秘书人际沟通.pptx
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秘书人际沟通.pptx
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秘书人际沟通,秘书人际沟通,沟通概述,沟通基本技能1倾听,沟通基本技能2有声语言沟通,沟通基本技能3书面沟通,秘书职场沟通1与上司沟通,1,2,3,4,5,秘书职场沟通2与同事、下属沟通,秘书职场沟通3与客户沟通,现代介质沟通1电话沟通,现代介质沟通2网络沟通,沟通基本技巧举隅,6,7,8,9,10,了解沟通的内含及分类,任务一,认识沟通与秘书人际关系,任务二,理解秘书人际沟通多样化,任务三,沟通概述,第一单元:
沟通概述,沟通概述,任务一,了解沟通的内含及分类,知识目标,了解沟通概念的含义。
理解沟通方式的分类。
任务描述,秦勉今天一上班就接到总经理的电话、他所供职的亨通公司需要参加一项商务洽谈活动,地点在海南。
此次活动涉及的人、事较多,要预定机票、住处,安排司机接送,布置下属随行,通知对方接待等。
秦秘书已经工作5年了,能力较强,办事效率高。
他首先理清思路,在便条上把要做的事情一一列出,然后上网、打电话、发传真迅捷而有效地完成了任务。
秦勉选择了哪些方式完成里里外外沟通的?
任务分析,为了完成出发到海南之前的信息传递,秦秘书要多方沟通个人与群体,可选择的沟通方式有很多种,根据信息接受者分别是上级、下属、同事、票务处、客房前台等,可选择电话、传真、电子邮件、手机短信等恰当方式。
沟通概述,必备知识,现代企业非常重视沟通。
既重视企业内部各部门之间、同事之间、上下级之间的人际互动与沟通,也重视企业外部与客户之间、与社会公众之间的沟通。
无论从事任何职业,都应掌握沟通技巧,以便在不同场合与内部、外部的交流中获得良好的效果。
(一)沟通的定义沟通是指在一定的社会环境下,人们借助共同的符合系统,如语言、文字、图像、几号、手势等,以直接或间接的方式彼此交流和传递各自的观点、思想、知识、爱好、情感、愿望等各种信息的过程。
为了设定的目标,把信息、思想和情感在个人或群体间传递,并达成共同协议的过程。
一、沟通的内涵,沟通概述,
(二)良好沟通与不良沟通的效果良好的沟通不仅能够给交际双方提供知识和信息,同时也能够很好地传达意见、态度和情感。
一项权威的统计表明:
除去睡眠时间,我们80%以上的时间都用在传递或接受信息上。
(1)沟通是人与人之间意见传达的方法;
(2)沟通是人与人之间思想联系的过程。
反之,不良的交流与沟通,则不管它以何种形式出现,都会带来时间和资源的浪费。
不良沟通与良好沟通结果对照表,沟通概述,
(一)语言沟通和非语言沟通按照信息载体划分,沟通可以分为语言沟通和非语言沟通。
语言是人类特有的、有效的沟通方式。
秘书沟通技能中,最重要的就是语言沟通能力。
1.语言沟通语言沟通建立在语言文字的基础上,又可细分为有声语言/口头沟通和书面语言共同两种形式。
语言的沟通包括口头语言、书面语言、图片语言或者图形。
二、沟通的多元化分类,语言沟通的表现形式,沟通概述,2.非语言沟通非语言沟通就是用肢体语言表达意义,包括动作、表情、眼神。
语音里也包含着肢体语言,如语调高低、语气好坏、强弱、声音的速度等,这些又被称作副语言,它们也是非语言沟通的一部分。
沟通概述,
