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会计再教育
第一章 会计核算的一般要求
第一节 会计核算内容和程序
一、会计核算的具体内容
单位发生的以下经济业务事项,应当及时办理会计手续,进行会计核算:
(一)款项和有价证券的收付;
(二)财物的收发、增减和使用;
(三)债权债务的发生和结算;
(四)资本、基金的增减;
(五)收入、支出及成本费用的计算;
(六)结余或财务成果的计算和处理;
(七)需要办理会计手续、进行会计核算的其他事项。
二、会计核算的一般程序
各单位应当按以下程序进行会计核算:
(一)建账。
(二)取得或填制原始凭证。
在经济业务事项发生时,由经办人员首先取得外来原始凭证或填制自制原始凭证或根据取得的外来原始凭证同时填制自制原始凭证。
(三)审批原始凭证。
根据单位制定的相关原始凭证审批程序制度,由审批人进行审批。
(四)审核原始凭证。
由会计人员对原始凭证及其内容的真实、合法、准确、完整性进行审核。
(五)填制记账凭证。
根据审核无误的原始凭证填制记账凭证并编号。
(六)审核记账凭证。
由复核人员、稽核人员和会计机构负责人(会计主管人员)对填制记账凭证内容的齐全、真实、准确性,以及所附原始凭证的真实、合法、准确、完整性进行审核。
(七)登记会计账簿。
根据审核无误的会计凭证登记总账、日记账、明细账和其他辅助账。
(八)对账。
核对账账、账证和账实是否相符,对发现的差错及时进行调整。
(九)结账。
按规定结计各账户的发生额及余额。
(十)编制财务会计报告。
第二节 会计核算的一般要求
一、根据实际业务进行会计核算
第三十八条各单位的会计核算应当以实际发生的经济业务为依据,按照规定的会计处理方法进行,保证会计指标的口径一致、相互可比和会计处理方法的前后各期相一致。
二、依法进行会计核算
第三十六条各单位应当按照《中华人民共和国会计法》和国家统一会计制度的规定建立会计账册,进行会计核算,及时提供合法、真实、准确、完整的会计信息。
第三十九条会计年度自公历1月1日起至12月31日止。
第四十条会计核算以人民币为记账本位币。
收支业务以外国货币为主的单位,也可以选定某种外国货币作为记账本位市,但是编制的会计报表应当折算为人民币反映。
境外单位向国内有关部门编报的会计报表,应当折算为人民币反映。
三、依法设置会计科目和账簿
第四十一条各单位根据国家统一会计制度的要求,在不影响会计核算要求、会计报表指标汇总和对外统一会计报表的前提下,可以根据实际情况自行设置和使用会计科目。
事业行政单位会计科目的设置和使用,应当符合国家统一事业行政单位会计制度的规定。
第四十二条会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的内容和要求必须符合国家统一会计制度的规定,不得伪造、变造会计凭证和会计账簿,不得设置账外账,不得报送虚假会计报表。
第四十三条各单位对外报送的会计报表格式由财政部统一规定。
四、依法建立会计档案
第四十五条各单位的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料,应当建立档案,妥善保管。
会计档案建档要求、保管期限、销毁办法等依据《会计档案管理办法》的规定进行。
实行会计电算化的单位,有关电子数据、会计软件资料等应当作为会计档案进行管理。
不按规定保管会计资料。
不少企业不按会计档案要求妥善保管会计资料,由于条件限制,民营企业的会计资料,既没有专门的地方存放,更没有专人负责。
由于随意存放,会计凭证、账簿、报表丢失、毁损情况屡屡发生。
五、对会计电算化的基本要求
第四十四条实行会计电算化的单位,对使用的会计软件及其生成的会计凭证、会计账簿、会计报表和其他会计资料的要求,应当符合财政部关于会计电算化的有关规定。
