上海热线企业邮箱用户手册.docx
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上海热线企业邮箱用户手册.docx
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上海热线企业邮箱用户手册
上海热线企业邮箱用户手册
一、关于本手册
文档概要
本文档详细描述企业邮箱的最终用户,即电子邮箱的使用者,如何利用常用的收发电
子邮件的工具,使用、治理自己的邮箱帐号及其帐号中的个人信息。
读者对象
本文档的读者对象是商务邮箱系统的最终用户或者指导最终用户使用本系统的有关人员。
我们假定最终用户差不多把握如下知识:
☉Windows95/98/Me/NT/2000/XP等操作系统的使用;
☉常用邮件客户端治理工具MicrosoftOutlookExpress或Foxmail的操作使用;
☉常用扫瞄器工具MicrosoftInternetExplorer的操作使用;
☉差不多的Internet和Email的原理常识。
二、客户端使用讲明
邮箱系统既支持WebMail收发方式,也支持SMTP/POP3/IMAP4协议,使用这些协议,用户能够通过邮件客户端软件进行收取、发送电子邮件,并对这些电子邮件进行灵活的治理。
下面以MicrosoftOutlookExpress6和Foxmail为例,讲明如何利用设置、使用那个软件,对商务邮箱进行邮件的收取、发送等常规操作。
MicrosoftOutlookExpress(简称"OE")是随MicrosoftInternetExplorer(简称"IE")软件包一起发行的软件,按照默认选项安装IE之后,就会自动安装好OE。
关于客户端软件设置
OUTLOOKEXPRESS设置方式
1、在“工具”菜单上,单击“帐号”;
2、单击“添加”,选择“邮件”选项;
3、在“显示名称”输入框内填写您的名字并单击“下一步”;
5、在服务器类型列表中选择“POP3”;
电信用户设置:
网通用户:
海外用户
如果OutlookExpress告诉您所填写的POP3/SMTP服务器可能不是有效的服务器名,并提示您是否使用该服务器,请单击“是”,然后单击“下一步”;
7、单击“完成”;
8、帐号设置完成后选定该帐号然后单击“属性”;
9、在服务器选项中选择“我的服务器要求身份验证”;
MICROSOFTOUTLOOK设置方法
1、在“工具”菜单上,单击“帐号”;
2、单击“添加”,选择“邮件”选项;
3、在“显示名称”输入框内填写您的名字并单击“下一步”;
5、在服务器类型列表中选择“POP3”;
电信用户设置:
网通用户:
海外用户
在“密码”栏内填写您设定的密码。
如果您不填写,MICROSOFTOUTLOOK将在每次连接到收取信件时,都会提示您输入。
单击“下一步”;
7、使用哪种方式连接INTERNET,要跟据企业实际的情形已定,如果不确定选择哪种,可能与贵公司的治理员确认;
8、单击“完成”;
9、帐号设置完成后,选定该帐号然后单击“属性”;
10、在服务器选项中选择“我的服务器要求身份验证”;
FOXMAIL设置方式
1、在“帐户”菜单上,单击“新建”;
2、选择“下一步”;
5、选择“POP3帐号”
输入完整的帐号及密码;
电信用户设置:
网通用户:
海外用户
单击“下一步”
6、选择“SMTP服务器需要身份证验证”,并单击“完成”;
7、完成所有设置;
三、一般用户功能介绍
Webmail使用介绍
登录
下面的介绍,以MicrosoftInternetExplorer6为例,介绍使用界面;其他扫瞄器的使用方法完全相同,不再赘述。
通过点击"开始"--"程序"--"InternetExplorer",或者点击桌面扫瞄器图标,打开扫瞄器,
按照页面的提示,输入"用户名"和"密码"。
完成输入,点击"登录"按钮,进入邮箱界面:
我们看到,登录进入的主界面分为上、左下、右下三部分,上边部分和左下部分是功能区,以横向菜单形式和列表形式显示用户能够使用的各项功能;右下部分显示相应功能的操作窗口。
上部功能区中:
点击"收信",能够看到左下功能区中提供的邮件,搜索,网络硬盘的功能分类显示;
点击"文件夹"的‘治理’,将进入邮件分类存放位置的治理,并可自己新建存放文件夹。
点击"收件箱",将命令邮件服务器显示收到的所有邮件;
"文件夹"表示邮件分类存放的位置,其中"收件箱"表示收到的邮件,"发件箱"表示差不多发出的邮件,"垃圾箱"表示删除不用的邮件;"草稿箱"表示您多储存的邮件草稿;
点击"通讯录",能够编辑修改通讯录;
点击个人设置,能够看到一些功能设置,包括修改密码,修改个人资料,设置过滤器查看,设置签名档,设置邮件转发,设置邮件邮件助理,设置黑白名单等。
在上部的右侧可按照不同的搜索条件,搜索邮箱中的邮件信息。
点击"退出"能够离开邮箱,返回登录页面。
阅读邮件
点击功能列表区的"收件箱",显现如下窗口:
主界面分为三个部分,左边是功能列表区,右上方是邮件列表区,右下方是内容显示区。
功能列表区列出了webmail的要紧功能清单,点击相应的链接,能够进入相应的功能界面;
右上方是邮件列表显示,显示每个文件夹中邮件的数量,是否已阅读,邮件容量大小,如果用户判定是垃圾邮件时可应用‘投诉’链接对该邮件地址向治理员进行投诉。
