体系认证程序文件.docx
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体系认证程序文件
·潍坊海源工程建设监理有限公司管理体系文件
HY/01-2014
质量/环境/健康安全
程序文件
受控状态:
发放号:
06
版次:
2014
批准:
盛玉增
审核:
李健
编制:
李健
2014-08-06发布2014-08-12实施
潍坊海源工程建设监理有限公司发布
序号
文件编号
文件名称
页码
1
HY/02-01-2014
文件控制程序
3
2
HY/02-02-2014
记录控制程序
7
3
HY/02-03-2014
能力培训和意识控制程序
9
4
HY/02-04-2014
设施和工作环境控制程序
11
5
HY/02-05-2014
监理服务实现的策划控制程序
13
6
HY/02-06-2014
监理服务的运作控制程序
16
7
HY/02-07-2014
监视和测量设备控制程序
25
8
HY/02-08-2014
与业主有关的过程控制程序
27
9
HY/02-09-2014
内部审核控制程序
30
10
HY/02-10-2014
事件调查、不合格品不符合项控制程序
33
11
HY/02-11-2014
纠正措施和预防控制程序
35
12
HY/02-12-2014
环境因素的识别评价和更新程序
39
13
HY/02-13-2014
危险源辨识风险评价控制程序
41
14
HY/02-14-2014
信息交流与沟通控制程序
45
15
HY/02-15-2014
运行控制程序
47
16
HY/02-16-2014
合规性评价程序
50
17
HY/02-17-2014
监视和测量控制程序
51
18
HY/02-18-2014
应急准备和响应控制程序
53
19
程序文件修改控制页
55
20
21
22
23
24
25
26
文件控制程序
HY/02-01
1目的
对与质量、环境、职业健康安全管理体系(以下简称管理体系)有关的文件和适用性法律法规与其他要求进行控制,以确保文件的适用性、有效性、完整性,确保各有关场所使用有效版本的文件。
2适用范围
适用于与管理体系运行有关文件和适用性法律法规与其他要求的控制。
3相关文件
HY/02-02-2014记录控制程序
4职责
综合管理部负责管理体系文件的归口管理,工程监理部和各项目监理部在综合管理部的指导下,按照本程序的要求,对本部门使用的文件实施管理。
5程序
5.1管理体系文件的分类
5.1.1A类:
管理手册
5.1.2B类:
程序文件
5.1.3C类:
管理体系的支持性文件,包括作业文件、管理规定、报告、计划和记录表格等。
5.1.4D类:
标准、规程、细则和适用性法律法规与其他要求等外来文件。
5.1.5文件按控制种类分为受控和非受控文件两种,受控文件应标注分发号,并有受控标识;非受控文件只进行编号。
5.2文件的编制和收集
5.2.1本公司的A类和B类文件由管理者代表负责组织编写。
5.2.2C类文件按照职能分工,由各有关部门负责组织编写。
5.2.3D类文件由综合管理部负责组织识别、收集。
D类文件应包括:
1)相关的国家环境和职业健康安全法律、法规、地方标准、规定、细则等。
2)山东省、潍坊市、滨海经济开发区政府关于环境保护和职业健康安全的条例、规定、决定及有关文件要求。
3)相关的劳动保护、消防等方面法规的要求。
5.3文件的审批
5.3.1A类、B类文件由管理者代表审核,总经理批准。
5.3.2C类文件,包括作业指导书、管理文件(规定、办法、制度等)、技术文件(工艺文件、操作规程、技术标准等),作业指导书及记录表格由各职能部门编写,部门负责人审核,总经理批准后发布实施。
5.3.3公文的编写、批准按照公文处理程序办理。
5.3.4D类文件由综合管理部负责组织识别和确认。
5.4文件的评审
5.4.1文件发布和更改前,应由文件的编制和使用部门对文件的符合性、适宜性进行评审。
管理评审时综合管理部应组织对管理体系文件的适宜性进行评审。
5.4.2综合管理部应通过网络、媒体等各种渠道,对本公司适用的标准、规程、细则和法律法规与其他要求等外来文件的有效性进行确认,确保在用文件处于有效状态。
5.5文件的编号
5.5.1A类文件编号规则
HY/01─××××
发布年号
质量、环境、职业健康安全管理手册代号
海源监理公司代号(表示潍坊海源工程建设监理有限公司)
