事业单位现金管理问题及对策.docx
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事业单位现金管理问题及对策
事业单位现金管理问题及对策
引言
事业单位体制建立并逐步发展于计划经济的年代,所以事业单位的管理和组织体制有着明显的计划特点——所有的事业单位机构都是公立的同时资产国有制;国家政府有权决定事业机构的建立、撤销和编制,而且直接管理和组织事业机构的相关活动;大部分事业机构的各类经费的来源为国家政府拨款。
在中国,事业单位可以是一个纯粹的行政机关,也可以是具有行政机关和公共服务双重职能的一个机关。
当然,事业单位在提供公共服务的同时,其还可以是一个以营利为目的的投资公司。
我国有关法律法规对事业单位的定义主要有两个:
一个是1998年国务院发布的,2004年修订的《事业单位登记管理暂行条例》。
另一个是1999年全国人民代表大会常务委员会颁布的《公益事业捐赠》,定义为:
“按照相关法律设立的,主要进行相关公益性事业且不以盈利作为目标的医疗机构、教育单位、科研单位、公共文化单位、公共体育单位以及社会福利单位等。
”
现金管理是国家对企、事业单位、机关、团体等单位使用现金的数量与范围进行的一种控制与管理。
其目的是为了保证货币发行权集中于中央,能有计划地调节货币流通,节约现金使用,稳定市场物价。
在中国,实行现金管理并结合国家对信贷与结算的其他有关规定,可以充分发挥银行对国民经济各部门的监督作用。
现金管理是事业单位经济活动管理的重点。
因此,事业单位应建立健全单位各项财务管理制度,完善内部监控制度,从而防止财产、资金等的流失、浪费或被贪污、挪用的情况出现。
一、事业单位的概述
(一)事业单位的含义
事业机构指的是“政府以社会公益作为目标,主要由国家相关机关部门建立或其他相关组织运用国家财产建立的,主要涉及教育文化、卫生、科技等相关活动的服务型组织”。
这是2004年6月国务院发布修订后的相关条例对事业单位的规定。
在正常情况下,我们所说的事业单位仅指国有事业单位即全民所有制事业单位。
(二)事业单位的性质和新的发展动态
1.事业单位性质
我国的事业单位是与行政单位、企业单位相对应的一个概念。
它是以公益为目标,主要涉及教育、卫生、文化、科技、体育等相关行业,采取相关的手段提供给社会大众一定形式的精神产品和物质产品,实现提高社会大众生活水平的目标,其大部分资金来自于国家政府拨款,主要包括国家相关机关部门特别是政府领导的相关社会组织。
2.事业单位新的发展动态
(1)事业单位不代表国家行使行政权力,也没有行政职能(不包括法律、法规授权的具有公共事务管理职能的事业单位)。
事业单位从事的事业大多是政府职能的延伸和具体化,一般不具有行政职能。
这是事业单位的一个非常明显的特点。
(2)事业单位通常以社会公益为主要发展取向,具有经济和社会双重属性。
需要顾经济和社会双重效益。
争取找到经济效益和社会效益的最佳结合点。
(3)事业单位一般以脑力劳动者为主体,如医生、教授、工程师、艺术家等,是人才、知识密集程度较高的社会组织,其劳动成果一般是知识和精神产品。
(4)事业单位门类繁多,跨度大,情况复杂,既有社会公益性的事业单位,又有经营开发性的事业单位;既有党政机关举办的事业单位,又有社会力量举办的事业单位;既有数万人的大型事业单位,又有几个人的小型事业单位。
二、事业单位现金管理存在的问题
(一)事业单位现金管理存在的问题
1.事业单位现金管理制度不健全、不规范
目前,大多数事业单位都没有建立完整的财务管理制度,缺乏健全的资金管理制度、往来款项管理制度及年终清理结算和财务结算制度,从而造成单位专项资金使用不规范,不能做到专款专用等。
尽管一些事业单位建立了相关的财务管理制度,但形同虚设,没有发挥真正的财务管理作用而导致诸多问题。
