会议备忘录和会议纪要Word格式.docx
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但因此而认为会议纪要撰写者可以不关心会议记录之事,恐未必妥当。
有经验者皆知,会议记录往往难以记得全面,难免顾此失彼,缺省不少内容。
尤其在会议讨论的问题较为专门的情况下,由于记录员知识水平的限制,有时甚至会记错有关内容和术语,事后阅读起来会令人不知所云。
如果以此为原始材料来撰写会议纪要,就很容易发生偏差。
因此,作为会议纪要撰写者,在这一期间的工作,一是督导记录员的记录,二是自己认真倾听会议发言,并择要作些记录。
即便在现在许多会议采用录音记录方法的情况下,这样做也是必须的。
这有助于撰写者对会议内容的概括和提炼。
3、整理会议记录。
这里所说的整理会议记录,不是指把会议发言的原始记录按原有顺序在文字上梳理一遍以求完整,而是指在此基础上,根据会议所实际讨论的问题作一逻辑分类,并以此为依据,对所记录的内容进行归纳和整理。
这也许是会议纪要撰写前最为艰苦的一项工作。
因为,除了某些报告会(这一般无须撰写纪要),举凡有讨论内容的会议,许多发言者往往想到哪里就讲到哪里,一次发言有时涉及多个话题,其内容不一定具有很严密的逻辑顺序;
而众多发言的前后衔接,则更谈不上有明显的逻辑关系。
在撰写会议纪要前,就需要撰写者完全打破时间(发言)顺序,按照会议议题展开的逻辑(:
会议备忘录和会议纪要)顺序,将这些发言内容分门别类地加以概括。
比如,某代表发言涉及了三个方面问题,整理时就应该把他的发言内容分别列入三个议题之下。
然后,看看每个议题下有多少人发表了意见,再将这些意见按其逻辑递进关系进行整理。
从某种意义上说,这一工作做好了,会议纪要的撰写已成功了一半。
这时,就可以开始撰写会议纪要了。
在会议纪要的撰写过程中,应注意把握以下几点:
1.标题
会议纪要的标题,一般有两种格式。
比较简单的一种,是用直接表述的方式拟定,即在会议名称(注意:
必须是全称)之后加上“纪要”两字即可。
诸如“第X届中国最佳公共关系案例
大赛评审会议纪要”、“XX市2000公关工作会议纪要”,就是这样一种拟题方法。
这种方法,一般适用于那些涉及内容较多、难以用一句话概括全部议题的会议的纪要撰写。
另一种格式,则是采用间接表述的方式,即先拟一句能概括会议主题的文字作为正标题,然后把“XXXX会议纪要”作为副标题排列其下。
如“团结协作,共同开创X
X市公共关系工作的新局面——XX市1996年第二次公关座谈会纪要”。
采用这种方法,就需要撰写者认真提炼会议主题,把握会议主导方向,并凝炼成高度概括而又具有一定气势、令人醒目的文句,以此构成会议纪要的正标题。
这里,这一正标题实际就是一种引导,起着提示正文内容的重要作用。
所以,拟题时必须注意其与正文内容的呼应和联系,切忌为拟题而拟题,以致于拟出的标题看上去倒是挺亮丽,就是和正文所表现的内容不太相符。
如上例,既拟了这样一个正标题,则会议所讨论的议题理当是公关组织之间、公关人员之间的团结和协作问题,会议纪要的重点也在于此。
如果不是这样,则就难免有哗众取宠之嫌了。
2.正文
会议纪要的正文,一般也由开头、主体和结尾三部分组成。
会议纪要的开头,可以是一段文字,也可以是两段文字,可视需要而定,并无固定模式。
一部分文字,主要用来概述这一会议的基本情况,即
(1)什么会议
(2)于什么时间(3)在什么地点举行;
(4)哪些人出席了会议;
(5)参加会议的共有多少人;
(6)什么人主持了这一会议;
(7)会议讨论了哪些问题,(8)取得了什么结果;
等等。
这8方面要素,绝对不可或缺。
必要时,还可增加会议背景和会议主办单位的介绍。
但如会议主办单位一目了然(如XX市公共关系协会年会,主办单位肯定是协会自身),则有关介绍就完全可以缺省。
在撰写这一部分内容时,应注意既要把上述基本情况一一介绍清楚,又尽可能使用简明扼要的语言。
尤其是最后两个要素(即会议议题和结果),只须点到为止,不必有所展开。
会议纪要的主体,是就会议的具体情况作一综述,内容包括:
会议的主要议题,会议过程中提出的问题,会议讨论达成的意见,会议所决定(或通过)的有关事宜,以及会议的倡议和号召等等。
这一部分的撰写,可根据会议的不同性质、不同内容而选用不同的写法。
