SFTP共享库管理规范.docx
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SFTP共享库管理规范.docx
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SFTP共享库管理规范
SFTP共享库管理规范
(V1.0)
2012年9月
片区经理管理办法版本变更登记表
序号
版本号
变更时间
变更项目
变更内容
变更人
1
1.0
2012年
9月19日
全文
全文
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8
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前言
为加强相关资源(以下简称资源)共享管理,规范共享行为,建立了SFTP共享库,提供文件传输服务,即在SFTP上提供资源上传和下载服务的行为。
便于各类资源在各区域(各省市)更有效率和快捷地传送、使用,并根据《互联网信息服务管理办法》及有关行政法规、规章的规定,制定本规范。
本规范对SFTP管理工作的范围、SFTP管理工作的内容、SFTP管理工作流程作出相应的规定,以作为SFTP共享库资源管理工作的依据。
第一条SFTP管理工作的定义
为更好对资源进行管理,对包括SFTP共享库资源、帐号、管理员职责、管理员日常规范中涉及到的资源的审核、上传、更新、删除、巡查、下载等五个过程进行规范和管理的行为。
第二条SFTP共享库资源的范围与分类
资源根据内容性质划分为营销库、内容库、产品库三大栏目。
(一)营销库资源:
包括宣传、营销案例、精品推荐三个子栏目。
(二)内容库资源:
包括每期下发彩信内容、具有使用版权的素材,免费漫画三个子栏目;
(三)产品库资源:
展会类相关内容;产品手册(更新);业务文档和客服文档三个子栏目。
第三条SFTP共享库管理工作的内容
(一)账号管理
1.帐号管理科室及帐号申请流程
1)帐号管理科室:
运营管理室市场组
2)帐号配置对象:
省市项目人员、片区经理、其他相关人员
3)帐号配置申请流程:
如需申请帐号,填写FTP资源库帐号申请单,逐级审批后超级管理员协调平台室配置帐号。
2.帐号分配和权限设置
1)管理员:
运营管理室市场组、内容室、产品室等相关模板资源负责人员。
对应权限:
上传、下载、修改、删除。
2)普通用户:
各片区帐号和相关人员。
对应权限功能:
下载。
3)超级管理员:
帐号管理科室。
对应权限:
帐号统筹管理、上传、下载、修改、删除。
3.帐号变更或交接
1)管理员:
运营管理室市场组、内容室、产品室等相关模板资源负责人员。
如人员变动或工作移交等原因涉及帐号转移或变更,各室管理员需邮件通知超级管理员,邮件中需附带FTP资源库帐号申请单(附件),注明转移或变更的原因等。
2)普通用户:
各片区帐号和相关人员。
如人员变动或工作移交等原因涉及帐号转移或变更,各区域经理需协同片区经理审核确认,并邮件通知市场组片区支撑,由片区支撑汇总后邮件通知超级管理员,邮件中需附带FTP资源库帐号申请单(附件),注明转移或变更的原因等。
3)超级管理员:
由帐号管理科室负责人审核确定新的超级管理员。
现任超级管理员移交所有超级管理员资料,包括:
帐号、资源、巡查记录、帐号配置需求单及其帐号配合清单等相关资料。
(二)职责分工
4.各室资源共享库管理人员
运营管理室(超级管理员:
市场组庄嘉;营销库-宣传资源管理员:
传播组胡晓林;营销库-精品推荐管理员:
营销组张素华;产品库-业务手册、客服文档管理员:
业务组张敏芳、客服组甘月青)、内容室高巍、产品室邹林、平台室李鹏。
5.各室管理人员分工
1)运营管理室接口人及各模块管理人员负责营销库所有模块和产品资源库的业务文档客服文档模块;
2)内容室接口人及各模块管理人员负责内容资源库所有模块;
3)产品室接口人及各模块管理人员负责产品资源库的展会类和业务手册模块;
4)平台室接口人负责共享库的账号管理、日常技术维护。
6.管理人员职责
1)负责相关模板资源审核、上传、更新、删除和定期巡查,并做好相关操作记录;
2)各模块资源审核、上传、更新、删除操作、共享资源库平台功能更新后,更新内容反馈给超级管理员,由超级管理员统一发送操作邮件给片区及相关人员。