(1)坐支现金问题
事业单位的现金收入应及时送存银行,单位支付现金,可以从本单位库存现金限额中支付或者从开户银行中提取,不得从本单位的现金收入中直接支付。
然而,在实际的经济活动中,部分事业单位未按要求将现金收入及时送存银行,而是直接用于日常经费开支,坐支现象很严重。
一些事业单位故意隐瞒收入,收入不入账,想方设法坐支现金。
(2)现金随意使用、交易频繁
事业单位现金,除工资、奖金的发放、收购单位向个人收购农副产品,缴纳个人劳动报酬和劳动保险、福利等零星支付可使用现金外,开户单位之间的经济往来,必须通过银行进行转账结算,但是目前开户单位使用现金结算是很随意的。
(3)白条顶库的问题
白条抵库指的是会计人员利用与相关规章制度和手续不符合的会计凭证(指白条)充抵库存现金。
这种违法会计行为一方面造成单位不能控制现金收支情况,资金账户不一致,严重违背了相关的会计法律法规,另一方面给不法分子创造机会,制作假账,损害单位利益。
根据国家有关规定,单位应定期对现金进行清理,严禁白条顶库。
很多单位账面现金余额过大的一个重要原因就是因为存在白条顶库的现象。
2.事业单位现金管理的会计核算不够准确
大多数事业单位的会计核算科目设置不合理、不明确,不能真实反映单位的实际财务状况。
此外,还有一些部分事业单位对于不同的项目资金没有进行区别对待,而是按单位的统一规定列入同一科目中,致使专项资金没有做到专款专用,不利于专项项目资金的管理。
(1)责任不清
一般实行集中制会计核算的大部分单位都未安排相关的出纳人员,报账会计人员不仅管钱而且还管理账本,管理现金的职责分配不清楚。
小部分单位出现不能清楚地审批内部现金支出等一系列问题。
一些报账员将单位现金提取出来存入私人储蓄银行,不能按时盘点现金,隐患严重。
小部分单位认为进行集中制会计核算之后,不同类型的款项由集中核算部门进行管理和核算,单位不需要每月记载现金日记账,造成现金管理严重失控。
(2)现金支付量大
困难的事业单位财务状况大多为“吃饭”情况,可以提供给社会大众的服务和产品等能力比较局限,同时省级以下相关体制改革不成功等各种原因的影响,迫使年初制作预算的事业单位不能按期拨付公用经费,绝大多数的资金基本在年底按照财政情况进行集中拨付,因此造成事业单位集中报销支出,且大规模的现金支付。
3.事业单位现金管理的预算执行力度不够
目前,大多数事业单位的预算执行力度不够,对于支出情况不能进行严格控制,导致资金支出不合理,资金使用效率降低,也使预算执行和审计难度加大,严重影响了事业单位资金的使用和形象建设,以致资金使用不能达到经济预期效益,对于资金的使用情况没有形成有效的监督和考核。
(1)编制预算不完整、不科学
事业机构通常会受到内部员工素质修养等相关因素的影响和制约,经常对编制预算的重视度不够,主要体现在编制预算时相关信息不真实。
财务会计人员不了解事业单位工作流程和基本业务,编制预算项目标准比较低,而不是根据相关会计支出需求的优先顺序,导致编制预算不达标,审批不严格,程序缺乏规范性。
(2)超范围、限额使用现金的现象比较普遍
我国现金管理条例有明确规定除工资、奖金的发放,收购单位向个人收购农副产品,缴纳个人劳动报酬和劳动保险、福利等零星支付可使用现金外,开户单位之间的往来,必须通过银行进行转账结算,但目前情况是开户单位使用现金结算是很随意的。
虽然就目前我国的实际情况来看,现金支付1000元的结算限额已经很低,可操作性不强,但根据该条例的精神,要根据资金往来的情况,制定出合理的库存现金限额,库存限额一经核定,要求单位必须严格遵守,不能任意超过,当然支出额较大时应酌情避免现金的使用。
但是大部分事业机构为了使用方便,在转账支付允许的条件下仍选择使用库存现金,小部分事业单位一次能够支付超过5000元的库存现金,有的单位甚至一次能够支付好几万元甚至几十万的库存现金。
