培训Word应用基础.docx
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培训Word应用基础.docx
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培训Word应用基础
Word2003应用基础
一、窗口与视图
1、改变Word菜单栏和工具栏的位置
Word菜单栏和工具栏的位置是可以互换的,互换的方法是:
◎在菜单栏的空白处左端竖线上按下鼠标左键,往下拖动,菜单栏的位置就移到工具栏下面了。
◎按住工具栏左端的竖线,向上拖动鼠标,工具栏就会占住菜单栏位置,菜单栏移到工具栏下面。
◎如果按住工具栏左边的竖线,向下拖动鼠标,此时菜单栏的位置不变,在工具栏的下面会增加一个格式工具栏。
菜单栏、工具栏的位置移动后如需恢复原位,逆向进行上述操作即可。
2、常用工具栏与格式工具栏的合并与分离
◎在常用工具栏与格式工具栏的右侧点击【工具栏选项】,然后
选择【在一行内显示按钮】两个工具栏的部分按钮就会合并为一行。
另一部分按钮转为隐藏状态。
◎两个工具栏合并为一行后,点击右侧【工具栏选项】,再选择【分两行显示按钮】,常用工具栏与格式工具栏又分开,各占一行。
3、用鼠标快速拆分Word窗口
有时因录入文档或文字编排的需要,必须将Word窗口分开。
:
方法一:
◎将鼠标移至窗口右上方标尺与工具栏之间的空白处,鼠标变成上下双箭头。
◎当出现上下双箭头时,双击左键,窗口就自动上下一分为二。
这样就可以在不同的窗口中对同一文档但不同位置的内容分别进行编辑。
方法二:
◎当鼠标变成双箭头时,按住鼠标,就会出现一条横线。
◎拽住横线往下拖,就可以按照需要把原窗口分成两个不同大小的窗口。
如果要将分开的两个窗口恢复为原来的一个窗口,可将鼠标移至两个小窗口之间,鼠标变成双箭头时,将鼠标移至工具栏与标尺之间,松开鼠标即成。
4、改变屏幕底色以保护视力
电脑屏幕多是白底黑字,长时间直视,极易伤害眼睛。
为保护视力,可以把刺眼的白色背景改换为比较柔和的颜色,如较浅的青色、绿色、蓝色等。
因为这些颜色的光线反射率比较适中,可以减少强光对眼睛的刺激。
改换屏幕底色有以下方法:
方法一:
◎在桌面上单击右键,从弹出的菜单中选择【属性】。
◎在【显示属性】对话框中打开【外观】选项卡,选择【高级】。
◎在【高级外观】对话框中打开【项目】下拉列表然后选择【窗口】。
◎单击【颜色】,在打开的颜色样式块中单击【其他】。
◎在【颜色】窗口右侧的调试屏上进行颜色试选(预览框内可以随时看到试选结果),直到选出适当的颜色为止,然后单击【确定】。
方法二:
如果要把网页的底色也变成这样的颜色,则需在完成上述操作后再进行以下步骤:
◎打开IE浏览器。
◎依次选择【工具】→【Internet选项】。
◎在【Internet选项】对话框的右下角单击【辅助功能】。
◎在【辅助功能】对话框中选定【不使用网页中制定的颜色】复选框,然后单击【确定】。
5、视图
Word中一共有四种视图,各个视图的功能稍有差异,现分别记述于后:
(1)页面视图
页面视图是平时使用得最多的一种视图,它以页面的形式显示编辑的文档,页边距、页眉和页脚、背景和所有的图形对象都可以在这里完整地显示出来。
(2)普通视图
普通视图分页不明显,不像页面视图中那样一页一页分得很清楚。
它的分页只使用一条虚线来表示。
在普通视图中无法看到图形对象以及没有设置为“嵌入型”环绕方式的图片。
,也不能进行竖向排版。
这种视图通常用来进行文字的输入、编辑和浏览纯文字的文档。
(3)Web版式视图
Web版式视图的最大优点是联机阅读方便,它不以实际打印的效果显示文字,而是将文字显示得大一些,并使段落自动换行以适应当前窗口的大小。
它还可以添加文档背景颜色和图案。
使用Web版式可以浏览具有网页效果的文本。
(4)大纲视图
大纲视图中的文档结构是根据段落的大纲级别按等级层次设置的。
大纲视图中的文档在每一个段落的前面都有一个标记,标记形状及其含义见右图。
其中,
①带有从属文本的标题。
②正文。
③标题下的灰线代表折叠的从属文本。
