将光标快速返回到Word文档的上次编辑点.docx
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将光标快速返回到Word文档的上次编辑点.docx
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将光标快速返回到Word文档的上次编辑点
1、将光标快速返回到Word文档的上次编辑点
按下“Shift+F5”组合键,就可以将插入点返回到上次编辑的文档位置,当再次按下“Shift+F5”组合键时,插入点会返回当前的编辑位置。
如果是在打开文档之后立刻按下“Shift+F5”组合键,可以将插入点移动到上次退出Word时最后一次的编辑位置。
2、Word中取消文本录入过程中的自动编号
可执行菜单“工具/自动更正”命令,在打开的“自动更正”对话框中,切换到“键入时自动套用格式”选项卡,然后取消选择“自动编号列表”复选框中的复选标志,然后单击“确定”按钮完成即可。
3、在Word中设置上下标注
首先选中需要做上标文字,然后按下组合键Ctrl+Shift+“+”就可将文字设为上标,再按一次又恢复到原始状态;按Ctrl+“+”可以将文字设为下标,再按一次也恢复到原始状态。
4、Word中方便快捷选择字体号
为了达到快速选择字体的目的,将常用字体以按钮形式设置在工具栏上。
首先在中文Word2000菜单中选择“工具栏选项中的“自定义命令,进入“自定义编辑“界面,然后在“自定义编辑“界面中选择命令卡,并移动光标条到类别栏中的“字体项“,在“字体项“有字体,此时就可以通过使用鼠标直接将相应的字体拖曳到工具栏上,直到将需要的字体都设置到工具栏中。
5、删除空行
对于文章中的空行,手工删除是一件很麻烦的事情,其实想一下空行的特点,也就是多个“段落标记”连在一起,那么我们用Word的替换功能就可实现删除文章中的空行。
打开“编辑”菜单中的“替换”对话框,把光标定位在“查找内容”输入框中,按下“高级”按钮,选择“特殊字符”中的“段落标记”两次,在输入框中会显示为“^p^p”,在“替换为”输入框中用上面的方法插入一个“段落标记”,即“^p”,然后按下“全部替换”按键,可删除单行的空行,对于多行空行,可进行重复替换,直到删除全部的空行为止。
6、按姓氏笔画排序
在Word的表格功能中,为了适应中文习惯,新增了按“姓氏笔画”排序功能。
具体使用方法是:
选择需要排序的列,左击“表格/排序”选单项,再选择“类型”组合框中的“笔画”项,并选择“递增”或“递减”,点击“确定”即可。
你会看到,此时的表格已按“姓氏笔画”(而不是“姓名笔画”)的递增(或递减)排列好了。
7、显示过宽文档
在打开文档时,有时会发现因为文档过宽,屏幕上显示不全,这可怎么办,总不能看一行就拖动一次水平滚动条吧!
这时我们可以重新调整行的宽度,使其适合文档窗口的大小。
如果使用的是普通视图或大纲视图,可以单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“视图”选项,然后选中“窗口内自动换行”复选框即可。
我们也可以通过改变显示比例使文字适用于普通视图或页面视图中的文档窗口。
这时我们单击“视图”菜单中的“显示比例”命令,然后选择“页宽”选项即可。
我们还可以切换到Web版式视图中,使文字自动换行。
8、在Word2000中输入英语音标
如何在一篇文章或一份英语试卷中输入英语音标?