4.事业单位人员职业理念不够
随着事业单位规模的扩大和在财务管理工作中现代技术的应用,传统的财务管理方式已经不适应当前的管理模式,因此原有的财务人员的职业素质已满足不了事业单位现金管理的工作需要。
(1)事业单位管理意识不够
受传统计划经济的影响,大多数事业单位都不重视财务管理,只是将财务工作看为简单的记账、报账等基础会计核算工作,只是满足于当前财务管理工作的现状,没有将财务管理工作贯穿到单位的各项经营管理当中来。
(2)事业单位的财务管理人员素质不高
一些事业单位财务管理人员的专业素质不高,大都不是从财务管理专业等相关专业毕业的人员,多数是通过后天学习和在一些单位抽调来的,对财务管理的专业知识了解不多,无法系统的了解和掌握财务管理的相关知识和技能,只是将财务管理工作视为简单的基础会计核算工作,不能为单位提供财务分析及决策分析。
另一方面由于没有进行过财务管理相关专业及法律法规的相关的系统学习,致使财务管理工作者缺少应有的职业道德责任心,使其在财务管理工作中不能按会计准则来办事,为以后的财务管理工作埋下隐患。
(3)内部牵制没有发挥有效作用
有些单位的会计、出纳没有严格分离,岗位互串,甚至一人兼任多职;现金支出的审批权限不明确或存在越权等问题。
同时单位对出纳的监督力度也不够,很少对现金进行盘点,会计出纳对账不及时。
(二)事业单位现金管理的造成的社会不良影响
混乱的事业机构现金管理一方面间接损害了国家财产的安全,另一方面导致许多违法乱纪行为的发生,严重损害了事业单位财务会计规范管理。
1.方便了个人私吞公款
因为现金可大额支付,事业单位不能有效控制现金的用处,这就为一些财务会计人员挪用公款创造了机会,一般通过发票的虚开或者事业虚假发票等方式将国家财产转移到个人的储蓄银行。
2.方便事业单位小金库的私设
因为现金可大额支付,事业单位采取假发票编制的方式套取库存现金单独设立就小金库,进而为事业单位相关上级领导送礼、请客吃饭以及公费旅游等各类型的不合理支出存储现金,导致各种腐败问题的出现。
3.导致贪污问题的出现
因为出纳人员手中握着大量的库存现金,一旦缺乏严格的监督,就会导致公款挪用或私存公款问题的出现。
比如许多新闻媒体报道中时常出现出纳人员挪用公款进行炒股或者挪用公款借于他人,根本上是由事业单位现金管理监督力度不够,现金管理人员手握重金的原因造成。
4.容易导致国家财产的损失
因为白条顶库问题的发生以及事业单位领导和会计人员变更频繁,事业单位相关会计人员和领导不了解白条的真实意义,同时又拒绝对以前的白条进行调查清理。
所以久而久之,白条将变成库存现金的死账,必然导致国家财产的损失。
三、事业机构库存现金管理存在的问题的原因分析
(一)事业机构现金管理体系不完善
一些事业机构不注重内部控制体系的建立,现金监督管理体系不完善,并且一系列的内容设计不规范。
比如在“职务不相容必须相分离”原则方面,一些事业单位通常编制人手不够,不能增加相关财务会计人员,这样就使一名会计人员可以有多项权利,这样就很容易让这些财务会计人员任意决定这些现金业务的去向。
一旦相同情况不能控制,就会导致会计管理上的漏洞。
(二)事业单位领导或主管人员滥用职权
事业单位领导或主管人员滥用职权是现金管理失控的根本原因。
一方面,由于部分领导不懂管理,不从单位存在的实际经济问题入手,而是想当然地靠经验、靠主观意志进行资金管理,使资金管理带有一种极端情绪化的倾向。
另一方面,事业单位上级领导和会计人员监督意识薄弱,无视相关规章制度,通常在内部控制体系之上运用自己的相关权利,经常让事业单位相关业务人员迫于外界压力,避开相关的流程环节,违规办理业务,致使管理制度不能发挥应有作用。
(三)事业单位的财务管理人员素质不高
