秘书实务+考试内容+整理.docx
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秘书实务+考试内容+整理
《秘书实务》董继超主编
(实践考试内容整理)
第3章文字工作
1、案例:
“5万为何变成35万”(书102页)
考点:
书写规范和审核制度
文稿撰拟的要求:
一是符合必须行文的原则;
二是符合国家现行的法律、法规;
三是符合党合国家的方针、政策;
四是符合实际情况;
五是符合领导意图;
六是所提措施和办法要切实可行;
七是涉及其他部门或地区的问题要协调一致;
八是文字表达要合乎语法、修辞、逻辑;
九是格式、标点符号、数字和计量单位要符合现行规定。
文稿审核制度:
初审、复审、终审
案例讲解
原因:
(1)数字书写不规范
(2)校对工作马虎
(3)不遵守文字的复核程序
教训:
(1)涉及数字要书写规范
(2)认真审核
(3)思想上要高度重视,树立质量意识
2、案例:
“用文学手法撰写工作总结”(书69页)
考点:
思维特点和表达特点
秘书文字工作的特点:
一、写作活动的受动性
二、思维形式的抽象性
三、表达方式的综合性
四、成文过程的程序性
案例讲解
从秘书文字工作的思维特点和表达特点的角度分析错误。
(1)秘书写作要用抽象思维,而非形象思维。
(2)秘书写作的表达方式以记叙为主,兼说明。
(3)数字上从15万夸大到50万,违背事实。
第4章文书工作
3、案例:
“拟成立‘江苏省公务员素质教育培训中心’”
考点:
发文处理(书81页)
发文处理:
一、交拟与拟稿
二、审核与签发
三、印制与校对
四、用印与登记
五、封发与传递
案例讲解
请将该文稿在南师大的办理程序写出来。
(1)文学院领导交拟秘书拟稿;
(2)校长办公室秘书初审后,交资深秘书或办公室主任核稿;
(3)分管副校长或校长签发;
(4)交由校长办公室编号、打印、校对;
(5)加盖“南京师范大学”印章;
(6)登记、封发,进入传递渠道。
4、案例:
某县教育局设立再就业培育基地和20层教育培训大楼……
考点:
请示的行文制度(书80页)
行文制度:
相互行文制度;
联合行文制度;
逐级行文制度;
文稿代拟制度;
一文一事制度;(特别是请示类公文)
公开行文制度。
案例讲解
原因:
(1)文种应用“请示”,应当一文一事,且只主送一个机关单位;
(2)文稿必须由领导或分管领导签发;
据此我们应该:
(1)涉及两件事,应当用两个请示;
(2)应当送市教育局,不应送劳动局;
(3)应当送机关单位,不能送局长家里;
(4)不能由办公室签发,须由局长或分管副局长签发。
第6章调研工作
5、案例:
毛泽东写给田家英的一封信(书145页)
考点:
调研的特点和原则
秘书调研的特点:
奉命性;非常规性;补缺型
秘书调研的原则:
点上调研与面上调研相结合;
定性调研与定量调研相结合;
直接调研和间接调研相结合;
信息与调研相结合。
案例讲解
谈谈秘书调研工作的特点与要求
答案略。
6、案例:
王家湾,秘书小李去了解蔬菜生产问题……
考点:
有阻力的调查
案例讲解
秘书小李起到了什么作用?
面对阻力应重视哪些问题?