5.5.2B类文件的编号规则
HY/02-××-××××
发布年号
程序文件序号,以01、02、03......表示
程序文件代号
海源监理公司代号(表示潍坊海源工程建设监理有限公司)
5.5.3C类文件的编号规则
a)支持性文件,包括作业文件、管理制度、报告、计划等的编号规则
HY/03—××-××××
发布年号
支持性文件顺序号,以01、02、03......表示
支持性文件代号
海源监理公司代号(表示潍坊海源工程建设监理有限公司)
b)记录表格(空白记录表)的编号规则
QEO××
顺序号,以01、02、03......表示
Q表示质量、E表示环境、O表示职业健康安全记录代号
5.5.4D类文件使用原编号。
5.6文件的更改
5.6.1文件不得擅自更改,需要更改时,应由文件更改提出人或文件更改提出部门的负责人填写“文件更改申请单”,说明更改原因、性质(局部更改或换版更改),对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证据。
5.6.2更改文件的审核、批准由原审批人进行。
若指定其它人员审批时,应从原审批人员处索取审批所需依据的有关背景资料。
5.6.3文件更改批准后,由综合管理部填写“文件更改申请通知单”,并指定专人实施更改,“文件更改申请通知单”应予以保留。
5.7文件的标识、保管、发放及收回
5.7.1A、B、C类文件经批准后,由综合管理部统一编号,受控文件需加注分发号,并加盖受控标识。
5.7.2综合管理部应编制本公司的“受控文件清单”,其他部门应编制本部门的“受控文件清单”,注明文件名称、编号、数量和现行修订状态及版次。
5.7.3文件应保持清晰,不得随意涂改,便于识别和检索。
5.7.4确保在管理体系运行起重要作用的场所,均可获得并使用相应文件的有效版本。
受控文件由综合管理部主任确定发放范围并组织按发放范围发放。
5.7.5文件领用人应在“文件发放(收回)登记表”上签名,领取受控文件,受控文件应有不同的分发号,便于追溯。
5.7.6未经许可,文件使用者不得私自复制文件,更不得外借。
5.7.7受控文件需要复制时,应经综合管理部主任批准,在文件复制后,进行受控标识,并注分发号;记录表格复/打印前应经综合管理部主任批准复/打印的数量后实施。
5.7.8当文件丢失时,持有者应书面陈述原因并到综合管理部办理重新领用手续,对补发的文件应给予新的分发号,并在登记表中注明丢失文件的分发号作废。
5.7.9持有者因工作变更,或从事与文件无关的工作时,应按规定移交文件,调出本公司时,应将所持有的文件交回综合管理部。
5.7.10综合管理部应及时从所有发放和使用场所收回作废的文件,并填写“文件发放(收回)登记表”,对留作资料保留的作废文件,按本程序5.9.2规定执行。
5.8外来文件的管理。
综合管理部负责管理体系相关外来文件(包括标准、规程、细则和适用性法律法规与其他要求等)的识别、确认、收集和购买;管理者代表进行适用性批准后,综合管理部填写“文件发放登记表”统一发放,并有受控标识,确保使用有效版本。
5.9文件的换版、作废与更新
5.9.1文件经多次更改(3~4次)或文件需进行大篇幅(更改的内容超过原文件内容的三分之一)修改时,应进行换版,原版文件作废,换发新版文件版本用发布年号标识,修改状态以数字1,2,3……的次序表示。
5.9.2需作资料保留的作废文件,应加盖“作废文件”印章方可留用,以防止误用。
5.9.3作废文件除按5.9.2保留外,其余的作废文件由综合管理部负责组织销毁。
5.9.4法律、法规及其它要求的更新。
1)综合管理部至少每年一次,采用网上下载,到潍坊市、滨海经济开发区环保、安监等部门索取或书店购买等渠道,收集和了解法律、法规及其它要求的更新情况,并随时淘汰过期失效的文件,更换新的文件。
2)发生安全风险变化或有新的质量、环境、职业健康安全法律、法规、标准和其他要求颁布以及变化时,应重新对法律、法规、标准和其他要求的适用性进行确认,及时更新,由综合管理部将更新的法律、法规和其它要求以书面形式或电子版下发各部门执行。
6记录
《受控文件清单》
《文件发放(收回)登记表》
《文件更改申请通知单》
记录控制程序
HY/02-02
1目的
对记录进行控制和管理,以提供客观真实、准确地反映质量、环境和职业健康安全管理体系有效运行的客观证据,为持续改进提供依据。
2适用范围
