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1文件控制程序
兰州雨中情防水材料有限公司
QB/YZQ—02—001--2009
文件控制程序
拟制:
办公室
审核:
梁引太
批准:
柳洪岗
版号第二版
2009年9月1日发布2009年9月1日实施
文件控制程序
1.目的
对与质量管理体系有关的文件包括适当范围的外来文件进行管理,确保有关各场所能得到并使用文件和资料的有效版本。
2.范围
适用于质量管理体系运行有关的文件,包括相关的外来文件。
3.职责
3.1办公室是文件的管理与控制的主管部门,负责文件总的发放与管理,确定文件管理方法要求,管理协助各职能部门做好文件的管理与控制工作。
3.2质量手册和程序文件由总经理批准,公司的管理规定以及规章制度由总经理批准,办公室发布和控制。
3.3公司的管理标准、规章制度、岗位规范、技术标准、规程规范、工艺规范等由公司主管领导批准,归口部门发布和控制。
3.4公司内部行政文件,由办公室批准、发布和控制。
3.5外来文件控制
a.外来的技术标准/规范,有关产品的法律法规由生产部管理和控制;
b.外来的上级/行业行政文件、法律法规由办公室管理与控制;
c.来自顾客的文件和资料,销售部门管理和控制;
d.来自供方的文件和资料由办公室采购人员管理与控制。
3.6各职能部门指定一名管理者负责文件管理,控制文件和资料。
4.工作程序
4.1公司的质量管理体系文件包括:
a.质量手册(包含公司的质量方针及质量目标);
b.程序文件;
c.作业文件(为确保其过程的有效策划、运行和控制所需的文件,包括技术文件,工艺文件以及作业指导书等);
d.外来文件和资料:
如各类标准、法律、法规等;
e.各类质量记录。
4.2文件的编写与审核
a.质量手册由办公室编写,由管理者代表审核;
b.程序文件由过程主管部门编写,由管理者代表审核;
c.项目质量策划由生产部编写,由主管领导审核;
d.作业指导书、管理性文件由主管部室编写,由主管领导审核。
4.3文件批准
a.质量手册及程序文件由总经理批准;
b.关联两个部门的公司级文件由总经理批准;
c.作业文件由各部门的公司级主管领导批准。
4.4文件发布
a.在文件获得评审及批准后,由办公室根据存档的要求,以及文件发出部门确定的文件使用范围的要求,确定发放范围及数量;
b.办公室根据文件的编号要求统一对各类文件进行编号管理;
c.文件在发放时应有相应的标识,明确发出单位及受控单位;
d.文件发放必须履行签字手续。
4.5文件的发放
4.5.1质量手册、程序文件的发放范围由办公室提出,经管理者代表同意后,办公室登记,发放时填写登记表,领用人在发放记录上签字。
4.5.2生产技术文件和外来文件由生产部确定发放范围并登记、发放,办公室登记备案。
4.5.3其他文件由文件编制部门确定发放范围并登记、发放,办公室存档备案。
4.5.4发放的文件分“受控”和“非受控”两类。
发给公司内部和认证机构的文件为受控文件,在封面加盖红色“受控”印章,“受控”文件应有受控号,按号发放;发给顾客和公司以外有关单位/人员的文件为非受控文件,非受控文件加盖红色“非受控”印章或不加标识。
4.6文件的管理
4.6.1办公室负责质量手册、程序文件的建档、管理,建立“受控文件清单”。
各部门对所使用的文件应精心管理,防止受潮、损坏或丢失;作业文件和其他文件建档、管理;各部门必须建立发放、使用文件清单,明确各类文件的使用范围以及发放日期及有效性,必要时注明文件编写、审核、批准等。
4.6.2作废的质量手册和程序文件由办公室负责收回,在登记表上作好记录。
文件需要销毁时,经管理者代表批准后,由办公室负责销毁;作废的作业文件和其他文件由各编制管理部门收回,由原批准人批准后编制部门销毁。
4.6.3为积累知识的需要,作为资料保存的失效文件,由文件发放部门加盖“作废留用”印章后,由申请留用部门保管,文件发放部门在“文件发放、回收记录”上注明。
4.6.4文件复印由文件发放部门负责,经加盖“受控”印章并编上受控号后才为有效文件,未经受权,不得随意复印文件。
4.6.5持有文件的人离开公司时,发放部门应收回其领取的受控文件。
