电子文件元数据方案doc.docx
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电子文件元数据方案
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大中小度.95.2.4保管期限.95.2.5机构问题.105.2.6类别号.115.2.7案卷号.115.2.8件号.135.2.9件内顺序.155.2.10页号.155.3全宗名称.165.4全宗形式.165.5立档单位.175.6立档单位沿革.185.7全宗档案内容介绍.185.8全宗档案历史沿革.195.9全宗档案整理体系.195.10全宗档案数量.度(5.2.3)M6保管期限(5.2.4)M7机构问题(5.2.5)M8类别号(5.2.6)M9案卷号(5.2.7)M10室编案卷号(5.2.7.1)M11馆编案卷号(5.2.7.2)M12件号(5.2.8)M13室编件号(5.2.8.1)M14馆编件号(5.2.8.2)M15件内顺序(5.2.9)M16页号(5.2.10)M17全宗名称(5.3)M18全宗形式(5.4)M19立档单位(5.5)M度(M5)保管期限(M6)机构问题(M7)类别号(M8)案卷号(M9)件号(M12)件内顺序(M15)页号(M16)信息来源由管理电子文件的系统捕获相关元素——注释由档案馆(室)根据电子文件实际整理结果制定档号结构,由系统自动生成档号。
5.2.1全宗号编号M3中文名称全宗号英文名称FondsID定义档案馆(室)分配给档案全宗的代码。
目的标识档案全宗,为用户提供以全宗号为条件的检索途径。
约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素全宗名称(M17)注释全宗号一般由接收、保管档案的档案馆(室)给定,不属于档案馆(室)接收范围或尚未给定全宗号的立档单位,该元素的值可以为空。
5.2.2目录号编号M4中文名称目录号英文名称CatalogueID定义全宗内电子文件所属目录号的代码目的标识电子文件所属目录,为用户提供以目录号为条件的检索途径。
约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释目录号由档案馆(室)给定,档案分类整理中档案馆(室)未给定目录号的,该元素值可以为空。
5.2.3年度编号M5中文名称年度英文名称Year定义电子文件按年度分类后标识的形成处理年度目的标识电子文件年度,便于电子文件管理和利用。
约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型数值型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、处理、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释电子文件未按年度分类的,该元素值可以为空。
5.2.4保管期限编号M6中文名称保管期限英文名称RetentionPeriod定义对电子文件划定的存留年限目的标识电子文件保存价值,利于电子文件的鉴定、统计和管理。
约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域永久长期短期30年10年[其他]缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释域中的“[其他]”表示除值域列表外的其他保管期限,由用户根据实际情况著录。
5.2.5机构问题编号M7中文名称机构问题英文名称AgencyFunction定义对电子文件进行实体分类整理时按部门或问题分类的结果目的从职能的角度区分全宗内文件的类别、层次,便于文件的排列编目,为用户提供以机构问题为条件的检索途径。
约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素类别号(M8)注释各单位依据国家和行业规定编制符合单位电子文件管理实际的分类方案。
单位电子文件管理系统设计应与此保持一致。
5.2.6类别号编号M8中文名称类别号英文名称CategoryCode定义根据电子文件实体分类方案赋予电子文件的类别代码目的标识电子文件类别,利于电子文件管理。
约束性可选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素机构问题(M7)注释各单位依据国家和行业规定编制符合单位电子文件管理实际的分类方案,并据此著录。
5.2.7案卷号编号M9中文名称案卷号英文名称FilesID定义案卷的排列顺序号目的标识电子文件所属案卷,利于电子文件管理和利用。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素室编案卷号(M10)馆编案卷号(M11)信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释当集合层次(M1)的值为“案卷”时,或当集合层次(M1)的值为“文件”,且文件按立卷方式整理时,该项必选。
5.2.7.1室编案卷号编号M10中文名称室编案卷号英文名称NativeFilesID定义档案室编制的案卷顺序号目的档案室标识电子文件所属案卷,利于电子文件管理和利用。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释档案室著录时,该项必选。
5.2.7.2馆编案卷号编号M11中文名称馆编案卷号英文名称ArchivesFilesID定义档案馆编制的案卷顺序号目的档案馆标识电子文件所属案卷,利于电子文件管理和利用。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释档案馆著录时,该项必选。