有一个非常简单办法可以解决这个问题。
如果你的计算机中装有金山词霸的话,在把英语翻译成中文时,你会发现屏幕上显示出了用国际音标标注的英文单词的发音音标,这表明计算机在安装了金山词霸后,一定在其内部安装了含有英语音标的字库。
这个字库文件就在Windows文件夹下的字体文件夹Fonts中,其文件名是ksphonet.ttf,字体名是kingsoftphonetic。
进入中文word2000,需要输入音标时,可在“插入”菜单下选择“符号”,在“符号”选项卡下“字体”下拉菜单中选择“kingsoftphoneticplain”,这是你会看到国际音标中的符号出现在屏幕上,选择你所需要的音标双击之即插入到文章中。
如果你的计算机中没有安装金山词霸,那也没关系,你只要到装有金山词霸的机器上(或光盘中)把含有音标的字体文件ksphonet.ttf复制到你的计算机即可。
方法是:
在有金山词霸的计算机上找到文件夹windows\\fonts\\,将其中的名为ksphonet.ttf的字体文件有鼠标拖放复制到A盘中(注意此时用鼠标右键采用发送到A盘的方法进行复制是无效的),然后再在你的计算机上把它拖放复制到windows\\fonts文件夹中就行了。
9、在Word中标注汉语拼音
在输入中文时可能会需要在文字上面标注拼音,最原始的方法就是把拼音按输入文字的方法来输入,然后通过调整字体的大小和行距等来排版。
但这样往往会造成文字与拼音对不齐而影响版面。
要解决这个问题也不难。
按如下步骤操作即可:
先选择需标注拼音的文字,然后运行“格式”下拉菜单中的“中文版式”子菜单中的“拼音指南”命令,接着在各文字相对应的方框中输入拼音。
最后单击“确定”按钮完成拼音的标注。
10、给跨页的表格自动添加表头
如果你在Word中制作的表格有多页,往往需要从第二页开始的每一页都有与第一页相同的表头,这时,可按以下步骤进行操作:
选定第一页的表头(表头有多行时要选定多行),在“表格”选单上单击“标题行重复”。
1、给Word文件减肥
在Word中输入一点儿文字,很容易就达到几十KB,真不知微软是怎么回事,好像觉得我们的硬盘太大了似的。
所以,很有必要给Word文件减减肥。
具体方法:
只要我们使用“文件”菜单下的“另存为”命令,Word则会重新将信息进行整理存盘,这样会使得文件的容量大大减少。
如果你嫌每次都要“另存为”太麻烦的话,可以打开Word,单击“工具”菜单中的“选项”命令,再单击“保存”选项卡,在设置窗口中取消选择“快速保存”选项,以后Word就会在每次保存文件时自动进行信息整理并存盘,实现“减肥”操作“一劳永逸”。
另外,如果我们使用了Word的嵌入字体技术,则在选中“嵌入TrueType字体”后,还应选中“只嵌入所用字符”复选框,否则Word会把所用的TrueType字体一同“打包”,使得文件增大。
2、取消自作聪明的超级链接
当我们在Word文件中键入网址或信箱的时候,Word会自动为我们转换为超级链接,只要在文件的网址上按一下,就可以启动IE进入键入的网址或给输入的信箱发信。
但是,有时候我们并不需要这样的功能,就会觉得这种功能有些碍手碍脚了。
如何取消这种功能呢?
在Word中选择“工具”→“自动更正”,先单击“键入时自动套用格式”选项卡,将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。
再单击“自动套用格式”选项卡,将“internet及网络路径替换为超级链接”项前的对勾取消。
再单击“确定”,以后再输入网址,就不会转化为超链接了。
3、实现Word个性模板
用Word建立的文件默认页面是A4大小,即宽210毫米、高297毫米。
但是有时由于工作的需要,我们不希望用A4大小的纸张,这样每次都必须打开“页面设置”对话框进行设置,同时,Word中默认生成的文档文件是不自动缩进的,必须使用手工调整它们的缩进,非常麻烦。
其实,巧妙利用Word的模板文件功能可以设置Word的默认页面大小和自动缩进,从而实现个性模板。
①进入WordXP的模板文件夹,在Windows9x和WindowsMe下为C:
