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财务管理制度
蚌埠沐百客商贸有限公司
财
务
管
理
制
度
二零一五年四月
目录
一、职能部门财务管理的权责3
二、收入制度5
三、报销支出制度5
四、备用金及暂借款制度6
五、货币资金管理制度6
六、应收款管理制度7
七、固定资产管理制度7
八、客户结账制度8
九、物资采购制度9
十、物资验收制度9
十一、仓库管理制度10
十二、会计档案管理制度12
十三、对违反财务管理制度的处理规定13
沐百客商贸公司财务管理制度
一、职能部门财务管理的权责
1、董事会
(1)对公司经营管理方针、经营计划和投资方案等重大问题进行决策。
(2)制定公司的年度财务预算方案、决算方案。
(3)审定公司的利润分配方案和弥补亏损方案。
(4)制定公司的增减注册资本的方案。
(5)决定公司内部财务管理机构的设置,聘任或解聘驻店经理及财务总监。
(6)审议批准公司其他重要事项的决议。
2、总经理
(1)遵守国家的法律和法规,根据董事会下达的财务预算、计划方案组织好公司经营。
根据董事会制定的公司内部财务管理制度实施管理和监督。
(2)接受公司内部审计机构的财务检查以及财政、税务机关的监督。
(3)加强公司的开源、节流管理,家查和督促其他部门配合财务部门做好成本控制、财产管理等工作。
(4)负责所在店的日常财务审批工作。
审批内容包括:
(1)每月员工工资、奖金的审批;
(2)原材料购进的审批;
(3)经常性费用的审批;
(4)五百元以下固定资产的审批;
(5)采购员及业务费借支的审批;
(6)公司授权的其他业务;
(7)处理壹千元以内突发性财务开支。
应请示董事会后再处理的财务事项如下:
(1)壹仟元以上固定资产的审批;
(2)公司主要吸纳人员工资的审定;
(3)非经营性开支(指旅游、赞助等);
(4)上列的7点授权以外的业务。
上述驻店总经理的日常财务审批权限有效期至其终止该店的任职合同期限为止。
3.财务总监
(1)组织财务核算和财务管理,实施财务监督和考核,控制成本、费用的开支,督促有关部门降低消耗,节约费用,提高经济效益。
(2)定期编制内部会计报告,并对公司的经营及财务情况进行分析,为驻店总经理及驻店总经理提供真实.完整的财务数据。
(3)定期、不定期对所属公司进行财务检查和审计,发现问题及时提出改进的建议参与公司的经营决策,统筹处理财务工作中出现的问题。
(4)组织财务人员的业务培训和考核,对收银员工作进行指导和帮助。
(5)财务部组织架构如下表所示:
财务总监(1人):
对财务事宜进行审计、监管
财务总管(1人) (暂时代管会计、出纳等事宜)
审核员(懂事会五人组)
二、收入制度
1、收银员在当日下班前将日销单核算清楚,经经理核对签名后,于次日早将现金、支票等记帐,信用卡单、有价证券当面交给总会计(出纳员),节假日顺延。
2、当天的营业总收入(包括挂帐签单)必须全部计入,并于规定内的时间将汇总单据交财务,不得压单。
3、网售实行周汇总制度,每周所有收入汇总交总出纳员。
4、其它收入也必须当日交给总出纳员。
三、报销支出制度
1、物资采购、固定资产购置,凡100元以上必须事先填写“采购审批单”,经驻店总经理审批方可采购(审批权限参考本制度第一条第2款规定)。
报销单据时实行三方签名,即:
(1) 送货方:
经办人签名;
(2) 验收方:
验收仓管员签名;(3) 申购方:
由申购部门负责人签名;其它费用性开支的物资属哪个部门直接领用的由该部门负责人签名; (4) 最后由驻店总经理审批方能报销。
2、费用支出报销单据由经手人签名,经部门主管审核,最后由驻店总经理再审批。
3、报销单有以下几类:
有效正式发票、往来收据。
4、驻店总经理对日常财务的审批报销权限超出审批权限的开支,必须由董事会审批。
5.因公出差需总经理批准,总经理需经监视代理股东会批准。
