会议管理程序.docx
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会议管理程序.docx
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会议管理程序
质量管理体系文件
会议管理工作程序
编号:
DLHBC-BG-CX-010
版本号:
2.1
审核人:
批准人:
受控状态:
受控
发布日期:
2019年5月10日
实施日期:
2019年5月10日
会议管理工作程序
1.目的
加强和改进机关会议管理,提高会议质量和效能,控制行政成本,使会议管理工作制度化、规范化。
2.适用范围
适用于(以下简称“处”)机关会议管理工作。
3.职责
3.1办公室(人事教育科)是处会议主管部门,负责审核会议计划,筹办综合性行政会议以及对相关会议的监督执行。
3.2机关各部门负责本部门会议计划制定以及专题会议的筹办工作。
3.3会议主办部门负责做好会议记录,整理会议纪要,督办、落实会议要求。
4.工作程序
4.1会议计划管理
4.1.1年度工作会议、大型专题会议、管理评审会议以及承办的上级会议应纳入处年度会议计划管理,严格执行会议审批制度。
4.1.2各部门每年12月底前提出下一年度拟召开的会议计划,并填写《年度会议计划申报表》(附录一)。
会议计划应包括:
会议名称、会议时间、会议地点、会期、会议形式、参会领导、参加人员、主办部门、费用预算等。
4.1.3凡上级机关拟确定由我处承办的会议,归口部门应提前请示处分管领导同意,纳入处会议计划管理。
4.1.4各部门提出的会议计划经处分管领导审核后,由办公室(人事教育科)协调汇总,起草处年度会议计划《年度会议计划表》(附录二),提交处党政联席会审定。
4.1.5会议计划经处党政联席会研究通过后,由办公室(人事教育科)负责印发文件并监督执行。
4.1.6凡未列入年度计划、确因工作需要召开的重大会议,会议主办部门以签报形式提出会议计划,经计财科、办公室(人事教育科)会签,分管领导审核,报处主要领导批准后实施,纳入处会议计划管理。
4.1.7因工作需要临时召开的内部集中办公会、研讨会等不纳入年度会议计划。
4.2会议组织实施
4.2.1会议组织应坚持务实、精简、高效原则,严格控制会议数量和规模。
不开既无明确目的又无实质内容的会议;能以视频会议解决问题的,不集中一地召开会议;能利用本单位会场的,不外租会场;处中层以上干部会议和各专题会议原则上不得安排外地宾馆召开。
4.2.2纳入会议计划的会议,会议主办部门应严格按计划组织实施。
4.2.3处承办的上级会议,由相关部门和办公室(人事教育科)共同负责会议安排。
4.2.4临时召开的内部集中办公会、研讨会等,由主办部门按照处分管领导的要求组织实施。
4.2.5召开处党政联席会时,各部门应将所涉议题材料(电子版、纸质版)于会前3个工作日分别递交至办公室(人事教育科)。
办公室(人事教育科)应按照相关议题,编制《年第次党政联席会议程》(附录三)。
4.2.6除时间紧急或保密等特殊情况外,处机关组织召开的各类会议,包括临时召开的内部集中办公会、研讨会等,会议主办部门应在处内网“通知公告”栏提前发布《专题会议通知》(附录四)。
会议通知应包括会议名称、召开时间、会议地点、主持人、主要议题、参加单位及人员、有关要求、主办部门、联系人、联系电话等内容。
各项内容应简洁、明确。
4.2.7会议主办部门应认真筹备会议,提前申请会议室,准备好会议材料,组织填写《会议签到表》(附录五),做好《会议记录》(附录六),整理会议纪要,确保会议按计划完成各项议题。
会后,会议主办部门应抓好会议精神的贯彻落实,并按要求将相关资料整理归档。
4.2.8党组织内部的会议依据党组有关规定和要求组织实施。
4.2.9办公室(人事教育科)负责协助会议主办部门联系后勤管理部门做好会议服务保障工作。
4.3会议费用结算
4.3.1会议产生的有关费用,应严格执行费用预算,由会议主办部门组织实施费用结算。
4.3.2会议主办部门负责将会议费发票、会议通知、会议签到表及预算审批表等提交办公室审核后,按程序交计财处报销。
5.记录
5.1DLHBC-BG-CX-010-JL01《年度会议计划申报表》
5.2DLHBC-BG-CX-010-JL02《年度会议计划表》
5.3DLHBC-BG-CX-010-JL03《年第次党政联席会议程》
5.4DLHBC-BG-CX-010-JL04《专题会议通知》
5.5DLHBC-BG-CX-010-JL05《会议签到表》
5.6DLHBC-BG-CX-010-JL06《会议记录》
6.引用和支持性文件
6.1引用文件
6.1.1《工作规则》
6.1.2《会议管理制度》
6.2支持性文件
7.附录
附录一:
列支会议流程图
附录二:
年度会议计划申报表
附录三:
年度会议计划表
附录四:
年第次党政联席会议程
附录五:
专题会议通知
附录六:
会议签到表
附录七:
会议记录
附录一
列支会议流程图
附录一:
___年度列支会议计划申报表
记录编号:
DLHBC-BG-CX-010-JL01
申报部门(盖章):
填报日期:
年 月 日
序号
会 议 名 称
会议时间
会期
(天)
人数
(人)
地点
经费预算
(元)
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
填表人:
部门负责人:
分管领导:
附录二:
年度会议计划表
记录编号:
DLHBC-BG-CX-010-JL02
序号
会议名称
会议
时间
会议
地点
会期
会议
形式
参加人员
参会
人数
参会
领导
主办
部门
费用
预算(元)
备注
1
2
3
4
5
6
7
附录三:
年第次党政联席会议程
记录编号:
DLHBC-BG-CX-010-JL03
会议名称
时间
会议地点
主持人
出席人员
缺席人员
列席、记录人员
主要议程
签发
拟稿:
审核:
日期:
年月日
附录四:
专题会议通知
记录编号:
DLHBC-BG-CX-010-JL04
会议名称
时间
会议地点
主持人
主办部门
联系人
电话
出席领导
参加人员
主要议程
有关要求
签发
拟稿:
审核:
日期:
年月日
附录五:
会议签到表
记录编号:
DLHBC-BG-CX-010-JL05
会议名称
2020年务虚会
会议时间
2019.11.29
会议地点
良运大酒店
序号
姓名
单位(部门)
职务
序号
姓名
单位(部门)
职务
1
16
2
17
3
18
4
19
5
20
6
21
7
22
8
23
9
24
10
25
11
26
12
27
13
28
14
29
15
30
附录六:
会议记录
记录编号:
DLHBC-BG-CX-010-JL06
会议名称
2020年务虚会
会议时间
2019.11.29
会议地点
良运大酒店
出席
处领导、机关副科级以上干部、基层单位负责人
缺席
邢磊(出差)崔玉亮(出差)路少君(出差)
列席
主持人
车荣合
记录人
古颖伟
内容:
第1页共页
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