会计师事务所内控测试报告范文模板.docx
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会计师事务所内控测试报告范文模板
XXXX有限责任公司XX分公司公司
内控测试报告
xxxx有限责任公司:
我们接受贵公司的委托,按照财政部会同证监会、审计署、银监会、保监会制定的《企业内部控制基本规范》、xxx集团有限公司《内部控制管理手册》及相关规范对xxxx有限责任公司XX分公司(以下简称“XX公司”)、XXXX有限责任公司XX分公司(以下简称“XX公司”)的内部控制有效性进行测试,并识别关键业务流程中的重要缺陷。
提供为完成我们本次测试所必需的相关文件和信息是XX公司及XX公司的责任,我们的责任是根据本次测试的结果向贵公司出具书面报告,内容包括在本次测试期间发现的XX公司及XX公司重要的内部控制缺陷及其潜在的风险,以及我们的改进建议。
一、被测试单位基本情况
(一)xxxx有限责任公司XX分公司
xxxx有限责任公司XX分公司成立于20xx年xx月xx日,历史名称为xx有限公司XX分公司,负责人为苏灵波,于20xx年xx月xx日换发取得由xx市市场监督管理局颁发的统一社会信用代码xxxxxx的营业执照,营业场所为xxxxxxxx。
经营范围:
XX修、封堵作业及相关技术服务;管道设备、电气、仪表安装;管道打压、防腐、配套土建工程(以上范围不含新建、改建、扩建生产、储备危险化学品及使用长输管道输送危险化学品)(依法须经批准的项目,经相关部门批准后方可开展经营活动)。
(二)XXXX有限责任公司XX分公司
XXXX有限责任公司XX分公司成立于20xx年xx月xx日,负责人为苏灵波,于20xx年11月24日取得由xx市市场监督管理局颁发的统一社会信用代码为xxxxxxxx的营业执照,营业场所为xxxxxxxx。
经营范围:
许可项目:
各类工程建设活动(依法须经批准的项目,经相关部门批准后方可开展经营活动,具体经营项目以审批结果为准) 。
一般项目:
技术服务、技术开发、技术咨询、技术交流、技术转让、技术推广;工程管理服务(除依法须经批准的项目外,凭营业执照依法自主开展经营活动)。
二、有关责任的陈述
本报告的编制依赖于XX公司及XX公司管理层和员工提供的为完成本测试所必需的相关文件和信息。
XX公司及XX公司管理层应保证其所提供的的信息是准确完整的,并且没有任何可能从实质上或形式上形成误导、隐瞒或遗漏。
我们在本报告中所提及的控制缺陷只是我们在现场工作中发现的问题,并不代表全面涵盖了被测试公司存在的所有控制弱点;我们提供的改进建议也不可能尽述所有方案。
被测试公司在考虑实施我们的改进建议时,需因经营环境和成本效益作适当调整。
我们将不会对被测试公司的流程、体系和控制提出任何鉴定或保证意见。
我们将对本报告中提及的问题及改进建议负责,被测试公司将对内部控制缺陷的最终评估,决定是否采纳我们提出的改进建议,决定本报告中的哪些建议将被遵照执行,以及如何实施改进措施等负责。
无论现在或是将来,被测试公司对建立并维护一套有效的内部控制制度都应承担完全和最终的责任。
这些内部控制制度包括但不限于那些用于保证控制目标实现的并符合相应法律法规的系统。
被测试公司管理层有责任及时把发现的内部控制重大缺失和弱点、包括本测试报告提及的控制缺陷、财务报告的错误以及类似事项向相关上级单位汇报;必要时,也应向相关法定监管机构进行报告。
内部控制,无论设计和执行如何完美,只能为企业控制目标的实现提供合理的保证。
这是内部控制本身具有的局限性所致,例如决策时的人为判断失误,以及在执行时的操作错误,都可能导致内部控制失效。
此外,无论手工或者系统的控制,都可能因两人或多人的串通舞弊、管理层逾权等因素而失效。
