项目主管如何组织项目启动会.pdf
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项目主管如何组织项目启动会项目主管如何组织项目启动会一、项目启动会的意义一、项目启动会的意义项目启动会标志着项目从商务阶段进入实施阶段,是整个项目过程中重要的里程碑,开好项目启动会意义重大,直接关系到日后项目的顺利开展。
二、启动会前的准备二、启动会前的准备项目主管需要在会前做大量和细致的准备工作。
启动会前的准备工作除了确定会议时间、地点、参会人员之外,重点是会议资料的准备。
这些资料一般有客户要求、项目计划、目标和可交付成果、项目成员介绍及其职责等。
项目启动会前,应积极做好准备,确保会议务实、高效。
所有准备就绪,项目主管应将启动会的安排情况向部门主管领导汇报,征求意见,及时完善,可同时将准备好的资料让主管领导过目。
等前期准备工作都已确定之后,需要下发项目启动会通知,通知的主要内容是会议议程,议程要清晰表述5W,即会议时间、地点、参会人员、会议主题,以及简要说明会议的目的和要求。
通知可以以信息传递单的形式或电话通知的形式通知相关部门及人员,并请部门领导对启动会进行支持,从而强调此会的重要性,除出差人员外一律参加,不得请假。
启动会主持人由项目主管主持,他是双方沟通的桥梁,也是项目实施的核心。
参会人员除了高层领导、各部门领导、项目主管、项目组成员,重大项目还应邀请重点供应商代表参加。
技术中心部门主管宣布项目组成员,向项目主管和项目小组成员进行授权,给各部门压力及要求。
三、启动会的议程内容三、启动会的议程内容1、介绍项目背景、客户要求、项目意义、项目团队的目标和成果;2、项目成员(介绍每个人在项目中的职责),明确项目接口;3、讨论项目计划,列出项目计划中的问题;4、介绍项目开发过程中应关注的重点、难点问题;5、听取项目成员对项目的意见和建议;PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建由于这是整个项目的第一次会议,项目启动会议目的是使全体成员了解项目情况并达成一致目标,并不需要对每个一条目进行详细讨论;四、其他注意事项四、其他注意事项1、会议需要做好会议记录,会后发放项目组成员及高层领导,项目管理室予以存档。
让大家觉得这是个严肃认真的事,要给予充分重视,同时让小组成员都感觉项目真正开始实施了。
2、由于项目启动会议主要是信息展示而不是讨论,一般时间控制在1个小时内,因此一些需要与会各方确认或承诺的事宜,需要在启动会议前沟通清楚,否则会严重影响启动会议的效果。
3、项目主管在讲解实施计划时,最好强调这只是个初稿,项目实施过程中,人员、时间、任务会根据具体需要进行调整。
另外,需要强调项目成败关系到公司每个员工的切身利益,每个员工特别是项目组成员,要明确自己的职责和任务,并有责任有义务对发现影响项目的问题及时沟通,齐心协力,共创佳绩。
技术中心2011年7月18日PDF文件使用pdfFactoryPro试用版本创建
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