英文电子邮件范例解说.docx
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英文电子邮件范例解说.docx
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英文电子邮件范例解说
英文电子邮件范例解说
0概念篇
电子邮件有许多优点,实时又私密,方便又省时,难怪有成千上万人使用电子邮件与亲友联系,甚至进行商业往来。
在这种沟通热潮之下,多年没写信的人纷纷开始使用电子邮件。
如果熬夜加班,可以将邮件寄到他人信箱,对方明早就可读取信件。
想联系的朋友若是身处另一个时区,或者生理节律与你不同,你可以写电子邮件,不必担心会跟打电话一样扰人清梦。
a.开首敬辞
电子邮件的开头一定要先行问候,例如:
「DearLillian,」。
根据你与收信者的亲疏远近,你要称呼他们的姓而非他们的名,例如:
「DearMrs.Price,」。
如果关系较为亲近,你可以说:
「HiKelly,」。
(说明)
对方为男性用Mr. ** ,对方为女性则用Ms.** ,如果为博士 ,无论男女皆用DearDr.**。
其它常用的问候语包括:
Hithere, DearAll, Hi, DearSir/Madam, LadiesandGentlemen 。
b.向受文者致谢(开场白)
如果回复客户的询问,你可先表达感谢。
例如:
如果某人询问你的公司,你可以说:
「ThankyouforcontactingABCCompany.」。
如果某人已经回复你先前的电子邮件,务必要说:
「Thankyouforyourpromptreply.」或「Thanksforgettingbacktome.」。
c.表明你的目的(开场白)
你有可能无法用感谢词来作为电子邮件的起头。
如果是这样,你可以表明目的。
例如:
「Iamwritingtointroducemyself…」或「Iamwritinginreferencetoyouradvertisement…」。
尽早在电子邮件中清楚说明目的,然后进入邮件的主题内容。
记得要注意文法、拼字及标点符号,避免冗长的句子,让句子简洁明了。
d.电子邮件内容
替各种场合收集单字、词组、句型与文章段落。
许多人或许会告诉你,要学会如何用英文写电子邮件,必须练习、练习再练习。
练习非常有用,也是学好英文的必要手段。
然而,问题是对许多英语学习者而言,「用英文写信」等同于「犯下许多错误」。
有些人甚至每个句子都有错误!
如果你不会犯许多错误,你可以用英文写信,而且你的英文会愈来愈好。
然而,如果你会犯很多错误,你每次写英文都会强化你犯的错误。
你每回写信就会不断犯错,错误的习惯会愈来愈根生地固。
写得愈多,英文愈烂。
你只能透过阅读与聆听英文来学习如何写出正确的英文书信。
你必须阅读与聆听正确的英文句子。
当你学会如何去组成正确的英文句子之后,你才能开始去写信。
e.结束语
电子邮件时再次感谢对方,或者再写些客气的结束语。
你可以先说「Thankyouforyourpatienceandcooperation.」或「Thankyouforyourconsideration.」,然后接着说「Ifyouhaveanyquestionsorconcerns,don’thesitatetoletmeknow.」及「Ilookforwardtohearingfromyou.」。
f.结尾辞
电子邮件的最后一步是使用适切的结尾辞与属名,正式用语是「Bestregards,」「Sincerely,」及「Thankyou,」,比较随结尾辞有「Bestwishes,」或「Cheers,」。
传送电子邮件以前,请再次检查电子邮件中的拼写,确定你的电子邮件完美无暇!
**常用的英文电子邮件略语(abbreviations)**
ASAP=assoonaspossible
FYI=foryourinformation
BTW=bytheway
TIA=thanksinadvance
LOL=laughedoutloud
FAQ=frequentlyaskedquestions
OIC=Oh,Isee
WTG=waytogo(做得好!
加油)= nicejob,welldone,nicework,niceeffort,youdidgood,goodjob,goodgoing,yeah,awesome,youdidit!
**常用的英文电子邮件开头短语**
◎Justanotetoletyouknow…
◎Foryourinformation…
◎Here are../Hereis…
◎Attachedis(are) …
◎Inanswertoyourquestion
◎Thisisto+V(Thisistoconfirmmyregistration…)
◎Iamwritingto…
◎Justwantedtofollowupwith
◎Asyoumayhaveheard,…
◎Asyou’renodoubtaware,…
◎Ithascometomyattentionthat….
◎Ihavebeeninformedby….that…
◎Aschairman(amanager/adirector/asecretary)of….
◎WhenMr.…ofyourfirmcalledatthisofficeon….
◎Followingonthetelephoneconversationthatyouhadwithmeyesterday…
◎Iammakinginquiriesabout…andyournamehasbeengiventomeby…
◎Justa(quick)reminderthat…
◎Justwantedtodropyouaquickline…
◎Hopethisemailfindsyouwell.
◎Thisemailisintendedfor…
◎It’sbeenalongtimesinceIlastwrotetoyou.