作用:
(1)敏锐地发现了问题,起到了发现问题的作用;
(2)起到了调查、反映情况的作用;
(3)起到了消除群众顾虑,密切政府与群众关系作用;
(4)协助领导解决问题。
应当重视:
(1)消除群众害怕打击报复的顾虑,消除不信任感;
(2)有顶住不正之风的勇气和决心;
(3)调查不能走过场,要让调查对决策起作用;
(4)要真诚维护群众的利益。
7、案例:
某生产厂家对消费者进行调查,设计制定相关调研计划。
考点:
制定调研计划(书152页)
制定调研计划:
(一)调查的目的和要求
(二)调查的范围和对象
(三)调查的时间和步骤
(四)调查的方式和方法
(五)调查的组织和分工
案例讲解:
(1)标题:
XX调研计划
(2)调查计划的内容,包括:
调查的目的和要求:
了解消费者对不锈钢锅的反映、满意度、售后服务、品牌等;
调查的范围和对象:
企业所在城市、家庭主妇等;
调查的时间和步骤:
调查的方式和方法:
以抽样调查为主,任意抽取50户家庭;采取现场观察法和问卷调查法。
调查的组织和分工:
调查组形式调查,选择事业心强、熟悉情况的业务员,各司其职,各负其责。
第7章会议工作
8、案例:
召开全国秘书学研讨会,改选领导班子。
考点:
会议预案(书184页)
制定会议预案:
一是会议名称;
二是会议主题;
三是会议时间和地点;
四是会议规模;
五是参加人员;
六是会议议程和日程;
七是会议的组织领导;
八是会议的日程安排;
九是与会人员的食宿安排,包括规格和标准;
十是会议经费预算和开支办法。
案例讲解:
设计一个会议预案。
会议名称:
全国秘书学学术研讨会
会议主题:
秘书工作的国际化、全球化
会议时间和地点:
XX年XX月XX日报到,X月X日开会,会期2天;
地点:
南京XX宾馆。
规模:
100人左右
参加人员:
秘书学研究者和秘书工作者
会议议程、日程:
第一天上午:
开幕式;
下午:
分组讨论国际化问题;
第二天:
讨论全球化问题
第三天:
小组总结发言,闭幕式。
组织领导:
领导小组:
秘书处、后勤处、保卫处等
食宿和日程安排:
XXX
会议经费:
预算XXX;决算XXX
9、案例:
领导分派小李筹备100人左右的会议,由他布置会场。
考点:
布置会场(书188页)
布置会场:
一主席台的布置;二会场的布置;三装饰性布置;四附属性布置
案例讲解:
李秘书应该做哪些事?
(1)主席台的布置,包括主席台的场地、会徽、会标,主席台的座次排列,主席台的领导正中,面向会场,依右为上,左为下;座次报领导审定,制作姓名标牌。
(2)会场布置:
100人左右用山字形。
(3)装饰性布置:
包括标语、花卉等。
(4)附属性装饰,包括照明、音响、录音等。
10、党代会上,播放国际歌,但是音响没响,秘书组长能及时作出补救,上台挥拍领唱,解了围。
考点:
会务秘书应具备的素质。
案例讲解:
会务秘书应具备的素质?
(1)一是缺乏会议工作的常识;二是不能严谨地做好会议准备工作。
(2)会务组长领唱,一是对失误的有效补救;二是体现出应变能力。
(3)在细节上应该严谨认真,要有极强的责任心,临危不乱。
第9章信访工作
11、案例:
秘书人员该如何处理上访老户的信访?
考点:
对上访老户的处理(书248页)
对上访老户的处理:
(1)要从维护社会稳定的高度做好上访老户的工作;
(2)认真解决好上访老户的思想和实际问题;
(3)加强纵横协调,集中力量联合办案;
(4)做好基础工作,在治本上下功夫。
第十章接待工作
12、案例:
领导干部全部外出,正好一其他单位人员来访……
考点:
处理无约接待(书276页)
无约接待的要求:
(1)很有礼貌地询问客人的来意,根据不同情况灵活处理。
(2)如果领导正在开会,……
(3)如果领导正好单独在办公室,秘书应问清来访意图,请客人稍等,请示领导,得到同意后才能请客人进办公室。
(4)如果领导不愿会见,是否可以派其他人代领导会见……
(5)如果客人非要见领导,一方面要机敏地位领导挡驾,一方面让他留下电话和会面时间、要求;假如领导交代要另择时间亲自会见,秘书要礼貌地与客人协商预约双方都感到方便的会见时间。
案例讲解:
(1)接待工作很重要,是展示单位形象的重要窗口;
(2)要遵循热情大方、细致周到的原则;
(3)无约来访的人,要热情周到,文明来意,巧妙接待,果断处置。
13、案例:
外宾接待是一项很重要的工作,秘书人员应注意什么?
