1教育版OA办公系统可行性研究报告.docx
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1教育版OA办公系统可行性研究报告
教育版OA办公系统
可行性分析报告
软件研发部
2015/01/05
目录
目录1
关于教育版OA办公系统规模和目标的报告书3
项目名称3
问题4
项目目标4
项目规模5
初步设想5
可行性研究5
可行性研究报告6
1引言6
1.1编写目的6
1.2背景6
1.3定义6
1.4参考资料7
2可行性研究的前提7
2.1要求8
2.2目标9
2.3条件、假定和限制10
2.4进行可行性研究的方法10
2.5评价尺度10
3对现有系统的分析11
3.1处理流程和数据流程11
3.2工作负荷11
3.3局限性11
4所建议的系统12
4.1对所建议系统的说明12
4.1.1待办事宜12
4.1.2内部门户12
4.1.3信息交流12
4.1.4基础平台13
4.1.5个人事务13
4.1.6公文管理13
4.1.7档案管理14
4.1.8行政流程管理14
4.1.9系统管理14
4.1.10学教系统14
4.2改进之处15
4.3影响15
4.3.1对设备的影响15
4.3.2对软件的影响15
4.3.3对用户单位机构的影响16
4.3.4对系统运行过程的影响16
4.3.5对开发的影响16
4.3.6对地点和设施的影响16
4.4技术条件方面的可行性16
5可选择的其他系统方案17
5.1可选择的系统方案117
5.2可选择的系统方案217
6投资及效益分析17
6.1支出17
6.1.1基本建设投资18
6.1.2其他一次性支出18
6.1.3非一次性支出18
6.2收益19
6.2.1一次性收益19
6.2.2非一次性收益19
6.2.3不可定量的收益19
6.3收益/投资比19
6.4投资回收周期20
6.5敏感性分析20
7社会因素方面的可行性20
7.1法律方面的可行性20
7.2使用方面的可行性20
8结论20
关于教育版OA办公系统规模和目标的报告书
项目名称
教育版OA办公系统
问题
教育单位随着社会的发展,进入当前的网络时代,信息化管理大大提高,传统的办公模式已经极大地束缚了人的创造力和想象力,埋没了人的智慧和潜能,使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。
手工模式无法满足新形势下发展的需要,人们需要用先进的生产工具来提高教育单位的办公效率。
传统的管理方式造成整个单位办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生,管理成本、办公费用居高不下,不但给教育单位带来了严重的经济负担,而且也不能营造一个和谐的办公环境。
领导在日常繁忙的工作中,不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理,给许多领导带来了繁重的工作压力。
因此教育单位需要一套规范化的管理模式,让所有的工作不但能有条不紊,还能节省时间、成本并提高效率。
项目目标
1)效率大大提高:
由于当前办公系统的条件所限,目前各类公文、政令的传递速度有时不够及时迅速,应变能力较差。
而采用协同OA办公系统后有望改变这一情况,一些以前需要几天甚至更长时间才能解决的现实情况和问题短时间内便能获得反馈,从而大大加强了政令推行的实效性,使工作效率得到极大提高。
2)节约资源:
首先是纸张的节约。
现在每天发放公文、通知、工作计划等大量文件,办公用纸也是一笔不小的费用。
引进协同OA办公系统,一年至少可为教育单位节省办公用纸及其耗材的费用。
其次是时间的节约,引入协同OA办公系统后,公文草拟、审核、批办、签发、登记、传阅等流程都可以在OA系统上进行,省去了许多不必要的麻烦,为教育单位深入开展各项工作节约了宝贵的时间。
3)功能全面快捷:
采用协同OA办公系统后,其他应用系统都可以集成到OA系统做接口,网站发布信息、文件归档工作等,都可利用OA模块的相关系统来处理,进行起来更加简捷方便、得心应手。
4)利于信息整合:
协同OA办公系统的信息报送模块有助于集团各部门更好地采集与处理信息,同时我们还可利用系统对信息进行筛选、分类、整理与归纳,使之转换为集团工作的重要参考依据。
从而实现资源整合、信息共享,进一步发挥信息资源的社会效益与经济效益。
项目规模
开发成本应该不超过10.0万元(+50%)。
初步设想
用该系统对教育单位内部的人员和日常工作以及合作,日常工作资料进行全面管理。
可行性研究