(二)正式沟通与非正式沟通1.正式沟通2.非正式沟通(三)双向沟通和单向沟通1.双向沟通2.单向沟通(四)浅层沟通和深层沟通1.浅层沟通2.深层沟通(五)上下沟通、上行沟通和平行沟通1.下行沟通2.上行沟通3.平行沟通(六)直接沟通和间接沟通1.直接沟通2.间接沟通(七)自我沟通、人际沟通、群体沟通、团队沟通、组织沟通和跨文化沟通1.自我沟通2.人际沟通3.群体沟通4.团队沟通5.组织沟通6.跨文化沟通,沟通概述,三、沟通的三个行为,1.说的行为2.听的行为3.问的行为,四、沟痛的基本步骤,五、沟通禁忌,
(1)事情准备
(2)确认需求(3)阐述观点(4)处理异议(5)达成协议(6)共同实施,
(1)不良的口头禅
(2)过多的专业术语(3)只顾表达自己的看法(4)威胁的语言(5)易受感染的环境(6)忽略了确认不了的信息(7)只听自己想听的(8)被第一印象及身份、地位所左右(9)过度以自我为中心(10)不信任对方,六、沟通定律,
(1)沟通的黄金定律
(2)沟通的白金定律1,沟通概述,任务二,认识沟通与秘书人际关系,知识目标,知识沟通的积极意义。
理解沟通与人际关系的联系认识成功沟通给秘书工作带来的益处。
任务描述,秦勉遇到一件棘手的事。
董事长要到厦门,登飞机前突然接到夫人的电话,说她老家明天要来十多个人;董事长叫秦秘书赶快联系酒店安顿他们。
N市是青奥会主办者,加之正值暑假旅游旺季,客房早已预订出去,家家酒店爆满,这个时候要安排十几个人住宿,真是难倒了秦勉,他能找谁帮忙解决这个难题呢?
沟通概述,任务分析,沟通形成人际关系,秦勉平时有意或无意结交的朋友、公司业务往来的对象,甚至他自己的亲戚,能够形成互惠互利的友谊圈子。
办妥这件事,需要动用与酒店相关的人际关系,得到能临时应急的特别帮助。
必备知识,
(一)获得消息情报
(二)社会化(三)动力(四)教育,一、沟通的功能,沟通概述,
(一)人际关系的内涵1.人际关系有广义和狭义之分2.人际关系的普遍性与复杂性
(1)人际关系客观存在。
(2)人际关系错综复杂。
(二)人际关系的社会功能1.净化社会心理气氛,创造良好的社会生活空间2.有利于提供信息,调节情绪,增进团结3.增强合力,优化群体的整体效应,提高效率,三、沟通与人际关系,二、人际关系,
(一)沟通形成人际关系
(二)用沟通构筑良性人际关系,沟通概述,
(一)秘书在工作中的枢纽角色
(二)秘书的工作与人际关系1.秘书处于各种人际关系的中央2.秘书处理事务即“处理人际关系”3.秘书有协助上司维护人际关系的责任,五、秘书提高沟通能力的意义,四、秘书工作与人际关系,秘书需要处理各种人际关系,成功的沟通是其开展工作的基础。
沟通既是人际的交流,也涉及组织之间的交流。
进行人际沟通是秘书工作中最为常见的内容。
沟通概述,任务三,理解秘书人际沟通多样化,知识目标,1.认识秘书工作使用的多种媒介沟通手段。
2.建立培养沟通能力的自我意识。
任务描述,小顾揣着自己的简历,信心十足地到公司应聘。
她在应聘队伍里看见了邻居小杨,心想:
“嗬,就你也想跟我PK?
我英语六级你才四级,我成绩头名你才15名”小顾过了投递材料这头一关,顺利完成面试环节。
下午公司正好举办年终酒会,面试官说让各位参加面试的应聘者也去酒会活动上放松放松。
小顾以为小杨第一关就被刷掉了,却在酒会上又碰见了他。
酒会很热闹,环境布置得也非常喜庆。
活动结束时,面试召集人告诉他们,酒会活动是招聘程序的一部分,让因沟通能力较强而通过这一关的几位留下来十分钟其中有小杨,没有小顾。
小杨是怎样表现其沟通力的?
小顾输在哪里?