三、测试总体情况
(一)测试期间
本次测试工作的期间为自20xx年x月x日起至20xx年x月xx日止。
(二)测试范围
我们通过综合评估XX公司及XX公司截至20xx年x月xx日止的财务报表各项目对财务报告的影响及财务报表各项目的潜在错报风险,来确定关键财务报表项目范围以及业务流程范围。
业务流程的界定基于财政部发布的《企业内部控制基本规范》及《企业内部控制应用指引》。
本次测试的范围涵盖了XX公司及XX公司的关键业务流程及系统。
(三)测试方法
本次测试的方法包括一下步骤:
1、计划阶段
我们进行一个初步的测试以了解被测试公司内部控制的基本情况,获取一些相关的背景材料和文件。
这些背景材料和文件包括组织结构、报告关系、XX公司及XX公司相关人员的职责、联系人名单,有关政策制度及程序文件。
2、测试阶段
本次测试工作包括下列内容:
(1)对相关管理人员和工作人员进行访谈;
(2)对内部控制的相关文件进行实地测试;
(3)对相关的内部控制程序及体系进行穿行测试;
(4)对相关的内部控制系统作出抽样测试;
(5)根据内部控制的设计缺陷和执行缺陷提出适当的改进建议。
3、报告阶段
我们向XX公司及XX公司提供了报告草案及报告终稿,其中包括在本次测试中发现的主要问题和改进建议,并与XX公司及XX公司负债相关内部控制的管理层进行了讨论。
讨论的目的在于确认我们在测试中所发现的内部控制问题的准确性,和协助我们提出相应的改进建议。
(四)测试的实施
本次测试的计划以及实地测试工作于20xx年x月x日开始,对XX公司及XX公司实施了包括访谈、穿行测试和抽样测试等在内的工作,并于20xx年x月x日完成了现场工作。
(三)测试内容
(一)控制环境
重点关注治理结构、机构设置与职责分配、战略目标、内部审计、人力资源政策、企业文化、信访举报与反舞弊、社会责任等方面。
(二)业务活动层面
主要关注重大风险及其对应的关键控制,加大重点领域的评价力度,重点关注资金管理、资产管理、合同管理、招投标管理、投资管理、项目管理、客户管理、科技创新管理、债务风险管控(总部)、纠纷案件管理与行政处罚、会计核算等重要领域。
测试标准采用xxx集团有限公司制定发布的《内部控制管理手册》,测试采用询问、观察、抽样检查、再执行等基本方法。
四、测试发现
(一)控制环境
控制环境测试中发现的问题如下:
1、XX公司及XX公司存在“一套人马,两块牌子”的情形,违背了公司规范经营的“独立性”原则,容易造成法人人格混同,存在法律风险。
2、被测试公司内部控制制度不健全,制度的制定多为照搬上级单位规章制度,未参照上级单位体系文件制定适合本单位的管理办法或实施细则并以公司文件形式颁发,缺少结合实际制定的适合自身情况的实施规范。
3、被测试单位提供的相关制度文件无文号。
(二)业务活动层面
1、跟单测试
(1)MP04.04验收结算
流程描述:
a.建立必检物资目录;
b.对到货物资检查、检验(重要物资或国家规定需要进行质量检验的物资-委托质量检测机构进行检验);
c.资金收付与现金管理。
测试发现:
实施:
所属企业相关岗位。
风险描述:
收货记录不完整、不准确。
控制措施:
企业应依据物资采购合同(订单)和验收标准,对到货物资检查、检验。
相关制度:
XX分公司《仓储工作管理制度》第九章第四十条规定:
物资验收入库时,货物送达后,库房管理员根据《零星物资采购计划审批表》和实物验收情况填写《入库物资验收记录》(验收记录填写上采购申请单号)检验实物和采购申请是否一致。
建立《物料及耗材工器具出入库记录》保证验收的货物型号、规格材质、生产厂家和采购合同一致。
测试发现:
a.ERP物资验收入库,《物资检验交接记录》除填列物资基本信息外,未填列合同编号,未能反映出验收时是否与合同或订单进行核对;部分记录无移交人签字,全部记录均无接收人和验收人签字。