点击某个邮件的主题,能够在右下方内容显示区看到该邮件的详细信息,正文,附件等。
也能够选择使用不同的汉字编码标准显示邮件,如此能够兼容简体、繁体中文(电脑需要安装繁体中文字库)。
需要注意的是,显示正文区上端,有个“加入地址本”链接和一个“拒收”链接,一个是将发件人地址加入本人的地址簿,另一个是将发件人地址列入拒收列表。
显示正文区的上下,还有一条功能条,能够回复、全部回复、转发、删除、拒收、标记变更邮件状态等操作。
撰写邮件
在webmail主界面,点击功能区的‘写信’,则进入下面的窗口:
按照界面的提示,能够填入收件人的邮件地址,多个收件人的邮件地址中间能够用‘,’逗号分隔;也能够点击‘收件人’链接,进入地址本窗口,并选择收件人。
如果需要附件,则点击‘添加附件’,选择“扫瞄”、“粘贴”完成文件的上传,点击“完成”后回到本页面。
信件内容完成后,点击赶忙发送,完成信件发送。
企业邮箱有定时发送功能,用户能够在本页面下方按照自己的需要选择不同的发送时刻。
通讯录
在邮箱WEB页面,点击“通讯录”,进入企业地址簿页面:
点击个人通讯录,进入个人地址本编辑;
联系组的建立步骤与此类似,在通讯录页面,点击右侧的联系组‘治理’,进入个人通讯录编辑页面,在输入框中输入‘销售部’,点击页面左侧的“新建”,进入下列界面:
个人设置
点击页面上方的“个人设置”选项,进入邮件设置页面:
修改资料:
点击个人信息中‘我的资料’链接,能够对个人资料进行修改,如下图所示。
修改密码:
通过‘修改密码’页面,能够对用户的登录密码进行修改,但要注意的是,密码长度最少为6位,且密码长度不能超过32位,如图所示。
个性设置
在个性设置的功能里面包含‘快捷按键’
快捷按键:
进入快捷按键链接页面,则能够看到有系统目前设定的几个常用功能的快捷键使用组合。
帐户治理:
在‘其他帐户’的‘帐户治理’功能,用户能够利用它方便地实现将现有的其它电子邮箱的邮件都统一收到自己的企业邮箱当中。
差不多设置
参数设置:
在‘差不多设置’模块下,选择‘参数设置’功能,可对邮箱系统显示功能按照自己的喜好进行设置。
别名设置:
选取‘别名设置’功能,能够为自己的邮箱改另外一个喜爱的帐号。
,此功能默认不开通,但能够按照需要由治理员为用户进行开通。
如此真实的企业邮箱和别名邮箱都能接收邮件,但必须使用真实邮箱名进行邮箱登陆,不管WEB方式或POP方式。
自动回复:
当用户无法即时处理电子邮件时,为了怕寄信方不明白用户是否已收到信件,用户能够编辑并启动自动回复功能。
自动回复启动后,当您收到新邮件时,邮箱将会自动回复一封您预先设置好的文字内容Email到对方的信箱中。
如下图所示:
设置自动回复的方法:
1.打开“选项”页面,点击“自动回复”,进入“自动回复”页面;
2.“是否使用”选择“启用”;
3.“回复内容”中输入您要自动回复的信件内容;或者点击“默认内容”按钮,将会显示系统默认的信件内容;
4.点击“确定”按钮,完成设置。
自动转发:
自动转发功能能够使发往该信箱的Email自动转发到另一个指定的信箱。
这对拥有多个信箱的用户专门方便(此处最多可输入2500个字符,多个邮件地址之间用英文半角“,”分隔。
例如每个邮件地址长度差不多上24个字符,加上分隔符,最多可输入100个;如邮件地址长度为9个,加上分隔符,最多可输入250个)。
过滤功能
邮件助理
在那个地点,用户能够设定自定义过滤器,以实现自己的专门目的。
同时,在收邮件时能够按照自己设定的规则和设置,将邮件分类,并放到不同文件夹中。
黑白名单
黑白名单设置实现用户阻止和特许某个email地址发送的邮件。
用户能够通过黑名单功能将被添加进了黑名单的电子邮件地址所发的信件自动拒绝接收或发送到垃圾箱。
而来自白名单清单中的所有邮件,将不受自定义反垃圾规则的阻碍,保证畅通。
高级搜索功能
用户能够对搜索范畴进行确定,通过发件人、收件人、主题、内容、起始日期等关键字段进行设定搜索条件来方便地查询到邮件。
网络硬盘功能(需另行购买方可使用)
用户能够将文件上传到网络硬盘中以储存。
网络硬盘提供用户文件上下载、名目治理、共享治理等功能。
点击左侧导航栏的“网络硬盘”栏即可进入网络硬盘治理。
如图:
G附件发送功能
G附件发送是为用户提供的发送大附件的功能,由系统治理员为用户分配网络硬盘帐号,用户能够上传文件并将链接发送给任意的信箱账号。
点击发送G级附件按钮以后进入网络硬盘界面:
与正常发邮件一样输入收件人地址及主题,需要发送的文件能够在左侧的文件列表中勾选,在列表中不存在要发送的文件时,能够点击右上角的“扫瞄”按钮选择本地的文件,然后点击“上传”将文件上传到邮件系统此账号的网络硬盘中。
要发送的大文件也能够通过“网络硬盘”进行治理。
输入文本后点击“赶忙发送”将邮件及选择的大文件的链接发送给接收信箱。
点击
“删除”按钮,即可将对应行的文件从用户账号的网络硬盘中删除。
网络硬盘还可用于治理超大文件,能够实现文件的上传、下载、删除、发送等,如下图,列表显示了目前系统中储存的用户上传的文件以及文件的大小、上传日期、上传的状态、占用空间等。
点击左上角工具的“上传”按钮,显现文件上传输入/扫瞄框,可输入本地文件名或扫瞄本机上的文件,点击“上传”将文件上传到系统中本账号的空间。
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