海源商务酒店管理系统方案书Word格式文档下载.doc
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6)系统必须具有最优的性能价格比
在先期投资时对所需要的整套系统有个全盘的考虑,采用一套可行实用的酒店管理系统,将帮助酒店经营管理者解决诸多棘手的问题,以避免各种系统之间的数据联接,因为协议不同,而导致重复投资。
2酒店管理系统功能简介
2.1技术特点
公众软件酒店管理软件的主要功能
01.散客和团体开单功能
02.提供多次预定房间功能
03.提供营销管理功能
04.提供一房多价功能
05.提供夜审功能
06.提供长包房服务
07.提供门锁配套服务
08.提供VIP会员和协议单位管理
09.支持积分和储值会员卡
10.支持2代身份证
11.支持黑名单功能
12.提供电话计费管理
2.2功能特点
1)界面美观华丽,流程直观规范,对服务员只需要很少的培训就能正常操作。
。
2)多年年时间不断开发升级,超过500家酒店场所成功运营,软件成熟度稳定性非常高。
3)功能超强:
软件具有客户管理,小票打印,营业报表等功能涵盖酒店行业方方面面。
4)系统能从登录的客人资料中自动检测和判别客人是否是“历史客人”,便于促销和留住回头客;
另外,还可根据姓名中的某一字进行模拟查询;
5)前台业务实时需要了解的也是使用频率最高数据是实时房态情况,系统通过一个热键的切换,即可在任何时候了解到每间房实时的房态情况;
6)系统可根据客人的要求按照消费类型等进行分类账单打印,结账方式灵活多样,迅速准确;
7)系统设置了按照行业规范设置的关于营业、客房、客人、夜审等报表系统,用户可根据自己的要求,取的所需的报表;
8)系统充分考虑到和其他系统的接口问题,设置了非常丰富的系统接口,如市场上各种进口、国产的品牌的程控交换机、公安局联网通讯系统、电子门锁系统、宽频网络计费系统、以及其他多种系统的无缝连接;
9)系统特有的操作权限管理系统,能根据设置操作员口令,设定操作员的权限与责任,同时防止计算机病毒的扩散。
10)系统功能包括一体化设计的酒店前台系统、后台系统及多个扩展系统,基本上覆盖了酒店管理的各个层面。
同时,软件系统亦具备全面的帮助功能,操作员只须按一个求助功能键便能得到操作难题上的解决方法。
11)系统采用先进的参数化系统设计,通用性强。
不同的用户可通过灵活多变的参数设置和调整,使酒店的管理模式与软件系统形成完美结合。
安装简便,对软件维护要求非常的低。
2.3系统介绍
天龙酒店管理系统是集多年的酒店管理系统软件开发和工程实施经验,建立在Windows2003系统基础之上的新一代酒店管理系统软件。
系统由如下模块组成:
模块内容
简单功能介绍
前
台
系
统
1)客房预订、前台接待、团队业务、收银系统、前台问询、应收账管理、夜审、资料维护
客人订房,订餐,客人历史档案维护、散客入住,公安户籍报表,前台接待报表、客人押金,离店结账,挂账处理,账单查询,收银报表、客人信息和公共服务信息查询,公共服务信息维护、应收账及销售合约单位管理、交班对账,末班结算,账目审查,账目查询、代码维护,系统设置,权限维护,数据备份
2客户部管理系统
客房状态控制、可用客房查询、房态更新、计划维修
8)查询系统
客人资料,特殊档案,员工资料,营业分析,收入分析
接口系统
其他:
公安局接口系统、程控电话计费系统、电子门锁接口、
与公安、程控交换机、电子门锁接口、实现数据共享,报表输出、打印。
2.4系统功能
2.4.1前台管理系统
2.4.1.1前台部分
模块名称
功能描述
客房预订à
散客客房预订
l预订单的生成、复制、修改、取消,自动生成客人姓名的拼音;
l预订单状态的设定(普通预订单、有担保的预订单、等待中的预订单);
l增加多个不同房类不同房数的预订;
l可设置预订单的特殊需求、VIP客人、留言牌;
