行文管理作业标准.docx
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行文管理作业标准.docx
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行文管理作业标准
廣州寶宇機械有限公司
類號
行文管理作業標準
頁數
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編號
制訂
2003/10/03
版次
第一版
壹、目的:
爲規範公司各單位行文格式,使公司對內外行文標準統一,特制定本作業標準。
貳、適用範圍:
公司各單位對內對外公文皆適用此標準。
參、名詞解釋:
(無)
肆、內容:
4.1公文使用時機及權責,詳參附件。
4.2公文編碼原則
4.2.1單位簡稱:
4.2.1.1公司簡稱說明:
4.2.1.1.1(臺灣)寶宇機械股份有限公司:
臺灣寶宇
4.2.1.1.2(廣州)廣州寶宇機械有限公司:
寶宇
4.2.1.1.3(上海)上海歐西碼服裝設備有限公司:
上海歐西碼
4.2.1.1.4(廣州)廣州花都易大機械有限公司:
易大
4.2.1.2地區簡稱說明:
4.2.2.1.1臺灣:
T-TAIWAN
4.2.2.1.2廣州寶宇:
GB-GUANGZHOUBOUYUE
4.2.2.1.3廣州易大:
GY-GUANGZHOUYIDA
4.2.2.1.4上海:
SH-SHANGHAI
4.2.1.3單位簡稱說明:
單位名稱
部門簡稱
單位名稱
部門簡稱
總經理室
(總)
品保部
(品)
管理部
(管)
資材課
(資)
財務部
(財)
邵陽鍋爐
(邵)
廠務部
(廠)
研發課
(研)
生管部
(生)
業務部
(業)
4.2.1.4編碼原則
4.2.1.4.1對外函編號原則:
公司簡稱+「年度(4碼)」+流水碼(3碼)+號
如:
易大字「2003」001號
備
注
核准
審核
制訂
人力
王海邦
廣州寶宇機械有限公司
類號
行文管理作業標準
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編號
制訂
2003/10/03
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第一版
4.2.1.4.2對外公文之收文編號原則:
公司簡稱+「年度(4碼)」+月份(2碼)+流水碼(3碼)」+號
如:
寶宇字「200307001」號
4.2.1.4.3公告、對內函、通知編號原則:
地區簡稱+(發行單位簡稱)+文件簡稱+年度(2碼)+月份(2碼)+流水碼(3碼)」
如:
GB(總)異動0307001、GB(總)獎懲0309016、
GB(總)內函0308013、GB(總)通知0308020、
GB(總)聯絡0308015
4.3公文之收發管理
4.3.1經核准之公文撰寫完成後:
應登記于“發文記錄”(附件1)上,並填寫“公文分發簽收單“(附件3),“公文分發簽收單”隨公文一同發出。
4.3.2收文單位要在“公文分發簽收單”上簽上收文者姓名及日期,公文編號登記在“收文記錄”(附件4)上。
“公文分發簽收單”由發文單位保存。
4.3.3外來公文統一由總經理室文管人員收文,登記於“外來公文收文記錄”,並在收文上加蓋收文章填寫收文編號,由總經理室主管批轉相關承辦單位或呈上級主管批示。
4.3.4郵件收發文管理
4.3.4.1使用正確行文標準格式,且用郵件發出的,須有正確的發文字型大小、收發文記錄。
4.3.4.2發文單位需外發之郵件須經單位主管(或代理人)核准後方可發出。
並從郵件的寄件備份的“追蹤”選項中查看郵件的接收情況,確定目標單位已讀取。
4.3.4.3如因網路或硬體的故障或其他原因,發文單位查出目標未讀取此郵件,應查明原因,並以其他方式補發,確保文件的及時性與完整性。
4.4公文之格式及編寫標準
4.4.1對內及對外公文須採用標準字體及格式,其標準樣參照附件。
4.4.2對內及對外公文之格式序號及列印紙張規格須參照“文件編寫作業標準”(待擬定)。
4.5公文之保存及作廢
對內公文
4.5.1公/通告:
異動及管理公/通告張貼公告欄5天,超過時效公告由總經理室人力資源課收回;異動及獎懲公告記錄於被公告人人事檔案內:
異動公告、獎懲公告、管理公/通告由總經理室保存三年。
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行文管理作業標準
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4.5.2對內函件:
4.5.2.1若公文內容爲相關管理規定或作業方式,此類公文應保存到該文件之內容廢止或取消時爲止,但需作好收發文記錄。
4.5.2.2通知、協單等知會性非正式規定之函件由發文單位保存三個月時間,收文各單位是否留存自行確定,但收文單位需作好收發文記錄。
4.5.2.3報告、會議記錄則由相關主導單位呈上級主管,自行決定其保存基限和保存方式。
4.5.2.4簽呈:
人員升職、加薪、異動之簽呈,人力資源部門一般保存三年,對副組長級以上之簽呈置於人力資源檔案內並保存至人員離職。
4.5.3對外公函:
在所發行之公函內容處理完畢或失效後,公函制定單位自行保存(期限不限制),財務部影印件需長期保存。
伍、使用表單及保存期限
5.1收發文記錄
5.2公文分發簽收單
5.3外來公文收文記錄【保存五年】
陸、相關文件.
6.1文件編寫作業標準(待擬)
柒、附件
7.1公告(稿)格式
7.2通告(稿)格式
7.3對外公函(稿)格式
7.4對內公函(稿)格式
7.5晉升、調薪、請購等簽呈格式
7.6報告格式
7.7通知格式
7.8會議記錄格式
7.9協單格式
7.10會議通知格式
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附件:
GB(總)異動031003
獎懲公告
一、獎懲主旨:
獎
二、獎懲說明:
1.
2.