沟通概述,任务分析,应聘者与所接触的各类人采用多种方式进行沟通,例如,既需要正式沟通,也需要非正式沟通;既会用到书面形式,又会用到口头交际。
应聘者之间、应聘者与公司员工之间都是陌生人,在酒会是初次见面。
无论是否知晓参加活动也是招聘环节,应聘者都应该具有沟通意识,主动与人交往,一回生二回熟,即使应聘不成功也初步建立了友谊,形成了新的人际关系。
必备知识,
(一)各种沟通方式均有优点与缺点1.书面沟通方式及其优缺点2.口头沟通方式及其优缺点,一、秘书沟通多样化及其互补,沟通概述,
(二)熟知各类沟通方式有助于合适的选择沟通的方式很多,难的是选哪种最合适。
只有对各种沟通手段都知之甚广,才能选择起来果断、迅速,使用起来得心应手。
口头沟通与书面沟通特点的对比,沟通概述,(三)选择最好的沟通方式,选择最好的沟通方式,沟通概述,(四)沟通方式的互补沟通方式可以是书面语言、口头语言、身体语言、图像语言以及各种方式的结合。
尽管前四种方式可独立运用,但多种方式结合使用可以增加趣味性,促进理解并且有持久的效果。
因此,多种方式结合使用,沟通效果更好。
二、沟通能力及其培养,
(一)沟通能力的重要性1.沟通能力的含义:
沟通能力是指沟通者所具备的能胜任沟通工作的优良主观条件,即一个人与他人有效地进行沟通信息的能力,包括外在技巧和内在动因。
2.沟通能力的重要价值
(1)职业工作需要沟通能力。
(2)社会活动需要沟通能力。
(3)沟通是个人身心健康、社会和谐的保证。
(二)沟通能力的培养1.建立积极沟通的意识2.进行科学而有效的沟通技能训练,沟通概述,
(一)沟通能力的重要性1.沟通能力的含义:
沟通能力是指沟通者所具备的能胜任沟通工作的优良主观条件,即一个人与他人有效地进行沟通信息的能力,包括外在技巧和内在动因。
2.沟通能力的重要价值
(1)职业工作需要沟通能力。
(2)社会活动需要沟通能力。
(3)沟通是个人身心健康、社会和谐的保证。
(二)沟通能力的培养1.建立积极沟通的意识2.进行科学而有效的沟通技能训练,认知倾听,任务一,有效倾听,任务二,倾听方法与训练,任务三,沟通基本技能1倾听,第二单元:
沟通基本技能1倾听,沟通基本技能1倾听,任务一,认知倾听,知识目标,1.认知倾听,了解它在沟通中的地位与作用;2.认识倾听在培养沟通能力中的功用。
任务描述,秦勉今天一上班就接到一个任务,工会主席要他去各个部门协调员工的意见,以便迅速制定踏青活动方案主席派本部门的小张征集这次踏青的意向未果,而活动必须在下周实施。
秦秘书感到这个协调工作有一定的难度,他想起昨天晚饭时母亲提及的一件事,立即释然,并很快向工会主席交了差。
秦母的什么经验为他顺利完成任务提供了重要帮助?
