销售合同采购合同评审控制程序.docx
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销售合同采购合同评审控制程序
合同评审控制程序
1目的
确保正确理解合同、确定与产品有关的要求和执行合同。
2适用范围
适用于本公司销售合同和采购合同的评审。
3职责
3.1供销部是合同评审的归口管理部门,负责合同的评审工作。
3.2公司经营副总经理负责合同评审中重要问题的决策和协调。
3.3生产部、技术中心、质量部可参与非常规合同的评审。
4工作流程
4.1合同的形式包括:
正式合同、电话、电报、信函、传真、协议、顾客采购标准。
4.2合同分类
4.2.1常规合同指同时满足以下三条的合同:
a)产品属于本厂产品目录中所列型号;
b)产品数量与交货期在现有成品库或生产计划能满足的范围之内;
c)产品包装要求符合《产品包装技术条件》的规定。
4.2.2非常规合同指上述三个条件中任何一条不满足的合同以及顾客有新要求或长期(6个月以上)不生产的产品的合同。
4.2.3如属口头合同或书面合同,供销部在接受合同时将顾客的要求整理并记录下来,并尽快对记录的内容进行确认。
4.3合同评审的时机
a)产品销售合同或订单在其签订前均应进行合同评审。
b)向新开发供方采购产品,其采购合同在签订前应进行合同评审。
c)新增采购产品的采购合同在签订前应进行合同评审。
4.4合同的评审
4.4.1供销部负责按照本程序第4.2条款对合同进行分类界定。
4.4.2常规合同由供销部进行评审,供销部主管批准。
4.4.3非常规合同的评审
a)顾客在合同签订前单独提供或作为合同的一部分所提供的采购标准、技术协议类文件由供销部组织并采用多方论证的方式进行评审,供销部保持评审记录。
顾客要求有变化时应重新进行评审。
顾客提供的该类文件由技术中心按受控技术文件和顾客财产进行管理,需要时,技术中心向相关部门发放。
b)若顾客有其他方面的特殊要求(如提前交付等),供销部则根据需要组织生产部、技术中心、质量部等相关部门进行评审。
4.4.4制造的可行性
供销部业务人员签订销售合同前,应对产品制造的可行性进行评审。
必要时成立产品质量先期策划(APQP)多方论证小组,对涉及产品的制造可行性、风险分析进行研究,确认产品制造的可行性。
4.4.5顾客对本公司质量体系有要求时,本公司应在管理者代表的组织下,进行质量体系评审或修订,必要时向顾客提供有关资料。
4.4.6若对顾客的某些要求达不到时,由供销部形成书面报告报主管副总经理。
由主管副总经理组织相关部门采取纠正措施后达到顾客的要求,或按本程序第4.6.2条款的要求与顾客沟通协商,以确认其要求。
4.4.7若顾客要求进行生产件批准时,按《生产件批准控制程序》的要求进行并提供相关文件。
4.4.8供销部业务人员签订采购合同前,应对采购产品主要技术要求、性能要求、使用要求等有所了解,同时对供方的质量保证能力、交付能力、服务能力等要作充分的了解,必要时,须对供方进行客观的评审、评价,或要求供方提供必要的生产件批准资料。
4.5合同的签订
4.5.1在合同评审后,确认本公司(或供方)具有满足合同要求的能力时,由供销部负责签订销售合同(或采购合同)。
4.5.2顾客(或供方)对我方签订的合同确认无误时,由双方当事人签名,加盖双方合同专用章,合同生效。
4.5.3供销部每月25日前向生产部提交下个月的“月份销售计划(调整)表”,以利生产部做出相应的生产准备;生产部每月25日前向供销部提交下个月的“月份生产计划(调整)表”,以利供销部做出相应的采购准备。
4.6合同的变更
4.6.1顾客提出的合同变更由供销部按本程序第4.4条款规定的评审步骤执行。
若本公司同意变更,由供销部填写“合同变更通知书”并通知相关部门;供方提出的合同变更由供销部提交技术中心审批,如未经技术中心批准,则采购合同不得变更。
4.6.2由本公司提出的合同变更由供销部填写“合同变更确认书”寄送顾客(或供方)。
顾客如同意变更并在“合同变更确认书”上签字盖章认可,回寄本厂供销部归档;若不同意合同变更,由供销部与顾客(或供方)协商解决。
4.6.3销售合同的变更如果涉及到生产计划的更改时,供销部应及时通知生产部,以利生产部及时更改或调整生产计划。
4.7合同的履行