5.2.8件号编号M12中文名称件号英文名称ItemID定义文件或组合文件的排列顺序号目的标识电子文件排列顺序,利于电子文件管理和利用。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素室编件号(M13)馆编件号(M14)信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释当集合层次(M1)的值为“文件”时,该项必选。
5.2.8.1室编件号编号M13中文名称室编件号英文名称NativeItemID定义档案室编制的文件或组合文件的排列顺序号目的档案室标识电子文件排列顺序,利于电子文件管理和利用。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型数值型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释档案室著录时,该项必选。
5.2.8.2馆编件号编号M14中文名称馆编件号英文名称ArchivesItemID定义档案馆编制的文件或组合文件的排列顺序号目的档案馆标识电子文件排列顺序,利于电子文件管理和利用。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型数值型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释档案馆著录时,该项必选。
5.2.9件内顺序编号M15中文名称件内顺序英文名称InnerItemSequence定义文档在组合文件中的排列顺序目的揭示文件中文档的组合顺序,利于文件的保管和利用。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素——注释用来表示组合文件中文档的份数与顺序号,其格式为:
“份数—顺序号”。
如组合文件中有3份文档,则第1份文档著录为:
“3—1”,第2份文档著录为:
“3—2”,第3份文档著录为:
“3—3”。
当文件组合类型(M37)的值为“组合文件”时,该项必选。
5.2.10页号编号M16中文名称页号英文名称PageNo定义与电子文件对应的纸质档案在案卷内的页面顺序号目的利于电子文件的统计、管理。
约束性可选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由管理电子文件的系统捕获相关元素——注释专业档案按张编号的著录张号5.3全宗名称编号M17中文名称全宗名称英文名称FondsName定义档案馆(室)赋予档案全宗的名称。
目的区分档案来源,利于电子文件管理,为用户提供以全宗名称为条件的检索途径。
约束性必选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、管理电子文件的系统捕获。
相关元素全宗号(M3)机构人员名称(M92)注释全宗名称(M17)一般由接收、保管档案的档案馆(室)给定,不属于档案馆(室)接收范围或尚未给定全宗名称的单位,本元素的值可以为空。
5.4全宗形式编号M18中文名称全宗形式英文名称Fonds定义全宗的组织形式目的记录档案形成和保存状况约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域独立全宗联合全宗汇集全宗档案汇集缺省值——子元素——信息来源由管理电子文件的系统捕获相关元素——注释当集合层次(M1)的值为“全宗”时,该项必选。
5.5立档单位编号M19中文名称立档单位英文名称FondsConstitutingUnit定义构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。
目的记录全宗构成者名称,明确档案来源,便于档案管理。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、处理、管理电子文件的系统捕获。
相关元素立档单位沿革(M20)注释当集合层次(M1)的值为“全宗”时,该项必选。
按照DA/T14-1994规定著录。
5.6立档单位沿革编号M20中文名称立档单位沿革英文名称FondsConstitutingUnitHistory定义对立档单位名称、时间、主要职能、隶属关系、立档单位主要负责人名录、内部机构设置及其各历史阶段演变情况等信息的描述。
目的记述全宗内档案形成的背景信息,提供全宗内档案合法性证明,便于用户利用、理解全宗内档案。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源手工著录相关元素立档单位(M19)注释当集合层次(M1)的值为“全宗”时,该项必选。
5.7全宗档案内容介绍编号M21中文名称全宗档案内容介绍英文名称FondsArchivalContentExplanation定义对全宗内档案主要内容和成分等信息的概括介绍目的帮助用户在较短时间内了解全宗内档案内容约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源手工著录相关元素——注释当集合层次(M1)的值为“全宗”时,该项必选。
5.8全宗档案历史沿革编号M22中文名称全宗档案历史沿革英文名称FondsArchivalHistory定义对全宗内档案来源、数量、保管期限、完整程度、利用价值、整理、鉴定、保管、接收、移出、数字化、缩微、编制检索工具等情况及变迁过程的描述。
目的提供全宗内档案形成的背景信息,便于用户了解、利用全宗内档案。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源手工著录相关元素——注释当集合层次(M1)的值为“全宗”时,该项必选。