省内出差一天餐饮补助50元;交通工具费原则上不能超300元,凭车票报销;住宿不能超过300元。
四、备用金及暂借款制度
1.任何人因业务需要借款都必须填写借款单并签名,由总经理签字审批。
2.任何人不得直接在收银台借支现金,更不能在收银台直接报销;
3.因业务需要,采购员在财务部借支备用金的次数不得超过两次;每次不能超逾壹仟元(指存有借款单不超过两份)备用金必须由驻店总经理签字审批。
4.每月25日前必须将借支的备用金返还,以利财务月度结账,如确因故不能报销的,需经驻店总经理批准。
5.财务人员每月度应抓好个人借款的催收工作,月度结束后,财务必须把借款人员名单及借款金额上报驻店总经理。
五、货币资金管理制度
1.现金必须做到日清日结,出纳员随时清点库存现金。
不得挪用现金和以白条抵库。
财务总监及审核人员必须定期或不定期对库存现金进行抽查,以保证帐实相符。
2.一切现金往来,必须收付有凭证,严禁口说为凭,不准坐支现金。
3.遵守库存现金限额(每日库存现金不得超过1000元人民币),现金超过过库存限额的部分应送存银行,确保资金安全。
4.银行帐户必须按国家规定开设和使用,银行帐户只供本单位经营业务收支结算使用,严禁出借帐户供外单位或个人使用,严禁为外单位或个人代收代支.转帐套现。
5.银行帐户印签实行财务章和人名章分管并用制,即财务专用章由会计保管,法人章由出纳保管,不准一人统一保管使用。
印签保管人临时出差时由其委托他人代管。
6.因公借出支票后,必须在三日内报销清帐的,不得转借他人使用,因特殊原因不能在规定期限内报帐的应向财务说明原因,限定报帐时间,否则,前帐不清,后帐不借。
7.严格资金使用审批手续,会计人员对一切审批手续不完全的资金使用事项,都有权且必须拒绝办理。
8.不得签发空头支票和远期支票。
9.不得保存帐外公款,包括不得将公款以个人名义存入银行和保存帐外户头等各种形式的帐外公款。
10.现金的保管职责与记账职责必须由不同的人员担任,出纳员不得填制凭证。
六、应收款管理制度
1.应收帐款、预付帐款明细帐必须根据经核对的日销单、购销合同及付款凭证为依据予以记帐,应按照不同的应收帐款或供应单位名称设置明细。
2.挂帐由驻店总经理最终把关,一般挂帐时间不能超过壹个月,经驻店总经理批准最多不得超过两个月,对挂帐金额较大(指五千元以上),时间超过2个月的客户,报董事会批准,以确保公司不受损失。
3.客户挂帐签单,双方须签订“挂帐消费协议书”。
4.财务每月做好客户签单挂帐明细表上报驻店总经理。
5.谁申请挂帐谁负责追帐,坏帐最终由申请挂帐者负责。
七、固定资产管理制度
1.固定资产要落实到部门并实行专人管理。
2.各单位财务应设置固定资产明细帐,并对固定资产的购入、出售、清理、报废及内部转移等都要办理相关手续。
3.固定资产购买时要先审批后购买,并填报固定资产验收单。
4.购入的固定资产,以购入价加由公司负担的运输、装卸、安装调试、保险等费用计价,国外购入的还包括关税;自建的固定资产,应按建造过程中的实际净支出计价;投资者投入的固定资产应按投资协议约定的价格为原则。
自建的固定资产应及时办理竣工结算手续。
5.固定资产每半年盘点一次,对盘盈.盘亏.报废及固定资产的计价,必须严格审查,按规定批准后进行财务处理。
6.盘盈的固定资产,以同类或类似市场价格,减去按该项固定资产的新旧程度估算的价值损耗后的余额,借记“固定资产”贷记“待处理财产损益”。
该项损益经批准后作营业外收入处理。
7.盘点时发现未到期已严重破损或遗失的固定资产,应冲减原价和累计折旧,原价减累计折旧后的差额作营业外支出。
8.报废的固定资产经清理后的净收益入营业外收入,净损失作营业外支出处理。
9.固定资产报废必须由使用部门提出申请,并书面写出原因,对造成报废的原因进行分析明确责任,驻店总经理加属意见后报财务主管审核并由公司上报财税部门审批才能作财务处理;对由于使用不当造成报废的,应由责任人按固定资产的损失额承担赔付责任。
10.凡系统内(指公司所属各店之间)固定资产的转移,应办理内部固定资产转移手续。