b.非ERP物资验收入库,《入库物资验收记录》未填写采购申请单号。
c.采购申请未按顺序进行编号。
d.《入库物资验收记录》上验收人为申购科室内部人员非分管物资采购相关科室人员,存在职责不清及舞弊的风险。
(2)MP04.10.01低值易耗品出入库管理
流程描述:
a.企业相关部门相关岗位根据自身实际需要和预算,提出低值易耗品需求计划(低值易耗品需求表);
b.所属企业相关部门负责人审核;
c.所属企业办公室综合管理岗定期汇总各部门需求,形成公司采买方案(采买方案);
d.所属企业办公室负责人审批;
e.所属企业办公室综合管理岗按照采买方案进行采买(发票);
f.所属企业办公室综合管理岗检验入库货物质量和数量验收、入库(质量检验报告、入库单);
g.所属企业办公室负责人审核;
h.所属企业办公室综合管理岗进行实物数量分类核算,将存货入库登记入账(记账凭证-集中核算系统);
低值易耗品维修:
i.1.所属企业相关部门相关岗位提出维修申请(维修申请表);
i.2所属企业办公室综合管理岗审核;
i.3所属企业办公室综合管理岗安排维修
低值易耗品日常盘点、登记、保管:
j.1.所属企业办公室综合管理岗日常盘点、登记、保管(低值易耗品台账);
低值易耗品领用:
k.1.所属企业相关部门相关岗位出领用申请(领用申请表);
k.2.所属企业办公室综合管理岗审核;
k.3.所属企业办公室负责人审批;
k.4.所属企业办公室综合管理岗办理领用手续;
k.5.所属企业办公室综合管理岗调整库存记录。
相关制度:
XX分公司《零星采购实施细则》第三条采购职责规定:
第1项各单位负责所需低值易耗品、生产辅材、设备设施备品备件、通讯网络器材、消防器材、安保器材、办公耗材、生活后勤物资的日常零星采购。
第2项技术管理科负责与各基层站队一同对到货的物资进行验收。
第四条采购选商及采购审批流程规定:
第3项单批次采购金额5000元以下(不含)的物资采购,申请单位填写《分公司零星物资采购计划审批表》,报业务主管科室审批。
由申请单位直接实施采购。
单批次采购金额在2000元(含)以下的付款方式采取即时结清方式,2000至5000元(不含)的采取财务科对公转账方式。
测试发现:
a.各机关科室填写《零星物资采购计划审批表》,报批后直接实施采购,到货后签字验收直接领用并取得发票,填写付款申请单和发票一起入账并付款,实际采购与制度规定均未按各部门提需求,办公室统一购买并管理的流程实施。
b.各战队(封堵队、抢修队、溢油回收队等)填写《零星物资采购计划审批表》,报批后直接实施采购,到货后签字验收并出入库登记,填写领用申请单后领用,填写付款申请单和发票一起入账并付款,实际采购与制度规定均未按各部门提需求,办公室统一购买并管理的流程实施。
c.各基层站队各类验收领用单上,无技术管理科相关人员验收签字。
(3)MP04.10.03低值易耗品年度盘点管理
流程描述:
a.企业办公室综合管理岗组织开展盘点工作;
b.企业办公室综合管理岗对有质量数量变化的低值易耗品进行检定(质量检定评估报告、计量检定报告);
c.所属企业办公室负责人审核;
d.企业办公室综合管理岗填写低值易耗品盘点表(低值易耗品盘点表);
e.企业财务部相关岗位和企业办公室综合管理岗盘点人员签字确认;
f.判断是否有盘亏/盘盈(否,结束流程;是,流程继续),企业办公室综合管理岗查明盘亏/盘盈原因,提出处理意见(处理意见);
g.企业办公室负责人审批;
h.企业会计财务部根据批准的盘点结果进行账务处理(记账凭证)。
测试发现:
办公室并未对低值易耗品统一管理并组织进行盘点,而是由各部门自行管理,该业务流程缺失。
2、关键控制测试
(1)SP02.03.01重大决策、重大项目安排、大额度资金使用决策程序例外事项