3)操作邮件的撰写规范:
(范例)2012年英雄相关素材已上传SFTP,
适用范围:
各传播渠道
适用时效:
2012年12月31日
所在路径:
public/营销库/宣传类/图片类/2012年英雄/
4)负责对帐号进行管理,包括帐号保管、变更或交接,并在第一时间邮件通知超级管理员。
7.超级管理人员职责
1)超级管理人员每周巡查一次各模块的相关内容;
2)超级管理员需负责对日常工作的统筹安排。
对定期需上传的资源进行巡查,并每周对上传情况进行通报。
3)超级管理员需负责对不定期上传的资源的情况进行汇总,并每周进行巡查,实时把上传情况邮件通知片区、区域经理及市场组所有人员。
4)负责日常帐号管理,帐号配置需求汇总,申请,下发等。
(三)资源共享库的日常管理
8.资源更新时间
1)定期更新资源:
内容资源库中每期下发彩信模板,每周一10点前完成上一期内容上传;营销库中精品推荐模块,每周二18点完成本期资源上传;资源上传后,需第一时间把操作邮件通知超级管理员,超级管理员将每周对这些定期上传的资源进行巡查,并将上传情况进行通报。
对未准时上传资源或未按规范操作的管理员,将在邮件通报中进行通报。
2)不定期更新资源:
根据资源更新需求,不定时实时更新相关内容。
资源上传后,管理员需第一时间把操作邮件通知超级管理员,超级管理员需每周对SFTP资源库进行巡查。
对未按规范操作的管理员,将在邮件通报中进行通报。
9.资源更新要求
1)管理员做资源“上传、更新”时,做好资源使用期限登记,并确保所上传资源的完整性和可靠性;
2)管理员要定期管理共享库上的资源,删除过时、无效的资源;
3)管理员将新资源上传后,实时更新SFTP资源库资源管理台账,并在第一时间邮件通知超级管理员,由超级管理员汇总后统一发邮件通报片区经理、区域经理、市场组所有人员,由各片区/区域负责人传达至各地市、省市项目经理下载使用;
4)建议各省市在使用时有任何疑虑或在规模使用及印刷前向相关片区支撑负责人确认。
第四条SFTP共享库管理工作的流程
(四)SFTP共享库管理工作标准化流程图
(五)SFTP共享库管理工作标准化流程说明
10.帐号管理流程
各片区区域经理把帐号配置的相关需求与片区经理审核确认提交各片区支撑,各室把帐号配置的相关需求与各室管理员审核确认,由片区支撑和各室管理员把需求邮件(带需求单附件)通知帐号管理科室,帐号管理科室统一发需求给平台室处理。
11.资源审核流程
各室管理员在资源上传、更新、删除前,需对资源进行审核,确保资源的完整性和可靠性。
12.资源上传、更新、删除
经过各室管理员的审核,各模块管理员在进行资源上传、更新、删除操作、共享资源库平台功能更新后,第一时间把操作邮件反馈给超级管理员,由超级管理员统一发送操作邮件给片区及相关人员。
13.资源下载
有配置帐号的对象,都有下载SFTP上资源的权限,资源下载流程(见SFTP工具使用说明)。
建议各省市在使用时有任何疑虑或在规模使用及印刷前向相关片区支撑负责人确认。
14.巡查
各室管理员负责对各模块资源进行不定期巡查。
发现问题,要及时进行更新或删除工作,并第一时间把操作邮件反馈给超级管理员,由超级管理员汇总统一发送操作邮件给片区及相关人员。
第五条SFTP资源共享库使用要求
(一)资源共享库账号保管人员应该确保SFTP上的物料资源合理规范地使用,不泄露给与无关的第三方使用。
(二)在宣传物料共享资源库上开展文件传输服务,应当遵守法律、法规,同时加强自律,接受有关主管部门依法实施的监督检查。
(三)资源共享库用户应当遵守有关法规的规定,不得制作、复制、发布、传播含有下列内容的信息:
1.违反宪法所确定的基本原则的。
2.危害国家安全,泄露国家秘密,颠覆国家政权,破坏国家统一的。
3.损害国家荣誉和利益的。
4.煽动民族仇恨、民族歧视,破坏民族团结的。
5.破坏国家宗教政策,宣扬邪教和封建迷信的。
6.散布谣言,扰乱社会秩序,破坏社会稳定的。
7.散布淫秽、色情、赌博、暴力、凶杀、恐怖或者教唆犯罪的。
8.侮辱或者诽谤他人,侵害他人合法权益的。
9.含有法律、行政法规禁止的其他内容的。
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- SFTP 共享 管理 规范