沟通基本技能1倾听,任务分析,在工会已征集过一次意见但未取得成功的情况下,秦勉要想获得各部门员工对本次活动较为统一的意向,他需要运用合适而有效的方法去征询意见。
秦受到母亲的启发:
公司最近总收到一位顾客的投诉,嫌钟点清洁工不好,拒绝付费;公司给她换了两次工人,还是没什么改观,顾客与钟点工互相抱怨。
傅姨被派了去,拿回了顾客应付的款。
她干完主任指派的几件事后,便坐在沙发上,倾听顾客发她那满腹的牢骚秦秘书决定试一试傅姨的方法,发挥倾听在沟通中的作用。
必备知识,
(一)听与倾听的区别听是一种行为、一种生理反应,参与“听”的动作的人体器官是耳朵。
一、倾听是沟通中的一环,
(二)沟通由听与说构成1.从沟通全程的角度看倾听在沟通中的地位
(1)沟通的六个步骤。
倾听核对接纳拒绝表达体态语言
(2)有效沟通2.从言语交际的角度看倾听在沟通中的地位
(1)听与说各是信息沟通的一环。
(2)听比说更重要。
(3)倾听助言说。
(4)听记助解说。
沟通基本技能1倾听,沟通基本技能1倾听,
(一)获取信息和知识
(二)有利于人际关系和谐1.倾听等于尊重2.倾听消除误解(三)是反馈的前提,二、倾听的重要作用,
(一)倾听的层次,三、倾听的层次与步骤,1.听而不闻,2.假装听,3.选择,4.专心听,5.设身处地地听,沟通基本技能1倾听,
(二)倾听的过程,(三)倾听的反馈国际倾听协会给出“倾听”(listening)定义:
接收口头和非语言信息、确定其含义和对此做出反应的过程。
这是说倾听过程的最后一步是反馈。
沟通基本技能1倾听,任务二,有效倾听,知识目标,1.学习倾听技巧。
2.消除倾听障碍。
任务描述,李菲因病请假,老板只好叫新来的小杨给他做开会记录。
小杨出发前做好一应准备工作,陪同老板的过程中言语少、行动多,会议结束回来,迅速整理好会议纪要,送到老板的办公桌上。
良好的工作习惯使小杨顺利完成了临时代理的差事,并给老板留下不错的印象。
你在这家企业做实习秘书,请你把他的这次工作过程以及经验整理出来。
任务分析,会议记录以倾听和记录为工作内容,记录员需要有较好的倾听技巧,较快的记录速度。
作为秘书,将会议发言以书面材料形式呈给上司,任务才算全部完成。
沟通基本技能1倾听,必备知识,据专家称,在实际生活中,不会听的人大有人在。
能平心静气和有目的地倾听对方讲话的人不足10%,这是因为一般的人大都希望引起别人的注意,而不大注意别人。
再加上口头交际环境的复杂性(引起听众注意力分散的因素甚多),稍不留意,便会造成偏听、误听、漏听或没有听清、听懂的情况。
因此,有效的倾听,要从讲究倾听的环节和要求做起,并努力掌握一些有效倾听的方法。
(1)增强沟通效力:
满足倾诉者自尊,真实了解他人。
(2)改善人际关系:
人们喜欢善听者更胜于善说者。
(3)增强解决问题的能力:
获取更多信息:
“听君一席话,胜读十年书”。
(4)有助于个人发展:
激发创造灵感,提高专业技能。
一、有效倾听的意义,沟通基本技能1倾听,噪声注意力分散想着如何反应预先判断对方要讲的内容,二、有效倾听的障碍,三、有效倾听的四步骤,第一,做好倾听准备身心准备和物质准备(包括环境和用具)。
第二,发出倾听信息常用眼神示意对方,准备接收信息。
第三,采取积极行动频繁点头,身体前倾,集中精神,敞开思想。
第四,理解全部信息及时告知对方你的理解情况,充分理解并记忆影响因素。
沟通基本技能1倾听,眼神和表情:
面带微笑,友善注视。
姿势:
上身挺拔,略微前倾。
距离:
区分场合,亲疏关系。
身体动作:
恰当点头,给出手势。
四、有效倾听时正确的身体语言,五、有效倾听的六原则,原则之一,适应讲话者的风格(节奏、音调、口音、语气等)。
原则之二,眼耳并用,全神贯注(不仅仅接收语言信息,同时接收思想情感)。
原则之三,理解他人,取消预先判断(站在他人角度,善于总结要点)。
原则之四,鼓励他人表达自己(用各种方式作适当反馈)。
原则之五,聆听全部信息(不轻易打断别人,不急于做出判断)。
原则之六,表现聆听兴趣(用积极的肢体语言如身体前倾、微笑等表现)。
沟通基本技能1倾听,
(一)倾听要诀
(二)有效的倾听方法(三)设身处地地听,六、掌握一些实用的诀窍,七、影响倾听的不良习惯,
(1)说的比听的多;
(2)喜欢插话;(3)在倾听过程中,不回应对方;(4)发现感兴趣的问题时问个不休,导致跑题;(5)以自我为中心;(6)走神;(7)太乐于提出自己的建议;(8)问题太多;(9)过早下结论。
沟通基本技能1倾听,任务三,倾听方法与训练,知识目标,1.学习并掌握倾听训练方法。
2.自我训练倾听能力。
任务描述,一个秘书所倾听的对象可能是上司、同事,也可能是客户。
张敏觉得不能等到当了秘书以后再学习倾听本领,她想现在就逐步做一些技能训练,例如听记、听解“话中话”等,最好能学点儿自主训练的方法。
她能从谁那里获得怎样的指导?