关键控制点B04-K4控制措施要求:
决策“三重一大”事项的会议通知、会议记录、会议纪要或会议决议、议题材料、法律审核意见等,应齐全完整并按规定存档备查。
测试发现:
a、存档资料缺失,如:
XX分公司党委会20xx年第七次会议,未见办公室关于《中共XXXX有限责任公司XX分公司委员会工作规则》的呈报单和议题材料;XX分公司党委会20xx年第十次会议,未见计划科关于审议内控自查咨询服务项目的呈报单和议题材料。
b、议题材料附件不完整,如:
XX分公司党委会20xx年第一次会议,兰州XX中心关于提请审议兰州抢修中心车辆框架协议的请示所附议题材料未见车辆框架协议文本;XX分公司党委会20xx年第一次会议,抢修工程科关于提请审议国家石油天然气大流量计量站贵阳分站改线工程X70/X80钢级焊接工艺制作技术服务合同的请示所附议题材料未见相关合同文本。
(2)MP04.08.01物资入库列外事项
①关键控制点F03-K4控制措施要求:
采购部门仓储稽核岗逐项核对采购合同等原始单据与物资管理系统中的入库信息的一致性,包括核对供应商、物资种类数量等确认无误后在打印的入库单上签字。
测试发现:
所有《物资检验交接记录》未填列合同编号或订单号,不能确定是否已经实施了将合同或订单等原始单据与供应商、物资种类数量等进行对比确认。
②关键控制点B03-K1控制措施要求:
物资管理部门保管人员对入库物资进行验证计量,并在交接单上签字确认。
测试发现:
所有《物资检验交接记录》,收货科室人员均未在交接单上签字确认。
③关键控制点B02-K2控制措施要求:
仓储部门根据存货入库管理规定,按照合同或相关规定,由具有一定资质的质量化验人员或相关人员,对入库存货的质量进行检验验收,检验验收合格后方可入库。
测试发现:
所有《物资检验交接记录》,验收人员均未在交接单上签字确认。
(3)MP04.10.01低值易耗品出入库管理列外事项
①关键控制点B01-K1控制措施要求:
相关部门相关岗位根据自身实际,合理提出低值易耗品需求计划,经部门负责人审核后报办公室,办公室综合管理岗汇总各部门需求,形成低值易耗品储备定额,办公室负责人审批,确保储备定额有效平衡。
测试发现:
相关部门相关岗位未将需求计划填写《低值易耗品需求表》报与办公室,办公室也未能形成《低值易耗品储备定额表》,确保储备定额有效平衡。
风险描述:
容易导致储备定额不合理,低值易耗品短缺或积压冗余。
②关键控制点B02-K2控制措施要求:
办公室综合管理岗进行实物数量分类核算,将存货入库登记入账。
财务部会计管理岗在集中核算系统中将入库的存货入账,并进行账务处理。
测试发现:
办公室和各机关科室并未将存货登记入账,未形成《存货核对情况记录表》。
③关键控制点B04-K4控制措施要求:
相关部门相关岗位提出低值易耗品领用申请,所属企业办公室综合管理岗审核,报部门负责人审批通过后办理领用手续。
测试发现:
低值易耗品等物资到货验收后填写《验收领用申请表》后报部门负责人审批并领用,未见办公室综合管理岗审核。
(4)MP05.08.06合同归档、统计分析列外事项
关键控制点B01-K1控制措施要求:
相关部门应定期统计本部门合同信息,并编制合同信息统计报告。
部门负责人审核后提交文件至法律合规部汇总成合同信息统计周报,并进行审查。
测试发现:
各相关部门提交《XX公司合同履行情况检查表》电子版到计划科合同管理岗,未见经部门负责人审核的《XX合同履行情况检查表》。
同时合同管理岗提供的合同台账电子版为各相关部门零散台账,并未归类汇总。
(三)其他问题
1、物资采购与出入库方面
(1)各机关科室自行组织零星物资采购并自行验收领用,未做好相关收发存记录。
(2)各机关科室和站队内部控制实施原始证据无连续编号。