4.6.6当文件丢失需补发时,丢失人应提出补发申请,说明丢失原因,经文件批准人批准后,由发放部门给予补发。
原受控号文件作废,并在登记表上注明,补发的文件应重新编号登记。
4.6.7借阅文件时,应办理借阅手续,一般借阅时间不超过一周。
4.7文件的更改
4.7.1质量手册、程序文件的更改由办公室负责,填写“文件更改审批表”,经管理者代表审核,总经理批准后,由办公室文件管理人员持“文件更改审批单”到文件持有人处进行更改,并将更改情况登记在每份文件的“更改记录”栏上;技术文件、作业文件和其他文件的更改由文件发放部门负责。
4.7.2更改可采用划改、换页和换版方式
a.划改:
用钢笔或签字笔划去应删除掉的,填上应增加的内容;
b.换页:
当文件某页更改较大或有多处更改而影响文件清晰时,可采用换页处理,换下的页应按作废文件处理;
c.换版:
文件有重大更改或重新排版时需要换版,换版工作按本程序4.3条款的有关规定执行。
新版文件生效时,原版文件同时作废。
4.7.3采用新版本表示文件的修改状态。
4.8文件的评审
4.8.1质量手册、程序文件的评审在每年管理评审时进行,由办公室提出初步评审意见,经管理评审会议讨论后作出文件有效性评审结论,需修改时,由办公室按本程序4.7条款进行。
4.8.2作业文件和其他与质量有关的文件由文件编制部门负责进行有效评审,每年不少于一次,评审应结合文件平时使用情况进行。
4.9记录作为文件,执行《质量记录控制程序》
5.相关文件《质量记录控制程序》
6.质量记录
《文件评审记录》YZQ-02-001-01
《受控文件编号表清单》YZQ-02-001-02
《现行有效文件清单》YZQ-02-001-03
《文件内容更改单》YZQ-02-001-04
《文件修改记录》YZQ-02-001-05
《文件收发登记表》YZQ-02-001-06
兰州雨中情防水材料有限公司
文件评审纪录
YZQ-02-001-01
编号:
日期:
文件名称
版次
文件编号
层次
拟制人
审核人
文件描述的范围的完整性,与文件的格式的相符性。
文件分配的职责是否符合职责分配的要求。
引用的文件是否有效。
是否形成了必要的质量记录。
其它相关的内容
评审人员签名
部门
签名
部门
签名
兰州雨中情防水材料有限公司
受控文件编号表清单
YZQ-02-001-02
文件类别
编号规则
受控号编写
手册编号
Q/YZQ-ZL-01-2009
发布年号
手册编码
单位简写
文件代码
根据组织机构排序以及部门确定受控编号
程序文件
QB/YZQ-02-001-2009
发布年号
程序文件编码
单位简写
文件代码
根据组织机构排序以及部门确定受控编号
质量记录
YZQ-02-00×-0×
记录编号
程序文件代码
程序文件
单位简写
各部门文件编号
各部门首先确定文件编码规则由办公室批准后执行,文件装订本前附规则。
根据部门规则制定受控文件的编号
新增加的记录编号
以部门以及文件的归类编号属于部门内部的文件,也可参考部门内文件编号。
外来文件编号
各部门自行设定。
技术文件
由生产技术部自行制定编号规则。
属于受控文件,发放必须设置受控要求。
兰州雨中情防水材料有限公司
现行有效文件清单
YZQ-02-001-03
编号:
日期:
序号
文件编号
文件名称
版次
制定部门
批准部门/人
备注
审核:
编制:
兰州雨中情防水材料有限公司
文件更改单
YZQ-02-001-04
编号:
日期:
实施日期
批准
更改单编号
序号
更改前内容(或行或段)
更改后内容(或行或段)
兰州雨中情防水材料有限公司
文件修改纪录
YZQ-02-001-05
序号
修改单编号
修改部门/人
批准部门/人
修改页码
修改日期
兰州雨中情防水材料有限公司
文件收发登记表
YZQ-02-001-06
序号
文件编号
文件名称
接收时间
发放时间
接收单位
接收人
备注
- 配套讲稿:
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- 特殊限制:
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- 关 键 词:
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