展会布展之会展策划流程全面完整版.docx
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展会布展之会展策划流程全面完整版
展会布展之会展策划流程
发布时间:
2021-02-1517:
18:
33
在展会现场招商的功能逐步削弱的今天,要想充分发挥展会功能,只有一条路——功夫在展外,由在展会上寻找目标变为将已有目标锁定,将展会由招商大会变为签约大会。
那么在您进行展会时候就要有自己的策划流程:
展会布展策划流程一:
对企业进行有针对性的市场调研
收集有关本项目的各种资料,包括文字、图片以及录像等活动资料。
对收集的资料要分类编排,结集归档。
展会布展策划流程二:
制定详细完整的会展策划方案。
确定会展的目标市场,会展的规模,展品的选择,评估观众数量的多少和展览面积的大小以及参展的费用预算。
展会布展策划流程三:
实施前的培训。
让全体的实施工作人员理解策划方案精神,熟悉策划方案要求,掌握实施方案的工作、方法、步骤和技巧。
展会布展策划流程四:
印刷材料的设计制作。
利用会展的会刊、展前快讯、媒体报道等手段来进行前期宣传,扩大企业的影响力,吸引更多的目标客户。
展会布展策划流程五:
展台的布置及展示。
设备的调试安装,展台的人员配备。
展会布展策划流程六:
相关的会展服务。
根据参加会议者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆;根据参会人员的喜好,预定各种形式的餐会,推荐不同的用餐地点;根据参会人员的喜好,为您设计不同的休闲方式,设计专门的旅游线路,介绍下榻酒店附近的娱乐设施。
展会布展策划流程七:
做好对活动的评估。
展会流程
展会方案工作流程:
流程次序
任务主题
任务描述
时间计划
责任部门/人
说明
展会方案
展前30天
前期准备工作
1
确定展示需求
论证并确定目前提供展示方案并符合展示要求。
3天
策划部
讨论会
参展设备清单
详细参展设备需求清单,安装需求
区域介绍展板
宣传册准备
1天
席文华
2
方案设计
结合市场需求设计详细招展方案
3天
外联部
第一次设计方案评审
共同参与第一次设计方案论证、评审提出修改方案提出改进要求进行第二次评审。
3天
策划部
讨论会
第二次设计方案评审,确定展会设计方案
进行二轮设计评审,细化设计方案,去除不合格设计思路。
制定符合形象的展示方案
3天
策划部
第三次设计方案送交学校相关老师评审
由老师评审,并进行调整后,最终确定设计方案。
展前20天
策划部
讨论会
搭建根据方案制定具体施工计划。
确定展板设计图
3
合同签署
完成施工效果图并与合作方签署合作合同。
3天
外联部
4
展会工作分解任务书
分解工作任务书
2天
蔡腾
联系租用音响等相关事宜
2天
易雅芝
各部提交最终参会人员。
3天
蔡腾
交至蔡腾处
确认邀请情况
2天
蔡腾
产品准备完毕,现场辅助产品准备完毕、
3天
宣传材料准备完毕
包装运输
搭建
展前5天
现场布展
1
前期
搭建展柜制作,喷绘等
3天
宣传部
2
布展施工、设备安装调试
1.参展搭建
2.产品到位,调试人员到位
2天
宣传部
1.基本搭建完成
2.完成各自区域设备安装、调试
2天
搭建组
参展
展会2天
展会现场
1
展前
提醒展会纪律注意事项
现场指挥组
2
展中
参展工作手册
2天
现场指挥组
撤展
展后1天
撤展
1
拆除展位
收好帐篷,桌椅等
2
展商产品
组织好展商的撤离
3
现场卫生清洁
处理好展会现场的卫生
4
总结会
对此次展会的总结,并写出总结报告
讨论会
合同
甲方:
___________________________________________(公司全称)
乙方:
___________________________________________(公司全称)
鉴于:
1.甲方愿意委托乙方为其提供__________年_____月_____日在上海举行的“____________________________”的服务。
2.乙方愿意接受甲方的委托为其提供__________年_____月_____日“____________________________”活动的服务。
双方经协商一致。
本协议由中文写成。
本协议一经签字,双方同意遵守此服务协议及其所有附件的各项条款。
涉及双方的有关服务项目则受其规范和制约。
一:
乙方对甲方的有关服务
乙方为甲方提供__________年_____月_____日“____________________________”
活动的设计、制作、装置及除场地供应方应提供的所有演出灯光外的效果灯光服务。
*服务内容不包括报价以外的服务项目,如需额外服务,乙方将追加服务费用。
二:
乙方责任
1.对于乙方提供的所有方案应得到甲方确认;
2.乙方应在双方商定的日期完成相关服务内容。
三:
甲方责任
1.甲方须提供服务所需的相关资料(包括文字和图片);
2.在验收合格后按期支付乙方相关服务费用;
四:
共同责任
双方同意在此协议下:
1.若没有事先的书面同意,任何一方都无权在任何促销、宣传资料中使用另一方的商标、商号及其他相关称谓;
2.任何一方保留与非本协议的第三方签订同类协议的权力;
3.任何一方仅授予本协议内所列明的许可权,而并无授予任何其他许可权(包括专利许可在内);
五:
协议期限
本协议自签订之日起生效,至双方在本合同内所规定的全部义务履行完毕后终止。
六:
保密资料
1.除双方另行书面同意外,甲方与乙方在履行本协议中做出的所有资料交换均在保密基础上进行。