④不带从属文本的标题。
依次选择视图大纲后,在工具栏的下边会出现一个【大纲工具栏】。
其中有【提升】【降低】【上移】【下移】【展开】【折叠】…多个功能按钮。
6、大纲视图的基本操作方法
(1)在大纲视图中选择段落
单击任意段落前面的标记(包括加号、减号、和小正方形)可以选中这个段落和它下面所有从属于这个段落的段落。
(2)在大纲视图中折叠文档层次
◎选择需要折叠的标题。
◎在【大纲工具栏】中单击【折叠】按钮。
单击一次就折叠一层;再单击一次,又折叠一层。
当这个层次的下面出现一条下划线时,就表示所有层次已经完全折叠起来了
(3)在大纲视图中展开文档层次
◎选择需要展开的标题。
◎在【大纲工具栏】中单击【展开】按钮。
单击一次就展开一层;再单击一次,又展开一层,可以部分或全部展开。
(4)提升或降低段落的大纲级别
◎点击需要提升或降低大纲级别的段落。
◎在【大纲工具栏】中单击【提升】或【降低】按钮(也可以左右拖动段落的标记,这个段落就和它原来的上一级或下一级段落同级了。
此法可以用来调整文档的大纲级别。
如果是正文被错误提升,可在选择该正文后点击【大纲工具栏】上的【降为正文文本】,就可以恢复原状。
(5)上移或下移文档段落的位置
◎选定需要移动位置的段落,
◎单击【大纲工具栏】上的【上移】或【下移】按钮,或者上下拖动段落的标记,这个段落就和上面或下面段落互换了位置。
此法可以用来调整各个级别的顺序
7、用大纲视图制作主控文档
编辑长篇论文或其他多章节的文章时,一般习惯把每个章节独立出来,作为一个文件,以便管理和操作。
但是,整篇论文或文章毕竟是一个整体,当文档某一部分发生变动时,整个文档的页码、格式等都要随之发生变化。
而独立的文件之间缺乏必要的关联,一旦遇到这些变动,每个部分就都需要人工进行修改,非常麻烦。
主控文档就可以解决这个问题。
主控文档是包含一系列相关文档的文档。
外观上它集中显示了整个文档的标题结构,同时它又保存着各个标题的全部正文。
它的主要优点就是:
既可以把整个文档当作一个整体处理,例如为文档建立目录、索引、超链结、编排页码、添加页眉、页脚等,又可以将其分成若干个部分,对每个部分单独编辑,而不影响全局,使用户对于整个文档的结构了如指掌,操作起来非常方便。
制作主控文档一般是以已有的文档作基础,因此可以用两个窗口同时操作的方式进行。
假设原文档如下:
序号 标 题 标题等级
1 全省用电分析 1级
正文 正文文本
2 工业用电 2级
3 冶金工业拥电 3级
正文 正文文本
下略
制作主控文档的操作步骤是:
◎打开已有的原文档。
◎打开word空白文档,并在常用工具栏中依次选择【视图】→
【大纲】,打开大纲视图窗口,同时在常用工具栏下方出现【大纲工具栏】。
◎将原文档中的第一个标题(“全省用电分析”)输入到大纲视图窗口,点击该标题,并在在大纲工具栏的【大纲级别】框中选择【1级】。
按enter键。
然后输入主标题下的正文,选择该正文,在【大纲级别】框中选择【正文文本】,按enter键。
(此时,点击主标题前的大纲符号,该标题及正文皆被选中,变成黑色,单击【大纲工具栏】上的【折叠】,标题下的正文即被折叠隐藏。
)
◎将原文档子标题(“工业用电”)输入到大纲视图窗口,点击该标题,并在在【大纲工具栏】的【大纲级别】框中选择【2级】。
按enter键。
该标题下无正文,遂跳过。
◎将原文档子标题(“冶金工业用电”)输入到大纲视图窗口,点击该标题,并在在【大纲工具栏】的【大纲级别】框中选择【3级】。
按enter键。
然后输入标题下的正文,点击该正文,在【大纲级别】框中选择【正文文本】,按enter键。
(此时,点击标题前的大纲符号,该标题及正文皆被选中,变黑色,单击大纲工具栏上的【折叠】,标题下的正文即被折叠隐藏。
)
以此类推,直至文档内所有标题及内容全部输进大纲视图。
主控文档建成后,外观上对全文档的标题结构可以一目了然,而且所有的文字内容也在其中。
在主控文档中,如果要把标题创建成独立的子文档,可在选中该标题和文字后,单击【大纲工具栏】上的【创建子文档】按钮,即成。