供销部负责跟踪合同的执行情况,存在问题时及时协调纠正。
对顾客提出的PPAP技术性文件要求,3日内传递到技术中心;并负责本厂PPAP文件按时提交给顾客。
5相关/支持性文件
《生产件批准控制程序》。
6质量记录
a)销售合同或订单;
b)采购合同或订单;
c)Q/SX•G4•G12—01《合同(合同修订)评审记录表》;
d)Q/SX•G4•G12—02《销售业务来电登记表》;
e)Q/SX•G4•G12—03《月份销售计划(调整)表》;
f)Q/SX•G4•G12—04《销售合同管理台帐》;
g)Q/SX•G4•G12—05《采购合同管理台帐》;
h)Q/SX•G4•G12—06《合同变更通知单》;
i)Q/SX•G4•G12—07《合同变更确认书》。
合同(合同修订)评审记录表
顺序号:
□初次评审□修订
合同编号
需方单位
评审方式
评审日期
评审负责人
评审单位
合同的核心内容:
合同修订的主要内容:
技术中心意见:
评审人:
日期:
生产部意见:
评审人:
日期:
供销部采购主管意见:
评审人:
日期:
供销部销售主管意见:
评审人:
日期:
质量部意见:
评审人:
日期:
财务部意见:
评审人:
日期:
总经办(法律事务方面)意见:
评审人:
日期:
其他方面意见:
评审人:
日期:
备注
评审结论
审批人:
日期:
注:
本表一式二份,由合同签订部门负责填写。
一份报市场总部,一份由合同签订部门随合同归档。
销售业务来电登记表
编号:
Q/SX•G4•G12—02顺序号:
来
电
情
况
姓名
来电号码
身份
职务
来电单位
邮编
地址
来电日期
来电性质
来
电
内
容
来
电
评
审
评审人员:
日期:
来
电
处
理
领导批示:
签字:
日期:
处
理
结
果
登记人:
登记时间:
年月日
月份销售计划调整表
编号:
Q/SX•G4•G12—03顺序号:
调整产品名称:
调整产品型号:
计划调整的依据:
计划调整的原因:
原计划相关内容:
计划调整的内容:
调整提出日期:
调整实施日期:
计划调整内容的评审:
评审人签字/日期:
计划调整落实措施、责任部门及相关部门:
主管领导批示:
签字:
日期:
此表抄报:
发至:
制表/日期:
审核/日期:
批准/日期:
销售合同管理台帐
编号:
Q/SX•G4•G12—04顺序号:
顾客名称
电话/传真
顾客地址
邮政编码
产品名称
产品型号
合同内容
经手人
合同变更
变更内容
变更日期
变更依据
经办人
签订日期
交货日期
验收日期
合同号
预付款
付款日期
质保金额
质保日期
回款记录
日期
金额
开户行
户名
账号
税号
联系人
电话
传真
邮编
通讯地址
备注
登录人/日期:
采购合同管理台帐
编号:
Q/SX•G4•G12—05顺序号:
供方名称
电话/传真
供方地址
邮政编码
产品名称
产品型号
合同内容
经手人
签订日期
交货日期
验收日期
合同号
预付款
付款日期
质保金额
质保日期
付款记录
日期
金额
开户行
户名
账号
税号
供方联系人
电话
传真
邮编
通讯地址
备注
登录人/日期:
合同变更通知单
编号:
Q/SX•G4•G12—06
顾客名称
电话/传真
顾客地址
邮政编码
产品名称
产品型号
合同内容
本方经手人
对方经手人
签订日期
交货日期
合同变更依据
变更日期
合同变更原因
变更变更内容
合同变更
的评审
合同变更
实施日期
合同变更
落实措施
责任单位/
负责人
主管批示
签字/日期:
备注
制表/日期:
合同变更确认书
编号:
Q/SX•G4•G12—07
顾客名称
电话/传真
顾客地址
邮政编码
本单位名称
电话/传真
本单位地址
邮政编码
产品名称
产品型号
原合同内容
本方经手人
对方经手人
签订日期
交货日期
合
同
的
变
更
变更依据
变更日期
变更内容
变更原因
在制品和库存品的处理
顾客确认意见
签章/日期:
顾客确认经办人
签字/日期:
顾客反馈日期
反馈接收人/接收日期:
主管批示
签字/日期:
备注
制表/日期:
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- 销售 合同 采购 评审 控制程序
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