\\Windows\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates文件夹下,而在Windows2000和WindowsNT上为C:
\\DocumentsandSettings\\用户名\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates文件夹下(此文件夹为隐藏文件夹,你必须对文件夹选项进行设置才能够进入,详见Windows手册),你会看到在此文件夹中有一个normal.dot文件,此文件就是Word的默认模板文件。
双击它,系统就会自动调用WordXP打开它。
②单击“文件”→“页面设置”,调出页面设置对话框,将页面大小及上下左右边距设置自己所需的值,如图5所示。
笔者经常使用它来写作,每次左右拖动滚动条来查看文章不太方便,所以把宽度设置小了一些,为15厘米,高度不变,仍为24厘米。
③单击“格式”→“段落”,在段落设置对话框中选择“缩进和间距”标签,点击“特殊格式”下拉框,选择“首行缩进”,并设置度量值为0.7厘米(相当于两个汉字字符),即设置每段自动缩进两格(中国人用中文的特色)。
④单击“文件”→“保存”命令,选择保存类型为文档模板文件,由于此时normal.dot原模板已经启动,所以无法直接保存为normal.dot文件。
在此,笔者将它保存为normal1.dot文件。
⑤再次进入C:
\\Windows\\ApplicationData\\Microsoft\\Templates文件夹下,这时会看到两个模板文件normal.dot和normal1.dot。
选中normal.dot文件(老模板文件),按下F2键,选择“重命名”,将它重新命名为oldnormal.dot文件,按照此法再将新的模板文件normal1.dot重命名为normal.dot文件。
⑥上面的制作步骤完成后,使用起来就方便多了。
单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键即可以用你刚才的设置来进行文件处理了。
4、巧用“稿纸”格式
在Word2000中,用户可以利用“稿纸向导”生成稿纸格式的文档。
可是,如何生成“小字本”格式的文档呢?
问题的关键在于掌握稿纸格式的制作过程。
Word2000提供的稿纸格式是用绘图工具绘制并插入“页眉”中得到的,因此利用“稿纸”格式也要从这一点下手:
①左击“文件/新建”选单项,选择“稿纸向导”,生成20×20的稿纸文档;
②左击“视图/页眉和页脚”选单项;
③左击“绘图”工具栏中的“选择对象”按钮;
④右击“稿纸”,选择“组合/取消组合”命令;
⑤拖动方格列,排成31×20的“小字本”格式;
⑥左击“文件/页面设置”,选择“文档网格”卡;
⑦将每页行数设置为31后确定;
⑧关闭“页眉/页脚”即可。
5、突然遇到停电或死机时抢救Word文件有妙招
你是否遇到过这样的事情:
用Word工作了很长时间,写了许多文字,但是文件还没有来得及存盘,却突然遇到停电或死机,此时的你是否有欲哭无泪的感觉?
唉,这就叫“天有不测风云”。
不过,不要担心,我有办法。
下面是具体的操作方法:
①首先按菜单“工具”,再按“选项”;
②接着找出Word自动记录文件的位置:
按一下“文件位置”标签,点选“自动恢复文件”,再按一下“更改”按钮。
③利用快捷键的技巧,将文件位置给复制起来:
拖曳选取“文件夹名称”,按下组合键Ctrl+C(复制),再点击一下“取消”按钮回到Word下。
注意:
如果你的Word不太稳定,常让你做无用功,干脆把这个文件夹另外指定一个名称,往后找起来会更方便。
④打开资源管理器,寻找这个文件夹的位置,按一下组合键Ctrl+V(粘贴)。
⑤Word会自动把来不及存盘的文件“寄放”在这里,如果此处有一个以上的文件,你可以从日期上判定哪一个才你是想要的文件。
从“修改日期”这里可以看出文件的存盘日期。
在文件上连按两下鼠标左键,就能直接打开了。
到这儿,你的文件就重新“活”了,还不快试试?
6、在WORD中计算某一字符串出现的次数
在WORD中怎样统计某个字符串在文章中出现的次数呢?