这样,当主控文档中其他子文档(标题及内容)处于折叠状态,或者恢复“普通”视图,点击超链接,就可以编辑子文档了,对子文档的任何改动都能够在主控文档中得到体现。
此外,还可以在主控文档中插入现有文档。
具体做法是:
将鼠标移到要插入已有文档的位置,单击【大纲工具栏】上的【插入子文档】按钮,在【文件名】框中,输入要添加的文件名称,就可以在主控文档中看到新加入的文档。
二、文档编辑
1、设置新建文档的几种方法
设置新建文档文档有多种方法,现分别列举于后:
方法一、双击桌面Word图标。
方法二、依次选择【文件】→【新建】,在右窗格任务栏内选择【空白文档】。
方法三、按Ctrl+N。
方法四、在桌面空白处单击右键,然后选择【新建】,从弹出的子菜单中选择【MicrosoftWord文档】。
2、多文档切换的另一方法
多文档切换是编辑文档时的常用操作,一般的方法是:
点击到哪个文档,那个文档就切换到前面成为当前文档。
但是,由于文档重叠,不好找到需要的文档,就可以采取从窗口切换的方法:
◎单击菜单栏的【窗口】命令。
◎在弹出的子菜单中列有窗口内所有文档的名称,点击某个名称,相应的文档就会切换到前面成为当前文档。
(此方法只适用于Word多文档,对多网页和Word文档与网页混存无效)
3、用键盘定位的几种方法
定位指将光标移到一个指定的位置,以便下一步操作。
通常是用鼠标定位。
下面介绍两项用键盘定位的方法。
(1)Ctrl键+方向键
◎按Ctrl+左方向键,光标向左移动一个词的距离。
◎按一下Ctrl+右方向键,光标向右移动一个词的距离。
◎按Ctrl+上方向键,光标到本段落的开始位置,再按一下,光标到上一段落的开始位置。
◎按Ctrl+下方向键,光标到下一段落的首行首字前面。
(2)Ctrl键+翻页键
◎按Ctrl+PageUp键,光标到了整个页面的首行首字前面,再按一下,光标到前一页的首行首字前面。
◎按Ctrl+PageDown键,光标到下一页的首行首字前面。
4、选取文字的几种方法
选取文字的目的是为了便于对它进行复制、删除、拖动、改变格式等操作。
除一般的选取方法外,下面介绍几种比较灵活方便的选取方法:
(1)任意拖动法
在要选定文字的开始位置,按住鼠标左键移动到在要选定文字的结束位置时松开。
(2)首尾选取法
将光标移至待选定文字的开始位置,按住Shift键,再在要选定文字的结束处单击,就选中了这些文字。
这个方法适用于选取连续的字、句、行、段或全文。
(3)矩形选取法
按住Alt键,在要选取的开始位置按下左键,拖动鼠标可以拉出一个矩形的选择区域。
区域内的文字就是选取的文字(如图)
(先把光标定位在要选定区域的开始位置,同时按住Shift键和Alt键,鼠标单击要选定区域的结束位置,同样可以选择一个矩形区域)。
(4)全文选取法
◎使用快捷键Ctrl+A可以选中全文。
◎先将光标定位到文档的开始位置,再按Shift+Ctrl+End键选取全文。
◎按住Ctrl键在左边的选定区中单击,同样可以可以选取全文。
(5)扩展功能选取法
Word的【扩展】命令位于窗口底部状态栏右边,未启用时,【扩展】二字为灰色。
要启用扩展选定功能,按一下F8键,“扩展”二字即变为黑色。
表明该功能已经启用(双击【扩展】也可以激活此功能)。
此时鼠标点向哪里,那里的文本就被选中。
(除了用鼠标指点以外,还可以用F8键。
按一下F8键,将选取一个字;按两下F8键,选取一个句子;按三下F8键,选取一段;按四下F8键,全选。
此法最适用于选取跨页的段落。
)
要关闭Word的扩展选定功能,按Esc键或者按F6键即可。
5、怎样复制网上资料
在网上查到可用的资料,你可以先选中所需的内容,然后执行复制操作,再在打开的Word文档中执行粘贴命令。
复制的内容一般有这样几种情况:
纯文字、带有表格的文本和图文混排。
针对不同的内容和需要,可采取不同的处理方法,以达到满意的效果。
(1)纯文字内容。
即选取的内容全部是文字形式,无表格与图片,且愿意保留HTML(注)文档中的格式及链接等,复制后就可以直接单击工具栏上的“粘贴”按钮。
这样复制出来的文本原有的属性都会保留下来。
但有的显得比较杂乱,需要重新编辑、排版,对其字号、字体、字形及行间距、对齐方式等进行重新设置。