适用于质量、环境和职业健康安全管理过程中记录的控制。
3相关文件
文件控制程序
4职责
4.1综合管理部负责质量、环境和职业健康安全相关记录控制的归口管理;各部门负责本部门记录的控制和管理。
5程序
5.1记录表式的审核和标识
记录表式的审核和标识,按HY/02-01-2014《文件控制程序》相关规定实施。
5.2记录的填写
5.2.1各部门负责人负责记录填写情况的监督管理。
5.2.2记录填写要求:
a)及时、认真填写记录,字迹清晰、内容完整、数据真实,量值准确。
b)坚持原则、实事求是,如实记录活动过程和结果,不得弄虚作假。
5.3记录形成过程中的更改
5.3.1记录的一般性数字更改,由填写者在数字中央划横线(但不得涂黑或抹去),在其上方更正并签名或加盖印章。
5.3.2记录的重要更改,应标明更改性质,并经授权人签字方可生效。
5.4记录的收集、借阅、归档、贮存、检索、保护和处置。
5.4.1各部门负责对已填报的记录进行分类保存,填写本部门记录清单。
5.4.2本公司内部因工作需要对记录查阅、借阅、摘录、复制,应经部门负责人批准。
5.4.3除法律有要求的,记录一律不准对外借阅、摘录或复制,法律有要求查阅、借阅、摘录或复制记录时,应经管理者代表批准。
5.4.4合同有约定时,业主或相关方可在合同约定的期限内查阅合同约定的记录内容。
5.4.5需长期保存的记录,由收集单位整理好,并归档管理。
5.4.6其它的记录由收集单位保存,记录保存的环境应防潮、防火、防虫蛀鼠害,保管方法应便于存取检索。
确保在规定的保存期内不潮湿、字迹清晰,保持其完整性。
5.4.7记录的保存期限详见“记录清单”,法律、法规或另有规定要求的记录按相应规定执行,业主或相关方如对记录的保存期限有特殊要求,应在合同中加以规定并按合同规定执行。
5.4.8记录超出保存期限,经部门负责人批准后销毁。
5.5外来记录的管理
5.5.1各部门对来自环保部门的环境检测报告和安监部门的检测报告等外来记录也应纳入记录清单,并妥善保管。
5.5.2无参考价值的外来记录,经部门负责人批准后销毁。
5.6综合管理部负责对长期保存记录存档的监督管理。
5.7本公司为保证快捷的工作节奏,保护环境,节约资源,提倡以电子版记录为主,在对外和工作中生成的纸质记录应按本程序管理,对电子版记录的管理应备份,防止丢失。
6记录
记录清单
能力意识和培训控制程序
HY/02-03
1目的
提高员工的质量、环境、职业健康安全意识和技能,确保管理体系有效运行。
2适用范围
适用于本公司全体员工的质量、环境、职业健康安全培训活动。
3职责
3.1综合管理部
3.1.1负责编制《岗位工作人员任职要求》,并按其要求进行绩效考核。
3.1.2负责制订和组织实施员工培训计划、培训效果的评价及培训记录管理。
3.2各部门根据部门工作需要提出培训和人力资源的需求申请,并按培训计划要求,协助完成培训任务。
3.3管理者代表
3.3.1负责审核《岗位工作人员任职要求》、《年度培训计划》;
3.3.2负责对培训计划实施情况的监督和对培训效果的评估、检查。
3.4总经理
负责批准《岗位工作人员任职要求》和《年度培训计划》。
4.工作程序
4.1人员能力
4.1.1承担规定职责的人员,应是能胜任其工作的,对能力的判别应从教育、培训、技能和经历几个方面予以考虑。
综合管理部编制各类员工《岗位工作人员任职要求》,对各岗位的管理职责予以规定,以作为对各岗位工作能力评定和业绩考核的依据。
4.2培训
4.2.1培训计划
应根据从事影响管理活动的人员能力要求,由部门在每年年底向综合管理部提出培训需求申请,综合管理部依据申请内容编制公司的年度培训计划,报总经理审批后组织实施。
4.2.2培训分类
1)新员工的上岗培训。
2)国家有关部门要求应取得资格证书才能工作的岗位资格培训。
3)在岗员工继续教育培训。
4.2.3培训方式
1)内部培训:
由综合管理部组织,包括新员工岗前培训、员工管理意识、专业技术培训等。
2)外部培训:
由综合管理部负责组织,主要包括国家法规要求对专业人员进行的统一培训,公司决定的外送人员的培训。
各项目监理人员上岗培训由项目负责人决定。
3)自学:
员工按培训计划进行自学,培训教材由综合管理部与有关部门协商后指定。
4.3培训考核和效果评估
4.3.1培训组织者负责培训的考核工作,可采用考试、测评、自我评价等方式进行。
4.3.2综合管理部负责培训效果的评估,并做好记录。