管理部
XXXX年XX月XX日
×××通告
爲×××,決定××年×月×日時起,在×××,實行×××。
一、×××。
二、×××。
××年×月×日
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版次
第一版
附件:
寶宇機械有限公司(函)稿
(“函”前冠以公司名稱)
寶宇字第【2002】號
(標題居中位置)
:
1.對外公函稿使用A4(210mm*294mm)紙。
2.在(函)字前面冠以公司名稱,公司名稱居中,採用PMINGLIU一號字體。
距發文字型大小1.0公分。
3.發文字型採用PMINGLIU小四號字體填寫。
4.標題居中位置,採用PMINGLIU小二號字體,其餘內文采用PMINGLIU四號字體。
第一行收文單位名稱,文章採用段落式。
公司署名:
發文時間:
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附件:
管理部(函)(稿)
發文者:
發文日期:
收文者:
發文字型大小:
副本:
附件:
主旨:
公文發行規定—對內函件格式說明
說明:
1.使用A4(210mm*294mm)紙。
2.標題居中位置,在(函)字冠以發文單位,採用PMINGLIU小二號字體,其餘內文采用PMINGLIU小四號字體。
公文位置見標示。
3.收文者、發文者一般寫單位名稱,如無特別必要不寫姓名。
4.發文日期暫不填寫。
5.對內函件之核准人爲本單位之最高主管。
審核:
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附件:
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文號
資字030101號
簽呈
日期
2003-01-16
主旨:
試用人員轉正事宜
說明:
一、試用期限。
已滿
二、試用期限內工作表現。
三、建議轉正。
並同時建議薪資給予調正。
四、呈請核示!
另注:
1.主旨一項、下面核簽各欄(及說明二字)採用PMINGLIU四號粗體,其餘內文采用PMINGLIU小四號字體。
注:
此爲格式,敬請參考!
!
核准
審核
會簽
承辦
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附件:
(標題)報告
報告人:
XXXXX部/張三報告日期:
2002年XX月XX日
呈:
相關主管人員
1.此報告格式用於工作報告、周報告、月報告、分析報告、建議案等行文。
2.報告標題居中,距紙張上、下邊緣爲1.5公分,距紙張左、右邊緣爲2公分。
3.標題字用PMINGLIU小二號字體,內文用PMINGLIU小四號字體可。
審核:
通知
發文者:
發文日期:
收文者:
發文字號:
副本:
附件:
主旨:
內部行文通知之格式說明
說明:
1.使用A4(210mm*294mm)紙。
2.標題居中位置,採用PMINGLIU小二號字體,其餘內文采用PMINGLIU號字體。
3.收文者、發文者均需注明單位名稱及姓名。
4.發文日期按發文單位主管核簽日期填寫。
5.通知應于本文結尾後之右下方加蓋具有核准人職稱、姓名之職章。
審核:
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附件:
會議記錄
會議名稱:
會議主題:
時間:
地點:
參加人員:
主持人:
記錄:
內容:
1.使用A4(210mm*294mm)紙。
2.會議記錄標題居中,距紙張上、下邊緣爲1.5公分,距紙張左、右邊緣爲2公分。
3.標準居中位置,採用PMINGLIU小二號字體,其餘內文采用PMINGLIU小四號字體)。
審核:
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附件:
協單(稿)
發文者:
發文日期:
收文者:
發文字型大小:
副本:
附件:
主旨:
公文發行規定—對內函件格式說明
說明:
1.使用A4(210mm*294mm)紙。
2.標題居中位置,採用小二號PMINGLIU字體,其餘內文采用PMINGLIU小四號字體)。
公文位置見標示。
3.收文者、發文者一般寫單位名稱,如無特別必要不寫建築姓名。
4.發文日期暫不填寫。
5.協單之核准人爲本單位之最高主管。
審核:
會議通知(格式)
×××:
爲了××××××。
現通知如下:
一、×××(行文要求與協單2條同)
二、×××
特此通知。
通知單位簽章
時間
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公文使用時機及權責
名稱
用途說明
明細
擬稿單位
擬稿人
審核人
核准人
印信
核准文件
公告
對全公司或全廠所宣佈時使用核准人之直接下屬單位發行
生産單位
管理部
人力資源課
人力資源課最高主管
總經理室最高主管
公司各級領導
簽呈
生産單位
獎懲單
職等相當於副課長及以上人員獎懲
職等相當於副課長以下人員獎懲
管理公告
總經理室/管理部
總經理室/管理部
擬稿單位最高主管
擬稿單位或其最高主管
公告稿
通告
相關事項通通告
總經理室/管理部
總經理室/管理部
擬稿單位最高主管
擬稿單位最高主管
通告稿
對外公告
對公司以外之機構及其它公司行文時使用
管理部
承辦人
擬稿單位最高主管
公司各級領導
管理部總務組加蓋公司章
稿
財務部
業務部
資材課
總經理室
對內函
同級單位或不隸屬單位間相互行文用,內容以行政及管理方面事宜爲主
發出部門
承辦人
直屬主管
單位最高主管
稿
簽呈
特殊案例,新規定、新職位,人員晉升、調薪,限對簽呈人之直屬上級單位
各單位
副課長以上主管
公司各級領導
總經理
本件
報告
下級單位向上級級有所陳述時
知會各單位
各單位
報告人
直屬主管
單位最高主管
本件
通知
告知、曉示有關事項,需以文件作爲依據者
承辦人
單位最高主管
本件
協單
單位間或單位內協調工作
各單位
需協調部門
單位主管
本件
會議記錄
由副總級以上主管主持召開之重要會議及各部門例行會議
各單位
指定會議記錄人
主持人
本件
會議通知
各單位開會時曉示與知會
知會相關單位
發出單位
承辦人
直屬主管
單位主管
本件
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