11.固定资产维修分日常修理和大维修,大维修应按规定时间分期进行,对于金额超逾二仟元的大维修应实行摊销的办法。
八、客户结账制度
1.平时零星购买的原材料及物资由驻店总经理按董事会授权审批报销。
2.结算上月帐款由会计每月初10天前通知客户结账,届时列出客户结账明细表交会计师及驻店总经理。
结账时,客户以客户联为依据总计后连发票一齐拿来,如客户数额大于会计数时,客户应到会计处对帐,少于会计数时按客户数即结。
结账凭单除有部门负责人及采购核签名外,还必须有驻店总经理的审核签名。
3.每月的客户截止结账日为25日,此日收市后要进行盘点。
仓管员月终盘点后,必须按时按要求报送有关报表,26日早各有关部门把相关单据、凭证交到相关部门。
九、物资采购制度
1.物资的采购实行先审批后购买。
2.各部门负责人(或指定的人员)根据本部门日常物资的库存量及需求情况,填写采购审批单,经总经理审批后交采购部购买。
采购部必须以合理的价格,保质、保量、准时地组织采购。
3.工程部需购置用于水、电工程维修的物资时,亦先填写采购审批单,交驻店总经理审批后由工程部购买,采购部配合、监督。
4.仓管员、经理都有权降价,但升价要经驻店总经理批准。
5.每星期必须最少一次到各市场了解价格。
6.公司经营商品的采购,商品采购价格要经总经理批准,对公司董事会进行通报。
7.500元以上物资采购原则上不能一人进行,需有公司两名以上人员陪同。
十、物资验收制度
1. 要求最少有二人验收,即仓库一人,经理或其他董事一人。
2. 验收时验收单上要写清楚数量、规格、质量情况,质价要相符。
3. 收货数量:
收货数量应当和发票,采购申请单上的数量一致,若无采购申请单,此物品应予以拒收,但需告知采购申请者。
为确保数量正确,验收人员必须严格执行制度,除对所有到货进行数量验收外还须在收货时注意到如下事项:
⑴ 如物品包装可以打开,必须进行开箱检查;
⑵ 对于干果等食品类产品不仅要点数量,还要抽查其重量与袋上注明的重量是否一致。
⑶ 根据下单数量收货,超出下单数量10-20%以上部分,应减价收货。
4. 检查质量:
到货质量和采购规格规定的质量要求相符,如果验收员对物品质量有怀疑,应请申请采购部门的厨师长或经理协助检查,以免发生差错,对于次品要拒绝收货并应即时向采购部反映,对于食品饮料质量验收还要注意生产日期及有效期,决不验收接近保质期的食品、饮料等其它用品。
5. 核对价格:
发票上的价格应不高于采购申请单上的价格,如果发现发票上的价格与采购申请单上的价格不符,应通知采购部,只有当采购部主管及财务经理在新价格处签名后,即管理层同意按新价格购进货品时,收货员才能验收此物品,否则应不予以办理。
6. 验收时要注意:
厂名、出厂日期、有效期限、存储要求、中文标签、产品要有三证、三包等,验收时打包的商品必须要开箱检查,仔细认真,不能马虎。
十一、仓库管理制度
1. 仓库的分类
商品要分类存放,便于查找、清点。
2. 入库存放
⑴ 凡经验收后的物资,一律要进仓保管。
⑵ 凡进仓的物品一律按物品的名称、型号、品种、规格等集中按固定的位置堆放,堆放要有条理、注意整齐美观。
不能挤压的物品要用层架平放。
⑶ 凡库存物品,要逐项建立登记卡片,卡片固定在物品正前方的中间显眼处。
⑷ 对库存物资要认真看管、勤于检查、防虫蛀、防鼠咬、防霉烂变质,将物资的损耗率降到最低限度。
⑸ 仓管员要经常对自己所管各类物资进行检查,实物与卡片不相符者要及时查对。
会计或有关管理人员也要经常对仓库物资进行抽查,检查是否帐物相符、帐卡相符、帐帐相符。
3. 物资的领发
⑴ 领货人员一般要求专人负责。
⑵ 领料员要先填好领料单并签名,仓管员凭单发货。
⑶ 领料单一式三份,领料单位自留一份;仓管员一份,凭单入保管帐;材料会计一份,凭单记明细帐。
⑷按照先进先出,后进后出的原则,快捷.准确的发货。
特殊物资要交待清楚。
4. 耗用物资的管理