4.4人力资源管理
当培训不能满足岗位能力要求时,公司可采用以下几种方式以满足其需求。
4.4.1内部调配,挖掘本公司人力资源潜力。
4.4.2公开招聘
4.4.3委外培训(进行对口、对专业的委培、提高、深造)。
4.5培训的记录与管理
4.5.1根据公司《年度培训计划》,对每一次培训,培训实施单位负责对参加培训员工进行考核和评价,并记录,培训的全部记录在培训结束后整理交综合管理部存档。
4.5.2外部培训人员回公司后填写《培训记录》,并将取得的有关证书原件交综合管理部,综合管理部将原件存档保管,复印件交本人。
5.相关文件
6.质量记录
设施和工作环境控制程序
HY/02-04
1.目的和适用范围
识别并提供和维护为实现工程监理服务的符合性所需的设施,识别并管理为实现监
理服务符合性所需的工作环境中的人和物的因素。
适用于为实现监理服务符合性所需的设施,如工作场所、硬件和软件、信息系统、工具、设备和支持性服务设施等的控制;对工作环境中的人和物的因素进行控制。
2.职责
2.1工程监理部
对工程监理驻地的住所、工作场地、设施设备(通讯、生活、办公、交通、试验测量等)进行管理和控制(包括识别、验收、登记、使用等)。
对驻地工作环境进行控制和管理。
2.2综合管理部
2.2.1当业主不为监理驻地配备所需设施时,综合管理部负责所需物品的采购、验收、登记。
2.2.2负责支持性服务设施、设备的配置;负责对公司办公场所环境进行控制。
2.3各部门负责对所需设施提出配置申请,经总经理批准后购买或配置。
3.工作程序
3.1设施的识别、提供和维护
3.1.1设施的识别
1)基础设施:
包括建筑物、工作场所(办公场所)和相关设施。
2)过程设备:
包括硬件和软件。
3)支持性服务设施:
如运输工具、通讯和信息系统等。
3.1.2设施的提供
1)综合管理部根据使用部门的配置要求编制购置申请表,注明设施名称、用途、型号规格、技术参数、数量、单价等,管理者代表审核,总经理批准后,由综合管理部实施采购。
2)项目监理部驻地建设所需设施,可将“试验、测量检测仪器自备清单”、“交通工具自备清单”和“生活设施(日常用品)”等清单汇总,编制申请表后报总经理批准。
3)如需自制的设施,由需配置部门填写设施配置申请单表,报总经理批准,由综合管理部委外或指定人员自制。
3.1.3设施的验收
1)采购或自制完成的设施,由综合管理部组织使用部门进行安装、调试,确认满足要求后,由综合管理部和使用部门在《设施验收单》上签字验收,随机附件及资料及《设施验收单》由综合管理部保存。
低值易损、易耗物品由使用部门自行验收。
2)验收不合格的设施由综合管理部与供方协商解决,并记录处理结果。
3)综合管理部对验收合格的设施进行编号,建立设施台账和设施档案。
4)低值易耗的工、卡、量具等物品,由仓库管理人员凭设施验收单办理入库手续。
3.1.4设施的使用、维护和保养
1)设施的使用应按其使用维护说明书的要求进行使用、维护和保养,必要时,应编制设施的操作规程。
2)对配置的设施应根据具体情况,安排维护、保养,必要时由使用部门编制设施检修计划,使用部门指定专人实施检修维护。
3)需进行检修的设施,应记录检修情况。
4)设施的日常维护保养由使用部门/人员负责实施。
3.1.5设施的报废
1)对无法修复或无使用价值的设施,由使用部门提出申请,填写《设施报废单》,经综合管理部审核,报总经理批准方可报废。
2)凡已报废的设施,应在设施台账中予以注销。
3)报废的设施应有明显的标识。
3.1.5设施的移交
监理项目竣工,项目监理部应指定专人将所用设施、设备擦拭干净,按照3.1.3条所指《设施验收单》,逐件向综合管理部移交,移交双方应在《设施验收单》上签字。
3.2工作环境
综合管理部对公司办公环境进行管理和控制,并协助工程监理部识别并管理实现监理服务符合性所需的工作环境中人和物的因素。
根据工程监理服务的需要,负责确定并提供驻地、居住、办公场所的基础设施,创造良好的工作环境,包括:
1)为工程监理驻地配置适宜的居住、办公设施,进行适当的装修,防止暴晒、雷击、风雨侵蚀及潮湿。
2)办公环境应配备有必要的通风、消防器材,保持适宜的温、湿度和职业、卫生安全。
3)办公室应实行定置管理,创造优美的工作环境,以提高工作效率。
4)确保公司员工工作环境符合劳动法规的要求。
4.相关文件
5.质量记录
5.1设施台账
监理服务实现的策划控制程序