例如:
各站队使用的出入库记录册编号项均未填列;《零星物资采购计划审批表》未按顺序进行编号,验收记录未填写采购申请单号,与相关制度相不符,导致验收记录要素不全。
相关制度:
XX分公司《仓储工作管理制度》第九章非ERP物资出入库管理规定第四十条规定:
物资验收入库时,货物送达后,库房管理员根据《零星物资采购计划审批表》和实物验收情况填写《入库物资验收记录》(验收记录填写上采购申请单号)检验实物和采购申请是否一致。
建立《物料及耗材工器具出入库记录》保证验收的货物型号、规格材质、生产厂家和采购合同一致。
(3)内部控制实施原始证据格式不统一。
各站队在零星物资申请、购买、验收、领用、出入库时,除《零星物资采购计划审批表》外,其余例如出入库记录、物资领料申请单、验收单等均存在表单格式不统一,如:
物资出入库记录,封堵队使用《物料及耗材出、入库记录》装订本,同时记录入库和出库;抢修队则分别使用《设备、工具及物料入库记录》装订本记录入库,使用《物料、耗材出库记录》装订本记录出库;溢油回收队使用《溢油回收队物料消耗采购台账》记录。
物资验收时,封堵队和抢修队使用制度中提供的标准格式-物资检验交接记录,而溢油回收队则使用自制物资验收报告进行记录。
各站队物资申请领用单格式要素也存在不同。
(4)各机关科室和站队对内部控制实施原始证据原件或副本留存在本科室以备查的意识较弱。
例如:
各机关科室在进行费用报销时,均将原件交由财务入账,本科室未复印留存;封堵队和抢修队的《零星物资采购计划审批表》原件交由财务时,未将经过审核的复印件留存以备查。
(5)零星采购总额超标。
2021上半年已有同类物资年度采购总额超过零星采购要求年度采购总额小于20万的相关规定。
例如:
①xx有限公司,封堵队采购金额为84,883.17元,抢修队采购金额为173,735.12.元,溢油回收队累计采购金额为12,384.59元,合计采购金额为271,002.88元。
②xx有限公司,封堵队采购金额为53,757.20元,抢修队采购金额为127,490.03元,溢油回收队采购金额为29,156.21元,兰州抢修中心采购金额为11,769.92元,合计采购金额为222,173.36元。
相关制度:
《物资采购管理程序》4.4.6.1-b规定:
采购单价在2,000.00元以下,单次采购总金额小于5.00万元,同类物资年度采购总金额小于20.00万元。
(6)根据《物资采购质量管理规定》4.5.1.2规定:
公司在每年第一季度开展对各准入单位年度考评。
截止20xx年8月6日,公司尚未对20xx年供应商进行年度评价。
2、固定资产方面
(1)固定资产验收报告日期填写有误。
例如:
XX维抢公司20xx年第二批投资,计划购买2台液压扭矩扳手合同采购金额620000元,设备于20xx年9月15日验收合格,验收报告填写日期为2019年9月15日。
(2)固定资产未粘贴资产卡片。
按照固定资产管理要求,应及时粘贴资产卡片,确保账、卡、物一致,通过我们现场检查发现固定资产均未粘贴资产卡片。
3、合同方面
(1)存档合同文本要素填列不全。
例如:
公司与廊坊开发区中诚机械设备有限公司签订《XX火焰切割机买卖合同》,财务部合同编号XNGD-WQX-2020-MM-294,合同签订日期20xx年8月31日,计划部留档的该份合同无合同编号,无合同签订日期。
(2)合同选商方式填写有误。
例如:
20xx年3月17日,公司与四川骐达实业集团有限公司签订合同编号为XNYX-WQX-2021-MM-26的劳动保护用品买卖合同,实际选商方式为竞争性谈判,但《合同基本信息表》及《合同签约审查审批表》记录的选商方式均为招标。
(3)合同专用章申请表填写要素不全,报审序号一栏多数未填列。