⑴ 除原材料以外,会计核算上直接进入经营费用的那份物资称耗用物资,包括:
各种零星用品、印刷品、工程用具及零配件等。
⑵ 耗用物资实行进销存卡及明细帐管理,不用制入库单。
⑶ 工程部维修使用的低值零配件、易损件由仓库验收后交给工程部登记数量并保管使用。
⑷ 工程部维修使用的工具由仓管员登记后,交工程部保管使用,每月须会同仓管员盘点一次,遗失的将由使用人按原价赔偿。
⑸ 物资离店使用需有经理一级人员批准才能放行。
5. 物资的存量管理
⑴ 货源在当地并能迅速到货、常用且量大的物资,限存一个星期。
⑵ 货源在当地并能迅速到货、常用但量不大的物资,限存半个月。
⑶ 外省购入或货源虽在当地,但用量较少的物资限存一个月。
6. 盘点
⑴ 仓库物资要求每月底盘点,半年和年终彻底盘点。
⑵ 盘点期间停止发货。
⑶ 正常使用损坏、报废的物资,由当事人用书面形式写出原因,由部门负责人签署意见后,报总经理核准报废注销。
⑷ 人为责任造成损坏或报废的物资,原价赔偿。
7. 记帐
⑴ 帐薄要分类设置,物资要按品种、型号、规格等分别设立。
⑵ 审核验收单、领料单、发票等无误后方能登记入帐,手续不全、有差错时不得登记。
⑶ 进口物资要按发票的数量、金额、税金、检疫费等如实折为单价人民币入帐。
对于发票、税单、检疫费等尚未收到的进口物资,月底应估价发放,待发票、税单、检疫费等收到后,冲减估价,再按实入帐。
十二、会计档案管理制度
1. 会计档案由财务部专人负责管理,定期收集、审查核对、分类装订成册、编制目录及序号,按年、季、月顺序登记存放,严防毁损、散失和泄密。
2. 会计档案不得带出室外,未经领导批准,任何人不得擅自将档案外借或转移其他地方,不得拆散原卷册。
财务人员因工作需要查阅档案时,必须按规定顺序及时归还原处;公司其他部门因公需要查阅会计档案时,必须经本部门领导及财务总监批准;外单位人员因公需要查阅会计档案时,应持单位介绍信,经总经理、财务总监同意后,由档案管理人员接待查阅,并要详细登记查阅会计档案人的工作单位,查阅日期、会计档案名称及查阅事由。
3. 会计档案为机密资料,如需复制和向外单位报送时,须盖有财务总监印章。
4. 会计档案的保管期限:
会计凭证、总帐、明细帐、现金、银行存款日记帐、年度报表永久保存(月、季度财务报表保管3年);会计档案保管清册、会计档案销毁清册永久保存。
5. 会计档案保管期满,需要销毁时,由会计档案管理人员提出销毁意见,经董事集体鉴定,严格审查,编制会计档案销毁清册,执行销毁,对于其中未了结的债权债务的原始凭证,应单独抽出,另行立卷,销毁时,应由公司和财务部派人监毁,并在销毁清单上签名盖章,未经董事会批准的会计档案严禁自行销毁。
6. 由于单位人员的变动,会计档案需要移交时,由移交人办理交接手续,由监交人、移交人、接收人三人签字盖章。
十三、对违反财务管理制度的处理规定
1. 对收到的支票、信用卡、记帐单填票内容不全、填写错误以及填票印章不清楚致使银行无法入帐的,由当班收银员负责更正,财务人员、驻店总经理配合追收,对由上述原因引起而在三个月内无法追回的,则当事者按原单50%赔偿。
2. 对仓库月终盘亏物资要认真核对,找出原因。
对找不出原因的按进货的50%赔偿,盘盈物资充公入帐。
3. 对挪用公款及收受供货方(包括业务客户)的回扣、实物、红包者;收顾客小费不上交者;对有意多收款及结帐后不交款者视为贪污行为,按贪污额双倍处罚,并作开除处理,严重者送司法机关。
4. 跨月无故不报销借支款者,第一次按借支额赔偿,暂停其借支备用金资格。
第二次按借支额双倍赔偿并处开除处理。
5. 对违反会计档案保管制度,情节轻微的公司给予警告,如情节严重,开除职务,直至追究法律责任。
7. 违反其它本制度相关规定者,视情节轻重处以不同经济处罚;给公司造成损失者,由当事人赔偿全部损失;情节严重者,追究法律责。
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