2.无论上文如何规定,乙方应保存所有有关的原始资料,包括但不限于甲方相关人员提供的。
该有关资料应继续是甲方的专有财产。
在合同结束后,归还甲方。
七:
不可抗力及其他延误
1.如果本协议任何一方因诸如战争、严重火灾、水灾、台风、地震、社会骚乱或其他自然灾害或其他不可抗力影响,从而阻碍了本协议的履行,则本协议的履行时限可予以延长。
2.如果不可抗力事件的影响持续超过150天,协议双方应尽快通过友好谈判,以求达成继续履行协议之共识。
八:
一般规定
1.任何一方不应向无关的第三方透露本协议的条款和条件,但为遵守任何有关法律而需要透露除外,所有有关本协议的存在、内容履行或签署及涉及本协议所述安排的宣传稿及公告应在发表之前经双方协商批准。
2.本协议及其附件是双方之间完整及唯一的协议,并取代双方以前就本协议的口头或书面协议、报价、建议书、合同、谅解及通讯。
3.任何一方在任何情况下放弃追究另一方任何违反本协议的行为不应被视为放弃该方在任何其他情况下对违约的权利。
九:
仲裁
1.本协议受中国法律管辖并按中国法律解释。
2.因执行本协议所发生的或与本协议有关的一切争议,双方应通过友好协商解决。
如协商仍不能达成协议时,由仲裁机构进行仲裁。
3.在仲裁期间,除进行仲裁的部分外,协议其他部分应继续执行。
十:
付款
本协议费用共计人民币大写:
元整(小写:
¥元)
活动预付款为总价的_______%,计人民币大写:
__________元整(小写:
¥_______元)
乙方的账号:
________________________________
乙方的开户行:
________________________________
十一:
其他
1、本合同仅限于乙方为甲方本合同所列之服务,如甲方另有其他需要,双方需另行协商。
2、本合同仅限于乙方为甲方提供甲方在本次活动结束后七天内支付给乙方全部款项的服务,如甲方以后另有需要,双方可另行协商。
3、报价明细见附件。
本协议一式贰
(2)份,双方各执正本壹
(1)份。
甲方:
乙方:
(授权签字或加盖公章)(授权签字或加盖公章)
__________年_____月_____日__________年_____月_____日
2021“xxxxxxx”安全保卫工作方案
为认真做好2021xxxxxxxx活动安全保卫工作,确保展览会顺利举办,特制订安全保卫工作方案。
一、展会活动安排
1、布展时间:
201X年xx月xx日至201x年xx月xx日
2、展览时间:
201X年xx月xx日至201X年xx月xx日
3、撤展时间:
201X年xx月xx日18:
00以后
4、开幕式时间:
201X年xx月xx日9:
00-9:
30
地点:
xxxxx文化广场
参加领导:
出席大会的所有嘉宾
5、其它表演或会议活动:
xxxxxxxxxxxxxxxx
6、展览内容:
xxxxxxx等。
7、组织方式:
泡茶桌xxx套,休闲桌xxxx套,标展xxxx个。
二、展会地点
xxxxx文化广场,展览面积约xxxx平方米左右。
三、组织领导
在展会组委会领导下,有主(承)办单位安全负责人会同有关部门负责人组成展会安全保卫组,负责展会期间的安全保卫工作。
1、安全保卫组成员:
展会安保组组长:
展会安保副组长:
2、展会期间安全保卫力量的组成:
组委会保卫干部人
组委会聘用安保力量人
xx保安公司聘用保安人
(xxxx文化广场管理中心协助做好监控、消防等工作,按责任分工负责夜间会场监控,确保展区安全工作)
四、安全保卫工作任务
1、制订展会安全保卫制度,参展人员须知。
2、维持展会布展、展期、撤展、开幕式期间各处的治安次序,控制人员,做好防火、防爆、防盗、防事故等工作。
3、负责展品在会展期间的安全,及车辆疏导工作。
4、配合公安机关会展活动的布展、开展、撤展期间的治安、消防工作进行检查,落实整改措施,及时消除不安全隐患,及处理展会期间发生的各种治安问题。
五、责任分工
按照“谁主办,谁负责”的原则,展览会组委会主办单位负总责,承办单位具体负责,安保组负责安全制度措施的落实。
闭馆时由展会保卫组、xxxxxx文化广场管理中心保卫人员共同清场后做好交接并签字,贵重物品等由参展单位自行保管,夜间(当天交接后次日交接前)展品的安全由XXXXX文化广场管理中心负责。
六、工作措施
1、对参展工作人员进行安全教育,提出安全工作要求,将《参展人员须知》发到每个单位。
2、认真维持展区秩序,加强展区巡查,发现可疑情况及时处理。
3、展会安保组与xxxxxxx文化广场管理中心安保部及民警办保持联系,及时互通情况,每日召开碰头会,交流情况,总结经验,研究处理工作中遇到的疑难问题。
4、布展期间,施工人员凭展会组委会统一印发的证件施工,施工期间禁止游客进入施工区。
5、开展期间,游客不得将展区设备带出展区,参展商的产品及相关物品由参展商自行保管。
6、息展时间:
每天17:
00,息展前15分钟由安保人员向参展人员预告,做好息展的准备工作。
息展后,XXXXX文化广场管理中心关闭展区的电源;展览会组委会安保组和XXXX文化广场管理中心安保人员共同负责清理展区,并进行交接。
七、工作要求
1、提高警惕,做好防突发情况的应急准备。
2、服从命令,听从指挥;严格遵守规章制度。
3、遇事沉着冷静处理,并及时向领导报告。
4、严格要求,严格管理,注意安全用电,防止意外事故。
5、积极配合公安机关处理展会期间发生的相关案件。
XXXXXXX
201X年X月X日
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