比如,一些较为正式、严肃的会议(如大会和某些工作会议),会上又就有关议题达成了较为一致的意见,则撰写这些会
篇二:
会议纪要和备忘录撰写方法
会议纪要的概念
会议纪要适用于记载、传达会议情况和议定事项。
通常只有大中型会议或比较重要的会议,才要求写会议纪要。
特别是尚未形成正式决定,而讨论事项又要求有关人员了解的会议,更需要制作会议纪要。
会议纪要是1987年加盟法定公文的。
这是继1981年国务院办公厅发布《国家行政机关公文处理办法》中增添的“决定”、“决议”之后追加的第三个与会议有关的文种。
这两次公文法规的修订是“文化大革命”之后首次对1951年《公文处理暂行办法》的全面思考,它显示了国家以集体领导机制取代领导个人意志行政的决心。
作为一种实录性质公文,它的行文方向可以有多种选择。
上行上级机关可起到反映情况、汇报工作的作用;
下行下级机关,可以具有统一认识、指导工作的作用;
抄送平行机关或不相隶属机关,则能起到交流信息、沟通情况、知照事项的作用。
会议纪要的分类
办公会议纪要:
也叫日常行政工作会议纪要。
是根据处理日常工作的办公会议(多为例会)对本系统、本部门的一些问题进行研究、讨论、作出决定而写成的会议纪要。
办公会议纪要反映了单位的领导
机构研究问题、部署工作的情况,为机关工作的开展提供实在的指导和具体的依据。
专项会议纪要:
主要用于针对某项重要工作、问题或某一重大的理论、实践课题等进行专题研讨后形成的会议纪要,如专门工作会议、专题讨论会、交流会、座谈会、学术研究会的纪要等。
专项会议纪要主要通过对有关问题的方针、政策和理论原则进行交流,给人予启发、参考和指导。
因此若未经领导机关的批转,它不具备办公会议纪要的行政约束力。
会议纪要与其他文体的区分
(一)决议与会议纪要异同
1.适用范围不同。
重要的全体会议、代表会议才发决议;
而一切会议凡有必要均可发会议纪要。
2.涉及内容重要程度不同。
决议的内容一般为比较重大的问题。
会议纪要的内容可为重要问题,也可为具体问题。
3.形成程序不同。
决议必须经会议法定多数表决通过才能制发;
会议纪要征求与会者意见并经会议主持者审批即可发出。
4.涉及内容范围不同。
决议只写进会议议决的事项;
一般内容单一,一文一事。
会议纪要可反映会上的不同意见和观点(如学术会议纪要);
有的纪要(如办公会议纪要)可涉及会议研究的几个问题。
5.作用不同。
决议除审批、评价有关事项外,一般多为部署工作,有指挥、指导作用。
会议纪要中,办公会议纪要具有指挥作用,有关方面必须遵守、执行议定事项。
其他会议纪要或通报会议情况,让有关方面了解;
或传达会议精神,指导开展工作。
6.发布方式不同。
决议由相应的领导机关用正式文件形式发布。
会议纪要中,办公会议纪要一般用专用版头刊发,其他会议纪要多通过“通知”行文转发或印发。
(二)会议纪要与会议记录、会议简报的区别
会议记录是完成纪要写作的客观原始材料之一,经过筛选、整理的会议记录才能写入纪要。
会议简报主要用于反映会议动态、沟通情况,所载内容只具有参考性,不像会议纪要在兼有反映情况、沟通信息功能的同时,还具有指挥的功能。
(三)会议纪要与会谈备忘录的区别
备忘录,本为外交往来文书,其内容一般是对某一具体问题的详细说明和据此提出自己的观点和辩驳。
另外,外交会议为了使自己所
作的口头陈述不至于被对方误解或忘记,而在会议结束时交给对方的书写记录,也是一种备忘录。
国际商务备忘录,是指在业务谈判时,经过初步讨论后,记录双方的谅解和承诺,以作为进一步洽谈参考的一种记事性文书。
备忘录所记录的则是双方各自意见、观点,它有待于在下一次洽谈是进一步磋商。
备忘录一般不具备法律效率。
会议纪要示例
篇三:
会议备忘录格式范文
备忘录是说明某一问题事实经过的外交文件。
备忘录写在普通纸上,不用机关用纸,不签名,不盖章。
本文是小编为大家整理的会议备忘录格式范文,仅供参考。
备忘录的写法
定义:
备忘录可以当面递交,可以作为独立的文件送出,也可做为外交照会的附件。
现在备忘录的使用范围逐渐扩大,有的国际会议用备忘录作为会议决议、公报的附件。
备忘录也是外交上往来文书的一种,其内容一般是对某以具体问题的详细说明和据此提出的论点或辩驳,以便于对方记忆或查对。
外交会谈中,一方为了使自己所做的口头陈述明确而不至于引起误解,在会谈末了当面交给另一方的书面纪要,也是一种备忘录。
