要是向商家要联系方式等。
5在和商家交谈时没有做好充足地准备,使得协商时没有了我们的底线,造成商家对我们的不信任。
2、邀请嘉宾
不足之处:
①分工没有一次分配好,造成负责人事情琐碎。
②嘉宾到场人数与事先确定好的人数相差甚多。
③负责人在通知时没有将具体信息通知到位致使多数成员无法很好地回答嘉宾的疑问。
3、内、外场活动
不足之处:
1值班人员没有到场值班。
部长应该在活动当天在飞信通知各个值班人员要准时到场。
2内场活动时机动小组人员只有几个到场。
4.4
工作展望
本次活动是为了锻炼外联的部员们,使得他们在短时间没快速成长。
也为我们外联部下一次拉外联积累的宝贵的经验。
希望外联部在下一次拉外联时能够做
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