考点:
外事接待的注意事项(书285页)
外事接待的注意事项:
(1)严守外事纪律
(2)坚持平等互利
(3)尊重来宾习惯
(4)讲究礼节礼貌
(5)注意仪容服饰
(6)树立时间观念
案例讲解:
(1)要严守外事纪律,坚持平等互利、尊重来宾习惯等原则;
(2)由于不同地历史文化和宗教信仰等因素,秘书要尊重来宾的风俗习惯,在安排住房号、乘车号、餐桌座位号时,应避开上述数字(“13”)
(3)秘书要多看书和资料,了解习惯。
第11章谈判工作
14、案例:
秘书在领导正式谈判之前出场,有哪些好处?
考点:
谈判准备(书298页)
谈判的准备
(1)信息准备
(2)人员准备
(3)其他准备
(4)模拟谈判
案例讲解
好处:
(1)可以扮演双重角色,进退自如;
(2)是一种谈判策略,可攻可守;
(3)既节省了时间,又辅助了领导。
准备:
信息准备;人员准备;其他准备;模拟谈判
15、EP-1048汽车,我国与日本在本经谈判,圆满解决了这起特大索赔案。
考点:
谈判的类型、特点(书294、296页)
谈判的特点:
(1)参加谈判的自愿性
(2)构成谈判的平衡性
(3)谈判方法的灵活性
(4)谈判工具的言语性
谈判的类型:
(1)按规模,一对一谈判、小组谈判、国际谈判。
(2)按主题的数量,双边谈判和多边谈判。
(3)按内容,政治谈判、外交谈判、军事谈判、经济谈判。
(4)按地点,主场谈判、客场谈判、中立地点谈判。
(5)按透明度,公开谈判、秘密谈判。
案例讲解:
按谈判类型,此次谈判是什么谈判?
国际谈判、多边谈判、主场谈判、经济谈判、公开谈判
这个案例体现出谈判的什么特点?
参加谈判的自愿性和构成谈判的平衡性原则,谈判双方自愿参加,始终是平等的;最后以讨价还价的方式达成一致意见而实现谈判的目的;谈判是以事实说话的,同时双方都注重谈判方法的灵活性,注重谈判的技巧。
第12章随从工作
16、案例:
秘书的随从工作有什么特点?
考点:
秘书随从工作的特点(书325、333页)
随从工作的要求:
(1)工作要主动
(2)办事要细心
(3)说话要谨慎
(4)不要帮倒忙
商务随从工作的要求:
(1)确定旅行日程和任务
(2)制定旅行计划
(3)订票和准备旅行物品
(4)周密安排旅行活动
(5)返回后的工作
案例讲解:
同上。
第15章其他工作
17、案例:
小李是厂里的办公室秘书,管理印章……
考点:
印章的使用(书407页)
印章的使用:
(1)一般应经本机关领导人批准,办理签批手续,秘书人员不要擅自做主;
(2)秘书部门要建立用印登记薄,登记内容包括用印时间、用印单位及姓名、用印份数、批准人、经办人等吗,以备查考。
(3)要严格执行监印制度;
(4)要正确用印。
案例讲解:
小李的失误何在?
如何做好印章使用工作?
失误:
(1)对印章的重要性认识不足;
(2)过于轻信他人,忽视了作为印章管理者的责任;
(3)没有履行严格的用印手续,违章用印。
18、案例:
值班秘书,如何面对紧急情况?