众所周知,OA是OFFICEAUTOMATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。
从最初以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天以运用网络和计算机为标志的现阶段,OA对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。
具体来说,协同OA办公系统对于教育单位的工作具有如下意义:
1、有利于教育单位的健康发展和整体凝聚力提升,OA协同办公系统是集团整体使用的,在使用的过程中能够使各部门真切感受的一个集团的实实在在的存在,能够增加主人翁意识,催进集团品牌的提升。
2、有利于教育单位各部门转变管理观念和工作模式,提高办事效率,克服传统管理模式和办公模式带来的不良做法,是各部门权利与义务明确,方便教育单位领导监督与指导。
3、有利于我节约行政开支,节省人力、财力。
同时,在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台,形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围,建立健全组织文化,实现真正的以人为本。
可行性研究报告
1引言
1.1编写目的
教育单位是集合企事业单位日常工作的单位,企事业进行的日常工作在教育单位都有基础体现。
教育单位的日常工作围绕着人物管理和工作流程管理等板块进行。
工作流程的管理是重中之重。
它是构成协同办公的主体。
而教育单位因为兼具企事业单位日常工作的特殊单位。
它的内部管理冗余复杂,责任不明确。
单位内部的资源使用浪费较大。
员工和领导往往面临人在没事做,有事人不在的管理困境。
造成人员和时间的闲置和低效率运用。
为了更加有效的管理内部的人和物,以最小的代价,最高的效率进行教育单位内部的全盘无纸化管理。
我们决心开发出一套适用于教育单位的教育版OA办公系统。
1.2背景
建议开发软件名称:
教育版OA办公系统
项目的提出者:
企业总经理
开发者:
研发小组
用户:
教育单位全体职员
实现软件单位:
教育单位(如:
**教育局)
1.3定义
列出本文件中用到的专门术语的定义和外文首字母组词的原词组。
OA:
OFFICEAUTOMATION,办公自动化,一般叫做协同办公系统。
行政流程:
行政流程是指单位内部的行政工作的具体进行步骤,包含每个步骤的对应的人和文件,它们共同构成行政流程。
行政流程包含:
请假流程,办公用品申请流程等办公室,人事部内部流程。
公文流程:
公文流程是指单位内部的收发文工作的具体进行步骤,包含每个步骤对应的任何文件,它们共同构成公文流程。
公文流程包含:
收文流程,发文流程,发函流程和请示流程。
公文流程是教育单位日常工作的主体。
文号:
指流程对应表单文件的文件名称,往往具有固定的格式。
尤其指收发文的文件名称,如:
***字[2015]号52。
在线编辑:
指在线打开系统内部的上传的文件(OFFICE),并且完成在线功能编辑。
需要依赖于OFFICE在线编辑控件。
流程表单模板:
将日常工作中形成的纸质文档,如:
来文批办卡,请假单等,编辑为电子文件,上传到OA系统中便形成流程表单模板。
同时完成日常工作的无纸化。
模板套红:
指的是收发文文稿的红头文字形成的电子文档,系统内部使用时可以直接套用红头模板,成为套红。
1.4参考资料
列出用得着的参考资料,如:
1.本项目的经核准的计划任务书或合同、上级机关的批文;
2.属于本项目的其他已发表的文件;
3.本文件中各处引用的文件、资料,包括所需用到的软件开发标准。
列出这些文件资料的标题、文件编号、发表日期和出版单位,说明能够得到这些文件资料的来源。
XX文库;
谷歌搜索;
初级会计电算化广东省会计从业资格考试辅导教材编委会编中国财政经济出版社;
2可行性研究的前提
说明对所建议的开发项目进行可行性研究的前提,如要求、目标、假定、限制等。
2.1要求
A.功能
教育版OA办公系统的功能应该有如下几个模块:
待办事宜:
可以快捷的链接到日常的工作办理界面。
信息交流:
可以实现邮件,内部消息,即时对话系统内部交流功能。
系统门户:
可以实现对系统内部门户界面的管理,和信息发布。
个人事务:
可以实现用户个人的一些功能,如网络硬盘,日程安排等功能。
档案管理:
可以实现对工作流程形成的文档的存档和档案管理。
公文管理:
可以完成收发文流程的开启结束和管理监控。
行政流程:
可以完成行政流程的开启结束和管理监控。
学教系统:
可以完成学教任务的下发管理,这是教育单位的特色功能模块。
系统管理:
可以完成对所有工作流程和表单的管理,完成对系统所有版块的权限管理,用户管理,组织管理,职位管理等系统管理功能。
B.性能
教育版OA办公系统操作的响应时间不超过10秒。
C.输出
与日常工作流程相关的报表,形成电子档案。
D.输入
相关工作流程中填写的工作信息,上传的附件。
E.处理流程和数据流程用图表的方式表示出最基本的数据流程和处理流程,并辅之以叙述
工作流程以ActiveX图形化插件的形式形象的显示出具体的步骤,具体的责
任人以及具体的工作任务;工作流程表单也是以形象化的电子文档格式显示。
系统管理员可以在系统管理模块完成工作流程和工作流程表单的添加和管理以及打印输出。
F.在安全与保密方面的要求
教育版OA办公系统内部的信息需要加密保存,只有拥有管理员权限的人员
可以查看和输出系统中的信息。
G.同本系统相连接的其他系统
Windowsserver2008R2Enterprise、MicrosoftSQLServer2008Enterprise
MicrosoftExcel、MicrosoftWord、MicrosoftPPT。
H.完成期限
4个月内
2.2目标
A.人力与设备费用的减少
单位内部的人事管理,档案管理都需要大量人员完成整理规划的工作,运用本系统后这些人员可以缩减到1~2个人。
具体的工作流程对应的人员也会明确,避免人员的冗余,人力的浪费。
B.处理速度的提高
日常的工作需要多部门一系列多级人员配合完成,往往存在责任人不明确,办理拖延的问题,使用OA系统后所有的工作流程每个步骤都责任到人,甚至责任到任务内容,对于延时办理的步骤可以实现监控和催办。
大大提高了工作的处理速度。
C.控制精度或工作能力的提高
以往的内部工作存在工作交叉,责任交叉的问题,工作的精度较低。
使用OA系统可以将日常工作流程每一个步骤都控制的十分精确。
同时也大大提高了单位人员的工作能力。
D.管理信息服务的改进
管理信息服务更人性化,对内部的日常协同办公可以通过本系统完成可视化
和易操作的便捷化管理。
E.人员利用率的改进
本系统可以节省大量的人力成本,一人即可轻松完成以往十数人都无法完成
的工作任务,人员利用率得到很大的改进。
2.3条件、假定和限制
a.所建议系统的运行寿命的最小值
系统应在部署运行之后的三年内安全平稳运行
b.开发成本限制
应该不超过10.0万元(+50%)
c.法律和政策方面的限制
系统中对日常工作流程的管理应符合国家的相关政策法规。
d.硬件、软件、运行环境和开发环境方面的条件和限制
⏹硬件要求
●CPU:
双核2.0GHZ以上
●内存:
2048M以上
●硬盘空间:
500G以上
⏹软件要求
●.Net开发环境:
NetFramework2,IIS6.0
●数据库:
MicrosoftSQLServer2008
⏹运行环境
●WindowsServer2008R2Enterprise
⏹开发环境
●Window7
e.系统投入使用的最晚时间
6个月内
2.4进行可行性研究的方法
该可行性的研究是通过对多家不同的企业在教育版OA办公系统的实际运行情况总体调查和分析得出,所分析出的数据具有很强的实际意义。
2.5评价尺度
●开发成本:
应该不超过10.0万元(+50%)
●开发时间:
应该不超过4个月(+7)
●使用难易:
内部全体员工可以快速上手,并使用该系统完成日常工作的无纸
办理,提高工作效率。
3对现有系统的分析
这是我们首次开发教育版OA办公系统,并无现有系统,对很多教育单位来说,内部的办公很多仍然停留在纸质化办公的境况。
教育版OA办公系统可以很好的很大程度上的替代纸质化办公。
3.1处理流程和数据流程
教育单位处理的日常工作流程主要包含公文流程和行政办公流程这俩大块内容。
公文流程包含:
收文流程,发文流程,发函流程,请示流程等。
行政办公流程包含:
请假流程,办公用品申领流程等。
所有的流程在之前的工作过程中,必须由申请人由始到终寻找干系人这一流程才可以完成,这就容易造成大量时间的浪费,工作的延误。
3.2工作负荷
原有的工作模式下,对于每一个流程,尤其是多部门协同流程,因其牵涉部门较多,跨级较大,完成一项工作所需的时间远远超出了理论上应该花费的时间。
对于员工尤其是单位,部门领导来说,工作负荷较大。
3.3局限性
由于教育单位的规模日渐发展,所辖学校逐年递增。
内部的工作日益复杂。
而且各级单位跨地区完成日常工作,这些问题必然造成日常工作的冗余性,复杂性。
造成大量资源的浪费。
4所建议的系统
4.1对所建议系统的说明
●系统功能:
该OA系统可以完成所有的日常工作,包含行政工作,和收发文工作。
能充
分调配内部资源,避免资源的浪费;能够大量的节省时间,避免时间的浪费;能够把所有工作每一步骤责任到人,避免责任不明确和责任交叉造成的管理混乱。
4.1.1待办事宜
待办事宜,顾名思义是指当前需要办理的工作事宜,包含:
待办的收发文,待办的行政流程,待办的个人事务(日程安排,任务计划等)。
这一功能模块可以为用户提供一个日常工作的快捷通道,用户可以很方便的知道当前需要办理的工作有哪些,避免工作时间的浪费。
4.1.2内部门户
内部门户这一模块可以实现系统各级门户的建立,编辑和删除,如:
个人门户,部门门户,组织门户等,由上而下的多级门户可以全面而且富有个性的展示日常工作信息。
可以提供门户内各个板块的自定义,同时可以实现各个板块信息的发布,查询和管理。
4.1.3信息交流
信息交流提供系统内部的快捷交流,包含:
内部消息,内部邮件,即时通讯,调查问卷,内部论坛,手机短信等栏目。
这一功能可以大大方便员工之间,员工和领导之间的互动和沟通,使得单位内部工作环境更加和谐并且任何人之间结合的更加紧密,使得单位整体更加的团结。
4.1.4基础平台
基础平台可以提供用户最常用模块的展示。
提供单位员工最常用的的功能链接。
如:
待办行政流程,已办行政流程,待阅公文,已阅公文等日常办公流程。
基础平台和待办事宜的区别在于,待办事宜只提供待办工作链接,而基础平台提供已办工作链接并且不提供个人事务链接。
4.1.5个人事务
系统内所有员工可以在个人事务这个功能板块中给自己制定工作任务计划。
该模块支持个人日程安排,为每个用户分配固定大小硬盘空间。
支持用户系统界面的个性化设置等与个人相关的系统功能。
4.1.6公文管理
该功能可以完整的实现单位内部的所有收发文工作,用户可以查询,监控,管理各个步骤状态下的收发文流程,也可以对所有的收发文流程进行效率分析以及工作催办。
1)收文管理:
实现所有的收文工作,员工可以快捷的发起收文工作流程;可以快捷的查询已登记收文,待办收文,已办收文;可以精确的监控收文工作的进展状况;可以接收他人的收文文件传阅。
2)发文管理:
实现所有的发文工作,员工可以快捷的发起发文工作流程;可以快捷的查询已拟稿发文,已办发文,待办发文;可以精确的监控发文工作的进展状况;可以接收他人的发文传阅;可以实现已办理完成的发文文件的分发、转发和接收。
3)请示管理:
实现所以的请示工作,员工可以快捷的发起请示工作流程,可以快捷的查询不同状态下的请示流程;可以完成请示工作的管理和监控。
4.1.7档案管理
实现对所有档案室、案卷和档案的管理,员工可以完成档案的归档工作,其中包含整套归档流程:
案卷的建立,机构问题的设定,归档目录的设定等等。
用户可以方便而快速的完成各种流程文件的手动归档工作,并且可以实现已归档档案的传阅和打印输出。
4.1.8行政流程管理
该功能可以完整的实现单位内部的所有行政工作,用户可以查询,监控个,管理各个步骤状态下的行政工作流程,已可以对所有的行政工作流程进行多样化分析以及工作催办
4.1.9系统管理
该模块是OA系统的核心,系统管理内部功能可以完成对单位基本人员,组织和工作流程的架构工作。
所有可以实现以下功能:
Ø行政表单流程的建立,编辑和删除;
Ø收发文表单流程的建立,编辑和删除;
Ø用户管理,组织管理,职务管理,岗位管理,权限管理
Ø对手机短信的管理;
Ø对图片签章的管理;
Ø系统基本信息的管理;
4.1.10学教系统
该模块是教育版OA系统的特色功能模块,学教系统围绕学教任务展开,主要面向教育单位下辖的所有学校,用户可以完成学教任务的建立,修改和下发。
同时用户可以对已下发的学教任务进行反馈和监控。
用户除了可以完成学教任务相关工作外也可以进行命题的讨论和回复。
4.2改进之处
●人力与设备费用的减少
基于本系统,可以将日常工作中每一项工作牵涉的操作人员最大程度精简,节省了大量的人力资本和工作时间。
●处理速度的提高
基于本系统可以提高日常工作的处理速度,大部分的工作都可以在3天之内办理完毕。
如果有特殊情况造成工作延迟,本系统都有相应的规避措施如:
工作催办和工作委托等。
●控制精度或生产能力的提高
基于本系统能以精确高效的方式完成日常的工作事务,减小因为工作步骤的粗犷和责任不明确造成的资金和时间上的损失。
●管理信息服务的改进
管理信息服务更人性化,日常的工作任务只需通过该OA系统软件就可以轻松的完成并且可以轻松而高效的进行管理和监控以及统计分析。
●人员利用率的改进
本系统可以节省大量的人力成本,一人即可轻松完成以往十数人都无法完成的工作任务,人员利用率得到很大的改进。