可以这样做:
使用“替换”对话框,在“查找内容”和“替换为”的对话框中填入欲统计的字符串,按“全部替换”命令。
执行完命令后,WORD会弹出对话框提示有XX个被替换(XX就是该字符串出现的次数)。
7、用格式刷多次复制格式
大家都习惯这样使用格式刷:
选中所要复制的格式文字,单击格式刷按钮,然后将格式刷光标移动到所要格式化的文字位置,按鼠标左键拖曳所选范围,放开左键,实现了格式复制。
要多次复制一种格式,则多次重复刚才的步骤。
其实WORD中提供了多次复制格式的方法:
双击格式刷,你可以将选定格式复制到多个位置。
再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷。
8、打印或预览多页的表格中每一页都看到标题
遇到WORD中超过一页的表格,可能会这样处理:
把标题复制到每一页的开始部分,以确保每一页的表格都有标题。
但是如果你对文章内容进行增加或删除,都会造成重新分页,你先前复制标题可能会跑到页的其它位置。
你可以这样做:
选中表格的主题行,在“表格”菜单中选择“标题行重复”选项。
当你预览或打印文件时,你就会发现每一页的表格都有标题了。
前提是表格必须是自动分页的。
9、美丽的水平分隔线
使用WORD时,在一行的开始位置连续键入三个以上的“-”?
减号?
,然后回车,会出现一行细水平分隔线。
这就是WORD的自动更正功能。
你可以利用这个功能创作出许多漂亮的水平分隔线,如下表所示:
要实现上面的功能,必须做以下设置:
从“工具”菜单中选择“自动更正”命令,在对话框中选择“键入时自动套用格式”选项卡,将“键入时自动应用”下的“边框”复选框勾上。
10、用目录快速定位
目录通常是长文档不可缺少的部分,有了目录,阅读者就能很容易地知道文档中有什么内容,如何查找这些内容。
下面介绍使用内部标题样式创建目录的方法:
1、单击要建立目录的地方,通常是文档的最前面;
2、选择“插入”菜单的“索引和目录”命令打开“索引和目录”对话框;
3、在对话框中选择“目录”选项卡;
4、选中“显示页码”和“页码右对齐”复选框;
5、在“格式”框中选择一种目录格式,在“显示级别”框中键入或者选择一种显示级别。
显示级别是指在目录中从最高级开始显示的级别数;
6、若要对其它选项进行设置,单击“选项”按钮进行。
在选定了各选项后,单击“确定”按钮。
这样,Word2000就会在指定的地方建立目录,目录中的页码是由Word自动确定的。
编制好目录后,Word将搜索带有指定样式的标题,按照标题级别排序,引用页码,并且在文档中显示目录,还可以利用它在联机文档中快速漫游。
将鼠标指针移动到目录的页码上,你会看到鼠标指针变成了手形,单击左键即可跳转到文档中相应的标题下。
1、个性化工具栏
先点选工具栏的右端新增的一个小小向下的三角箭头,便可弹出添加或删除按钮的列表。
再通过点选目标条目就可以快速地删除增加相应的工具按钮。
当然我们也可以通过列表下行的“自定义”命令项来对工具栏进行编辑操作。
2、输入大于10的带圈编号
我们在写文章的时候,为了使条理更加清晰,通常要用到诸如“①、②……⑩”等符号。
但有时也会碰到很麻烦的事——无法直接输入大于10的带圈编号!
于是有些人提出了使用域或图片的解决方案,但这些方案对于广大的普通用户来说,不仅麻烦,而且相对也有难度。
如今有了Word2000,这已不再是个问题啦!
我们只要选择“格式”菜单中的“中文格式/带圈字符”命令项,即可弹出编辑带圈字符的窗口,在这里不用说要圈数字,圈什么字符都行,且还有不同的圈号供选择呢!