◎Justaclarificationon….
◎ThisE-mailwillserveasaclarificationon….
◎I’mattachingaWordfilecontaining….
◎Thisis(just)afollowuptomypreviouse-mail.
第1讲
下以是版主挑出的电子邮件模板,皆由老美所写,不会故意为英语教学而使用奇怪拗口的句型,可作为撰写英文邮件时绝佳的模仿对象。
HiWayne,
Roberthere…
IjustcameacrossthiscoolnewfreeebookandIthoughtmaybeyoucouldbenefitfromittoo.
It’scalledFreeTrafficUnleashedandit’sastepbystepguideonhowtogetlotsofvisitorstoyoursitewithoutspendingafortuneonadvertising!
Youcandownloaditforfreehere:
AnywayIjustreaditandI’mveryexcitedaboutallthestuffI’mgoingtostartimplementinginmybusiness.Ialsoboughttheonetimeoffer,itwassuchgreatvalue.
Besuretocheckitout.
Haveagreatday,
RobertPuddy
(说明)
1.comeacrosssb/sth=meetorfindsb/sthbychance偶然发现
2.Ithoughtmaybeyoucouldbenefitfromit->这不是传统的「过去式」用法,乃是客气谦虚的说法。
英美人士会用所谓的『Distancing(区隔)』方式来表达谦虚语气,我日后详细解说这点。
3.implement=carryout;putsthintoeffect执行;实施
4.spendafortune=花大钱(spendalargeamountofmoney;causesbanarmandaleg)
5.checkitout=习惯用法,就是叫你去看看的意思
6.stepbystep(step-by-step)=循序渐进的意思,用来修饰后方名词
(英文电子邮件No.2)
HeyWayne,
Youneedtocheckoutourlatestblogpostoutlining(detailing/explaining/describing/discussing/exploring/examining)whytheeconomy,andinparticular,theUSDcouldbenegativelyaffectingyourPPCcampaigns.
Checkitouthere:
====>
Again,thisisprettyimportantstuffandrevolvesaroundrealdatapulledfromoneofKyle’scampaigns.====>
Pleaseleaveacomment(给个留言或建议)ifyouenjoytheinfo.Wearegoingtobeaddingtoourblogonaweeklybasis(每周)goingforward,somakesureyoucheckbackregularly.
Takecareandhaveagoodweekend.
Cheers,
Kyle&Carson
TheWealthyAffiliate
(说明)
1. checkitout=习惯用法,就是叫你去看看的意思
2.outline=概略说明
3.revolve=havesb/sthasitschiefconcern;centeronsth以…为中心
Myliferevolvesaroundmyjob.(工作是我的生活中心)
Theearthrevolvesroundthesun(onitsaxis).地球绕太阳转//moveinacircularorbit
4.comment=建议
feedback是指顾客对公司的回馈意见,不适用于这里。
5.on…basis=以…为基础
Ratesofworkarecalculatedonaweeklybasis.
Thewritingclasswasconductedonatwice-a-weekbasis.
Everythingwillbedealtwithonacase-by-casebasis.(视情况来处理)
onafirst-come,first-servedbasis(依照先来先服务的原则)
Apparently,theiPhonewillbesoldonafirst-come,first-servedbasis,withnopre-salesorwaitinglists.
Pleasenote,thispositionisonatemporarybasiswithananticipateddurationofoneyearwiththepossibilitiesofcontractextensionforupto4additionalyears.
(这项职务是临时性质,预估工作期限为一年,但是合约可能会再延长四年。
)
这些句型可运用于撰写电子邮件:
电子邮件写作(概念篇)
第2讲
下以是小弟挑出的电子邮件模板,皆由老美所写,不会故意为英语教学而使用奇怪拗口的句型,可作为撰写英文邮件时绝佳的模仿对象。
(英文电子邮件No.1)
WelcomeWayne!
ItisourpleasuretowelcomeyoutoTheBerryTree!
Wesuggestthatyouprintthispageforyourrecords.
ThefollowingisyourAccountInformation:
YourBerryTreeID:
******
YourPassword:
######
YourBerryTreeWebsiteus:
http:
//www.MyBerryT
Youhaveacompletetraining,supportandresourcecentercalledTheBerryTreeLounge. Youcangettherebyclickingonthislink:
.
Youcanaccessyourback-officememberssectionfromTheBerryTreeLoungeoryoucanclickhereto:
http:
//www.MyBerryT
Onceinsideyourback-office,pleasetakethetimetovisityourmaintenancetabandclickon“updateprofile.” Withinthisareayoucanchangeyourpasswordandanyinformationthatwasinputincorrectlyfromyourenrollmentform.
ThankyouandweareveryexcitedtowelcomeyoutoTheBerryTree.