六、正确使用会计记录文字
第四十六条会计记录的文字应当使用中文,少数民族自治地区可以同时使用少数民族文字。
中国境内的外商投资企业、外国企业和其他外国经济组织也可以同时使用某种外国文字。
第三节 会计记录书写
一、会计记录中红色墨水的使用规则
单位手工填制会计凭证、登记会计账簿和编制财务会计报告必须使用钢笔或碳素笔,用蓝黑或炭素墨水;不得使用圆珠笔(银行复写的除外)或铅笔书写。
填写多联原始凭证、会计报表可以使用蓝或黑油圆珠笔。
具有冲销、抵减性质的原始凭证、记账凭证和会计账簿记录可以使用红墨水(油)笔书写。
二、会计凭证、账簿和报表等资料记录规则
在会计凭证、会计账簿和会计报表上填写的文字以国家公布的简化字为标准,不得自造简化字;填写的文字和数字除字迹须清晰、工整外,还应当符合下列规则:
(一)文字和数字的填写一般应当占本行的二分之一格距。
(二)阿拉伯数字应当一个一个的书写,不得连笔写,并应当符合下列要求:
1.手写字体应当自右上方斜向左下方,倾斜度应当一致。
2.手写数字按格次填写;无格次的,数字间的间距应当相同。
3.手写“6”应当上出头;手写“7”和“9”应当下出头,并超过底线,出头的长度约为一般字体高度的四分之一;手写“0”时,字高、字宽应当与其他数字相同;手写“6”、“8”、“9”、“0”时,圆圈必须封口。
4.填写原始凭证时,阿拉伯金额数字前面应当书写币种符号或者名称简写加币种符号;币种符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白;凡阿拉伯数字前写有币种符号的,数字后面不再写货币单位。
人民币符号为“¥”;
5.以元为单位(其他货币种类为货币基本单位,下同)的阿拉伯数字,除表示单价等情况外,一律填写到角分,分以下四舍五入;无角分的,角、分位可写“00”,未印有位数的可用符号“—”;有角无分的,分位写“0”,不得用符号“—”代替。
(三)填写的大写金额数字,应当用汉字正楷或行书体书写,并符合下列要求:
1.汉字大写金额数字为:
零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、元(圆)、角、分;填写时,不得用O、一、二、三、四、五、六、七、八、九、十、廿、毛、仨、另等简化字字样代替。
2.大写金额数字到元或者角为止的,在“元”或者“角”字之后应当写“整”字;大写金额数字有分的,“分”字后面不写“整”字。
如小写金额¥1008.00,大写金额应写成“人民币壹仟零捌元整”。
3.大写金额数字前未印有货币名称的,应当加填货币名称,货币名称与金额数字之间不得留有空白。
常用货币名称为:
“人民币”、“美元”、“欧元”、“日元”、“英镑”、“港币”、“澳门元”等。
4.未印有位数的,填写大写金额数字,阿拉伯金额数字之间有“0”时,应当按以下规定填写:
阿拉伯金额数字之间有“0”时,汉字大写金额要写“零”字。
如101.50,汉字大写金额应当写成人民币壹佰零壹元伍角整。
阿拉伯金额数字中间连续有几个“0”时,汉字大写金额中可以只写一个“零”字。
如1,004.56,汉字大写金额应当写成人民币壹仟零肆元伍角陆分。
阿拉伯金额数字元位是“0”,或者数字中间连续有几个“0”、元位也是“0”但角位不是“0”时,汉字大写金额可以只写一个“零”字,也可以不写“零”字。
如l,320.56,汉字大写金额应当写成人民币壹仟叁佰贰拾元伍角陆分;
又如l,000.56,汉字大写金额应当写成人民币壹仟元零伍角陆分,或人民币壹仟元伍角陆分。
5.印有位数的,填写大写金额数字,阿拉伯金额数字之间有“0”时,应当按以下规定填写:
数字之间有几个“0”,均应逐位填写“零”。
大写金额数字前有空位的,应当在数字前用符号补齐。