3、查找字符的捷径
如果在大文稿中查找某一个字符时,重复执行“编辑/查找”的操作,实在是件很麻烦的事。
这里教你一个小技巧,可以让你很快找到目标字符:
首先按通常的步骤执行“编辑/查找”命令,在弹出的查找窗口中输入目标字符后,按下[查找下一个]按钮,查找窗口便会消失了,这时你可以在编辑窗口右下角看到一个向上和一个向下的蓝色箭头图标,我们只要按下这两个箭头就可以查找上一个或下一个符合条件的字符,直到目标的出现。
4、在Word2000中创建自己的模板
模板是Word提供的一种省时省力地形成最终文档或定制一个特殊类型文档的工具。
我们在进行文字处理时,若能有效应用模板,可大大节省我们的时间。
就拿刚才的例子来说,我们可以建好一个包含“公司徽标”的文件,然后将其保存为模板,以后我们只需“新建”一个文档,文档中就会自动包含“公司徽标”。
下面我就来谈谈怎样让“公司徽标”保存在一个特殊文档——模板中:
选择[文件]→[新建]命令,出现新建对话框。
在“新建”对话框中点击[空白文档]图标,选中[模板]选项,再[确定]。
这样就出现了我们平时“新建”文档时的界面,我们在这个空白文档中插入所需要的图片,设置好它的格式;输入每篇文档均需输入的文字,设置好文字格式或创建、修改一些样式,甚至可以加载宏。
点击[保存],在“另存为”对话框的“文件名”中输入“××公司模板”,点击[保存]按钮
我们每次创建新文档,当选择[文件]→[新建]命令时(注意是文件菜单中的新建命令,而不是常用工具栏中的新建按钮),选择“××公司模板”,点击[确定],我们就可以发现出现的空白文档中已经有了我们设计好的图片及文字。
模板建好了,但却无法使用。
按我们上面介绍的第四步,在执行了[文件]→[新建]命令后,对话框中却找不到“××公司合同模板”。
原来,Word2000专门给她的模板安了家,就在“c:
\programfiles\microsoftoffice\templates”(这里假设Office的安装路径是“c:
\programfiles\microsoftoffice”)或“c:
\pwin98\applicationdata\microsoft\templates”的路径下,在Word2000中,只要将“另存为”对话框中的“保存类型”改为“文档模板”,则模板的路径自动更正为“c:
\pwin98\applicationdata\microsoft\templates”,搞定!
其实这个位置也是可以改变的,执行[工具]→[选项]命令,点击“选项”对话框的“文件位置”标签,在出现的界面中选中“用户模板”项,再点击[更改]按钮。
出现“更改位置”对话框,你可以设置模板所要存放的路径。
如果我们想将模板存放在桌面上,那么直接点对话框左边图标框中的“桌面”图标即可。
这样,我们创建的所有模板将保存在桌面上,以后想要建立一个什么样的文档,直接在桌面上点击就行了。
5、如何防止Word2000文件损坏
1、改变Word自动保存文档的时间间隔
Word2000利用自动保存功能,能够在一定的时间范围内保存一次,若突然断电或出现其它特殊情况,它能帮你减少损失。
自动保存时间越短,保险系数越大,当然占用系统资源越多。
您可以改变自动保存的时间间隔:
单击工具→选项→保存选项卡,选中“自动保存时间间隔”复选框,在“分钟”框中,输入时间间隔,以确定Word2000保存文档的频度。
2、恢复自动保存的文档
为了在断电或类似问题发生之后能够恢复尚未保存的工作,必须在问题发生之前选中“选项”对话框中“保存”选项卡上的“自动保存时间间隔”复选框,这样才能恢复。
方法为:
(1)重新启动Word2000,所有在发生断电或类似问题时处于打开状态的文档此时都会显示出来;
(2)在替换原有文档之前,请验证恢复文件包含有您需要的信息,可打开原有文档以比较信息;(3)单击“文件”选单中的“另存为”命令,在“文件名”框中,键入或选定原有文档的文件名;(4)单击“保存”按钮,提示信息出现,询问是否要替换原有文档时单击“是”按钮即可恢复。
3、让Word保存文档的备份