4.3影响
4.3.1对设备的影响
本OA办公系统集合了日常的所有工作数据信息,对硬件有一定的要求,主要体现在内存和硬盘容量。
4.3.2对软件的影响
系统运行环境为windowsserver2008r2enterprise操作系统,另外需要在操作系统上安装配置NetFramework2.0和IIS6.0;为本软件安装SQLServer2008数据库。
4.3.3对用户单位机构的影响
单位机构需要明确日常办公中所有工作流程的具体步骤和表单格式,使用本系统的人员需要一个星期的使用前培训,技术人员需要定期维护本系统保证系统运行正常。
4.3.4对系统运行过程的影响
建议系统对运行过程的影响:
a.用户需要熟识本系统的操作流。
b.技术部门定期检测系统,确保运行正常。
c.源数据必须录入系统。
d.数据由人手录入系统数据库。
e.技术人员定期对数据库备份。
f.系统失效的后果由数据库备份恢复数据库。
4.3.5对开发的影响
说明对开发的影响:
a.为了支持所建议系统的开发,用户需给出详细的需求;
b.人工录入数据,或在现有系统中提取出有效数据导入当前数据库;
c.开发人员需要签订对教育单位相关工作信息的保密协议。
4.3.6对地点和设施的影响
本系统对地点和设施无影响。
4.4技术条件方面的可行性
a.加入了数据库的支持,使用了先进的数据库技术与数据管理技术,使数据的准确性与安全性得到了很大的提高,且在用户的并行操作与用户管理方面也有了极大地改善。
b.在现有技术下所开发的系统对计算机硬件和网络并无特别要求
c.系统的开发所需技术已掌握,利用现有的技术在规定的期限内开发工作基本没有问题。
5可选择的其他系统方案
本系统由小组自主研发,不考虑从国内或国外直接购买。
系统采用.Net架构,结合MCSQLServer2008数据库进行开发。
由于系统为小组开发,小组成员熟悉的开发语言为.Net,因此采用.Net架构开发能事半功倍。
使用MCSQLServer2008数据库是因为1.其处理速度快,便于中大型系统运作2.安全级别高,即使机器故障也可以恢复到故障前一秒。
3.几台数据库做负载数据库,可以做到30s以内故障转移。
4.网格控制,以及数据仓库方面非常强大。
5.1可选择的系统方案1
本系统可采用j2eessh架构结合mysql数据库进行开发,mysql数据库是开源数据库,可以免费使用,但主要适用于小型系统开发,安全性不够高,没有事务,没有子查询,没有视图等,因此该方案未被选中。
5.2可选择的系统方案2
本系统可采用j2eessh架构结合oracle数据库进行开发,oracle数据库是一个上手容易,兼容性良好的数据库系统,但其开放性、延展性比较局限,因此该方案未被选中。
6投资及效益分析
6.1支出
序号
项目
人工(人•日)
单价(元)
合计(元)
1
需求分析
10
800
8,000
2
总体设计
6
1000
6,000
3
OA办公系统详细设计
10
800
8,000
4
数据库框架设计
5
800
4,000
5
数据库详细设计
10
1000
10000
6
界面UI设计
10
800
8000
9
编码实现
40
1000
40,000
10
单体测试
10
600
6,000
11
系统集成测试
5
1000
5,000
12
说明手册编制
3
500
1,500
13
合计:
96,000
开发成本应该不超过10万元(+50%)。
6.1.1基本建设投资
名称
采购(单位:
元)
安装(单位:
元)
开发(单位:
元)
备注
房屋和设施
现有
1,000
0
安全与保密设备
5,000
2,000
0
合计:
(单位元)
8000
6.1.2其他一次性支出
a.数据库的构建;1000元
b.操作人员培训费用;3000元
6.1.3非一次性支出
a.设备的租金和维护费用;1500/年
b.房屋、空间的使用开支;50平方米左右设备放置空间约800元/月
6.2收益
6.2.1一次性收益
该系统无法获得一次性收益。
6.2.2非一次性收益
●新系统运行费用:
70000元/年
●现有系统运行费用:
90000元/年
每年约能节省开支2万元,即每年可收益2万元。
6.2.3不可定量的收益
●工作效率的提高
●减少操作失误造成的风险
●教育单位形象的改善
6.3收益/投资比
年
节省
现在值(以5%计算)
累计现在值
1
20000
19047.62
19047.62
2
20000
18181.82
37229.44
3
20000
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