(注:
HTML(HyperTextMark-upLanguage)即超文本标记语言,是WWW的描述语言,。
设计HTML语言的目的是为了能把存放在一台电脑中的文本或图形(包括文字、动画、声音、表格、链接等)与另一台电脑中的文本或图形方便地联系在一起,形成有机的整体,人们不用考虑具体信息是在当前电脑上还是在网络的其它电脑上,你只要使用鼠标在某一文档中点取一个图标,Internet就会马上转到与此图标相关的内容上去。
HTML的结构包括头部(Head)、主体(Body)两大部分。
头部描述浏览器所需的信息,主体包含所要说明的具体内容。
)
如果你不需要保留原来的格式及链接等,单击【编辑】→【选择性粘贴】,打开【选择性粘贴】对话框,在【粘贴】选项中选择【无格式文本】,然后单击【确定】就可以了。
这样复制后的文本不带有任何格式,略做处理即可。
(2)带有表格的文本
有时从网页上复制的内容是带有表格的,这为排版会带来较多的麻烦,这时可以把表格去掉。
方法是:
将光标移动到表格内的任一位置,单击【表格】→【转换】→【表格转换成文本】,再选择【段落标记】或【制表符】,然后单击【确定】,表格消失了,而文字完整保留下来,并且文字的格式及链接等都保留着。
(一般情况下不要删除表格,可用调整和移动表格的办法解决排版的困难。
)
(3)图文混排形式
对于图文并存的网页,复制到Word后,默认的图文环绕方式是“嵌入型”,一般还要调整“文字格式”和“段落格式”,或对文档重新排版。
要注意的是在【段落格式】对话框中调整行距时不要选择【固定值】选项。
否则,图片会置于文字的下面,被遮盖住。
需要将图文环绕方式重新设置为“四周型”等环绕方式,图片才能完全显示出来。
(注:
经试验,可以用【固定值】设置行距,图片虽被遮盖了大部分,还有一小部分显示在下边,在这小部分上点击一下,再在【段落】对话框中单击【单倍行距】或【最小值】,图片就恢复过来了。
)
图文复制后,图片与文本的相对位置会发生一定的变化,有时为了某种特殊的需要,欲保持图片与文本的相对位置绝对不改变。
可以采用抓图的方法,将网页完整地抓下来,把图片插入到Word中保存就可以了。
6、连续输入相同文字的快捷方法
输入一个单词后,如果紧接着要再输入同样的单词,通常的办法是按照原来的步骤再输入一次。
这里有一个简便快速的方法就是第一次输入某单词后,紧接着按F4键,按一次就会输入一个同样的单词。
如:
输入一个单词“向前”以后,接着按三次F4键,就会再出现“向前向前向前”。
7、选择性粘贴的应用
【选择性粘贴】命令,相对于【粘贴】来说它具有更强大的功能,可以完成某些特殊的操作。
(1)自动转换文本格式
写论文的时候,不可避免会从其它格式的资料中复制一些相关的文字,由于这些格式很多,如PDF格式(AdobeAcrobat文档)、CAJ格式(中国期刊网)、PDG(超星文档)以及HTML格式等,在这些资料中复制的文字,若要直接粘贴到Word中,会将相关的格式如段落标记符、制表符、手动换行符等粘贴到Word中,使Word文档不好编辑,需要重新转换格式。
如果使用【选择性粘贴】程序,复制过来的文字就可以自动去掉原来的格式与Word中的文字格式相统一。
使用【选择性粘贴】程序的操作方法是:
◎在Word文档中将光标定位到需要插入文本的地方。
◎在网页上选择将要复制的文字。
◎依次选择【编辑】→【选择性粘贴】命令。
◎在【选择性粘贴】对话框中选定【粘贴】(或【粘贴链接】)单选框,并在【形式】栏中选择【无格式文本】或【未设格式的Unicode文本】,然后单击【确定】即可。
(注:
【选择性粘贴】对话框中的【粘贴链接】功能与【粘贴】不同之处,除了将复制内容粘贴到目标文档外,还在原文档与目标文档之间建立了链接关系。
例如,将Excel中的一分表格通过【粘贴链接】链接到Word文档中,当Excel表格中的任何数据发生变动,Word表格中的相同数据就会同时作出同样的变动。
)
(2)文字、表格转换为图表
为了防止某些固定的内容遭破坏,或着是为了某种特殊需要,可以将文字和表格等转换为图片。
◎选择要转换成图片的文字和表格,并复制或剪贴到剪贴板中.