文档备份是上次编辑保存时的备份,它可以有效地保证文档的安全。
方法是:
单击“工具”选单中的“选项”命令,选择“保存”标签,然后选中“保留备份”复选框,单击“确定”按钮,这样以后在保存文档时,Word将自动为您保存一个备份文档。
要使用文档的备份,只需打开它即可。
4、打开文档的备份
为了能够恢复文档的上一个版本,应在发生问题之前选中“保留备份”复选框,并且必须不止一次地保存过文档。
需要打开文档的备份时可按以下方法操作:
(1)单击“打开”按钮;
(2)单击“文件类型”框中的“所有文件”选项;(3)单击“视图”按钮旁的箭头,然后单击“详细资料”命令,备份的名字在“名称”栏中显示为“备份属于文件名”,备份的类型在“类型”栏中显示为“MicrosoftWord备份文档”;(4)找到并双击要打开的备份即可。
5、利用“自动恢复”功能恢复尚未保存的修改
如果程序停止了响应或发生了停电,Word2000能够自动恢复尚未保存的对文档的修改。
在启用了“自动恢复”功能时,每隔一定时间就会将所做的修改保存在一个独立的临时恢复文件中。
重新启动Word或计算机,Word会自动打开恢复文件。
恢复文件包含“自动恢复”功能最后一次保存的对文档的修改。
例如,如果设定“自动恢复”功能每五分钟保存一次文件,就不会丢失超过五分钟的工作。
“自动恢复”功能并不等同于正常的文档保存。
如果在Word打开恢复文件后选择了不进行保存,则该文件将被删除,未保存的修改也将丢失。
如果选择了保存恢复文件,它将会替换原文档。
6、恢复受损文档中的文字
如果在试图打开一个文档时,计算机无响应,则该文档可能已损坏。
下次启动Word时,Word会自动使用专门的文件恢复转换器来恢复损坏文档中的文本。
也可随时用此文件转换器打开已损坏的文档并恢复文本,成功打开损坏的文档后,可将它保存为Word格式或其他格式。
段落、页眉、页脚、脚注、尾注和域中的文字将被恢复为普通文字。
不能恢复文档格式、图形、域、图形对象和其他非文本信息。
恢复的方法:
(1)单击工具→选项→常规选项卡;
(2)确保选中了“打开时确认转换”复选框,然后单击“确定”按钮;(3)单击“打开”按钮;(4)单击“文件类型”框中的“从任意文件中恢复文本”;(5)像通常一样打开文档即可。
7、保护文档不受病毒伤害
宏病毒是一种寄存在文档或模板的宏中的计算机病毒,一旦打开这样的文档,宏病毒就会被激活并转移到计算机上,驻留在Normal模板上。
这样,所有自动保存的文档都会“感染”上这种宏病毒。
Word无法扫描软盘、硬盘或网络驱动器上的宏病毒,但当打开一个可能含有携带病毒的宏文档时,Word能够显示警告信息。
如果希望文档包含要用到的宏(例如单位所用的定货窗体),则在打开文档时就要包含宏。
如果不了解文档的确切来源,为了防止可能发生的病毒传染,则在打开文档时最好不要包含宏。
在Word2000中则提供了三种方式供选择,方法是:
选择“工具”选单中的“宏”命令,单击“安全性”命令,打开“安全性”对话框,你只需选择其中一种保护方式即可。
如选择“高,只允许运行可靠来源签署的宏,未经签署的宏会自动取消(H)”,请单击“可靠来源”标签,设置可靠来源。
事实上,如果你的共用模板“Normal.dot”文件感染了病毒,Word2000就没法做到自我保护了。
这时,如果仍然希望得到保护,则可以进行下述操作:
单击“工具”选单的“宏”子选单的“宏”命令,然后在“宏”对话框中选择“宏的位置”为“所有活动的模板和文档”,查看是否含有“Autoexec”、“AutoNew”、“AutoOpen”、“AutoClose”与“AutoExit”五个自动宏,如果含有一个或多个这些自动宏,则将它们全部删除,这样,使用Word2000就可以高枕无忧了,而且不会影响Word2000的任何功能。
8、用Word制表的一些技巧
快速插入表格
单击工具栏上的“插入表格”图标,向右下方拖动鼠标,设定行列后松开,一个表格的框架即可完成。
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