按照DA/T14-1994和GB/T13967-1992相关规定著录。
5.9全宗档案整理体系编号M23中文名称全宗档案整理体系英文名称FondsArchivalArrangementSystem定义对全宗内档案的内部结构、排序或档案实体分类方案信息的描述。
目的便于用户检索、利用全宗内的档案。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源手工著录相关元素——注释当集合层次(M1)的值为“全宗”时,该项必选。
5.10全宗档案数量编号M24中文名称全宗档案数量英文名称FondsArchivalQuantity定义全宗内现有档案的总量目的记录全宗内档案数量,便于统计。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源手工著录相关元素——注释当集合层次(M1)的值为“全宗”时,该项必选。
著录全宗内档案的卷数、件数、张数、页数、盒数、盘数、册数、字节数、排列长度(米)等。
5.11题名编号M25中文名称题名英文名称Title定义又称标题、题目,是表达电子文件中心内容和形式特征的名称。
目的描述电子文件的主要内容,并提供主要检索途径。
约束性必选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素正题名(M26)并列题名(M27)副题名(M28)说明题名文字(M29)信息来源由形成、处理电子文件的系统捕获。
相关元素主题(M30)内容摘要(M50)覆盖范围(M53)注释——5.11.1正题名编号M26中文名称正题名英文名称OfficialTitle定义电子文件的主要题名,一般指文件文首的题目。
目的描述电子文件的主要内容,并提供主要检索途径。
约束性条件选可重复性不可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、处理电子文件的系统捕获。
相关元素并列题名(M27)副题名(M28)说明题名文字(M29)主题(M30)内容摘要(M50)覆盖范围(M53)注释当集合层次(M1)的值为“案卷”或“文件”时,该项必选。
按照DA/T18-1999中9.1.1.1项以及DA/T22-2000相关规定著录。
5.11.2并列题名编号M27中文名称并列题名英文名称CoordinateTitle定义以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名目的用第二种语言文字描述电子文件的主要内容,提供检索途径。
约束性可选可重复性可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、处理电子文件的系统捕获。
相关元素正题名(M26)副题名(M28)说明题名文字(M29)主题(M30)内容摘要(M50)覆盖范围(M53)注释按照DA/T18-1999中9.1.1.2、9.1.1.3项以及DA/T22-2000相关规定著录。
5.11.3副题名编号M28中文名称副题名英文名称AlternativeTitle定义解释或从属于正题名的另一题名。
目的使用户通过题名的解释文字或从属信息进一步了解文件内容,并检索到该电子文件。
约束性可选可重复性可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、处理电子文件的系统捕获。
相关元素正题名(M26)并列题名(M27)说明题名文字(M29)主题(M30)内容摘要(M50)覆盖范围(M53)注释按照DA/T18-1999中9.1.1.2、9.1.1.3项以及DA/T22-2000相关规定著录。
5.11.4说明题名文字编号M29中文名称说明题名文字英文名称ExplanataryTextOnTitle定义题名后对电子文件内容、范围、用途等的说明文字。
目的使用户进一步了解文件内容,并检索到该电子文件。
约束性可选可重复性可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系——值域——缺省值——子元素——信息来源由形成、处理电子文件的系统捕获。
相关元素正题名(M26)并列题名(M27)副题名(M28)主题(M30)内容摘要(M50)覆盖范围(M53)注释按照DA/T18-1999中9.1.1.2、9.1.1.3项以及DA/T22-2000相关规定著录。
5.12主题编号M30中文名称主题英文名称Subject定义电子文件所表现的中心思想和主要内容目的提供比题名更为精准的检索接入点约束性可选可重复性不可重复元素类型容器型数据类型——编码修饰体系——值域——缺省值——子元素主题词(M31)关键词(M32)人名(M33)地名(M34)机构名(M35)分类号(M36)信息来源由形成、处理电子文件的系统捕获。
相关元素题名(M25)内容摘要(M50)覆盖范围(M53)注释——5.12.1主题词编号M31中文名称主题词英文名称Descriptor定义在标引和检索中用以表达电子文件主题的规范化的词或词组目的揭示电子文件主题,为用户提供以主题词为条件的检索途径。
约束性可选可重复性可重复元素类型基本型数据类型字符型编码修饰体系标识名称CCS中国档案主题词表国务院公文主题词表中共中央办公厅公文主题词表[其他]值域——缺省值——子元素——信息来源手工著录相关元素题名(M25)关键词(M32)内容摘要(M50)覆盖范围(M53)注释编码体系中“[其他]”指行业主题词表,由标引者选用。
5.12.2关键词编号M32中文名称关键词英文名称KeyWord定义在标引和检索过程中取自电子文件题名或正文用以表达主题的,并具有检索意义的非规范化的词或词组。
目的
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