任务分析,倾听本领的练就需要经历日积月累的过程,张敏未雨绸缪是对的。
她最好请教专业的老师,老师能够指导她从基础练起,并且能够完成系统性的训练。
这比就事论事型的学习更有效。
知晓语音素养,任务一,掌握语音艺术,任务二,词语锤炼,任务三,沟通基本技能2有声语言沟通,第三单元:
沟通基本技能2有声语言沟通,句式选择,任务四,善用辞格,任务五,沟通基本技能2有声语言沟通,任务一,知晓语音素养,知识目标,1.了解有声语言沟通的规范。
2.了解口语沟通的语音要素。
任务描述,秦勉来企业当实习秘书,人力资源部经理要他把公司招聘一名营销经理的事向总经理作告知性汇报,下周交董事会例会商议、拍板。
秦勉前往总经理办公室之前,秘书长教了他几招使之清清楚楚地做了口头汇报。
秘书长教的几招是什么?
任务分析,告知性报告是秘书向领导报告客观信息,如综合工作报告、工作动态、活动安排等,告知信息应客观、真实、完整。
无论是面对面或电话或会议上口头汇报,秘书要达到说得有条理,说得清晰流畅,语音规范、音量和语速适中的水准。
沟通基本技能2有声语言沟通,必备知识,语音是人类说话的声音,它是有意义内容的语言成分的外部形式,具备语音素养是完成有声语言沟通的最重要的一部分,不借助语音这一语言的物质外壳就无法实现口头信息的传递。
普通话,以北京语音为标准音,普通话是正式场合的工作语言,秘书的口头语言必须发音标准。
一、语音标准,二、口齿清晰、音色优美,
(一)口齿清晰
(二)音色优美,三、音量、语速适中,
(一)音量
(二)语速,沟通基本技能2有声语言沟通,任务二,掌握语音艺术,知识目标,1.掌握重音、停顿、语气等语音技巧。
2.利用语音技巧有效沟通。
任务描述,赤日炎炎的夏天,中午一点钟,小杨舒舒服服地待在办公室里,享受着空调的习习凉气。
可是这个时候王处长却来电话,命他立即去市委取文件。
小杨心里很不情愿这时候顶着高温冒着酷暑出门,但是他没有让上司在电话里听出他的情绪。
小杨用了什么语音技巧?
任务分析,办公室里有空调,比外面凉快舒适。
夏天正午时分室外热浪滚滚,而且此刻是午间休息的时间,小杨肯定从内心不愿意这个时候外出办公。
但是上司的指示不能不照办,小杨应答王处长的电话时,声音应该透露出他十分乐意接收这个任务,这就需要他使用语音表达技巧。
沟通基本技能2有声语言沟通,必备知识,巧妙运用语音技巧会达到出乎意料的修辞效果。
例如设疑辞格用在口语语境时,停顿是关键环节。
“这个婆娘不是人”,一个长停顿,然后给出下句“九天仙女下凡尘”。
如果不懂得停顿在此的作用,就没法获得其独特的表达效果。
语气是说话的口气。
语气能透露说话人的感情色彩,是语句内在感情的外化,它表现在声音气息的变化上。
表达语气的句类有四种:
陈述句、疑问句、祈使句和感叹句。
一、语气,二、语调,
(一)平直调
(二)高升调(三)降抑调(四)曲折调(升高再降低或先降后升),沟通基本技能2有声语言沟通,任务三,词语锤炼,知识目标,1.掌握同义词语。
2.熟知褒义词、礼貌词语。
3.利用词语技巧有效沟通。
任务描述,公司晚上宴请新客户。
郑勤书的职业是秘书,因几位企业老板与他初次见面,各人都自报家门,做自我介绍。
郑秘书的口才非常好,人的姓名经他那么一阐释,听得对方个个喜笑颜开。
其中的奥妙是什么呢?