考点:
紧急事件的处理(书425页)
紧急事件的处理程序和方法
(1)现场保护和报告
(2)调查和判断
(3)预测和监控
(4)处理和重建
(5)
案例讲解
秘书人员应高度重视,决不能擅自离开工作岗位。
(1)立即通知消防、公安、交通、医院等部门领导;
(2)立即向主管部门和主要领导报告并根据领导的要求做好有关处理事项的准备工作;
(3)密切关注事态发展,保持与现场的联系,保证信息渠道的畅通;
(4)制定现场救护的预备方案。
19、案例:
你是副总的专职秘书,工作能力很强,于是老总的也喜欢把他的工作交给你,请问你怎么办?
谈谈领导交办事项的原则。
考点:
领导交办事项的办理原则(书420页)
办理领导交办事项的原则
(1)积极主动,千方百计
(2)既要符合政策,又要灵活变通
(3)件件有着落,事事有回音。
案例讲解:
怎么办?
千方百计做好老总交给的任务,也要做好副总的工作;两者冲突的时候按照组织原则,由副总协调;注意处理好秘书之间的人际关系。
20、案例:
秘书值班工作
考点:
秘书值班工作的任务(书400页)
秘书值班工作的任务:
(1)承接上级指示
(2)负责电话应对
(3)接待来访人员
(4)掌握领导者的行踪
(5)承办临时任务
(6)确保机关安全
(7)编写值班材料
案例讲解:
一、
(1)如实记录,尤其是一切与水灾相关的时间、地点、经过、后果、原因、措施等;
(2)即刻向领导报告及请示;
(3)要迅速传达上级领导指示,并要求对方及时反馈相关信息。
2、值班秘书的作用很大,有联络作用、过滤作用、应急作用、窗口作用等。
第16章秘书礼仪
21、案例:
名片交换礼仪
考点:
秘书交换礼仪(书459页)
交换名片:
(1)名片应从名片夹内抽出,不要放在长裤口袋里;
(2)名片最好站着用双手递给对方;
(3)地位较低的人或来访的人要先递上名片;
(4)接到对方名片时,应先仔细看一遍,遇到难认的字或不清楚的地方,应请教对方。
(5)收到对方名片后,应将名片拿到齐胸口的高度;
(6)在谈话中,不可折对方的名片或任意丢弃在桌子,更不可在名片上面压上别的东西。
补充内容:
P42思维抽象性和表达方式的综合性
P81-84第二节发文处理一、二、三、四、五大点
P102案例2
P144-145三秘书调研的特点
(一)奉命性中的例如,毛泽东写给田家英的信
(二)非常规性和(三)补缺性(都要复习)
P147
(一)点上调研与面上调研相结合
P152制定调研计划(大点)
P153调查的方式和方法调查的组织和分工(大点)
P184制定会议预案(大点)
P189布置会场(大点)
P247对上访老户的处理(什么叫上访老户以及处理方法P248的四点)
P262接待工作的作用(大点)
P265接待工作的原则(大点)
P276无约接待的要求(答案是十六字:
热情周到问明来意巧妙接待果断处理)
P285(三)尊重来宾习惯里的例如,西方国家对“31314”这个例子告诉大家秘书人员要多看资料了解西方外国人)
P296谈判类型(大点)
P297谈判的准备(大点)
P325随从工作的要求1234
P332商务随从工作(大点)
P350秘书凡接到灾害电话要怎么做?
(一二三)书第三段
P399最后一行秘书值班工作内容的作用?
答案是P400四点
P406三印章的颁发和使用(三)印章的使用答案1一般应经本机关领导人批准···不要擅自做主2秘书部门必须建立用印登记簿3严格执行监印制度4正确用印
P428(四)处理和重建6点结合P429思考题的最后一题回答
P442-443展示个性三点
P459交换名片六点
P461握手礼仪主要记住第二段社交场合···失礼的。
P476案例2答案在P461和案例3
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