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档案管理制度
档案管理制度
第一章总则
第一条本制度适用于公司的档案管理工作。
第二条本制度所指档案是公司在生产、经营和管理等活动中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。
第三条档案是公司知识资产和信息资源的重要组成部分。
档案工作是基础性管理工作,应当认真落实国家有关档案工作法律法规、方针政策、制度标准,服从和服务于企业生产经营、改革发展和国有资产保值增值,确保档案的完整、准确、系统、安全。
第四条公司档案工作实行统一领导、分级管理的原则,通过资源整合和开发,为企业各项工作提供有效服务。
第二章职能与权限
第五条公司办公室是公司档案工作归口管理部门,档案室隶属办公室,负责公司档案管理工作。
公司应将档案工作纳入发展规划和年度工作计划,明确档案工作经费列支科目,并将经费列入预算管理,保障档案工作有序开展。
第六条档案管理各级岗位责任制
(一)办公室
1.贯彻执行国家及上级单位有关档案工作法律法规、方针政策、制度标准。
2.负责制定公司的档案工作规章制度和年度工作计划,并组织实施。
3.开展档案工作研究和档案宣传工作。
4.负责公司的档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、开发利用和信息化建设工作。
(二)办公室主任
1.在公司的领导下,负责全公司科技、文书、会计、声像、照片、实物等档案及技术资料的管理工作,并主持办公室档案室的全面工作,在业务上受上级档案部门的指导、监督与检查。
2.认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《企业档案管理规定》和上级公司指示及本公司有关规定,组织制定档案规划、年度计划、档案经济责任制及考核办法;组织和领导档案人员科学地管理好全公司科技、文书、会计、声像、照片等档案和资料。
3.负责拟定、组织部门内档案工作安排,及时向领导汇报工作开展情况。
负责业务范围内管理办法的制定、修改、补充和组织贯彻实施;督促、检查、考核各部门执行贯彻档案归档办法、安全保密等方面的情况。
4.组织领导全公司档案的收集、整理、保管、统计及提供利用等项工作;组织档案的鉴定与销毁工作;负责档案分类及保管期限划分的审定工作;负责检查档案案卷质量,经常性地检查库房情况,搞好库房建设。
5.负责各部门科技图书、资料费用的审批。
6.参加工程竣工、科技成果鉴定,公司生产、技术和新标准采用等各类会议。
(三)档案室
1.档案室统一管理公司的文书、科技、会计、声像、照片、电子数字、实物档案,在办公室主任的领导下,承担全公司档案信息资源的储存、管理和开发利用工作,是公司档案及资料信息管理的中心。
2.档案室负责制订档案工作的管理标准和工作办法,负责检查、监督、指导各部门兼职档案人员做好文件材料的形成、积累、整理和归档以及档案的收集、管理和利用工作。
(四)专职档案员
1.专职档案员应具备中专以上学历或同等学识水平,定期接受档案业务培训,取得岗位资格证书,有较高的政治素质和专业管理知识,热爱本职工作,遵守职业道德,并在办公室主任的直接领导下,严格执行上级公司和我公司档案保管有关规定,深入了解各部门的业务工作,积极提供档案材料,为公司各项工作服务。
2.负责收集、整理、保管和统计本公司的科技、文书、会计、声像、照片、实物档案。
负责档案密级和保管期限的划分。
负责全部归档文件材料的完整、准确,做到分类清楚、组卷合理,保证案卷质量。
负责档案材料的计算机录入、整理、查询等信息管理工作,确保档案数据库的正常运转。
3.负责督促、检查和指导有关部门做好所分管档案文件材料的形成、积累及归档、保密等档案管理办法执行情况。
负责对已超过保管期限的档案材料进行鉴定,并提出存毁意见。
4.做好档案材料的借阅及利用效果的登记工作。
按分管类别进行档案资料的加工整理,做好专题汇编、年鉴、大事记等编研工作。
5.应参加建设项目竣工验收、产品审定、科研课题成果鉴定、设备开箱验收等活动,并负责检查归档材料的齐全、完整、准确、系统。
6.经常检查库房安全情况,保持整洁卫生、做好温度、湿度记录并及时调整和控制。
(五)各职能部门
1.各职能部门是公司文件材料的形成部门,按照“谁形成,谁归档”的原则,负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作,定期向档案室移交,并对归档文件的完整性、准确性、系统性负责。
2.职能部门负责人有权指定本部门的兼职档案员,按档案管理办法的规定,开展本部门的档案管理工作。
主动与档案室配合,协调一致地开展工作。
对本部门员工违反档案管理办法行为提出批评及处罚。
(六)兼职档案员
1.认真履行职责,按照公司文件材料归档范围和档案管理规定的要求,做好文件材料的收集、积累、整理工作,并按时向档案室移交归档。
2.保管好本部门班组的档案,按统一要求建立档案目录。
及时反映工程技术人员、部室专业管理人员对档案工作的意见和要求,按要求提供本部门档案利用效果情况。
3.宣传档案的作用和重要性,检查本部门班组对档案管理办法的执行情况,有权对违反档案管理办法者提出批评。
(七)专业技术岗位人员