任务分析,首先企业老板是客户。
其次人都喜欢听好听的话。
郑秘书势必要把他们的姓名用字往美好的寓意里申发,褒扬对方。
这样,与老板们建立良好的人际关系,为进一步沟通奠定基础。
沟通基本技能2有声语言沟通,必备知识,汉语里有丰富的同义词、同义短语,例如形容女子长得好看,可以有一组意义相同或相近的词语来表达:
美丽、漂亮、俊俏、靓等。
但同义词语“浑言则同,析言则别”,存在细微的差别,或用于不同的语体,或感情色彩有异。
(一)意义准确1.客观信息用词准确2.以听者的接收效果衡量用词“准确”度3.调用临时同义词语,增添委婉含蓄的效果
(二)词语色彩恰当1.语体色彩2.感情色彩3.形象色彩,一、词语锤炼要素,二、掌握常用的职场词语,
(一)礼貌词语
(二)端庄严肃词语(三)含蓄、委婉语,沟通基本技能2有声语言沟通,任务四,句式选择,知识目标,1.熟悉汉语丰富多样的句式。
2.了解各种句式的表达效果。
3.选用恰当的句式有效沟通。
任务描述,销售部的小夏是刚来的,“李秘书,我有个问题想请教您。
”李秘书正忙得不可开交。
这儿有三个句子,请你帮李秘书选一个,应答小夏。
A.没看我正忙着吗?
B.忙着呢,待会儿再说!
C.小夏,过半小时再来找我,你看行吗?
任务分析,小夏来请教的时候,李秘书正忙,没空回答她的问题。
虽然小夏是新人,但是同事之间应和谐相处。
李秘书应该用婉转的方式拒绝小夏此刻的要求,说话的语气不能太直太硬。
沟通基本技能2有声语言沟通,必备知识,一、句式,二、简洁明快的短句,三、婉转礼貌的语气,
(一)含商量口吻的祈使句
(二)含独立语的句式,四、弱化语意的疑问句、否定句,
(一)否定句
(二)疑问句,沟通基本技能2有声语言沟通,任务五,善用辞格,知识目标,1.熟知比喻、比拟、排比等常见的修辞格。
2.掌握运用各种修辞格的方法。
任务描述,原商务部部长薄熙来偕夫人谷开来与韩国老朋友安相洙先生会见结束后,有位朋友请薄熙来对夫人作一下评价。
薄熙来赞美夫人身上的优点,除了用褒义词语,还用了修辞格。
请想一想,薄熙来会用上什么修辞格,辞格的表达效果怎样?
任务分析,一句话表达的意义,既可以用修辞格,也可以不用修辞格,两个句子也属于同义形式。
不使用修辞格的,表义清晰,明白。
用修辞格的,使话语离开平铺直叙,进入生动形象的境界。
薄熙来在语言中运用修辞格,赞美夫人,就增强了表达效果。
沟通基本技能2有声语言沟通,必备知识,同一个意思既可以拿使用修辞格的句子表达,也可以拿不用修辞格的句子表达,所不同的是,用了修辞格,可以使话语离开平铺直叙,进入生动形象的境界。
秘书要善于调用各种辞格,为口语交际增色。
限于篇幅,此处只介绍较为实用的一部分。
(一)反复
(二)顶真,一、反复与顶真,二、引用、婉曲,
(一)引用
(二)婉曲,三、比喻、比拟、借代、夸张,
(一)比喻
(二)比拟(三)借代(四)夸张,四、辞格小结,
(一)汉语里辞格丰富,多学益善
(二)辞格的综合运用(三)辞格使用的注意事项啊,认识书面沟通的意义,任务一,了解书面沟通的语言特点与格式要求,任务二,书面沟通文本写作的步骤,任务三,沟通基本技能3书面沟通,第四单元:
沟通基本技能3书面沟通,沟通基本技能3书面沟通,任务一,认识书面沟通的意义,知识目标,1.认识书面沟通的重要性。
2.了解书面沟通的优势。
3.知晓书面沟通的种类。
任务描述,秘书处调进个新人马敏,年龄却不小了,据说是受照顾安置工作的军烈属。
为了让马敏尽快进入角色,秦勉做了她的“师傅”。
马敏很谦虚地向比她年少的秦秘书学习。
但她不理解秦勉有的时候电话通知后为什么还要发邮件或传真,像昨天,打完电话还叫她把书面文本送到每个部门呢。
秦勉这样做的理由是什么?