(四)会计记录“摘要”中常用的计量单位可以用符号代替填写。
常用的计量单位及符号如下:
1.重量:
毫克(mg)、克(g)、千克(kg)、吨(t);
2.长度:
毫米(mm)、厘米(cm)、米(m)、千米(km);
3.面积:
平方厘米(cm2)、平方米(m2);
4.体积:
立方厘米(cm3)、立方米(m3);
5.容量:
毫升(ml)、升(l);
【例题·单选题】账簿中书写的文字和数字正确的是(C)。
A.要留有适当空格,一般应占格距的2/3
B.要留有适当空格,一般应占格距的1/3
C.要留有适当空格,一般应占格距的1/2
D.要填满,不能留空格,以防他人修改
【例题·多选题】填制原始凭证时,符合书写要求的是(ABD)。
A.阿拉伯金额数字前面应当填写货币币种符号
B.币种符号与阿拉伯金额之间不得留有空白
C.大写金额有分的,分字后面要写“整”或“正”字
D.汉字大写金额要用正楷或行书字体
【例题·多选题】在原始凭证上书写阿拉伯数字,正确的有(ABC)。
A.所有以元为单位的,一律填写到角分
B.无角分的,角位和分位可写“00”,或者符号“—”
C.有角无分的,分位应当写“0”
D.有角无分的,分位也可以用符号“—”代替
三、记录错误的处理规则
不管是会计凭证、会计账簿还是会计报表在填制上发生了错误,都应该按照相应的更正方法进行更正,绝对不能直接在相关资料上进行涂改、挖补和刮擦等。
原始凭证如果发生错误,应当由出具单位重开或更正,更正处应当加盖出具单位印章。
原始凭证金额错误的,应当由出具单位重开,不得在原始凭证上更正。
会计差错的更改主要有以下几种情况:
{1}对以前年度发生的影响利润的重大会计差错,要通过“以前年度损益调整”核算,调整相关资产负债并最终影响未分配利润;
{2}对以前年度发生的影响利润的非重大会计差错,以及本年度已入账的会计差错,采用“红字更正法”等方法进行更改;
{3}对过账和汇总错误可直接划线更改;
{4}对尚未入账的错误记账凭证可撕毁重填。
【例题·单选题】企业接受的原始凭证有错误,应采用的处理方法是(D)。
A.本单位代替出具单位进行更正
B.退回出具单位,不予接受
C.向单位负责人报告
D.由出具单位重开或更正
【例题·单选题】对金额有错误的原始凭证,正确的做法是(C)。
A.由出具单位在原始凭证上更正
B.由出具单位在原始凭证上更正,并加盖出具单位印章
C.由出具单位重开
D.拒绝接受
四、会计印章
会计印章的保管和使用(以北京地区为例进行讲解)
(1)财务专用章必须由专人保管,使用时须征得财务负责人同意;“现金收讫”、“现金付讫”、“银行收讫”、“银行付讫”章由出纳人员专用;“转账收讫”、“转账付讫”章也要指定专人保管使用。
(2)填制记账凭证时,会计科目、明细科目可以刻制会计科目章,科目章规格,最大不超过四号字,最小不小于五号字,字样为仿宋体或楷体为宜。
(3)会计人员每人应刻制一枚长方形名章,用于原始凭证、记账凭证、会计报表等指定位置和更正数字,其规格不超过账表横格的三分之二。
(4)盖会计科目章,用蓝色印油;盖姓名章,用红色印油,字迹要清晰。
(5)支票与印鉴应分别保管,不得由出纳一人管理。
【案例】
张彬和林立是同一个事业单位的会计和出纳,多年来同处一室,在工作上互相配合,关系很好。
林立的丈夫自己开办了一个经销电脑配件的公司。
最近根据电脑市场信息得知,有一种计算机软件销量前景看好,但因个人账面资金不足,无法进货。
于是林立的丈夫让林立想办法借些款项。
林立想到了单位账户的存款,于是自己填了票面金额为24000元的现金支票一张,在张彬上班离开办公室时,私自将张彬保管的印鉴加盖在现金支票上,从银行提取了现金。
一个月后,林立又将24000元现金填现金缴款单存入单位银行账户。
不久,张彬在月末对账时,发现了此事。
如果你是张彬,发现了此事应该如何处理?