◎依次选择【编辑】→【选择性粘贴】命令。
◎在【选择性粘贴】对话框中选取一种图片类型(【Word图元文件】或【增强型图元文件】),单击【确定】,即可将文字转为图片格式并粘贴到光标处。
(注:
这里只是格式的转换,即由文字格式转换为图表格式,在文字区点击一下,就会出现一个图表框,文字在内,并可随同图表框一道调整大小,)
8、中文简繁体转换
◎单击常用工具栏上的【中文简繁转换】按钮的下拉箭头(如图)。
◎弹出的菜单中有【转换为简体中文】”和【“转换为繁体中文】两个选项,可根据需要选取其一。
9、给中文文字添加拼音
◎选中需要添加拼音的文字。
◎依次选择【格式】→【中文版式】→【拼音指南】命令,打开【拼音指南】对话框,
◎单击【确定】,Word就自动给所选文字添加了拼音。
如果想要删除拼音,选择拼音文字后,在【拼音指南】对话框内
单击【全部删除】,再单击【确定】即可。
(注:
最简单的方法就是单击工具栏的【撤消】命令)。
10、中英文互译
◎选择需要翻译的单词
◎依次选择【工具】→【语言】→【翻译】,在右窗格【信息检索】栏的【搜索】文本框中出现选定的待翻译的单词。
◎单击【翻译】框下拉按钮,选择【英语助手】(中国),在下面的方框内出现“正在搜索”,稍等片刻即可看到翻译的结果。
(注:
还可以采取以下方法打开【信息检索】栏:
依次选择【工具】→【信息检索】;或右键单击待翻译的单词,然后在弹出菜单中选择【翻译】)
11、对跨行英语单词断字
有的英文单词字符太多,电脑屏幕行宽不够,Word又不允许英文单词在中间断开。
因此只能提前换行,以至造成行末不整齐或行内字符间距太大的现象。
解决的办法就是对跨行英语单词断字(即在一个英文单词跨行中断的地方加上连字符“-”,表示上一行行末的字符与本行行首的字符属于同一个单词)。
具体方法如下:
方法一:
◎将光标移到上一行末最后一个英文字母的后面,然后单击组合键[Ctrl+-(减)],本行行首的字符前面就会出现一个连字符“-”,表示连接的字符是一个单词。
方法二:
此法可以自动为断字单词添加“连字符”,步骤如下:
◎依次选择【工具】→【语言】→【断字】命令,Word会显示出【断字】对话框(如图)。
◎在【断字】对话框中勾选【自动断字】选项,这样Word会在文字输入过程中,凡是需要断字的地方都自动插入连字符。
如果此后对文档作了修改,Word会重新对文档进行断字。
如果有哪一部分不想设置断字,可以不设置断字。
方法是:
◎将光标定位在段落中。
◎依次选择【格式】→【段落】。
◎在【段落】对话框中,打开【换行和分页】选项卡,选定【取
消断字】复选框。
◎单击【确定】,即可。
12、查找同义词
◎选定要查看同义词的单词,
◎依次选择【工具】→【语言】→【同义词库】。
,
◎单击【搜索】栏文本框的下拉按钮,选择【同义词库】(中国),在下面的方框内就会出现所选单词的同义词。
如果没有相应的同义词,就会提示:
“中文(中国)没有可用的同义词库”。
13、拼写和语法检查的应用
Word的【拼写和语法】功能能够在文档输入过程中随时对输入的文字(主要是英语)进行语法检查,并在可能有错误的文字下面加一条红色或绿色的曲线,以便改正。
方法一:
◎右键单击有红色或绿色曲线的错误单词。
◎在弹出菜单中,选择建议修改的正确单词。
选定后,单击【自动更正】即成。