一些事业单位财务会计人员的职业修养比较低,大都不是毕业于相关财务会计专业,而是通过单位内部调用和后天学成的,不能透彻理解相关的财务会计方面的专业理论,无法系统地理解和把握财务会计的一系列理论和技巧,仅将财务会计工作看作十分简单的基础会计核算工作,不能向事业单位提供相关会计分析及管理分析。
另外由于没有进行过财务管理相关专业及法律法规的相关的系统学习,致使财务管理工作者缺少应有的职业道德责任心,使其在财务管理工作中不能按会计准则来办事,为以后的财务管理工作埋下隐患。
(四)外部对事业单位现金管理监管不到位
事业单位基本上不注重现金的监督管理,就从银行方面而言,随着相关银行的变革以及商业银行之间竞争日益激烈,商业性的银行尤其是基本分支部门的双重性,一方面是经营部门,另一方面又要保证相关现金管理职能的履行。
而扮演的角色在实际情况中难免会发生冲突,面对冲突,多数情况下商业银行都是以自身利益为主而放松现金管理的。
同时职能部门在对单位的财务检查时,也没有把违规使用现金的问题作为检查内容进行处罚。
四、健全事业单位现金管理的对策
随着事业单位发展,发生交易的空间和范围也在扩大,隐藏的交易事项可能随时发生,然而这种情况无意中扩大了现金的需求量,增加了管理现金的难度系数。
以此,事业机构需要认识到现金管理的实际情况,及时发现其中存在的普遍问题,及时意识到现金管理的有效程度是财务会计工作是否成功的关键,注重并提高相关现金管理的监督力度。
(一)完善法规,及时更正现行的相关现金管理条例
1.酌情放宽库存现金的使用范围,例如由于采买点时常变化,生产或销售需要相关紧急物资,以及其他相关情况需要使用现金时允许现金的使用。
2.适当调增结算起点最低限额,形成通话膨胀率有关的结算起点调增体系,可以选择弹性性质或固定性质的结算起点体制。
3.明确各大银行机构或者非银行单位在现金管理过程中所发挥的职能和作用,提高各大金融机构的地位。
(二)健全现金管理体制,完善现金开支审核体制
1.各事业单位需要按照国家相关部门颁布条例的相关要求,并与事业单位的实际情况相结合,形成符合实际情况、操作性高的现金管理体制,确定事业单位现金开支额度,同时确保各部门的认真执行。
2.组织各机构对所有库存现金进行完全清理,同时将清查结果向各审计、监察、财政等相关部门备案;对于在清查中查出来的公款挪用或者私存等情况应当及时报交相关政府部门进行处理。
对于清清查出来的长时间没有入账的相关收支单据要区分情况进行入账措施或收回款项措施;对于作为库存现金抵库的“白条”应当区分其性质同时及时采取相关措施,确认已不能回收的应当根据相关程序历程进行处理;对于现金余额过多的情况要及时存入银行机构。
在现金清查之后,应当杜绝“白条”入库以及长时间为登记入账问题的发生,保证各单位的库存现金账实相符、库存的合理性。
3.规范会计核算的行为
引进集中制会计核算就是要通过对现金管理制度和会计处理方式的改变,来加强会计核算和监督的力度,从根本上组织事业机构腐败现象的发展,杜绝铺张浪费、乱花钱等现象,实现提高国家资金利用率的目的。
单位实行的集中制会计核算应以控制资金为目的,提高现金支出管理的力度,可建立核算集中点,达到理财高效性的目的,赋予该中心相应的权利进行财务收支管理,进行统一核算和管理,力求核算、管理、努力降低成本,效率最高。
(三)加强事业单位现金预算管理
现金预算编制是以现金管理为前提条件,采取一定的手段,根据单位未来规划,以调查研究现金收入和支出的相关影响因素为基础。
对未来某个时间段内的现金收入和支出进行评估,同时采取相关应对措施处理预期差异。
事业机构是一级预算机构,所以要严格控制相关经费的管理。
另外要提高对收入和支出的管理力度一级非日常性的预算管理,达到收入有依据、逐出有安排的目标,阻止无预算支出的情形发生。
从而最大程度降低现金占用率。
在编制预算时,应当以充分掌握相关单位部门的实际情况为基础,加强预算监督,尽量达到预算合理性和科学性的标准,一方面确保会计任务的完成程度,另一方面节省相关核算。