历史客户资料生成预订单
检索历史客户资料快速生成预订单
历史客户资料维护
l过夜审后散客自动转为历史客、团队客人可设置是否转为历史客;
l提供输入、删除、备份恢复、合并历史客、查询功能;
l提供历史客资料的修改、历史到访记录、到访报表可再现历史客某次到访时预订单,以及在酒店的消费记录和其他所有相关信息;
特别档案维护
l可输入通缉犯、特殊人物等的信息,输入后可自动生成对在住客人进行搜索;
l登记如发现客人在特别档案中有记录,自动给出提示;
l可提供特别档案的输入、删除、修改、查询功能;
房价表维护
l设置不同的房价表及其有效期限、房价的附加费、附加费费率、附加费金额等;
l提供房价表的录入、删除、修改、打印功能,附加费的录入、删除功能;
l查询此房价表对应的市场码;
市场代维护
l设置酒店对不同客人不同时期的房价政策;
l提供市场码的录入、删除、修改、查询、打印功能。
前台接待à
散客入住登记
l自动按客人要求的房类给出可选房号,完成客人登记手续;
l可由预订单、历史客人资料自动生成登记单,并可实现客人的续住;
l提供预订单的输入、复制、修改、同行客人、同住客人的登记、散客转团队,设置酒店自用房,制作宾客卡、打印登记单功能;
l提供设置VIP、特殊需求、留言、口信、意见、同客人查询、DND、转账、客人其他信息查询等功能,协助酒店实现一流服务;
l提供同住客人的换房处理,客人调租处理,循环转账处理、DND保密客人处理,实现真正的酒店电脑管理;
公安局户籍管理
可由用户自行设置报送公安局报表的格式、所需数据及数据长度,并可存为文本文件
特殊需求处理
可查看、打印有特殊需求的客人信息,设置特殊需求是否已提供,查看、打印不同类别的特殊需求
客房状态统计
统计当前的客房出租情况。
前台接待报表
包含有二十多份报表
前台自定义报表
根据酒店的实际需要,定义自用报表
团队业务à
团队订单
订单的建立、修改、取消、打印、订单担保确认、状态的设置
订房
可订多个不同房类的房间
订餐
可有多个不同时间、不同餐类、不同就餐点的预订
支付说明
定义团队支付的费用项目,结账时系统自动分类处理
团队分房
实现团队自动快速分房
成员录入
可预先录入或入住后录入
VIP设置
设置VIP客人
特殊需求
设置多个特殊需求
留言
设置团队留言牌
前台收银à
费用
计入一笔费用及相应金额
付款
提供付款、退款、金额转账、押金处理、信用限额处理功能。
金额转账中,可设定账转入房账还是客账,转哪几笔费用
账目更改
对输错的账目进行更改,并注明原因
账务调整
对已过夜审的账务进行更改,并注明原因
注释
对某笔或几笔账务进行说明
账单查询、打印
可追打已离店客人账单、历史客账单,记录账单打印次数,防止作弊
团队账务管理
可按设定的团队支付说明自动结账,分清团队总账和团员账
挂账处理
对所有未结清账务的客人进行归类标记
客户押金处理
预订客人直接入押金处理,并在其预订单上显示出来,登记客人交押金或付款后,在登记单上显示出来,可设定开通IDD功能
特殊账号
可对酒店设置的特殊账号的客人账务单独处理
夜间审核à
押金交接对账
可进行员工押金对账、班次押金对账、全日押金对账、提供打印押金收支对账表及明细表功能
员工明细账交接对账
将当日员工处理的账目明细显示或打印出来以便进行核对
费用分类账交接对账
可将按费用分类的账目明细显示或打印出来以便进行核对
员工交班处理
以交接班时由下一班监督上一班员工打印其当班各类费用的发生及收支情况,以便于核交班
数据备份
对当日数据在日结束处理前做一次备份,以便应付意外情况
资料维护à
系统设置
除可灵活、任意设定操作员权限外,还可灵活设置系统参数、系统初始化参数以及自定义报表参数
数据维护
可根据需要增加、修改或删除特价日期、房价、市场码、特殊账号、计划数等数据
报表系统
l酒店自定义报表系统
l前台预订报表
l前台接待报表
l前台收银报表