如果不同意修改,可选择【忽略】,在关闭文档以前Word将不再对这些单词提出疑问。
选择【忽略】后,如果认为不妥,想要对文档的所有错误再重新检查一遍,则需进行以下操作:
◎打开【工具】菜单,单击【选项】命令。
◎在弹出的对话框中打开【拼写和语法】选项卡,然后选择【重新检查文档】按钮,并在询问提示框中单击【是】。
方法二:
。
打开【工具】菜单,单击【拼写和语法】(或按F7键),,在打开的【拼写和语法】对话框中显示错误文字(红色),同时在对话框【建议】栏内提出可供修正的单词,选定后,点击【更改】即成。
后续操作与方法一同。
(对计计算机术语和某些简化英文的检查结果不一定正确,不得随便修改)
14、自动编写文档摘要
为快速浏览文档的要点,可使用word【自动编写摘要】功能。
其方法是:
◎依次选择【工具】—【自动编写摘要】对话框。
◎在【自动编写摘要】对话框中选择【摘要类型】和【摘要长度】(如占文档的百分比、字数、句数等,)自动从文档中找到合适的摘要
◎单击【确定】,Word就会把重要语句着重显示出来(图1)。
同时界面中出现了一个“自动编写摘要”工具栏(图2),
图1
单击其中的“关闭”按钮,就可
以退出自动编写摘要状态。
图2
三、文档管理
1、新建word文档的几种方法
方法一:
打开Word。
Word启动之后自动建立了一个新文档,这个文档的名称是“文档1.doc”。
方法二:
在“文档1.doc”窗口单击工具栏上的"新建空白文档"按钮,就又新建了一个空白的文档,名称叫做“文档2.doc”。
再单击这个按钮,就出现了“文档3”。
这是新建文档最常用的方法。
方法三:
依次选择【开始】→【所有程序】→【Office2003】→【新建Office文档】。
在【新建Office文档】对话框中选择【空白文档】(如图),然后单击【确定】,就建立了一个新的Word文档
方法四:
使用快捷键来新建文档,即在Word中按Ctrl+N键,可以建立一个新的空白文档。
方法五:
在Word中使用“文件”菜单的“新建”命令来建立新的空白文档。
方法六:
在“我的电脑”和“资源管理器”中使用“新建”命令来建立新的空白文档。
方法七:
在桌面空白处单击鼠标右键,在快捷菜单中单击【新建】项,从弹出的子菜单中选择【MicrosoftWord文档】,桌面出现一个新建文档图标。
双击此图标,就会出现一个新文档。
2、快速打开多个文档
打开多个文档,一般的方法是一个一个地依次打开,速度较慢。
比较快的方法是:
◎依次选择【文件】→【打开】,弹出【我的文档】对话框。
◎如果要打开顺序相连的多个文档,可以选中第一个文档后按住
Shift键,再用鼠标单击最后一个文档,则所有文档会一次被选中。
如果文档的顺序不相连,可以先按住Ctrl键,再用鼠标依次选定需要打开的文档。
3、快速显示多个文档
依次选择【窗口】→【全部重排】。
这样就会将所有打开了但未被最小化的文档显示在屏幕上。
每个文档宽度未变,垂直面呈折分重叠状态。
文档之间可以切换,点击一下后面的窗口就会自动转换到前面来。
还可以用鼠标按住某窗口的标题栏拖动该窗口,也可以将鼠标放在窗口边界上拖动鼠标调整窗口的大小。
4、快速关闭多个文档
屏幕上已经打开了多个文档,如果要快速保存和关闭这些文档,可采取以下办法:
◎按住Shi
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