第二章 会计档案与会计工作交接
问题:
有的单位会计档案多年不归档;会计报表有年报无月报,报表保留不齐全,短缺现象严重;
对会计资料的装订不规范,有些凭证、账薄、报表没有及时分类归档保留。
有的单位会计档案中未存放会计交接资料,有的单位会计工作交接不及时、交接事项不完整,手续不严密,监交不严格,还有极少数单位甚至不办理会计资料移交。
第一节 会计档案概述
各单位(包括国家机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建账的个体工商户和其他组织)必须加强对会计档案的管理工作,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。
各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责会计档案工作的指导、监督和检查。
一、会计档案的概念
会计档案是会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算的专业材料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。
二、会计档案的内容
会计档案的内容是指会计档案的范围。
具体包括会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计核算资料四个部分:
(1)会计凭证类:
包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证和其他会计凭证。
(2)会计账簿类:
包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿和其他会计账簿。
(3)财务会计报告类:
包括中期财务报告、年度财务会计报告,财务会计报告包括会计报表、附表、报表附注及相关文字说明、其他财务报告。
(4)其他类:
包括银行存款余额调节表、银行对账单、其他应当保存的会计核算专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。
实行会计电算化单位存贮在磁性介质上的会计数据、程序文件及其他会计核算资料均应视同会计档案一并管理。
第二节 会计档案保管
一、会计档案的归档
各单位每年形成的会计档案,应由会计机构按照归档的要求,整理立卷、装订成册,编制会计档案保管清册。
根据《会计档案管理办法》,各单位当年形成的会计档案,会计年度终了,可暂由本单位财务会计部门保管一年。
期满之后,原则上应由财务会计部门编造清册,移交本单位的档案部门保管;未设立档案部门的,应当在财务会计部门内部指定专人保管。
移交本单位档案机构保管的会计档案,原则上应当保持原卷册的封装。
个别需要拆封重新整理的,档案机构应会同会计机构有关人员和经办人员共同拆封整理,以分清责任。
二、会计档案的保管期限
会计档案的重要程度不同,保管期限也有所不同。
各种会计档案的保管期限,根据特点可分为永久、定期两类。
永久档案应长期保管,不可销毁;定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限,该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限,具体可以分为:
(1)需要永久保存的会计档案:
会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报(决算)。
(2)保管期限为25年的会计档案:
税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账,现金和银行存款日记账。
(3)保管期限为15年的会计档案:
会计凭证类;总账、明细账、日记账(现金和银行存款日记账除外)和辅助账簿;会计移交清册;行政单位和事业单位的各种会计凭证;各种完税凭证和缴、退库凭证;财政总预算拨款凭证及其他会计凭证;农牧业税结算凭证。
(4)保管期限为10年的会计档案:
国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证;各收入机关编送的报表;财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨贷款年报;税收会计报表(包括票证报表)。
(5)保管期限为5年的会计档案:
固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年;银行余额调节表;银行对账单;财政总预算会计月、季度报表;行政单位和事业单位会计月、季度报表。
(6)保管期限为3年的会计档案:
月、季度财务报告;财政总预算会计旬报。
三、会计档案的查阅和复制
(一)会计档案的查阅和复制
各单位应建立健全会计档案的查阅、复制登记制度,严格遵循查阅、复制和收回制度,保证会计档案的安全完整。
各单位保存的会计档案不得借出,如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。
查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。
(二)会计档案的交接
单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的,在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案,应当由终止单位的业务主管部门或财产所有者代管或移交有关档案馆代管。
法律、行政法规另有规定的,从其规定。
单位分立后原单位存续的,其会计档案应当由分立后的存续方统一保管,其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案;
单位分立后原单位解散的,其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管,各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证应当单独抽出由业务相关方保存,并按规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位所涉及的会计档案,应当由原单位保管,承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案,对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证,应当单独抽出由业务承接单位保存,并按规定办理交接手续。