(说明)
1. Itis…forsbto….(这是常用句型)本句是欢迎我加入“TheBerryTree”这间网络公司。
2.Wesuggestthatyouprintthispageforyourrecords.
suggest(建议)后面句子的动词要用『原形动词』,属于假设用法,我日后针对这点详加说明。
forone’srecords-作为存证记录,记得records的“s”不可漏掉。
3. Thefollowingis.… =Belowis….=….islistedbelow=….islistedasfollows(这是常用句型,一定要牢记)。
这句英文就是说:
以下乃是你的账户资料。
4.called为thatiscalled的省略。
5. ”Click”的标准用法是『及物动词』,所以“on”可以省略。
”Click” 表示用鼠标按一下连结 //“Press”是用手直接按压某样东西,这两个字不要弄混。
6.access -使用某项资源。
详细用法请见『英文单字“Access”该如何使用?
』。
7.once -这里是『一旦』的意思,不是『一次』的意思。
8.back-office指网站后端的管理平台。
9.input-输入。
10.enrollmentform-入会表格 //enrol=登记或注册。
第3讲
下面是某位客户对我提出问题的系列回答,十分值得仿效。
HiWayne,
Ithinkitisimportantthat Aflexhasmultiplepeoplewithaccesstooursystem.Asyoustate,therecouldbeanynumberofreasonswhyhavingabackuppersonisagoodidea. Ourcompany’s otherODMshavemanypeoplesetupfor systemaccesswithmanydifferentpeoplesubmittingandapprovingchangerequests.
Regards,
Kathy
(版主解说)
1. access-神奇的单字又来了。
科技界通常翻成『撷取』,详细用法请见:
『英文单字“Access”该如何使用?
』。
2. with-神奇的介系词,说明前后所接的句子或名词有关联,有时表示『具备/拥有』之意,有时不用翻成中文。
3. Asyoustate-如同你所说的(惯用的提醒用法),其它类似的用法包括:
Asyou have said或Asyouhavestated。
4. couldbe-假设语气,表示『有可能』。
这个用法层出不穷,详细用法请见:
『英文辅助动词“Could”该如何解释?
』。
5. why-关系代名词,通常皆在“reason”这个单字后面,其后说明理由。
6. backupperson-替代人选,代理人。
备份磁盘就是用“backup”这个词语。
backup此处可视为形容词。
7.ODM-originaldesignmanufacturer(原始设计制造商)略称。
ODMisacompanywhichmanufacturesaproductwhichultimatelywillbebrandedbyanotherfirmforsale.
8.submit递交
9.approve同意
10.submittingandapprovingchangerequests-由此可知“submit”和“approve”可以跟“request”(要求) 共同搭配使用,这就是『英文词语搭配』(EnglishCollocations)的观念。
『词语搭配』的详细用法请见:
『英文的『词语搭配』』。
Wayne,
Iwillsubmitasupportrequesttocorrectthisissue. I’llletyouknowwhenthesupportteamindicatestheproblemisfixed.
Regards,
Kathy
(版主解说)
1.will-告诉对方自己的决定时要用“will”这个字。
参考下例:
Mother:
Thephoneisringing.(电话响了)
Son:
I’llanswerit!
(我来接)
2.issue-在此可翻成『问题』,此处的意思等同于“problem”。
3. theproblemisfixed=解决问题/等同于“theissueiscorrected(resolved)”。
动词用现在式表示『未来的将发生的事件』,版主日后会写专文讨论这点。
Wayne,
Ihavesubmittedasupportrequesttocorrectthisissueandwillletyouknowwhenthesupportteamresponds.
Regards,
Kathy
(版主解说)
1.我又写信烦了她一次,于是她就将“Iwillsubmitasupportrequest”改成“Ihavesubmittedasupportrequest”,告诉版主她已经在处理问题了。
Wayne,
Thischangehasnowbeenmade. Pleasenotethatitcouldtakeupto24hoursforthechangetotakeeffect inthesystem.
Regards,
Kathy
(版主解说)
1.couldbe-假设语气,表示『有可能』,详细用法请见:
『英文辅助动词“Could”该如何解释?
』。
2.takeeffect-生效/发生作用。
Wayne,
Iwillcheckwiththesupportteamtofindoutwhythisisn’tworking.I’llletyouknowassoonastheyindicateit’sresolved andyoucantryagain.
Regards,
Kathy
(版主解说)
1.checkwith-询问。
2.supportteam -支持小组。
3. thisisn’tworking-英美人士在讲到机器坏掉时都会用『现在进行式』表达,网友要切记这一点。
参考下例:
Thecopymachineisnotworking.Couldyoupleasesendsomeoneup tofixtit?
(复印机坏掉了,可以派人来修理吗?
)
Mycarisactingupagain.(我的车又出毛病了)
详细用法请见:
『英文「现在进行式」的使用时机
(1)』。
4.resolve-解决(=fix,correct)
Wayne,
Ithink Ifinallyunderstandwhathasbeencausingsomeoftheissueswe’veseen.Isubmittedtwosupportrequeststodaytocorrecttheproblemsbutit’spossiblethesetwocorrection
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