在实施预算时,应严格按照相关项目和实施数目进行,确保预算的严格性,杜绝大数额超出预算;如果确实需要增加相关预算数额,应当按照和规范的审核程序,经上级领导审核批准方可增加预算。
在对预算进行监督时,要对全过程进行监督,认真审核各单位部门的预算实施情况,同时将此看作下一年预算编制的依据。
(四)规范专项资金的管理
近年来,各级财政安排的各类专项资金越来越多,其资金规模大,资金使用效果影响范围广。
就当前一些事业单位在使用、管理专项资金过程中存在的问题。
可从进行以下几方面加以规范和管理。
1.细化预算编制,拓宽专项资金管理方法
专项资金在财政预算分配上大多是进行“切块”分配的,使得专项资金在预算编制时主观性强,随意性大。
一方面一些单位专项资金大量结余,形成资金沉淀;另一方面一些专项事业资金供给不足,影响其自身事业发展和政府职能的实现。
有些资金使用单位没有专项资金的正式详细的费用预算,各项费用基本上是实报实销。
有一些单位存在任意扩大专项资金的支出范围,在不同项目的专项资金支出中,除专项支出外均列支有较大量的办公设备购置、招待费、车燃费等,违背了专款专用原则,当然也无形中造成了“合法浪费”的现象。
因此,应尽可能的细化预算编制,在项目开展过程中应严格按照预算标准执行,在项目完成后应进行专项资金的使用情况分析,最后将项目结余的专项资金返还财政。
2.实施专项资金绩效评价,促进专项资金规范核算
专项资金由于它的专一性,不方便跟同类项目的比较。
在可能的情况下,可根据不同项目支出结果,比较项目之间的社会成本效益,比较不同支出组合所产生的社会价值,以及单一项目实现效益情况,考核部门公共服务的成本耗费和效率水平,进行专项的资金绩效评价,可以促进专项资金进行规范核算。
通过建立和完善财政专项资金效绩评价以及分析制度,来提高预算编制的合理性和科学性,规范会计核算,优化资金结构,强化监督管理。
(五)加强对相关人员和现金的管理
1.单位的相关主管人员和领导人员要树立良好法制观念,始终坚持依法办事,努力为会计人员营造一个良好的环境。
单位负责人在内,除出纳员外,没有单位的相关领导授权,不允许干涉现金的保管和收付,并且不可以直接接触资金。
出纳员要经常核对自己保管的现金以及单位的现金账单,坚持做到“日清月结”,保证账实相符。
2.进一步确定现金管理的职责,保障现金的规范化运行。
各事业单位要进明确单位的相关负责人和会计在现金管理中承担的职责,建立单位相关的负责人事前监督、出纳负责内容以及事后监督体制,来确保现金的规范化管理。
3.建立日常的现金管理监督体系,保证长期有效的融资,现金管理系统监控,审计部门要增强对事业单位的现金管理的监督,对各单位的现金管理情况实行不定期考察,整顿单位的违规行,对没有严格执行管理制度的相关单位和责任人进行严厉的惩罚,以保证能够长期有效地实行现金管理制度。
(六)推行国库集中支付制度
事业单位实行的会计集中核算制度,相对于传统的会计核算方式,具有许多优点,在一定程度上提高了会计信息的质量,有利于政府采购制度,确保全面实施会计监督。
然而,会计集中核算制度在实施过程中也存在许多问题,因此,有必要对其进行创新,实施国库集中支付的制度。
国库集中支付由财政部门建立国库支付中心。
它指的是在国库的单一账户体系的基础上,以国库集中支付的资金分配形式,财政性资金全部通过国库的单一账户体系拨付、结算的资金集中管理制度。
实现了分配预算、拨付、使用现金、银行结算以及资金到达劳务者账户的过程监控。
这种支付制度的实施有以下优点:
1.建立公共的财政体系,方便部门实行预算。
在国库集中支付制度下,各单位、部门所有财政性资金的支付形式结合国库的单一账户在运行标准化的过程中。
财政资金活动增大了透明度,有利于建立公共财政体系。
2.降低了资金运输的时间,增加了资金的使用效率。