单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的,原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管;单位合并后原各单位仍存续的,其会计档案仍应由原各单位保管。
建设单位在项目建设期间形成的会计档案,应当在办理竣工决算后移交给建设项目的接受单位,并按规定办理交接手续。
单位之间交接会计档案的,交接双方应当办理会计档案交接手续。
移交会计档案的单位应当编制会计档案移交清册,列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容。
交接会计档案时,交接双方应当按照会计档案移交清册所列内容逐项交接,并由交接双方的单位负责人负责监交。
交接完毕后,交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
四、会计档案的销毁
(一)会计档案的销毁程序和办法
会计档案保管期满需要销毁时,应按照以下程序销毁:
(1)由本单位档案机构会同会计机构提出销毁意见,共同鉴定和审查,提出销毁意见,编制会计档案销毁清册,并列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。
(2)单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
(3)销毁会计档案时,应当由单位档案机构和会计机构共同派员监销。
国家机关销毁会计档案时,应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。
财政部门销毁会计档案时,应当由同级审计部门派员参加监销。
(4)监销人在销毁会计档案前,应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案;销毁后,应当在会计档案销毁清册上签名盖章,注明“已销毁”字样和销毁日期,同时将监销情况写出书面报告(一式两份),一份报告本单位负责人,另一份归入档案备查。
(二)保管期满但不得销毁的会计档案
(1)对于保管期满但未结清的债权债务以及涉及其他未了事项的原始凭证不得销毁,应单独抽出,另行立卷,由档案部门保管到未了事项完结时为止。
对于单独抽出立卷的会计档案,应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
(2)正在项目建设期间的建设单位,其保管期满的会计档案不得销毁。
五、会计人员的工作交接
会计人员工作交接,也称会计工作交接,是指会计人员工作调动或者因故离职时,与接替人员办理交接手续的一种工作程序。
意义:
第一,做好会计交接工作,可以使会计工作前后衔接,保证会计工作连续进行。
第二,做好会计交接工作,可以防止因会计人员的更换而出现的账目不清、财务混乱的现象。
第三,做好会计交接工作,也是分清移交人员和接管人员工作责任的一项有效措施。
(一)交接的范围
《会计法》规定:
“会计人员调动工作或者离职,必须与接管人员办清交接手续。
”除此之外,会计人员在临时离职或其他原因暂时不能工作时,也应办理会计工作交接。
《会计基础工作规范》对此作了进一步的规定:
(1)临时离职或因病不能工作、需要接替或代理的,会计机构负责人(会计主管人员)或单位负责人必须指定专人接替或者代理,并办理会计工作交接手续。
(2)临时离职或因病不能工作的会计人员恢复工作时,应当与接替或代理人员办理交接手续。
(3)移交人员因病或其他特殊原因不能亲自办理移交手续的,经单位负责人批准,可由移交人委托他人代办交接,但委托人应当对所移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他有关资料的真实性、完整性承担法律责任。
(二)交接的基本程序
1.做好办理移交手续前的准备工作
根据规定,会计人员在办理移交手续前,必须及时办理完毕未了的会计事项,具体包括:
(1)对已经受理的经济业务尚未填制会计凭证的,应当填制完毕。
(2)尚未登记的账目应当登记完毕,结出余额,并在最后一笔余额后加盖经办人员印章。
(3)整理好应该移交的各项资料,对未了事项和遗留问题要写出书面说明材料。
(4)编制移交清册,列明应当移交的会计凭证、会计账簿、财务会计报告、公章、现金、有价证券、支票簿、发票、文件以及其他会计资料和物品等内容;实行会计电算化的单位,从事该项工作的移交人员应在移交清册上列明会计软件及密码、会计软件数据盘、磁带等内容。
(5)会计机构负责人(会计主管人员)移交时,应将全部财务会计工作、重大财务收支问题和会计人员的情况等,向接替人员介绍清楚。
2.按照移交清册逐项移交
移交人员在离职前,必须将本人经管的会计工作,在规定的期限内,全部向接替人员移交清楚。
接替人员应认真按照移交清册列明的内容,进行逐项交接。
具体要求是:
(1)现金要根据会计账簿记录余额进行当面点交,不得短缺。
如有不一致或“白条抵库”现象,移交人员应在规定期限内负责查清处理。
(2)有价证券的数量要与会计账簿记录一致。
(3)所有会计资料必须完整无缺。
如有短缺,必须查明原因,并在移交清册中加以说明,由移交人负责。
(4)银行存款账户余额要与银行对账单核对相符。
如有未达账项,应编制银行存款余额调节表调节相符;各种财产物资和债权债务的明细账户余额,要与总账有关账户的余额核对相符;对重要实物要实地盘点,对余额较大的往来账户要与往来单位、个人核对。
(5)移交人员经管的票据、印章及其他会计用品等,也必须交接清楚。
(6)实行会计电算化的单位,交接双方应将有关电子数据在计算机上进行实际操作,确认有关数据正确无误后,方可交接。
3.专人负责监交
明确责任,会计人员在办理工作交接手续时,必须有专人负责监交。
对监交的具体要求是:
(1)一般会计人员办理交接手续,由单位的会计机构负责人(会计主管人员)负责监交;
(2)会计机构负责人(会计主管人员)办理交接手续,由单位负责人负责监交,必要时上级主管部门可以派人会同监交。
所谓必要时上级主管部门可以派人会同监交,是指有些交接工作需要主管部门监交或者主管部门认为需要参与监交。
通常有三种情况:
①所属单位负责人不能监交,需要由主管部门派人代表主管部门监交。
如因单位撤并而办理交接手续等。
②所属单位负责人不能及时监
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