沟通基本技能3书面沟通,任务分析,秦勉有的时候只用口头沟通,有的时候同时还用书面语言沟通。
电子邮件、传真、文件的共同之处是都有文字书写的文本,属于书面沟通。
书面函件有“白纸黑字”的凭据,凸显沟通的正式性,符合文件管理标准的要求,也可避免关键信息出现失误。
秦勉针对沟通内容、沟通对象选择是否采用书面语言沟通的方式。
必备知识,
(一)书面沟通的优势
(二)书面沟通的缺憾,一、书面沟通的优势,书面沟通,从本质上讲,属于间接沟通,这使得它具有许多长处。
在信息发达的现代,虽然电话等语音沟通越来越被普遍使用,但是书面沟通仍具有其他沟通方式所无法替代的优势,因此,不能因科技给口头沟通带来了快捷、便利,便忽视乃至搁置书面沟通形式。
二、书面沟通的种类,
(一)按照沟通目的划分
(二)按照沟通用途划分(三)按照沟通介质划分,沟通基本技能3书面沟通,任务二,了解书面沟通的语言特点与格式要求,知识目标,1.了解书面沟通的语体特征。
2.掌握书面沟通的语言与格式要求。
任务描述,本市旅游星级饭店复核结果出来了,李副局长给秦秘书打来电话,要他把评委会评定的成绩写成通报,发布到本市的旅游网网站上。
秦秘书立即打电话给市景区饭店等级评委会,询问了具体的数据。
他把这个任务交给马敏,要她根据便签上记录的电话内容,写成通告。
马敏要按照文体规定的格式,用书面语言写作通告。
任务分析,秦勉与评委会通过电话进行的是有声语言的沟通,马敏要对电话记录进行两方面的改写,一是按照公文的特征,作格式上的调整;二是转换语体色彩,将电话的有声语言转写为书面语言。
沟通基本技能3书面沟通,必备知识,
(一)行政公文1.定义2.行政公文的特点3.分类4.格式
(二)通用文书1.定义2.种类3.写作要求4.格式(三)范例与评析,一、书面沟通文本的固定格式,二、书面沟通的语言特点,
(一)书面沟通的语体总特点
(1)明确性
(2)简要性(3)规格性
(二)书面沟通在语言运用上的特点
(1)词语
(2)句式(3)修辞方式,沟通基本技能3书面沟通,任务三,书面沟通文本写作的步骤,知识目标,1.学习书面沟通文本写作的步骤。
2.了解影响文本写作的因素,养成书面沟通中的良好习惯。
3.掌握书面沟通各种形式文本撰写的内在、一致的规律。
任务描述,马敏知道这个道理:
秘书要学会书面沟通本领,文本写作是最基本的技能。
可是她觉得手上虽有了一本写作手册,了解秘书常用的事务性文书格式,仍然只能就事论事,她希望能够把握书面沟通文本写作的内在规律,事半功倍,尽快写出多种规范的、合格的书面沟通文本。
张秘书长刚从秘书后续培训班回来,他为马敏做了指导。
任务分析,正式或非正式的书面沟通都借助文字以文本形式表达,而应用性的事务文书在格式规范、语言特点上存在一定的内在规律,把握规律性的写作途径与方法,能够经由正迁移、类推
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