4、“三重一大”方面
(1)“三重一大”议题材料日期晚于会议纪要日期。
例如:
XX分公司党委会20xx年第四次会议,质量安全环保科呈报《关于20xx年安全消防设备设施维护保养项目》、《关于20xx年全员履职能力评估技术服务咨询项目》、《关于体系内审暨安全检查技术服务咨询项目》、《关于劳动保护用品采购》等,所附议题材料日期为20xx年1月27日,早于会议日期20xx年1月18日。
(2)“三重一大”各科室呈报单登记号未进行统一编号或漏编,且存在不同部门呈报单登记号重复的情况。
例如:
XX分公司党委会20xx年第十一次会议,人事党群科提交的呈报单未进行编号。
(3)“三重一大”会议通知单上会议时间不明确:
一是会议通知单上通知的会议时间未明确到时点数;二是会议通知单上未填列发出该通知的日期,要素不全。
(4)“三重一大”范畴不能准确区分到位,对需要集体决策的内容、范围、权限、项目安排、资金性质等不够细化明确,造成不必上会却上了会的情形,挤占决策层时间及精力,降低决策效率。
(5)“三重一大”议题仅局限于决策环节,未见研究是否执行、如何执行及预期的执行效果,以及事后决策执行情况的反馈、通报和决策调整机制。
5、其他方面
(1)付款审批单与合同履行(付款)审查审批表申请付款金额不一致。
例如:
20xx年xx月xx日xx号凭证,公司与xx有限公司签订《XX火焰切割机买卖合同》(财务部合同编号为xx),合同金额为xx元,付款审批单申请付款金额为合同总额95%即xx元,合同履行(付款)审查审批表申请付款金额为xx元,差异为xx元。
(2)凭证附件不齐。
例如:
20xx年x月xx号凭证、KWSG00017号凭证、xx号凭证、xx号凭证、xx号凭证、xx号凭证及xx号凭证对外付款未见银行回单。
(四)意见及建议
对于测试发现的例外事项,测试组就测试的结果、例外事项产生的原因、性质进行了分析,提出以下建议:
1、控制环境
(1)我们建议XX公司及XX公司在制度、业务、资产、机构、财务及人员等方面均保持独立,防范法律风险。
(2)我们建议被测试公司完善内部控制制度,参照上级单位体系文件制定适合本单位的管理办法或实施细则并以公司文件形式颁发,结合实际制定适合自身情况的实施规范。
(3)我们建议被测试公司颁布制度文件时应附文号。
2、业务层面
(1)我们建议被测试公司完善物资验收入库手续,根据XX分公司《仓储工作管理制度》的相关规定,严格履行物资验收程序,完整规范的填列相关表单的要素,防范舞弊风险。
(2)我们建议被测试公司厘清零星物资采购职责,梳理《零星采购实施细则》,确保制度规定与《内部控制管理手册》的职责与流程一致。
(3)我们建议被测试公司加强对实物物资的管理,按照公司管理制度或《内部控制管理手册》的规定对物资进行统一管理并定期组织盘点,防止资产流失。
(4)我们建议被测试公司细化“三重一大”决策范畴,明确决策的内容、范围、权限、项目安排、资金性质等,提高决策效率,完善“三重一大”存档资料及议题材料附件。
(5)我们建议被测试公司对内部控制原始证据模板进行统一规定,分类进行统一连续编号,业务部门及财务部门均进行留档备查,及时进行归档管理。
(6)我们建议被测试单位加强对零星物资采购的监控与管理,严格按照《物资采购管理程序》的相关规定界定零星物资,杜绝零星物资采购超标。
(7)我们建议被测试单位加强对固定资产的管理,对所有固定资产张贴资产卡片或其他明显标识,确保固定资产账、卡、物一致。
(8)我们建议被测试单位加强合同管理,完善合同要素,确保业务部门及财务部门分别留存的合同均为要素完善的有效合同。
XX会计师事务所
20xx年xx月xx日
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