备忘录可以在双方会谈时当面递交,也可以作为独立的文件送给有关国家,还可以附在照会、公报、声明等文件后面,做为补充文件。
特点:
1.内容的纪实性。
会议纪要如实地反映会议内容,它不能离开会议实际搞再创作,不能搞人为的拔高、深化和填平补齐。
否则,就会失去其内容的客观真实性,违反纪实
的要求。
2.表达的要点性。
会议纪要是依据会议情况综合而成的。
撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括。
重点应放在介绍会议成果,而不是叙述会议的过程,切忌记流水帐。
3.称谓的特殊性。
会议纪要一般采用第三人称写法。
由于会议纪要反映的是与会人员的集体意志和意向,常以”会议”作为表述主体,”会议认为”、”会议指出”、”会议决定”、”会议要求”、”会议号召”等就是称谓特殊性的表现。
会议纪要有别于会议记录。
二者的主要区别是:
第一,性质不同:
会议记录是讨论发言的实录,属事务文书。
会议纪要只记要点,是法定行政公文。
第二,功能不同:
会议记录一般不公开,无须传达或传阅,只作资料存档;
会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅,要求贯彻执行。
写法:
会议纪要的写法因会议内容与类型不同而有所不同。
就总体而言,一般由标题、正文、落款、日期构成。
下面主要讲讲标题和正文的写法。
(一)标题。
会议纪要的标题有单标题和双标题两种形式。
1.单标题:
由”会议名称+文种”构成。
2.双标题:
由”正标题+副标题”构成。
正标题揭示会议主旨,副标题标示会议名称和文种。
(二)正文。
会议纪要的正文大多由导言和主体构成。
具体写法依会议内容和类型而定。
1.导言。
主要用于概述会议基本情况。
其内容一般包括会议名称、会期会址、参加人员、主持人和会议议程等。
具体写法常见的有两种:
第一种:
平列式。
将会议的时间、地点,参加人员和主持人、会议议程等基本情况采用分条列出的写法。
这种写法多见于办公会议纪要。
第二种:
鱼贯式。
将会议的基本情况作为一段概述,使人看后对会议有个轮廓了解。
2.主体。
这是会议纪要的核心部分。
主要介绍会议议定事项。
常见的写法有三种:
(1)条文式写法。
就是把会议议定的事项分点写出来。
办公会议纪要、工作会议纪要多用这种写法。
(2)综述式写法。
就是将会议所讨论、研究的问题综合成若干部分,每个部分谈一个方面的内容。
较复杂的工作会议或经验交流会议纪要多用这种写法。
(3)摘记式写法。
就是把与会人员的发言要点记录下来。
一般在记录发言人首次发言时,在其姓名后用括号注明发言人所在单位和职务。
为了便于把握发言内容,有时根据会议议题,在发言人前面冠以小标题,在小标题下写发言人的名字。
一些重要的座谈会纪要,常用这种写法。
会议备忘录格式范文:
技术交流会备忘录
甲方:
陕西柴油机重工有限公司
乙方:
北京凯商科技发展有限责任公司
本备忘录于20XX年7月8日在陕西柴油机重工有限公司签订
甲方会议人员:
公司质量总监:
李舒春
采购部:
屈彦峰生产技术部:
岳三民邓艳萍谢建平售后服务部:
配试验厂:
赵军
装试二分厂:
史征顺裴晓英检验部:
罗巩固
质量管理中心:
戚涛来超
乙方参会人员:
北京凯商科技发展有限责任公司项目经理杨承伟;
丹佛斯(上海)自动控制有限公司应用经理赵彤;
装马家军
丹佛斯(上海)自动控制有限公司大客户销售经理马颖;
甲方情况介绍:
陕西柴油机重工有限公司就近期使用丹佛斯产品(传感器),故障件问题进行了详细说明;
乙方情况介绍:
丹佛斯(上海)自动控制有限公司应用经理介绍各类传感器性能、使用方法及注意事项;
经双方对故障件原因分析,对产品使用性能、技术协议、后期服务及商务等共同会商,达成以下共识:
1、北京凯商科技发展有限责任公司提供后续产品完整的技术规格书、产品批量原产地证明材料,陕西柴油机重工有限公司需要时应协助向客户对提供产品进行现场说明;
2、对前期故障件121件传感器的处理,北京凯商科技发展有限责任公司与我公司采购部协商解决;
后续陕柴将故障件寄给供方检测,供方应提供检测报告;
3、北京凯商科技发展有限责任公司提供给陕柴传感器的使用及培训资料;
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