HY/02-05
1.目的和适用范围
对公司的监理服务项目规定专门的控制措施、资源和活动顺序,确保其结果满足规
定的要求。
适用于与公司工程监理服务有关项目的质量策划。
2.职责
2.1总经理,负责提供监理服务策划所需的资源。
2.2工程监理部
a)识别业主对项目的要求与期望,准备投标的相关文件、资料,做好投标工作;
b)负责指导项目监理部对项目监理服务的策划。
(包括驻地建设的资源需求)
c)组织指导项目监理部编写《监理大纲》,并进行评审。
d)组织指导项目监理部编写《监理规划》,并进行评审。
2.3综合管理部
a)按标书中的资源配备,提出监理服务所需要经费列支。
b)组织对驻地建设所需物资采购的准备。
c)根据监理服务的人员结构需求会同工程监理部组织安排适当的工作人员。
3.工作程序
3.1对工程监理服务、项目和合同应进行质量策划,策划的结果应以适宜于公司运作的方式形成文件。
如:
技术建议书(监理工作大纲)等。
3.1.1针对公司管理体系覆盖的范围,在合同或具体项目中,按公司的管理目标展开工作,以质量要求、约束条件制定工作准则,确保满足业主和法律、法规的要求。
3.1.2工程监理部负责编制《监理工作大纲》,参加投标工作,中标后应根据《监理工作大纲》编制《监理规划》,各专业监理工程师根据《监理规划》编制《监理实施细则》。
3.2监理工作大纲
是监理服务策划后形成的主要文件,也是监理服务实现的实施方案,其编制依据:
1)投标邀请书(招标书)、委托书;
2)监理工程项目的图纸及相关的技术文件;
3)国家或地方颁布的监理法律、法规和文件等。
在编制时应注意:
1)参照公司管理手册的有关内容,应符合公司管理方针、管理目标,并与管理体系文件的协调一致;
2)引用管理体系文件中的相关内容,并根据特殊要求增加新的内容。
3.2.1工程监理部根据《监理工作大纲》及合同要求,组建项目监理部,由总监组织编写《监理规划》。
编写《监理规划》时应依据:
1)GB50319—2000《建设工程监理规范》;
2)监理合同以及与建设工程相关的合同文件;
3)监理工作大纲;
4)施工合同和其他工程建设合同及项目审批文件;
5)适用性的法律、法规和与建设工程项目有关的标准、设计文件、技术资料;
6)业主的要求;
7)工程项目建设备件的调查资料。
3.2.2监理规划编写的主要内容:
1)工程项目概况;
2)监理工作范围
3)监理工作内容;
4)监理工作目标;
5)监理工作依据;
6)项目监理部的组织形式,
7)项目监理机构的人员配备计划
8)项目监理机构的人员岗位职责;
9)监理工作程序(应对不同的监理工作内容分别制定监理工作程序);
10)监理工作方法及措施;
11)监理工作制度;
12)监理设施的配备。
3.2.2专业监理工程师在总监的组织下,根据《监理规划》的要求,结合工程项目的具体情况编制《监理细则》,由总监进行审批。
3.2.3《监理细则》可根据施工进度分阶段编制,编写时应依据:
1)监理规划;
2)监理合同;
3)施工合同;
4)以往工程监理总结;
5)法律、法规、技术标准、当地政府文件。
6)设计文件、图纸等。
3.2.4《监理工作大纲》、《监理规划》编制完成后,应进行评审,按评审意见进行修订;在执行过程中如需修改《监理规划》、《监理细则》,应提出书面报告并经原审批人审批;
3.3策划输出文件的编制、审批和发放
3.3.1《监理工作大纲》由工程监理部编制、由总工程师审批,工程监理部发放;
3.3.2《监理规划》由总监组织相关人员编制,总监审批,工程监理部发放;
3.3.3《监理细则》由专业工程师编制,总监审批,工程监理部发放;
3.3.4输出文件的封面应有项目名称、文件编号、编制人、审核人、批准人、发布日期等。
3.4策划输出文件的实施、监督和修改
3.4.1策划输出文件的实施和与工程监理服务相关的执行情况应及时向工程监理部反馈。
3.4.2当策划输出文件需要进行修改时,由提出修改部门填写《文件更改申请》,经原批准人批准后进行修改,按《文件控制程序》执行。
3.5策划输出文件的归档管理
策划输出文件完成后,由编制部门负责保存并向综合管理部归档。
4.相关文件
4.1《文件控制程序》
5.记录
5.1文件更改申请单
监理服务的运作控制程序
HY/02-06
1.目的和适用范围
对施工承包方(商)
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