国库集中支付制度的实行撤销了各部门、单位的所属银行账户,将全部财政性资金集中到国库的单一账户,这样就加大了财政资金的相关调度力度,加强了财政监管的能力,从根本上解决了国库分散支付而导致的资金在各部门、单位形成的大量闲置和沉淀,以及财政部门调度困难、资金紧张的弊端,大大提高了财政资金的调控能力。
国库集中支付改革的深化和系统全面地后,一方面,规范了对单位预算资金的有效实施的实现,在最初的预算目标范围内根据具体计划的进展情况报告,使财政资金的使用得到规范化管理,过程更加严格,强化了财政预算的约束功能,减少了随机和不规范的运作预算。
另一方面,这种支付系统以提高资金运行效率和使用效率,在一定程度上,避免了财政资金挪用和挤占现象,从而确保财政资金安全的应用。
国库集中让资金支出和管理形式都发生了很大的变化,但日常支出项目仍以零星支出为主,以零余额账户实行支付,注意实时监测。
在实际支付财政资金以前,资金可以不用从国库资金中流出,可以有效地防止资金的中间环节的滞留,可以让资金使用效率大大提高,运行成本可以得到有效的控制。
(七)推行使用公务卡
为了方便单位的工作需要,有些事业单位采取公务卡。
公务卡是指预算单位工作人员持有的,主要用于日常公务支出和财务报销业务的信用卡。
事业单位实行公务卡制度是对传统现金支付的重大变革,也对现金支付进行了补充和完善。
由于公务卡既具有一般的银行卡所具备的授信消费特性,还包含财务管理的特性,能够把财务管理的要求跟银行卡的优势相结合,成为一种新型的具有独特优势相的,是结合的手段和工具。
在事业单位中实行公务卡主要从以下三个方面的考虑:
1.在以前传在统的现金支付方式下,单位财务从银行中提取并保管现金以及单位的工作人员预借、携带现金,办理报销手续等环节上,管理难、工作累、成本高、效率低、风险大。
在使用公务卡进行结算以后,不再需要财务人员从银行里提取并保管现金,工作人员不再需要向单位提前借款,公务支出在报销后就经由零余额账户直接还款,这样有效地改变了传统现金支付方式下的问题。
2.事业单位大多实行的是通过国库的集中支付制度。
但现今的国库集中支付制度的结算方式具有局限性,给预算单位进行用款带来诸多不便。
推行公务卡式的结算报销方式替代并完善和补充了现金结算方式。
3.加强财政财务管理,提高公务的支出透明度。
用公务卡结算代替现金结算,这样单位的财务部门就能够经过公务卡交易存储的电子信息,对本单位每天的公务支出细致地进行全程的监督和管理,财政部门还要把公务支出的相关信息统一归纳到国库的中心支付系统中进行实时的动态监控,这样才能有效地修复管理漏洞,在根本上实施预防贪污腐败事件发生的有效措施。
(八)采用无现金报账系统
目前,随着事业单位的快速发展,事业经费大幅度的增加,收付结算的业务量也越来越大,现金和支票等需手工处理的传统结算方式已经不适应新时期现金管理的需要。
大多数事业单位都采用了无现金报账系统,采用无现金报账系统具有以下优点:
1.规避了现金风险
收付款业务都不涉及现金,实现了零库存现金核算、管理,彻底避免了现金保管和周转过程中出现不可预见的风险,从而确保了资金安全。
2.极大提高了工作效率
首先,在无现金报账系统下,每日终了无需盘点库存现金。
其次,银行出纳人员可以随时从无现金报账系统中下载标准格式的对账单,导入财务系统的银行对账模块实现自动对账,从而大大减轻工作量。
3.加强了内部会计控制
银企端通讯机系统和财务无现金报账系统有很好的内控机制,分别设置专用钥匙盘和系统口令。
4.提升了财务服务质量
在无现金报账系统下,报销人员只需将原始单据交财务审核人员录入财务系统,通过财务处内部传递,出纳人员将报销款直接付到报销人卡上,节省了报销人的时间。
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