1.对企业档案形成负有直接责任。
按照“谁形成,谁归档”的原则,负责本部门文件材料的收集、整理和归档工作,定期向档案管理部门移交,并对归档文件的完整性、准确性、系统性负责。
执行企业有关规章制度,按期完成公司下达的档案归档任务。
2.有权对本部门档案工作提出建议,确因工作完不成任务时,应及时采取补救措施。
3.各专业专工应及时将在建设工程、设备改造、技术革新等工作中所形成的一系列文件资料、设备开箱资料及改造工程的图纸资料(尤其是地下隐蔽工程)移交至档案室;应根据设备大、小修、设备改造中的设备异动报告,及时修改、补充档案室所存图纸。
4.物资采购部仓库设备管理员,要对设备开箱资料做好详细登记,并移交档案室归档。
如某些设备直接运到生产部门,则各专业专工要收集随机资料,并及时移交档案室归档。
设备开箱资料一律由档案室根据情况发放、保管、使用。
5.作为甲方代表的我公司专业技术人员,要认真地监督检查施工单位在整个工程施工中所形成的文件资料,督促其及时向档案室移交竣工资料。
竣工资料要准确、完整,书写清楚,签字齐全,一律存档原件。
不允许有复写纸、圆珠笔、复印件出现。
6.各项工程的预算员在工程决算时,施工单位应出具有专业专工、档案室档案员签字的《*****工程竣工技术资料移交签证书》,方可付款。
第三章内容与要求
第七条文件材料的接收
(一)上级颁发和公司日常生产、经营活动中形成的文件、技术资料及员工因公外出带回的资料,由文书或技术人员收集、整理、分类后,移交档案室统一保管。
(二)设备开箱、工程竣工验收、科技成果鉴定时档案管理人员必须到场,对相关资料进行收集,并在验收文件及申报表上签字盖章。
(三)财务报表、帐簿、凭证等由财务部按照分类大纲(会计帐务)进行分类、整理、组卷、编目,编制会计档案移交清册,移交档案室统一保管。
(四)档案或文件材料、技术图纸的交接,必须填写《文件材料移交清单》,经档案管理人员认真查点清楚,验收合格,交接双方履行签字手续。
(五)立卷的文件材料必须有查考和保存价值,并按照文件材料的自然形成规律,保持它们的有机联系,能真实、正确地反映公司的各项活动。
技术资料应做到材料可靠、数字准确,分类编号合理。
(六)归档的文件材料必须做到完整、准确、系统。
具有长期保存价值材料的归档率、完整率、准确率应达100%。
归档文件应满足长期保管需要,不允许有热敏传真纸及铅笔、圆珠笔、复写纸、红墨水、纯兰墨水等字迹。
(七)档案整理工作
1.档案整理工作包括:
区分全宗、分类、组卷、卷内文件的整理;案卷封面的编目;案卷的封袋、排列、案卷目录的编制;档案管理系统信息录入等。
2.档案案卷及编号组成应按国家或上级有关规定执行。
编制适应科学管理的档案检索工具,检索目录标题要简明确切,文件排列明晰,日期、页号准确。
案卷备考表完整。
卷面要装订结实,整齐美观。
第八条档案的保管与销毁
(一)根据《国有企业文件材料归档范围》制定的归档范围,确定档案保管期限。
(二)对保管期限已满的档案必须由办公室、副总工程师、办公室档案室和有关业务部门组成鉴定小组共同进行鉴定,对确无保存价值的档案登记造册,按照相关的审批流程报公司总经理批准后销毁。
销毁档案时,应与安全保卫部门取得联系,并指定两人及以上在场监销。
销毁清册永久保存,并于销毁后一个月内报集团公司备案。
(三)档案现代化与信息化建设同步发展,采用先进档案管理软件,归档文件实行双轨制,归档的电子文件,应有相应的纸质文件一并归档保存。
实施库存档案的数字化工作,进行传统载体档案的数字化转换,永久、30年保管及利用频繁的档案要全部数字化,档案数字化率应达到库存档案的80%以上。
(四)档案库房由专职人员负责管理,根据档案载体、保管特性控制温、湿度。
库房内外应做到整齐、清洁,档案柜架排列合理、通风良好。
档案库房应具有防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等防护功能,确保档案安全。
第九条档案的借阅管理
(一)查阅、借阅档案要及时登记。
因利用档案解决重大问题或取得重大经济效益的事例,应及时反馈档案部门。
借阅档案应妥善保管,不得删改、涂污、勾画、加注、拆散、不得转借他人。
(二)公司员工按规定借阅档案不得超过三天。
密级档案原则上只能在档案部门查阅,不准摘抄、复印、翻印,如因工作特殊需要,须经公司主要领导批准,同时要限期收回摘抄、复制件销毁。
因公外出需带档案时,一般档案可带复印件或副本,密级档案应通过保密手续传递。
(三)外单位人员查阅档案需持单位介绍信,经公司主要领导批准后方可查阅。
一般不得借出或复制,不得查阅密级档案。
第四章考核与奖惩
第十条公司应按照《中华人民共和国档案法》及上级公司有关规定,对在档案管理、档案信息开发、档案工作学术研究等成绩显著的单位或个人予以奖励。
第十一条对不按规定归档而造成文件材料损失的,或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的责任人员,办公室应依法依规追究相关责任。
第五章档案管理流程图
第六章附则
第十二条本制度执行情况由办公室负责检查考核。
第十三条本制度由办公室档案室负责解释。
第十四条本制度自发布之日起执行。
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