l客房管理报表
l夜间审核报表
l团队管理报表
l合约管理报表
l应收账实用报表
2.4.1.2客房管理子系统
客房房态控制表
客房部人员根据前台接待处和楼层服务员报来的房态统计表、接待单、退房通知单等修改客房房态。
实时房态可随时提供
可用房查询
可查询具体房间四年内的预订情况。
查询方式可按房号、房间类型、房态等查询。
并提供打印功能
房态更新
客房部根据房间最新状态由此功能更改房态
客房分类汇总
查询各类房间未来四年的预订情况。
只要输入起始日期即可显示未来四年内任一天的房类出租预测
客房计划维修
根据酒店实际情况,制订客房维修计划对酒店的房间进行成批的维护。
提供增加、修改、取消等功能
客房临时维修
由楼层的服务员出单据报告楼层房间需要维修的问题,由客房部安排人员维修。
提供建增加、修改、取消等功能
可统计最新的客房营业信息,包括客房统计数据和客人统计数据。
提供数据显示、打印、查询等功能
特殊需求客人查询
可随时查询有特殊需求客人的资料
特殊需求分类统计
统计各种类型的特殊需求
2.4.1.3销售管理
合约单位管理
可建立、修改、删除、打印、查询合约单位、联系人、业绩、及合同的详细资料
旅行社计划
对旅行社计划进行管理,可增加、修改、删除、打印等旅行社计划
销售分析
可统计并打印合约单位业绩汇总表及明细表,国籍分析汇总及明细表等销售分析报表
2.4.2接口系统
2.4.2.1公安局接口系统
主要功能:
客人的身份资料信息的上报和处理
参数设置
可设置文件参数、串口参数或并口参数
信息上报
可将客人的身分资料信息上报给公安管理系统
2.4.2.2程控电话计费
程控交换机类型
可设置文件话单参数、串口参数和并口参数
电话费率
可对电话基本费率的设置,具有增加、删除、修改等功能
话次方式
指计费时间的计算方法,有单式、复式两种方式,分别适应不同的计费要求
分时段打折
灵活设置折扣时段及折扣率,满足现在及未来发展邮电局计费折扣要求
用户类型
根据不同的电话计费方式,将酒店用户分类
设置分机
设置酒店内各分机的号码,包括分机所在楼号、房号及其使用者的用户类型
电话类型
根据被叫号码的不同种类,将酒店所打印机电话分类
部门话费统计
用于分析酒店内部及商住用户的电话费用,且具有结账功能
查询话单
可分别按日期时间查询、按主叫号查询、按被叫号查询、按电话种类查询、综合查询等多种方式查询相应的话单
实时电话计费
实时记录并显示所发生的每笔话单费用
操作权限管理
任意控制每个系统操作员的操作权限
事务跟踪日志
对应用中的重要操作与数据的跟踪管理
统计报表
可按时间将报表分成日报、月报、年报。
在每一时间段内,以可根据用户需要生成某一分机号(主叫号)或所有分机号的电话流水账及汇总表,还可生某一种用户类型或酒店内部某一部门的电话流水及汇总表等
自动转账
可将话费用明细调入系统内,实现自动转入客账
完成话单明细及统计数据的备份等功能
2.4.2.3电子门锁接口
制卡操作
可自动将开门有关的信息发送到可门卡内,实现客人登记后可一键快速制做宾客开门卡
消费卡制作和管理
对申请购买消费卡的酒店住客或到酒店消费的客人,据所交现金或支票面额,输入客人有关信息后制作消费卡,可实现客人卡基本信息及消费情况的查询
3软件介绍
1.1、名词解释(宾馆管理系统,旅馆管理软件,饭店管理系统,客房管理系统,宾馆客房管理系统)
房间项目:
房间项目也可以理解为房间的种类(例如可分为标准房间、商务房间等)。
具体到某个房间类型都有其相对应的房间,而每个房间就具体到某一来店登记的宾客,一般把房间提供给一个客人后,在当前客人未退出占用状态前暂时无法提供给另一个客人消费。
此项目在系统设置中设置,在宾客开单时使用。
商品项目:
是店方提供给宾客的并收取一定费用的项目(例如:
服务项目、酒水、香烟等)。
此项目在系统设置中设置,在为宾客增加消费时使用。
计费设置:
计费设置主要是提供计算收取在店宾客消费费用的方法。
主要包括:
(1)全场打折设置:
如果启用了全场打折,那么在宾客结账时将根据设置好的打折比率进行打折优惠;
(2)全天计费(钟点计费):
此设置作用于设置房间的计费方法,宾客登记后,房间将按此设置的方法开始计费。
此项目在系统设置中设置。
服务生设置:
服务生是指能为宾客提供服务的本店员工,在此设置中可增加、修改、删除服务生信息,还可为每个服务生设置相应的服务生等级(例如:
高级技师、中级技师、普通技师等)。
有了服务生等级可在商品项目中为每种服务项目所对应的服务生等级设置相应的提成金额(如果有此需求),此项设置可为宾客提供服务的服务生自动计算提成金额。
客户设置:
客户是本店的VIP客户、签单客户、团会客户、合约客户、其他客户的统称。
可设置客户等级(例如:
协议单位、团体客户、散客等)还可为每种客户等级设置打折比例。
操作员设置:
操作员是指使用本系统的本店员工,管理员可为其分配相应的操作权限。
打印设置:
打印设置可控制在宾客结账时是否为宾客打印结账清单及控制票据的打印格式。
本软件完美支持pos58系列小票打印机,相关驱动程序可以在我们网站下载。
来宾登记→散客开单(团体开单):
每个客户发生消费前必须进行登记(建立客户帐),给客户安排一个房间(房间)等房间项目,房间项目必须是在“系统设置”模块中的“房间项目”中已经设置,系统只能对已设置的房间项目(房间)进行登记。
来客登记→更换房间:
假如因为店内原因或客人要求,造成客人当前占用的项目必须终止提供,但客人的消费并未终结,为此,可以通过更换房间来将客人资料及消费信息在不进行结帐操作的情况下转到另一新项目下。
例如:
换房间(房间)。
项目状态:
房间项目(房间)的当前使用状态。
可供、占用、停用、预定等状态。
点单消费→增加消费:
客人在消费过程中所消费的所有项目均要进行入帐处理,以便在客人离店时自动计算消费额。
客人的消费明细便是在此入帐。
收银结账→宾客结帐:
终结客户当前的消费活动,并进行收款及自动还原房间项目(房间)的占用状态为可供状态。
商品打折:
在商品项目设置中有打折设置,这里给大家详细解释一下,比如选中啤酒这个商品点击"
打折设置"
,会弹出一个窗口,此窗口会把所有的客人类型列出来,然后修改每种客人类型的打折比例就行了。
此折扣的优先级高于全场打折比例。
,这个属性比较适合做特价商品。
快捷键:
用来快速完成某件工作的按键
主界面中:
F1:
弹出软件帮助
F3:
定位到快速通道栏,可以直接输入房间号码来选定某个房间,这里可以只输入某个房间的部分信息即可。
比如BD008号房间,可以输入BD008,也可以输入008,或者直接输入08都可以定位。
F4:
开单
F5:
结帐
F8,INS,Enter:
增加消费
小键盘区:
"
+"
:
打开增加消费窗口,在增加消费窗口中用来切换到输入数量的输入框。
-"
主界面中是对当前选定房间进行结帐,增加消费窗口中是关闭增加消费的窗口。
/"
主界面中是打开合并帐单功能
其他界面中的快捷键可以直接看界面中的提示。
1.2、启用步骤
第一步:
安装本系统。
第二步:
执行“系统维护→系统设置”菜单,设置相关项目。
1.房间项目设置
2.商品项目设置
3.服务生设置
4.操作员设置
5.服务生设置
6.计费设置
7.打印设置
第三步:
开始使用。
1.3、日常运行步骤
第一步、双击图标打开本系统
第二步、输入正确的用户名及密码进行登录
第三步、登记模块:
来宾登记→预订管理
第四步、登记模块:
来宾登记→顾客开单(团体开单)
第五步、点单模块:
点单消费→增加消费
第六步、收银模块:
收银结帐→宾客结账(确认或询问客人是否是为本店客户)
第七步、查询模块:
查询来宾信息、收银明细、打印营业情况日、月报表、统计分析营业收入及宾流量等。
第八步、客户管理模块:
管理客户的基本信息、消费信息。
第九步、维护系统→数据备份
第十步、维护系统→系统设置
1.4、日常接待业务操作步骤
第一步、登记模块:
来宾登记→散客开单(团体开单)
第二步、点单模块:
第三步、收银模块:
收银结帐→宾客结账
1.3、硬件设备支持
1、打印机
支持POS58,POS76等热敏小票打印机器,支持各型号针打和票据打印机
2、钱箱
支持通过RJ45口连接小票打印机的钱箱
3、刷卡设备支持
无须驱动支持所有磁卡,条码卡的刷卡设备。
IC卡支持深圳明华澳汉公司生产的RD系列读写器(M&
W)型号:
RD-EB外置推拔式读些器()
IC卡芯片推荐使用菲利普4442芯片
二、各功能模块操作方法
系统主界面:
(图1)
Ⅰ、来宾登记
1、客开单:
功能建立宾客消费帐,本模块为每位来店宾客指定一个房间(房间),是宾客消费的开始。
(图2)
·
在选定某一处于“可供”或“预订”状态的房间后,通过点击菜单“散客登记(团体登记)→开单”(或直接点击主窗口中的“顾客开单”快捷按钮或按下F4)菜单进入顾客开单界面。
(注:
房间在系统主界面中以图标显示,单击主界面中的“图标/列表”按钮可切换显示模式)
进入“顾客开单”界面后(如图2),可以看到有关选定开单房间的基本信息及一些基本费用。
填写来宾人数(必须填写)、浴品数量(根据来宾的需求而定)、押金金额(根椐本店情况而定),系统将自计算相应的费用。
填写完之后,点击“确定”按钮或按下“F5”将完成开单任务,点击“取消”按钮或按下“F4”将取消此次开单操作。
2、更换房间:
功能假如因为店内原因或客人要求,造成客人当前占用的房间(房间)必须终止提供,但客人的消费并未终结,为此,可以通过更换房间来将客人资料及消费信息在不进行结帐操作的情况下转到另一新项目下。
(图3)
在选定需要更换的房间后,通过点击菜单“来宾登记→换房间”(或通过右键快捷菜单中点击“更换房间”菜单项)进入更换房间界面(如图3)。
进入“更换房间”界面后可以看到当前待调换的房间号(即:
原房间),在“调整为”后的文本框中输入要调整到的目标房间。
填写完之后,点击“确定”按钮将完成更换房间任务,点击“取消”按钮将取消此次更换房间操作。
如果待更换的房间和目标房间在同一房间类型中,可通过拖放的方式进行调换)
3、修改登记:
功能如果在顾客开单时填写有误,或者用于修改来宾姓名、押金金额等可通过此项操作完成。
在选定需要修改登记的房间后,通过点击菜单“来宾登记→登记”(或通过右键快捷菜单中点击“修改登记”菜单项)进入修改登记界面。
进入修改登记界面后,相应的文框将显示出顾客登记时的数据,更改需要修改的项目。
如:
来宾人数、押金金额。
填写完之后,点击“确定”按钮或按下“F5”将完成修改任务,点击“取消”按钮或按下“F4”将取消此次修改操作。
4、房间状态:
功能此项操作可手动修改处于非占用状态的房间状态为”可供”、“预订”、“停用”等状态。
(图4)
在选定需要修改房间状态的房间后,通过点击菜单“来宾登记→房间状态”(或通过右键快捷菜单中点击“房间状态”菜单项)进入房间状态界面(如图4)。
(注:
只能对处于非占用状态的房间进行此项操作)
进入房间状态界面后,窗口中将显示所选房间的当前状态,在“将其设为”后的列表框中选择需要调整后的状态。
选择完成之后,点击“确定”按钮将完成房间状态的修改任务,点击“取消”按钮将取消此次房间状态的修改操作。
5、预订管理:
功能此项功能可以完成增加预订、修改预订、删除预订,预订情况的查询、导出、打印等功能。
(图5)
通过点击菜单“来宾登记→预订管理”菜单(或直接点击主窗口中的“预订管理”快捷按钮)进入预订管理界面。
增加预订:
点击预订管理窗口中的“增加”按钮进入预订登记窗
- 配套讲稿:
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